Saber qué es una factura y qué información incluir en ella para que tenga total validez legal es toda una aventura con la que llevamos tiempo ayudándote desde el blog de Quipu. Al fin y al cabo es un documento obligatorio para toda persona que desarrolla una actividad comercial, ¡no queda otra que aprender! Ahora bien, ¿te has preguntado alguna vez cómo comprueba Hacienda las facturas?
Saber cuándo presentar tus facturas a Hacienda para que todo esté en orden o cómo reaccionar cuando Hacienda me pide facturas que no tengo, es crucial para la buena marcha de tu negocio a nivel fiscal. ¡Por eso venimos a contarte todo lo que necesitas saber sobre ello!
En este artículo aprenderás:
- ¿Qué métodos utiliza Hacienda para comprobar las facturas?
- ¿Cada cuánto tiempo comprueba Hacienda las facturas?
- Otras preguntas relacionadas con las facturas y Hacienda
¿Qué métodos utiliza Hacienda para comprobar las facturas?
Hay quien ha podido llegar a creer que Hacienda juega más con el respeto que le tenemos que con su verdadera capacidad de control sobre autónomos y pymes. Sin embargo, lo cierto es que esto no es así, ya que la Agencia Tributaria tiene acceso a infinidad de información que puede complicarnos mucho la vida si no hacemos las cosas bien.
Un buen ejemplo de ello es el modelo 347 de operaciones con terceros, un documento anual de carácter informativo en el que se agrupan las distintas operaciones realizadas con clientes y proveedores indicando si la suma de todas ellas supera los 3005,06 euros. Dicho documento, por tanto, sirve para atestiguar con qué clientes y proveedores trabajamos, así como para atestiguar cuánto dinero hemos movido con nuestra facturación anual.
A partir de aquí, ya hemos dicho que es un modelo meramente informativo, Hacienda cruza sus datos con entidades bancarias, notarías y otras ramas de la Administración Pública con el objetivo de comprobar que está todo en orden. De hecho, hace incluso búsquedas en Internet con las que afinar al máximo nuestros movimientos. Si surge alguna incongruencia, la Agencia Tributaria podrá tanto imponer sanciones económicas como iniciar una inspección para analizarlo todo mucho más a fondo.
¿Cada cuánto tiempo comprueba Hacienda las facturas?
Ahora que sabemos cómo comprueba Hacienda las facturas, toca preguntarse cada cuánto tiempo lo hace para no llevarnos una sorpresa, ya que es otra de esas cosas en las que no todo empresario suele pensar.
A pesar de la enorme cantidad de datos que maneja la Agencia Tributaria, las herramientas de Big Data de las que dispone a día de hoy permiten al organismo comprobar la legalidad de las facturas emitidas en España cada cuatro días. Este es el plazo que tienen las grandes empresas para presentar sus facturas desde la instauración en julio de 2017 del sistema de Suministro Inmediato de Información del IVA, conocido como SII.
Como ya hemos mencionado, en caso de que las pesquisas de Hacienda y los movimientos económicos de una compañía muestren cifras distintas, el organismo pasa a una segunda fase de análisis más concienzudo en la que se cotejan los datos con otras fuentes para ver dónde ha surgido el problema y determinar qué solución es necesario aplicar.
Por fortuna, el SII es un sistema que se aplica únicamente a grandes compañías, aquellas que están obligadas a autoliquidar el IVA cada mes. Por tanto, esto no aplica directamente a los pequeños autónomos o PYMES.
🔗 Ampliar información: En nuestro blog te contamos cuánto tiempo hay que guardas las facturas emitidas.
Otras preguntas relacionadas con las facturas y Hacienda
A continuación damos respuesta a algunas dudas de nuestros lectores acerca de cómo comprueba Hacienda las facturas, ¡estamos seguros de que algunas de ellas también te servirán a ti!
Cuando Hacienda te comunica que ha detectado algún error en tus facturas, lo normal es que te eches a temblar. Sin embargo, vamos a contarte qué puede pasar y cómo actuar para salir lo mejor parado que sea posible.
