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¿Cómo llevar un seguimiento de las facturas?

Llega el momento de terminar de rellenar el modelo de una trimestral y, de repente, te das cuenta de algo: hay una factura sin pagar, y no es precisamente pequeña. Raro es el autónomo que no se ha encontrado alguna vez en una situación así, o incluso se ha preguntado si esa factura que está ojeando se pagó o no.

A todos nos ha pasado, y si no, nos acabará pasando. Es algo habitual cuando se agolpan los pedidos, los clientes y los proyectos. ¿Y sabes lo mejor? Que es algo que se puede evitar muy fácilmente. Solo hace falta establecer un proceso de seguimiento de facturas que, aunque pueda sonar engorroso, puede ser de lo más sencillo.

En este artículo aprenderás:

¿Qué entendemos por seguimiento de facturas?

El seguimiento de las facturas es el proceso que todo trabajador autónomo o empresa lleva a cabo desde que elabora la factura correspondiente a los servicios prestados o productos vendidos a un cliente, hasta que este paga el importe reflejado en ella.

Aquí entran en juego ya no solo la elaboración o el envío de la factura, también la comprobación de que se ha elaborado correctamente, que corresponde al cliente en cuestión y, por supuesto, que los pagos se realizan siguiendo el método y el plazo de tiempo indicado en ella.

Importancia de llevar un seguimiento de las facturas

Como habrás podido ver, es algo a lo que se enfrenta todo trabajador por cuenta propia. Pero, ¿por qué es tan importante hacer un buen seguimiento de las facturas emitidas y recibidas? Por esto:

  • Reducción de la morosidad: controlas qué facturas quedan por pagar y qué clientes tienen que hacerlo, pudiendo enviar recordatorios de pago.
  • Evitar pagos erróneos: el registro de facturas pagadas a proveedores hace que no se repitan pagos a destiempo por productos o servicios ya pagados anteriormente.
  • Protección frente a facturas falsas: parte del proceso de seguimiento implica la comprobación de las facturas, lo que permite detectar si presentan anomalías que indiquen su posible falsedad.
  • Control del estado del negocio: conoces mejor cuánto facturas y cuánto gasto implica la actividad, lo que te permite explorar opciones para crecer.
  • Capacidad para hacer previsiones de negocio: analizando los patrones de facturas puedes prever posibles escenarios de futuro y trazar planes de acción, o incluso organizar estrategias para campañas según diferentes partes del año.
  • Optimización del negocio: a través del seguimiento puedes ver qué métodos de pago te convienen más, qué plazos establecer y qué clientes convienen más a tu negocio. Optimizas para crecer.

🔗 Ampliar información: Si quieres saber más sobre qué es y cómo automatizar las facturas de proveedores: qué es y cómo hacerlo te recomendamos que leas nuestro artículo específico.

Formas de llevar el seguimiento de las facturas

Existen bastantes maneras de controlar el seguimiento de las facturas que recibes y de las que emites. No obstante, hay dos métodos que predominan frente a todo lo demás: usar software de facturación o las legendarias hojas de Excel.

Utilizar un programa de facturación

Los programas de facturación se encargan de ayudarte a elaborar facturas, automatizar las que lo permitan, gestionar los pagos y cobros de clientes e incluso la contabilidad de un autónomo o una empresa. Ofrecen gráficos e informes con los que puedes ver las cuentas de tu negocio en tiempo real y controlar las facturas pagadas y pendientes de pago.

🔗 Ampliar información: Si quieres descubrir los mejores programas de facturación gratis y de pago te recomendamos que leas nuestro artículo específico.

Ventajas y desventajas de utilizar un programa de facturación

Usar un programa de facturación para el seguimiento de facturas es algo muy habitual, pero es importante conocer sus ventajas y desventajas:

Ventajas:

  • Puedes consultar la información desde cualquier dispositivo y lugar.
  • Herramientas de sobra para hacer un seguimiento perfecto.
  • Reducción y casi anulación de los posibles errores humanos.
  • Toda la información disponible en tiempo real.
  • Ahorro de tiempo y dinero gracias a su capacidad para automatizar y agilizar procesos.
  • Escalabilidad acorde al crecimiento de tu negocio.

Desventajas:

  • Si la conexión a Internet falla, muchas funciones pueden bloquearse. El programa puede llegar a quedar totalmente inoperativo.
  • El riesgo de equivocarse al introducir datos sigue vigente. No puede evitarlo al 100%.

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Llevar un seguimiento en una hoja Excel

Un autónomo no puede vivir sin usar hojas de cálculo, y lo cierto es que hay quienes pueden hacer un buen seguimiento de las facturas usando hojas de Excel. ¿Es la mejor vía? Vamos a verlo.

Ventajas y desventajas de utilizar una hoja Excel

No existe la opción perfecta, por eso hay ciertas ventajas y desventajas a tener en cuenta si usas hojas de cálculo para tus facturas:

Ventajas:

  • Tienes a tu disposición infinidad de plantillas para agilizar el seguimiento de facturas.
  • Es un sistema muy intuitivo, que no requiere siquiera saber programación.
  • Opciones muy variadas para convertir facturas a diferentes formatos.
  • Capacidad para bloquear los datos para evitar su modificación y/o alteración accidental o premeditada.
  • Amplia versatilidad para adaptarse a tu negocio.

Desventajas:

  • Debes repasar las hojas periódicamente para comprobar que las fórmulas siguen funcionando correctamente.
  • Es difícil de coordinarse en caso de colaborar con otros trabajadores en remoto.
  • Se pueden modificar por error con suma facilidad.
  • No es tan escalable como el software dedicado.

4 consejos para llevar el seguimiento de las facturas

¿Cómo se puede llevar un seguimiento de facturas fácil y eficiente? Cada maestrillo tiene su librillo, pero nosotros vamos a dejarte estos trucos y consejos:

Utiliza un programa de facturación

Usando un programa de facturación te ahorrarás muchísimos quebraderos de cabeza, evitarás confusiones y, al final, acabarás ahorrando tiempo y dinero. Estas herramientas son muy fáciles de usar, así que apenas van a alterar tu ritmo de trabajo. Es más, te van a hacer la vida mucho más sencilla.

Controlan los gastos, muestran los datos de tu negocio en tiempo real, las facturas pagadas, las facturas pendientes… Te lo muestran todo, y con tan solo un par de clics.

Sigue un protocolo rutinario

Para evitar descontrol, es bueno implementar un protocolo que se siga diariamente para controlar las facturas. Validación de datos, comprobación de importes, estado de los pagos, plazos de tiempo… Así, siempre estarás al tanto de qué se ha pagado y qué no, como también de las cuentas reales de tu negocio.

Lleva a cabo copias de seguridad

Siempre debe haber copias de seguridad de las facturas. Así se evitan problemas por extravíos o “extravíos” con algunos clientes, o si es necesario hacer alguna consulta de cara a cumplir con tus obligaciones fiscales. Eso sí, debes asegurarte de que las copias quedan bien protegidas para garantizar la privacidad tanto tuya como de tus clientes.

Controla rigurosamente las facturas pendientes de pago

La morosidad no es un problema, es un “problemón” para cualquier autónomo o empresa. Supone la falta de unos ingresos que deberían estar ahí, con lo que eso supone para el funcionamiento del negocio. Lo bueno de esto es que los programas de facturación pueden ofrecer sistemas de avisos para estar al tanto de cuáles facturas están pendientes de pago y cuáles fuera de plazo.

Así, puedes tomar medidas para asegurarte de que tus servicios y productos quedan pagados como es debido. Si no haces esto, todo el seguimiento de tus facturas al final se acaba desmoronando.