¿Por qué tener un programa de facturación integrado en tu e-commerce?

Herramientas que potenciarán tu negocio controlando mejor tus gastos, ingresos e impuestos.

Si tu negocio cuenta con una tienda online, o deseas incorporarlo a tu estrategia de ventas, hoy en día existen herramientas online te brindan todo lo necesario para llevar la contabilidad de tu empresa de una forma más ágil y centralizada.

En concreto, más allá de la visión global de la contabilidad, queremos hablar hoy de la opción de contar con un programa para gestionar tu facturación si tienes una tienda online. Ya no es necesario llevar plantillas de Excel infinitas o descargar programas que sólo un contable puede utilizar.

Simplemente registrándote y configurando tu empresa en un programa online como Quipu podrás automatizar los procesos de facturación: Por ejemplo, que después de cada compra por parte del cliente, se genere automáticamente una factura. Posteriormente podrás utilizar estos procesos para también automatizar la facturación con proveedores.

A continuación destacamos las ventajas de vender online y contar con un programa integrado de facturación para la gestión de tu tienda online.

Las ventajas de empezar a vender online y digitalizar tus procesos.

Las ventajas de vender online son innumerables, especialmente si la tienda online es de una pyme, que habitualmente limita sus ventas al ámbito local. La principal ventaja es, por lo tanto, abrir el negocio al mundo: con la integración de un software de e-commerce podrás llegar a cualquiera que pueda interesarse por tus productos, desde cualquier lugar del mundo, en cualquier momento del día, de la semana, del mes y del año.

💡 QUIPU TIP : Si eres autónomo, aquí te mostramos todos los pasos que debes seguir para darte de alta como autónomo si vendes con una tienda online o e-commerce.

Como si de una tienda física se tratara, tendrás que seguir una serie de pasos a nivel administrativo o burocrático. Lo mismo ocurre con la formación de sociedades para dar de alta una tienda online para una empresa.

En el plano digital, puedes utilizar diferentes tipos de herramientas o plataformas para manejar tu tienda online. En este caso hemos escogido Prestashop, una plataforma que te permite crear y gestionar de forma sencilla una tienda online, cuya primera versión fue lanzada al mercado en el año 2007. Recuerda que aquí te contamos los módulos imprescindibles de Prestashop para una tienda online.

Ventajas de integrar tu ecommerce con un programa de facturación

En concreto elegimos Prestashop por la facilidad con la que se puede integrar distintos módulos, ya sea de CRM, marketing o bien módulos de facturación, con el objetivo de gestionar las facturas de nuestra tienda online con mayor facilidad y control. Saber en todo momento y de forma visual cuales son nuestros ingresos, gastos y cuánto nos tocará pagar de impuestos cada trimestre.

Si ya tienes configurada y establecida tu e-commerce en Prestashop, aquí te explicamos cómo automatizar la facturación con el Módulo facturas Prestashop (y aquí podrás descargar el Módulo Conector para vincular Quipu a tu tienda en Prestashop).

Sin embargo, has de saber que gracias a la API de Quipu se puede integrar el servicio en otras plataformas de e-commerce si no utilizas Prestashop. Si necesitas asesoramiento en esta materia, aquí podrás contactar con uno de nuestros agentes expertos para guiarte en el proceso.

Ahorro de tiempo gestión administrativa.

Si contar con una tienda online es un recurso de ventas muy interesante para una pyme, automatizar los procesos de esta tienda online es una gran decisión. Principalmente, porque supone un gran ahorro de tiempo y recursos: Imagina no tener que dedicar minutos cada día en tareas como picar facturas de gastos, sin tan sólo con una foto del móvil puedes tenerla computada en tu negocio. O que el mismo programa que te crea las facturas, te complete tus modelos tributarios para presentar en Hacienda. 

❗️DATO CLAVE : Agilizar estos procesos ayuda a ahorrar hasta 11.8 horas por mes  de tareas administrativas y recurrentes.

Automatizar tareas que haces cada día, cada semana, o cada mes

Especialmente, un software de facturación te ayuda a reducir el tiempo que empleas en determinadas tareas repetitivas, como puede ser el caso de las facturas y gastos recurrentes: estos son aquellos que se repiten periódicamente como puede ser el gasto del wifi, oficinas o cualquier servicio de internet que contrates para gestionar tu empresa.

El hecho de que con cada pedido se genere automáticamente una factura permite, además, visualizar en tiempo real el estado la tesorería de tu negocio. De nuevo, la gestión del negocio en temas de facturación es una parte necesaria de la visión global de la empresa. Esto nos servirá para visibilizar el estado de las cuentas y salud financiera: cuánto tenemos pendiente de cobro, cuánto pendiente de pago, para qué proveedores, de parte de qué clientes, cuándo vencen estos pagos, etcétera.

Sostenibilidad y digitalización van de la mano.

Finalmente, y no menos importante, las soluciones de facturación digitales permiten evitar la emisión de facturas en papel. Por lo tanto, la facturación digital es más sostenible, sin gasto de papel ni generación de residuos directos (basura) o indirectos (emisiones por transportes).

Además de todo esto, son muchas más las ventajas de integrar Quipu para gestionar la facturación de tu tienda online: por ejemplo, la capacidad de personalizar las facturas a tu gusto a través de plantillas, añadiendo imágenes y demás.