1– Si la Agencia Tributaria detecta errores en tus facturas, te hará llegar una declaración complementaria para que abones el dinero que te faltase en la anterior.
2– Si pagas dicha cantidad fuera de plazo, lo normal es que debas hacer frente a un sobrecoste de entre el 5 y el 20% sobre el valor inicial a modo de sanción. Además, si te niegas a pagar la cantidad que te exige Hacienda, la sanción podría ser aún mayor.
Por otro lado, si eres tú quien detecta el error antes incluso de que lo descubra la Administración, podrás subsanarlo presentando una declaración complementaria de forma voluntaria.
Hacienda exige que se conserven todas las facturas durante al menos 4 años, el tiempo hasta la prescripción del impuesto, y en alguna ocasión dicho periodo asciende hasta los 6 años. Así pues, si nos vemos en la tesitura de presentar facturas a Hacienda que no tenemos, lo más probable es que terminemos siendo sancionados económicamente.
La ley marca dicha sanción en un 2% sobre el volumen de venta que hayamos hecho constar, o de 300 euros por operación en la que falte una factura con validez legal, ya haya sido extraviada o no haya llegado a emitirse.
No declarar una factura conlleva una sanción de la mitad de la cantidad que no se haya declarado. Eso sí, conviene saber que una declaración complementaria a tiempo puede minimizar el daño, ya que te permite ingresar el IVA correspondiente y un recargo de entre un 5 y un 20%, muy inferior al 50% de multa que te habría impuesto Hacienda.
Eso sí, ya que lo haces, hazlo bien. Cualquier intento de pagar menos de lo debido en esta segunda oportunidad, como incluir el IVA de esta factura en una declaración posterior, conllevará el mismo 50% de sanción que habrías tenido que pagar desde un principio.
Cualquier error en las partes y elementos obligatorios de una factura puede conllevar una sanción económica más o menos considerable en función de su naturaleza. Estos son los principales errores que puedes cometer:
1- Fallo en la numeración de la factura, que debe ser correlativa y estar en orden cronológico.
2- Olvidar algún dato esencial identificativo del emisor o el receptor de la factura.
3- Cometer un error al marcar los tipos impositivos.
En caso de detectar tú el error antes que Hacienda, trata de corregirlo presentando una factura rectificativa.
Existen errores de diversa índole, por eso la legislación española recoge también distintos tipos de sanción que van desde leves a muy graves.
Ya hemos visto que no declarar una factura puede conllevar una sanción del 50% de la cantidad que no hayamos declarado. También que no tener una factura que esté reclamando la Agencia Tributaria puede ir desde un 2% sobre el volumen declarado hasta los 300 euros por operación en la que carezcamos de factura.
Pues bien, existe otra sanción, más grave aún, por falsificar datos a la hora de presentar facturas a Hacienda. En este caso, de ser cazado, deberías hacer frente a una multa del 75% del importe de las facturas implicadas en dicho falseo de datos.
Te dejamos el link a nuestro artículo sobre las principales sanciones por errores en la facturación para ampliar más información sobre este tema.
Si Hacienda te pide facturas de hace, por ejemplo, 15 años o 20 años, lo primero que debemos hacer es saber la causa del requerimiento.
Hacienda te obliga a guardar tus facturas y por lo tanto se reserva el derecho a poder reclamartelas durante un plazo de:
– 4 años, según el criterio tributario
– 6 años, según el criterio mercantil
– 10 años, según el criterio penal
Por lo tanto, a priori no debería ocurrir que te pida facturas más allá de estos 10 años según el criterio penal, pero existen algunas excepciones, como por ejemplo cuando las facturas que debes conservar sean sobre la compra de bienes o derechos. En este caso, hay que conservarlas durante todo el tiempo de permanencia del bien o derecho pues hay que poder justificar la adquisición de este bien o derecho. En este escenario, tienes derecho a una deducción pero debes poder justificarla con la correspondiente factura.
