Síntesis del artículo
El libro registro de ventas e ingresos es un documento contable fundamental donde autónomos y pymes anotan cronológicamente todas las transacciones que suponen una entrada de efectivo. Llevar este registro de forma correcta y actualizada es clave para cumplir con las obligaciones de Hacienda y facilitar la gestión financiera del negocio.
Roger Dobaño · CEO de Quipu
Los libros de registro suponen una cantidad de tiempo y una responsabilidad de los que no siempre disponemos o que no podemos garantizar.
Por ello hoy no solo vamos a ver qué es el libro de registro de ventas e ingresos, sino que además vamos a explicar cómo hacerlo de forma correcta y sencilla.
¿Qué es un libro registro de ventas e ingresos?
Libros de registro obligatorios para autónomos
📹 Vídeo explicativo: Descubre qué libros fiscales estás obligado a llevar según tu régimen tributario y cómo anotar correctamente cada uno de tus ingresos ante Hacienda.
En el libro de ventas e ingresos se recogen todas las transacciones de la actividad que suponen una entrada de efectivo. Hacienda requiere este registro, ya que es la forma más rápida y sencilla de poder hacer un seguimiento de las entradas de dinero de un negocio.
Una de las particularidades de este documento es que todas las transacciones que se incluyan deben estar ordenadas en orden cronológico, reflejando a simple vista en qué orden se llevaron a cabo.
¿Quién debe presentar el libro de registro de ventas e ingresos?
El libro de registro de ventas e ingresos no es una obligación general para todas las PYMEs y autónomos. Se exige en estimación directa simplificada y en actividades empresariales no mercantiles en estimación directa normal. Por su parte, los profesionales en estimación directa deben llevar un libro registro de ingresos, y las actividades mercantiles en estimación directa normal deben llevar una contabilidad ajustada al Código de Comercio y al Plan General de Contabilidad.
No llevar estos libros puede acarrear sanciones económicas y otros problemas burocráticos.
¿Qué datos obligatorios debe incluir?
Para que un libro de registro de ventas e ingresos tenga total validez legal sus páginas deben incluir una serie de datos obligatorios para estar en perfecto estado:
- Fecha de cada transacción, ya que estas deben estar insertadas en orden cronológico.
- Numeración de la factura que identifica la transacción en cuestión, acompañado de su serie de ser necesario.
- Un concepto aclaratorio que no deje lugar a dudas sobre cuál ha sido el objeto de la transacción económica.
- Cuantía de cada venta o ingreso.
- El porcentaje de IVA repercutido que habrá que devolver a Hacienda al término del trimestre mediante el modelo 303.
Además, en el libro de registro de ventas e ingresos deben quedar perfectamente identificados tanto el vendedor o prestador de servicios como quien los adquiere, así como otros datos de índole económica como el desglose del IVA agregado o la forma de pago en cada caso, siendo necesario también que aparezca el importe de cada transacción antes de la aplicación de impuestos.
¿En qué formato hay que llevar el libro de registro de ventas e ingresos?
No existe una obligación general de llevar este documento exclusivamente en formato digital, aunque los libros registro pueden llevarse en formato electrónico o informático. Al hacerlo, destacan estas opciones:
- CSV: un documento de texto con todos los valores separados por puntos y comas. Probablemente el sistema más caótico para autónomos y pymes.
- XLSX: así es como se denomina al formato Excel, para el cual la AEAT publica diseños normalizados. Trabaja con tablas fácilmente configurables y personalizables de forma muy visual e intuitiva cuando se domina.
- SII: de este modo es como se denomina al sistema de Suministro Inmediato de Información del IVA. Es un sistema específico de suministro electrónico para sujetos obligados, no un formato alternativo general del libro, y para poder utilizarlo hay que cumplir con ciertos requisitos que no suelen estar al alcance de los pequeños emprendedores.
Lo más habitual es utilizar el formato XLSX o utilizar un programa automático que descargue los datos en el formato que se le indique.
¿Cómo hacer un libro de registro de ventas e ingresos?
Programa de facturación frente a Excel
📹 Vídeo explicativo: Conoce las ventajas de automatizar el libro de ventas e ingresos mediante software homologado en lugar de depender de plantillas manuales de Excel.
El libro de ventas e ingresos puede hacerse de forma manual con Excel, estructurando los datos obligatorios explicados en anteriores apartados de forma clara y limpia. No obstante, cualquier baile de números puede invalidar la totalidad del documento.
Lo más apropiado es utilizar una solución que genere dicho documento automáticamente a partir de las facturas emitidas de tu negocio.
Como ya hemos explicado, este documento debe mostrar de forma rápida y directa todas las transacciones que han supuesto una inyección económica para el negocio para justificarlas a ojos de la Agencia Tributaria si esta así lo requiere.
¿Durante cuánto tiempo debe guardarse?
En principio debería bastar con guardar el libro de registro de ventas e ingresos durante 4 años, que es el tiempo en el que los impuestos prescriben. Sin embargo, en este caso nos encontramos con que el Código de Comercio menciona que este tipo de documentos debe guardarse durante 6 años.
¿Entonces cuánto tiempo ha de guardarse el libro de registro de ventas e ingresos? En vista de la disparidad de criterios, y de lo fácil que resulta almacenar un libro de registro de ventas e ingresos en la nube de Quipu sin emplear espacio en el ordenador, nuestro consejo siempre es aportar por el máximo tiempo (en este caso, los 6 años), ya que en caso de reclamación será más complicado tener que justificarse.
Nuestro software genera automáticamente este documento obligatorio para todo negocio y permite acceder al mismo en cualquier momento y desde cualquier lugar.
🔗 Ampliar información: Si quieres saber más sobre nuestra plantilla del libro de registro de ventas e ingresos te recomendamos que leas nuestro artículo específico.
Descarga un ejemplo de un libro de registro de ventas e ingresos en Excel
Si antes de contratar un software especializado quieres probar a «hacer la guerra por tu cuenta» aquí te dejamos una plantilla de Excel para hacer tu libro de ventas e ingresos de forma manual.
Para descargar la plantilla solamente tienes que rellenar el siguiente formulario con tu nombre y correo electrónico:
[sibwp_form id=64]
💡 QUIPU TIP: Recuerda actualizarlo correctamente y en tiempo real con cada transacción que derive de tu actividad, ya que cualquier olvido o equivocación a la hora de introducir un dato podría conllevar una sanción por parte de Hacienda.
Preguntas frecuentes
¿Qué es el libro de registro de ventas?
Es un documento contable obligatorio para autónomos y pymes donde se anotan de forma cronológica todas las transacciones que suponen un ingreso o entrada de efectivo para el negocio.
¿Qué debe llevar el libro de ventas?
Debe incluir obligatoriamente la fecha de la transacción, el número y serie de la factura, el concepto, el importe total, el porcentaje de IVA repercutido y los datos de identificación del cliente.
¿Qué libro se utiliza para registrar las ventas?
Se utiliza el denominado libro registro de ventas e ingresos. Este documento debe presentarse en formato digital, siendo habitual el uso de hojas de cálculo (Excel) o software de facturación automatizado.
