Libro de Registro de Facturas emitidas y recibidas: Modelo y Ejemplo

Una de las obligaciones de todo autónomo o empresa es tener un libro de registro con las facturas emitidas y recibidas, que por otro lado han de conservarse al menos cinco años. Una tarea tediosa, sin duda, y que con Quipu puedes gestionarla rápidamente y sin preocupaciones. 

Si quieres saber todo lo que necesitas conocer sobre el libro de registro y facturas cómo llevar al día con un software de facturación como Quipu, no te pierdas este artículo en el que aprenderá sobre:

Si quieres saber más sobre los Libros de una empresa, puedes leer los siguientes artículos:

👉 ¿Qué y cuáles son los Libros Obligatorios de una Empresa? 👈

👉 Nuevo formato Libro Registro del IVA 👈

¿Qué libros de contabilidad debe llevar un autónomo?

El libro de registro de facturas emitidas o de ventas e ingresos es solo uno de los cuatro libros contables que debe rellenar un autónomo durante su trayectoria profesional. Los tres restantes son los siguientes:

  • Libro de facturas recibidas o gastos, con el IRPF incluido.
  • Libro de bienes e inversión, incluyendo todos los activos.
  • Registro de provisiones y suplidos (actividades profesionales).
control ingresos y gastos

Para qué sirven los libros de registros a los autónomos

En cualquier negocio es importante tener en cuenta los gastos y las ganancias, de manera que se pueda saber si el negocio es o no rentable. Por otro lado, es necesario llevar estos libros al día para poder realizar las declaraciones correspondientes a Hacienda, la cual, por cierto, no obliga a presentar periódicamente estos libros de Registro.

Sin embargo, los autónomos sí que están obligados a tener actualizado siempre estos registros y a tenerlos guardados al menos 6 años, ya que en cualquier revisión periódica te lo pueden solicitar.

QUIPU TIP: Con Quipu podrás mantener el registro con solo hacer una foto, ya digitalizamos tus facturas para tener el control de ingresos y gastos al día. Prueba Quipu 15 días gratis y empieza a centrarte en lo que de verdad importa: tu negocio.

¿Qué es el libro de facturas emitidas?

Se trata de un libro en el que se registran todas las facturas que el autónomo ha emitido a sus clientes. Se incluye, en su caso, la base imponible, el IRPF, el IVA y el total de la factura además del número de factura, para identificarla, así como la fecha de emisión de la misma.

Igualmente se debe incluir el Número de Identificación Fiscal del Cliente, ya sea otro autónomo o una empresa, además de la fecha de vencimiento. Por supuesto, aquí también se tienen que incluir las contabilizar las facturas rectificativas y también las que el Impuesto sobre el Valor Añadido sea 0.

Requisitos de los libros contables

Anteriormente se obligaba a los autónomos a comprar el libro contable en papel y apuntarlo a mano, así como custodiarlo durante todo el tiempo que fuera necesario. Por suerte, la tecnología ha evolucionado, y mucho, y ahora los autónomos pueden llevar al día sus libros contables en un Excel o en una hoja de cálculo de Google Drive.

Ahora bien, a pesar de la facilidad que da Hacienda para que los autónomos hagan su contabilidad como quieran, es imprescindible llevar los cálculos y anotaciones de forma correcta. Por desgracia, son muchos los autónomos que atraídos por el mantra de “con el Excel es muy fácil” se confían y, cuando es demasiado tarde, se dan cuenta de que han hecho los cálculos mal.

De ahí que utilizar el software de facturación de Quipu es la mejor idea que puedes tener, incluso cuando luego también lleves tus cálculos a parte. Y es que con Quipu es muy fácil tener actualizados los libros de cuentas ya que con el lector de facturas ahorrarás tiempo a la hora de realizar anotaciones. Además, con esto tienes asegurado de que los cálculos son correctos al finalizar el trimestre.

BONUS: Con un programa de facturación online, no solo consigues llevar los libros de cuenta al día de forma más rápida sino que también reduces el tiempo en la realización de una factura profesional. 

¿Qué es el libro de facturas recibidas?

En este libro lo que se hace es llevar la contabilidad de los gastos que tiene el autónomo con motivo de su actividad. A modo de ejemplo, para que se entienda un poco mejor, un autónomo que lleva una copistería anotaría en este libro de facturas recibidas el coste de las tiendas o también del servicio de mantenimiento de las fotocopiadoras.