Conservar facturas es obligatorio por 5 años para Hacienda.

Para la agencia tributaria todos los contribuyentes tienen el deber de conservar sus facturas obligatoriamente por 5 años por si en algún momento piden hacer alguna revisión. Tenerlas ordenadas es clave para no tener problemas ni sanciones.

Contar un con programa en la nube que guarde y administre tus facturas, pero que además no estén allí de forma decorativa, sino que esto te brinde información valiosa sobre tus vencimientos de cobros y pagos, impuestos y tesorería en general es algo que no puedes ignorar hoy en día con tanta tecnología dando vueltas a tu al rededor.

Ventajas extra de gestionar tu facturación con Quipu

Contar con un software en la nube como  Quipu te ayudará a beneficiarte de muchas ventajas añadidas: una visión 360 grados de la contabilidad de tu negocio, utilices únicamente el módulo de facturación para tu tienda online a través de Prestashop, o configures una plataforma de gestión más completa. A continuación detallamos las funcionalidades específicas para cada uno de los procesos.

Gestión de clientes y proveedores

Con este gestor global de tu contabilidad podrás realizar todas estas gestiones en una sola plataforma. Esto sucede, por ejemplo, con los clientes y proveedores. Integrar Quipu en tu e-commerce te permite acceder al detalle a ingresos y gastos desglosados por cliente o proveedor. Visualizar sus datos de forma sencilla y analizar con filtros te ayudará a tener un mayor control de tu negocio.

Vencimientos y previsión de tesorería

De la misma forma que Quipu nos facilita una visibilidad total de las cuentas de la empresa y los datos de nuestros clientes y proveedores, tendremos a nuestra disposición una vista general que incluye: resumen de facturación con detalle de ingresos, gastos, IVA e IRPF a liquidar, vencimientos y más.

Que no se te pasen por alto las obligaciones de pagos y cobro debido a estos avisos de vencimientos. Igualmente, todos estos datos colaboran en la posibilidad de contar con la tesorería de tu negocio siempre al corriente.

Conectar negocio con cuentas bancarias

La conciliación bancaria es un proceso sencillo para gestionar y controlar tu tesorería si cuentas con un programa inteligente. Sincroniza cualquier banco de España con Quipu, y automáticamente se conectarán todas los movimientos con las facturas de ingresos o gastos. Consulta aquí la fórmula paso a paso para realizar la conciliación bancaria.

conciliacion bancaria paso a paso

No solo es otra forma de estar al tanto de vencimientos y controlar mejor los cobros y pagos para evitar retrasos, sino que te ayudará a realizar estas tareas en el menor tiempo posible y no caer en errores. Además, así evitaremos multas de la Administración por no haber realizado correctamente nuestros trámites administrativos.

Completar tus impuestos de forma fácil sin errores.

Con las cuentas bancarias conectadas a la plataforma de e-commerce que gestione tu tienda online, los horizontes de automatización se amplían. Con la integración de Quipu podrás completar automáticamente, verificar y validar los modelos tributarios que necesites presentar (aquí puedes contrastar qué impuestos debes presentar para tu tienda online).

Precisamente esta es una de las ventajas destacadas de Quipu como software de gestión y contabilidad: podrás presentar tus impuestos sin hacer cálculos, sin esfuerzo y sin errores ; la aplicación autorrellena los modelos tributarios con la información de tus facturas. Además siempre tendrás visible en gráficos cuánto vas a tener que pagar de IVA o IRPF; y por último, recibirás notificaciones y recordatorios con los plazos que atañen a estos impuestos.

Digitaliza tus facturas y tickets con el lector OCR

La app móvil de Quipu ofrece la posibilidad de registrar tus tickets o facturas mediante la tecnología OCR (optical character recognition o reconocimiento óptico de caracteres). Solo tendrás que tomar una foto de esas facturas o tickets para que se procesen automáticamente. De la misma forma, también podrás trasladar esas fotos desde el ordenador a tu plataforma Quipu.

En 24 horas estos documentos se actualizarán para contrastarse con tus gastos o ingresos. Igualmente, los tickets de compra se pueden convertir en facturas, con tus datos fiscales, para estar al tanto de esos gastos en materia tributaria.

Automatización de facturación y contabilidad

Como ya hemos mencionado, Quipu es mucho más que solamente un programa para gestionar tu facturación. En primer lugar, posibilita controlar desde un mismo lugar toda la contabilidad de la empresa, poniendo de relieve las tareas imprescindibles sobre la gestión de tu empresa (o e-commerce, en el caso de hoy). Como hemos visto hoy, con Prestashop cada pedido generará una factura automáticamente según tu configuración previa.

facturacion excel

Es más, seas autónomo o integrante de una pyme, puede interesarte este software para gestionar ingresos y gastos: para llevar al día libros fiscales, mercantiles y contables; para realizar un registro de todos los documentos de tu actividad; presentar impuestos y cuentas anuales; conciliación bancaria (con cuentas conectadas como hemos señalado); y con total visibilidad de tus cuentas y la posibilidad de realizar informes de pérdidas y ganancias.

¿Aún no has probado Quipu y quieres descubrir sus ventajas? Solicita una prueba gratis, descubre todas sus funcionalidades y déjate asesorar por un gestor certificado 🙂

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