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¿Qué es y cómo hacer un presupuesto?

El presupuesto es el gran desconocido del terreno empresarial. Pensamos que podemos elaborarlos de cualquier manera, y que a nuestro cliente no le va a importar, pero eso es falso. A más dominio del presupuesto, a más detalle, mejor recepción y valoración. Y eso es muy importante, ya que nuestra empresa debe posicionarse por delante de la competencia en todo momento si queremos crecer.

Hoy vamos a contarte no sólo qué es, sino también cómo elaborar un presupuesto, qué datos son obligatorios y también veremos como un programa de facturación pueden ayudarnos y facilitarnos su realización.

Leyendo el siguiente artículo podrás conocer en detalle:

Qué es un presupuesto y para qué sirve

Un presupuesto es un documento en el que quedan recogidos los gastos e ingresos para un proyecto de forma detallada y, más importante aún, el porqué de dichos costes. Se trata de algo vital en el día a día de un emprendedor: no saber cómo realizar un presupuesto, o cómo ajustar los costes del servicio que ofreces para resultar competitivo, puede no solo hacerte perder clientes, sino formarte una fama de que no sabes hacer las cosas bien.

Cualquier cliente está en su derecho de solicitar un presupuesto para saber si podrá afrontar los pagos tras la prestación del servicio y, por supuesto, también está en su derecho de poder compararlo con el de otros profesionales:

  • Eso sí, debes tener en cuenta que el presupuesto no es útil únicamente para el cliente, también te ayudará a ti de cara a saber si puedes asumir una determinada tarea a cambio del dinero que te ofrecen. Es decir, si presupuestas por debajo del precio real no solo no estarás obteniendo beneficios, sino que el servicio estará costándote el dinero.

Por eso hoy no solo vamos a enseñarte a elaborar un presupuesto correctamente, sino que además vamos a darte algunos consejos para que los tuyos sean realmente útiles y destaquen frente a los de tu competencia.

Diferencias entre un presupuesto y una factura

Un presupuesto y una factura son dos documentos esenciales para todo empresario, pero es necesario saber en qué límites se mueve cada uno de ellos:

  • Una factura es un documento comercial donde aparece la información relativa a una compra o venta. Es un documento oficial y obligatorio, mientras que el presupuesto carece de estos valores.
  • El presupuesto se genera antes de la prestación del servicio y tiene carácter informativo, mientras que la factura se elabora al final y atestigua la cantidad de dinero que hay que cobrar por los servicios prestados.

Eso sí, esto no hace que el presupuesto resulte menos importante para ti, todo lo contrario. Es tu carta de presentación, un valor diferencial frente a tu competencia y, bien hecho, es la mejor defensa contra un cliente que quiera buscarte las cosquillas. Por eso es tan importante saber qué debe incluir un presupuesto y, sobre todo, qué información es indispensable que aparezca en él.

💥 BONUS: En el siguiente artículo podrás leer una comparativa sobre los 10 mejores programas para hacer presupuestos online, y es que hoy en día ya no tiene sentido seguir haciendo los presupuestos de otra forma.

Cómo elaborar un presupuesto

El presupuesto no se centra solo en el precio o el coste del producto, sino que muchas veces nuestros clientes esperan detalles. Cuando hacemos una compra, elegimos un producto o nos decantamos por un servicio, queremos un trato agradable, claro y directo

En este apartado te explicamos qué valora un cliente cuando recibe un presupuesto. Debemos tener muy claro que muchas veces están valorando y comparando presupuestos de diferentes empresas y nosotros tenemos que destacar por encima del resto. Al final del día todos queremos que nos vean con mejores ojos que a nuestros competidores.

