Qué es y cómo hacer un presupuesto

El presupuesto es el gran desconocido del terreno empresarial. Pensamos que podemos elaborarlos de cualquier manera, y que a nuestro cliente no le va a importar, pero eso es falso. A más dominio del presupuesto, a más detalle, mejor recepción y valoración. Y eso es muy importante, ya que nuestra empresa debe posicionarse por delante de la competencia en todo momento si queremos crecer.

Hoy vamos a contarte no sólo qué es, sino también cómo elaborar un presupuesto, qué debe incluir sí o sí y, sobre todo, por qué deberías contar con Quipu para cubrirte las espaldas en todo momento. ¡De aquí no te vas sin saber hacer un presupuesto de categoría!

Leyendo el siguiente artículo podrás conocer en detalle:

Qué es un presupuesto y para qué sirve

Un presupuesto es un documento en el que quedan recogidos los gastos e ingresos para un proyecto de forma detallada y, más importante aún, el porqué de dichos costes. Se trata de algo vital en el día a día de un emprendedor: no saber cómo realizar un presupuesto, o cómo ajustar los costes del servicio que ofreces para resultar competitivo, puede no solo hacerte perder clientes, sino formarte una fama de que no sabes hacer las cosas bien.

Cualquier cliente está en su derecho de solicitar un presupuesto para saber si podrá afrontar los pagos tras la prestación del servicio y, por supuesto, también está en su derecho de poder compararlo con el de otros profesionales:

  • Eso sí, debes tener en cuenta que el presupuesto no es útil únicamente para el cliente, también te ayudará a ti de cara a saber si puedes asumir una determinada tarea a cambio del dinero que te ofrecen. Es decir, si presupuestas por debajo del precio real no solo no estarás obteniendo beneficios, sino que el servicio estará costándote el dinero.

Por eso hoy no solo vamos a enseñarte a elaborar un presupuesto correctamente, sino que además vamos a darte algunos consejos para que los tuyos sean realmente útiles y destaquen frente a los del resto.

💥 BONUS: En Quipu queremos que estés preparado para todo. Por ello hemos hecho una guía donde explicamos cómo elaborar un presupuesto con nuestro programa de facturación. También puedes descargarte las plantillas de presupuesto en Excel, Word y PDF.

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Diferencias entre un presupuesto y una factura

Un presupuesto y una factura son dos documentos esenciales para todo empresario, pero es necesario saber en qué límites se mueve cada uno de ellos:

  • Una factura es un documento comercial donde aparece la información relativa a una compra o venta. La factura es un documento oficial y obligatorio, mientras que el presupuesto carece de estos valores.
  • El presupuesto se genera antes de la prestación del servicio y tiene carácter informativo, mientras que la factura se elabora al final y atestigua la cantidad de dinero que hay que cobrar por los servicios prestados.

Eso sí, esto no hace que el presupuesto resulte menos importante para ti, todo lo contrario. Es tu carta de presentación, un valor diferencial frente a tu competencia y, bien hecho, es la mejor defensa contra un cliente que quiera buscarte las cosquillas. Por eso es tan importante saber qué debe incluir un presupuesto y, sobre todo, qué información es indispensable que aparezca en él.

Con Quipu siempre tendrás las espaldas cubiertas en este sentido, ¡déjanos ayudarte a vivir un poco más tranquilo!

💡 QUIPU TIP: Si tienes cualquier duda sobre otros documentos comerciales, cómo hacer una factura, cómo hacer un albarán o necesitas plantillas para realizar un recibo de pago, no dudes de consultar los enlaces y el blog de Quipu.