Sin duda, este libro es muy importante porque con él se puede calcular el IVA soportado, que se podrá deducir a la hora de hacer la declaración.

QUIPU TIP: Existen dos tipos de IVA, el soportado (es decir, el que un cliente paga a la hora de abonar un producto) y el repercutido (el que los autónomos ponen en su factura). Este último lo recauda el autónomo y lo ha de entregar en su totalidad a la Agencia Tributaria; sin embargo, Hacienda permite deducir de este pago el IVA soportado, el que ya ha pagado a otros clientes.

Libro contabilidad bienes de inversión

Los bienes de inversión son aquellos que se adquieren para poder ejercer la actividad y cuyo coste se podrá deducir tanto el IVA como el IRPF. Un bien de inversión, por supuesto, puede ser desde un coche a un equipo informático.

Ahora bien, hay que tener en cuenta que si bien el IVA se podrá deducir de una sola vez al presentar el modelo trimestral correspondiente, para hacer lo propio con el IRPF tendrás que tener en cuenta las tablas de amortización establecidas por Hacienda e importar el gasto correspondiente a la base a lo largo de varios años (los que considere Hacienda). 

👉 Puedes obtener más información en el artículo ‘Cómo amortizo los bienes de inversión‘. 👈

Cómo hacer el libro de registro de facturas

Registrar toda la información de ingresos y de gastos, es decir: coger los tickets que tenemos e ir conceptualizando toda la información punto a punto (o columna a columna) – como decíamos empezando por la numeración, después l cliente, el importe, IVA,.. y así sucesivamente con toda la información de ese ticket –  Así tendremos:

  • Libro de ingresos: todos los ingresos con IRPF.
  • Libro de gastos: todos los gastos con IPRF.
  • Libro de bienes de inversión: con los registro de todos los activos.
  • Libro registro de provisiones de fondo y suplidos (para profesionales): el registro de los suplidos que hayamos ido teniendo.

Con Quipu podéis exportar todos los libros por separado según como necesites o todo en un mismo documento. Es exactamente lo mismo. Además te permite identificar cuales son gastos corrientes, activos o suplidos.

Modelo de Libro de registro de facturas emitidas y recibidas

En la actualidad puedes encontrar distintos modelo libro registro facturas emitidas y recibidas en Excel por internet. Aunque para cerciorarse mejor sobre cuál es la mejor plantilla en Excel del libro de registro de facturas basta con acudir a la página web de la Agencia Tributaria.

Ahora bien, si utilizas Quipu, no tendrás que preocuparte en absoluto de estos menesteres ya que el software se encargará de que todo se vaya a entregar en el formato correcto. En todo caso, te mostramos a continuación un modelo del libro de registro de facturas recibidas:

Para hacerlo de forma adecuada y adaptada a lo que nos pide Hacienda, debemos inclui siempre los siguientes campos:

  • Número de Orden.
  • Fecha de realización.
  • Identificación del proveedor.
  • NIF del proveedor.
  • Base imponible.
  • Tipo impositivo (IVA).
  • Cuota de IVA.
  • Total.

Cómo llevar el registro en Quipu

Las ventajas que te ofrece Quipu para llevar al día tu libro de cuentas reposan sobre varios pilares:

  • Ahorro de tiempo a la hora de crear tus facturas personalizadas: tendrás ya guardados los datos de tus clientes; además, solo tendrás que indicar la base imponible y el software ya te calcula lo demás. 
  • Una vez que hayas creado tu factura, tus datos se incluirán directamente en el libro de cuentas que corresponda, actualizándose de forma completamente automática.
  • Al finalizar el trimestre podrás descargar tu libro de cuentas en el formato indicado por Hacienda para poder presentar el IVA de tu facturación y el IRPF, consiguiendo que este proceso se realice en pocos segundos.

En el siguiente vídeo podrás ver cómo funciona la digitalización de facturas con Quipu, para empezar a digitalizar tu negocio. Si tienes cualquier duda, puedes dejarla en la caja de comentarios, o directamente probar los 15 días de Quipu gratis, y empezar a mejorar la gestión de la facturación de tu empresa:


Deja un comentario

You have Successfully Subscribed!