Estos son algunos consejos sobre cómo elaborar un presupuesto y destacar frente a tu competencia:

  • Detallar correctamente las fechas: Si es para un producto, marcar claramente cuándo lo van a recibir y cuándo deben realizar el pago. Si es un servicio o un proyecto, los clientes valoran de forma positiva tener todas las fechas de ejecución. Hasta puedes realizar un cronograma si quieres aportar un valor añadido.
  • Cada etapa del servicio tiene su precio: Un cliente querrá ver el porqué del precio y dónde se está gastando su dinero. Para ello debemos detallar cada uno de los importes por partes. Esto genera seguridad en el comprador, y una buena imagen de transparencia por parte de nuestra empresa.
  • Cuida los detalles: Aunque parezca absurdo, no sabéis la cantidad de presupuestos que recibimos con faltas de ortografía, con cantidades sin sentido por culpa de despistes, sin el logo, con información a medias, y otros muchos pequeños fallos que pueden cambiarlo todo. No envíes nunca un presupuesto sin haberlo revisado a fondo. 
  • Planifica bien: De nada me sirve recibir un presupuesto super detallado que después no se va a cumplir. Recuerda, es nuestra carta de presentación más formal, así que debemos poder hacer realidad todo lo que decimos en ella. Esto no sirve para que una vez acabado el servicio, vuelvan a contratarnos en un futuro.
  • Utiliza un programa de gestión: Si quieres cuidar bien los detalles, lo ideal es un software de facturación que te ayude con tus presupuestos. Con Quipu, por ejemplo, tendrás el histórico de archivos a mano, para tener claro los importes que debes poner, así como los datos de tus clientes. Eso te ahorra tiempo y dolores de cabeza, y además le puedes enviar al cliente el presupuesto desde el programa, para agilizar la validación.

🔗 Ampliar información: el programa de facturación Quipu es de gran utilidad para generar y gestionar tus presupuestos fácilmente, si te interesa puedes ampliar información en este enlace.

Cómo fijo el precio del presupuesto 

Si tienes dudas respecto a cómo fijar el precio del presupuesto, en qué debes basarte y cual tiene que ser tu objetivo, no te preocupes que te lo explicamos en los siguientes puntos:

  • Recupera tu histórico de tarifas: Ten siempre a mano tus precios anteriores. Te servirán como guía en cada nuevo proyecto, aunque puedes modificarlos en función de tu sector. Si hablamos de producto es más complicado, pero si te dedicas a los servicios puedes adaptarlo en función de las necesidades.
  • Identifica las necesidades: Qué quiere nuestro cliente, cómo lo quiere y sobretodo, para cuándo. Los tiempos son muy importantes, ya que definen el ritmo de trabajo. A menos días y más prisa, más valor tiene tu servicio. Así que sé flexible, escucha a tu cliente y busca un punto medio entre sus necesidades y las tuyas.
  • No te olvides de los detalles: Cómo decíamos en el apartado anterior, el cliente quiere ver en qué gastará su dinero. Si desarrollas cada gasto podrás fijar mejor tu precio, y tu cliente entenderá mejor en qué gasta o invierte su dinero.
  • Fíjate en la competencia: Un truco muy fácil es ver qué hacen tus competidores, hasta puedes pedirles a ellos un presupuesto para ver cómo trabajan. Recuerda que para ser diferentes, debemos conocer nuestras similitudes.
  • Calcula bien tus tarifas: ¿Cuántas horas vas a trabajar? Aunque luego no sea exacto, debes tener claro qué tiempo quieres dedicarle, cuánto cuesta una hora de tu trabajo y porqué. Así podrás defender tu posición, e ir adaptando el presupuesto en función de la dedicación.
  • Precio por proyecto: Una vez tenemos nuestras tarifas y horas calculadas, lo trasladamos al proyecto. ¿Por qué? Muchas veces tenemos unas horas previstas, y pueden ser más o menos. Sea como sea, nos interesa que el cliente nos pague por todo el servicio, y no solo por las horas dedicadas. Así que intenta presentar siempre el precio final, y no en función de las horas.
cómo hacer un presupuesto quipu 2
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Qué debe incluir y estructura del presupuesto

En un presupuesto debemos incluir toda la información relativa a los servicios que serán prestados: contacto del cliente y de la persona o empresa que realiza el presupuesto, el coste final, las unidades compradas, el IVA y otros datos.