Cómo elaborar un presupuesto

El presupuesto no se centra solo en el precio o el coste del producto, sino que muchas veces nuestros clientes esperan detalles. Cuando hacemos una compra, elegimos un producto o nos decantamos por un servicio, queremos un trato agradable, claro y directo

En este apartado te explicamos qué valora un cliente cuando recibe un presupuesto. Debemos tener muy claro que muchas veces valoran los de diferentes empresas, y nosotros tenemos que destacar por encima del resto. Al final del día todos queremos que nos vean con mejores ojos que a nuestros competidores. Estos son consejos sobre cómo elaborar un presupuesto:

  • Detallar correctamente las fechas: Si es para un producto, marcar claramente cuando lo van a recibir y cuándo deben realizar el pago. Si es un servicio o un proyecto, los clientes valoran de forma positiva tener todas las fechas de ejecución. Hasta puedes realizar un cronograma si quieres dar valor añadido.
  • Cada etapa del servicio tiene su precio: Un cliente querrá ver el porqué del precio y donde se está gastando su dinero. Para ello debemos detallar cada uno de los importes por partes. Esto genera seguridad en el comprador, y una buena imagen de transparencia por parte de nuestra empresa.
  • Cuida los detalles: Aunque parezca absurdo, no sabéis la cantidad de presupuestos que recibimos con faltas de ortografía, con cantidades sin sentido por culpa de despistes, sin el logo, con información a medias, y otros muchos pequeños fallos que pueden cambiarlo todo. No envíes nunca un presupuesto sin haberlo revisado a fondo. 
  • Utiliza un programa de gestión: Si quieres cuidar bien los detalles, lo ideal es un software de facturación que te ayude con tus presupuestos. Con Quipu, por ejemplo, tendrás el histórico de archivos a mano, para tener claro los importes que debes poner, así como los datos de tus clientes. Eso te ahorra tiempo y dolores de cabeza, y además le puedes enviar al cliente el presupuesto desde el programa, para agilizar la validación.
  • Planifica bien: De nada me sirve recibir un presupuesto super detallado que después no se va a cumplir. Recuerda, es nuestra carta de presentación más formal, así que debemos poder hacer realidad todo lo que decimos en ella. Esto no sirve para que una vez acabado el servicio, vuelvan a contratarnos en un futuro.

💥 BONUS: Si quieres empezar a elaborar tus presupuestos con un programa de facturación, puedes hacerlo en el artículo enlazado. Si por el contrario quieres jugártela, puedes usar plantillas de presupuesto en Excel, Word o PDF.

Cómo fijo el precio del presupuesto 

Si tienes dudas respecto a cómo fijar el precio del presupuesto, en qué debes basarte y cual tiene que ser tu objetivo, no te preocupes que te lo explicamos en los siguientes puntos:

  • Recupera tu histórico de tarifas: Ten siempre a mano tus precios anteriores. Te servirán como guía en cada nuevo proyecto, aunque puedes modificarlos en función de tu sector. Si hablamos de producto es más complicado, pero si te dedicas a los servicios puedes adaptarlo en función de las necesidades.
  • Identifica las necesidades: Qué quiere nuestro cliente, cómo lo quiere y sobretodo, para cuando. Los tiempos son muy importantes, ya que definen el ritmo de trabajo. A menos días y más prisa, más valor tiene tu servicio. Así que sé flexible, escucha a tu cliente y busca un punto medio entre sus necesidades y las tuyas.
  • No te olvides de los detalles: Cómo decíamos en el apartado anterior, el cliente quiere ver en qué gastará su dinero. Si desarrollas cada gasto podrás fijar mejor tu precio, y tu cliente entenderá mejor en qué gasta o invierte su dinero.
  • Fíjate en la competencia: Un truco muy fácil es ver qué hacen tus competidores, hasta puedes pedirles a ellos un presupuesto para ver cómo trabajan. Recuerda que para ser diferentes, debemos conocer nuestras similitudes.
  • Calcula bien tus tarifas: ¿Cuántas horas vas a trabajar? Aunque luego no sea exacto, debes tener claro qué tiempo quieres dedicarle, cuánto cuesta una hora de tu trabajo y porqué. Así podrás defender tu posición, e ir adaptando el presupuesto en función de la dedicación.
  • Precio por proyecto: Una vez tenemos nuestras tarifas y horas calculadas, lo trasladamos al proyecto. ¿Por qué? Muchas veces tenemos unas horas previstas, y pueden ser más o menos. Sea como sea, nos interesa que el cliente nos pague por todo el servicio, y no solo por las horas dedicadas. Así que intenta presentar siempre el precio final, y no en función de las horas.
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Qué debe incluir y estructura del presupuesto

En un presupuesto debemos incluir toda la información relativa a los servicios que serán prestados: contacto del cliente y de la persona o empresa que realiza el presupuesto, el coste final, las unidades compradas, el IVA y otros datos. En el artículo enlazado tienes detallados los datos obligatorios de un presupuesto. Aquí te explicamos qué debe incluir tu presupuesto:

Información del empresario o compañía y del cliente

Debemos incluir nuestros datos básicos, nombre de la empresa, dirección, el NIF, y el máximo de posibilidades de contacto, como el teléfono y el mail. Eso debemos hacerlo para ambas partes.

