Programa de facturación gratis en Excel

¿Has empezado a facturar? ¿Todavía no controlas la facturación? En este artículo te enseñaremos cómo gestionar tus facturas con un Programa de Facturación en Excel. Es una herramienta muy útil para empezar a controlar tu negocio, el primer paso en el camino de la gestión inteligente. 

Leyendo este artículo aprenderás:

Cómo hacer un sistema de facturación en Excel paso a paso

Controlar las facturas que emites y las que recibes es vital para cualquier autónomo o empresa. Así es cómo consigues controlar tus ingresos y gastos, y con ello tu facturación. A continuación te explicamos todo lo necesario para hacer tu programa en Excel. Al final del artículo encontrarás una plantilla descargable en PDF.

Pero empecemos por el principio: Definir y montar nuestra factura. En la primera hoja de cálculo se muestra un modelo de factura con los datos obligatorios principales para que tenga validez:

  • Numeración y serie.
  • Fecha de emisión. Puedes añadir también la fecha de vencimiento.
  • Datos fiscales del emisor.
  • Datos fiscales del cliente.
  • Concepto
  • Base Imponible y cantidad.
  • Tipo impositivo.
  • Importe total.

Es vital conocer los datos que debe incluir cada factura. Tienes toda la información el el artículo de Datos Obligatorios para facturar, así cómo en el post de Cómo hacer una factura.

DATO CLAVE: Puedes hacer tu factura en Excel tu mismo, pero también puedes usar una de las plantillas de factura de Quipu. Si trabajas por tu cuenta, te recomendamos las plantillas de factura de autónomo

Cómo hacer una factura automática en Excel con base de datos

El segundo paso es conseguir automatizar la factura. Así conseguirás que se guarden todos los datos de tus clientes, así como los de tus productos, y podrás guardar toda tu información de facturación.

Para que el sistema de facturación en el Excel sea automático, es decir, que los campos de tu factura se completen solos deberás conocer las siguientes fórmulas:

Campo de fecha de emisión y vencimiento

Este campo lo hemos cumplimentado con la función de Excel =HOY() que pone la fecha del día actual. Para la del vencimiento hemos puesto el resultado de la fecha de emisión más 30 días =F5+30.

Desplegable con los datos de Concepto, Clientes y Forma de pago

Para que aparezca un desplegable con datos en el apartado de clientes, concepto y forma de pago hará falta que crees 3 hojas nuevas donde insertar los datos respectivos.

En la hoja de clientes hemos creado las siguientes 5 columnas con los campos que pedimos en la factura de la hoja 1:

Para crear el desplegable deberás posicionarte en la celda E10 e ir en la sección del navegador: Datos > Validación de datos > Permitir Lista y seleccionar el origen. En este caso insertar las celdas que queramos que aparezcan en la lista.

Para referenciar los demás campos solo tendrás que utilizar la función de =BuscarV donde solo hará falta cambiar el indicador de la columna.

DATO CLAVE: Ahora ya tienes todos los datos de facturación controlados: podrás crear todas tus facturas con la base de datos en excel de tus clientes y productos, y así ahorrar un poco de tiempo. Si quieres una opción más accesible, sigue leyendo.

Del Excel a un Programa de Facturación online

Ahora ya conoces cómo llevar tu facturación en Excel. Es simple y sencillo, pero las fórmulas y los datos pueden confundirte. Nosotros te recomendamos usar un programa de facturación online, ya que te permite gestionar tu negocio de forma mucho más fácil y ágil. Como puedes ver en la imagen a continuación, te permite saber el estado de tu proyecto en tiempo real, para poder tomar las mejores decisiones

Al usar un programa de facturación como Quipu podrás automatizar los siguientes procesos:

  • Los pagos a tus clientes se realizarán automáticamente y tus datos se quedaran almacenados en el programa para que puedas consultar todas las transacciones en un mismo sitio.
  • Las correlaciones numéricas de las facturas se generaran solas sin tener que hacer nada, así te podrás evitar problemas con la Agencia Tributaria.
  • Podrás adaptar las plantillas y personificarlas según el cliente y el tipo de factura sin tener que crearlas desde cero.

En definitiva, con un programa de facturación conseguirás ahorrar tiempo, un mayor control de tus ventas y de tu facturación por tan solo 12€ al mes.

Funcionalidades para autónomos y empresasPrograma de facturaciónFacturas en Excel
Plantilla de factura
Rellenado automático de impuestos
Digitalización de facturas
Personalización de facturas
Recordatorio de fechas e impagos
Documentos en la nube
Conciliación bancaria manual
Conciliación bancaria automática
Gestor documental
Control de Ingresos y Gastos
Analítica y gestor de proyectos

Los nuevos negocios siempre empiezan con una plantilla de Excel. Pero las hojas de cálculo sirven sólo hasta un punto, luego tu sistema de facturación debe evolucionar para evitar errores, ganar control de tu tesorería y evitar que picar tus facturas a mano.

BONUS: Para ser autónomo debes ahorrar en dos cosas: tiempo y esfuerzo. Un programa como Quipu te permite pasar menos horas delante del ordenador picando facturas, y además reduce la cantidad de tareas, ya que todo queda registrado automáticamente. Prueba a la gestión inteligente, empieza con los 15 días de quipu gratis.

Descargar Programa de Facturación en Excel

Puedes empezar a controlar tus facturas con el Programa en Excel, que podrás descargar en el siguiente botón. Recuerda que es una solución temporal, y que siempre puedes pasar directamente a la mejor solución: el software de facturación online:


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