Blog » Libros Contables » Libro de registro de ventas e ingresos: ¿qué es y cómo hacerlo?

Libro de registro de ventas e ingresos: ¿qué es y cómo hacerlo?

Los libros de registro suponen una cantidad de tiempo y una responsabilidad de los que no siempre disponemos o que no podemos garantizar. Por ello hoy no solo vamos a ver qué es el libro de registro de ventas e ingresos, sino que además vamos a explicar cómo hacerlo de forma correcta y sencilla.

En este artículo aprenderás:

¿Qué es un libro registro de ventas e ingresos?

En el libro de ventas e ingresos se recogen todas las transacciones de la actividad laboral que suponen una entrada de efectivo. Hacienda requiere este registro, ya que es la forma más rápida y sencilla de poder hacer un seguimiento de las entradas de dinero de un negocio.

❗️DATO CLAVE: Una de las particularidades de este documento es que todas las transacciones que se incluyan deben estar ordenadas en orden cronológico, reflejando a simple vista en qué orden se llevaron a cabo.

¿Quién debe presentar el libro de registro de ventas e ingresos?

El libro de registro de ventas e ingresos deben presentarlo las PYMEs y los autónomos, aunque estos últimos solo están obligados  en caso de tributar en régimen de estimación directa o simplificada.

En estos casos, no hacerlo si la Agencia Tributaria lo solicita puede acarrear sanciones económicas y otros problemas burocráticos.

¿Qué datos obligatorios debe incluir?

Para que un libro de registro de ventas e ingresos tenga total validez legal sus páginas deben incluir una serie de datos obligatorios para estar en perfecto estado:

  • Fecha de cada transacción, ya que estas deben estar insertadas en orden cronológico.
  • Numeración de la factura que identifica la transacción en cuestión, acompañado de su serie de ser necesario.
  • Un concepto aclaratorio que no deje lugar a dudas sobre cuál ha sido el objeto de la transacción económica.
  • Cuantía de cada venta o ingreso.
  • El porcentaje de IVA repercutido que habrá que devolver a Hacienda al término del trimestre mediante el modelo 303.

Además, en el libro de registro de ventas e ingresos deben quedar perfectamente identificados tanto el vendedor o prestador de servicios como quien los adquiere, así como otros datos de índole económica como el desglose del IVA agregado o la forma de pago en cada caso, siendo necesario también que aparezca el importe de cada transacción antes de la aplicación de impuestos.

Como ya hemos dicho, este documento es un atajo para que Hacienda tenga las cosas lo más claras posibles en caso de inspección, así que cuanto más claro… mejor para todos.

¿Cómo hacer un libro de registro de ventas e ingresos?

Para hacer un libro de registro de ventas e ingresos solo hay que organizar los datos obligatorios que hemos visto en uno de los apartados anteriores de este mismo texto y estructurarlos de forma limpia y clara.

Como ya hemos explicado, este documento debe mostrar de forma rápida y directa todas las transacciones que han supuesto una inyección económica para el negocio para justificarlas a ojos de la Agencia Tributaria si esta así lo requiere.

💡 QUIPU TIP: La mejor forma de hacer tu libro de registro de ventas a ingresos es utilizar un software que, además de hacer tus facturas, lo elabore de forma automática. De ese modo podrás despreocuparte por completo y tener toda tu documentación en regla sin esfuerzo llegado el momento de rendir cuentas.

¿En qué formato hay que llevar el libro de registro de ventas e ingresos?

Es obligatorio presentar este documento en formato digital, y para ello existen hasta 3 opciones diferentes:

  • CSV: Un documento de texto con todos los valores separados por puntos y comas. Probablemente el sistema más caótico para autónomos y pymes.
  • XLSX: Así es como se denomina al formato Excel, que trabaja con tablas fácilmente configurables y personalizables de forma muy visual e intuitiva cuando se domina.
  • SII: De este modo es como se denomina al sistema de Suministro Inmediato de Información del IVA, aunque para poder utilizarlo hay que cumplir con ciertos requisitos que no suelen estar al alcance de los pequeños emprendedores.

Lo más habitual es utilizar el formato XLSX o utilizar un programa automático que descargue los datos en el formato que se le indique.

¿Durante cuánto tiempo debe guardarse?

En principio debería bastar con guardar el libro de registro de ventas e ingresos durante 4 años, que es el tiempo en el que los impuestos prescriben. Sin embargo, en este caso nos encontramos con que el Código de Comercio menciona que este tipo de documentos debe guardarse durante 6 años.

¿Entonces cuánto tiempo ha de guardarse el libro de registro de ventas e ingresos? En vista de la disparidad de criterios, y de lo fácil que resulta almacenar un libro de registro de ventas e ingresos en la nube de Quipu sin emplear espacio en el ordenador, nuestro consejo siempre es aportar por el máximo tiempo (en este caso, los 6 años), ya que en caso de reclamación será más complicado tener que justificarse.

Nuestro software genera automáticamente este documento obligatorio para todo negocio y permite acceder al mismo en cualquier momento y desde cualquier lugar.

Libro de registro de Ventas e Ingresos con Excel vs Quipu

Cuando hablamos de documentos oficiales y obligatorios que además implican el manejo de muchas cifras, la cosa se pone complicada. Sí, un libro de ventas e ingresos puede hacerse con Excel de forma manual, pero cualquier baile de números puede invalidar la totalidad del documento.

En ese tipo de situaciones lo más apropiado es utilizar una solución que genere dicho documento automáticamente a partir de las facturas de tu negocio, una solución como Quipu.

Con esta forma de hacer las cosas, para empezar, te ahorrarás un buen número de quebraderos de cabeza y muchísimo tiempo. Además, podrás exportar tus datos en cuestión de segundos cuando Hacienda te los requiera, teniendo la certeza de que están en un formato aceptado por este organismo público.

Si a esto le añadimos que Quipu clasifica automáticamente las facturas para evitar errores y que el almacenamiento se lleva a cabo en la nube y no en un equipo local, está claro que confiar en un software especializado como este supone un gran número de ventajas.

Descarga un ejemplo de un libro de registro de ventas e ingresos en Excel

Si antes de contratar un software especializado quieres probar a ‘hacer la guerra por tu cuenta’, aquí te dejamos una plantilla de Excel para hacer tu libro de ventas e ingresos de forma manual.

💡 QUIPU TIP: Recuerda actualizarlo correctamente y en tiempo real con cada transacción que derive de tu actividad, ya que cualquier olvido o equivocación a la hora de introducir un dato podría conllevar una sanción por parte de Hacienda.

Para descargar la plantilla solamente tienes que rellenar el siguiente formulario con tu nombre y correo electrónico:

🔗 Ampliar información: Consulta nuestro artículo sobre la Plantilla del libro de registro de Ventas e Ingresos para aprender cómo rellenarla.