Aquí te explicamos qué debe incluir tu presupuesto:

Información del empresario o compañía y del cliente

Debemos incluir nuestros datos básicos, nombre de la empresa, dirección, el NIF, y el máximo de posibilidades de contacto, como el teléfono y el mail. Eso debemos hacerlo para ambas partes.

Fecha del presupuesto y validez

Esto te permite decidir hasta qué momento es válido el precio que en él se indica, así como renegociar las condiciones si el cliente decide aceptarlo tras el plazo acordado.

Fechas de ejecución

Es decir, cuándo estará lista cada fase del proyecto. Hay que ser plenamente conscientes de los tiempos y de las posibilidades reales, ya que si no el resultado puede ser justo el contrario al pretendido.

Producto y precio

Detallamos lo máximo posible el producto uno por uno, marcando su precio unitario, las unidades del producto en cuestión y su precio total.

Coste final

Aquí hablaremos del Sub-total (el precio sin IVA), el descuento, en caso de haberlo, el IVA, que variará en función del producto valorado, y un apartado con el coste final de todo lo presupuestado.

Forma de pago

En este último apartado detallaremos la forma en la que nos funciona mejor el pago por parte del cliente, por ejemplo transferencia o efectivo.

Creación y seguimiento de tus presupuestos

Como ya te hemos contado, el principal objetivo de Quipu es ponerte las cosas fáciles. Por eso nuestro deber es contarte que estando en el siglo XXI no puedes seguir usando 3 o 4 programas distintos para crear tus presupuestos (Word) darle seguimiento (Excel) y almacenarlos (Google drive).

O bien no utilizas ninguno de ellos y vas haciendo presupuestos sin darle ningún seguimiento y guardando todo en carpetas de tu ordenador. Práctica NO recomendada si quieres mejorar la efectividad de tus ventas.

🔥 TIP: Con un programa como Quipu puedes crear presupuestos de manera más simple y tener siempre la información de tus clientes guardada para no volver a introducirlos.

Una vez creados tus presupuestos puedes darle mejor seguimiento a través de un panel donde verás todos los presupuestos y su estado.

Si haces click sobre cualquiera de ellos, tendrás siempre la información del presupuesto y la posibilidad de convertirlo instantáneamente en factura 👇🏻

De esta forma te evitas crear manualmente la factura y te ahorras tiempo de gestión cada vez que un presupuesto se aprueba, consiguiendo tener todo el proceso de venta siempre visible y referenciado.

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Descubre más sobre cómo Quipu puede ayudarte a mejorar la creación y gestión, no sólo de tus presupuestos sino de tu facturación en general

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📹 Vídeo demostración: En el siguiente vídeo te mostramos lo fácil y sencillo que es crear y gestionar tus presupuestos o facturas proforma en Quipu. Y es que no queremos que simplemente te lo creas, queremos que lo veas 👇

Un presupuesto es un contrato legal desde el mismo momento en el que es aceptado por el cliente. De ahí la importancia de asegurarse que las cantidades en él reflejadas cubren de sobra tus costes y además recogen también un margen de beneficio suficiente para poder llevar a cabo el proyecto.

Se dan casos a diario de empresarios que no calibran bien sus presupuestos y que tienen que correr con todos los costes que no supieron incluir en su presupuesto, ¡no te conviertas en uno de ellos!

Por cierto, este es el principal motivo de añadir una fecha de validez a cada presupuesto: si tus proveedores aumentan los precios de sus materias primas tu margen se reducirá ostensiblemente. Marca unas fechas aceptables, pero no te pilles los dedos sin una fecha concreta, podrías arrepentirte.

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