Fecha del presupuesto y validez

Esto te permite decidir hasta qué momento es válido el precio que en él se indica, así como renegociar las condiciones si el cliente decide aceptarlo tras el plazo acordado.

Fechas de ejecución

Es decir, cuándo estará lista cada fase del proyecto. Hay que ser plenamente conscientes de los tiempos y de las posibilidades reales, ya que si no el resultado puede ser justo el contrario al pretendido.

Producto y precio

Detallamos lo máximo posible el producto uno por uno, marcando su precio unitario, las unidades del producto en cuestión y su precio total.

Coste final

Aquí hablaremos del Sub-total (el precio sin IVA), el descuento, en caso de haberlo, el IVA, que variará en función del producto valorado, y un apartado con el coste final de todo lo presupuestado.

Forma de pago

En este último apartado detallaremos la forma en la que nos funciona mejor el pago por parte del cliente, por ejemplo transferencia o efectivo.

Con Quipu podrás personalizar tus presupuestos para que sean lo más completo y atractivo que sea posible, siempre con la garantía de que contienen toda la información que deben incluir para ser un elemento útil y, sobre todo, válido para tus intereses.

Con esta guía podrás realizar tus presupuestos sin problemas, teniendo todos los datos necesarios para que tenga validez legal.

💡 QUIPU TIP: ¿Estás siguiendo todos los pasos? Al final del artículo te explicamos como hacer presupuestos realmente fáciles, online y accesibles. Si quieres saber más, no dudes en contactar con el equipo de expertos de Quipu.

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Un presupuesto es un contrato legal desde el mismo momento en el que es aceptado por el cliente. De ahí la importancia de asegurarse que las cantidades en él reflejadas cubren de sobra tus costes y además recogen también un margen de beneficio suficiente para poder llevar a cabo el proyecto.

Se dan casos a diario de empresarios que no calibran bien sus presupuestos y que tienen que correr con todos los costes que no supieron incluir en su presupuesto, ¡no te conviertas en uno de ellos!

Por cierto, este es el principal motivo de añadir una fecha de validez a cada presupuesto: si tus proveedores aumentan los precios de sus materias primas tu margen se reducirá ostensiblemente. Marca unas fechas aceptables, pero no te pilles los dedos sin una fecha concreta, podrías arrepentirte.

Haz tus presupuestos con Quipu

Como ya te hemos contado, el principal objetivo de Quipu es ponerte las cosas fáciles. Por eso nuestra herramienta, además de permitirte llevar al día tanto tu contabilidad tanto a nivel interno como en tus obligaciones con la Agencia Tributaria, también te ayuda a hacer un presupuesto online sin ningún tipo de esfuerzo.

Con nuestra herramienta tendrás acceso a otras funcionalidades que, estamos seguros, te harán la vida profesional un poco más fácil en cuestión de presupuestos:

  • Una vez creado, podrás enviar tu presupuesto desde la misma plataforma, sin descargas ni pérdidas de tiempo.
  • En caso de ser aprobado por el cliente, podrás convertir tu presupuesto en un pedido formal, un albarán, una proforma o incluso una factura oficial, todo de forma completamente automática.
  • El presupuesto, luego de aprobado queda referenciado de los documentos siguientes (factura, albarán o pedido).
  • Desde la funcionalidad de documentos comerciales puedes ver el historial del documento y los cambios realizados en el mismo.
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Ahora que ya sabes qué debe contener un presupuesto para ser tan válido como atractivo, lo único que necesitas es familiarizarte con las plantillas de presupuesto de Quipu para sacarles el máximo rendimiento posible. ¡Si quieres probarlo tan solo tienes que acceder a tu prueba de 15 días gratis!

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