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Contabilidad analítica: qué es y cómo impulsarla en tu empresa

Existen numerosas fórmulas para llevar a cabo la contabilidad de tu empresa y desde Quipu queremos siempre ofrecerte toda la información necesaria para acompañarte en esas tareas administrativas del día a día.

Hoy queremos analizar al detalle la contabilidad analítica, una fórmula cuya aplicación no es necesaria para todas las empresas, pero que sin duda te servirá de ayuda si deseas aplicarla. De hecho, en el transcurso de este post explicaremos cuáles son las ventajas de la contabilidad analítica para que puedas valorar si incluirla en tu estrategia de cuentas.

En este artículo aprenderás:

¿Qué es la contabilidad analítica?

La contabilidad analítica es un conjunto de herramientas o técnicas que se utilizan para analizar al detalle cuál es el comportamiento o distribución de los ingresos y gastos de una empresa. El objetivo final es el de gozar de la información relevante y adecuada para tomar las decisiones empresariales correctas.

También se define a la contabilidad analítica como contabilidad de costes o contabilidad de gestión. Es una contabilidad que la empresa utiliza de forma interna (no está destinada a ser presentada a las administraciones, por poner un ejemplo) y analiza diferentes aspectos de la empresa, como son los factores de producción, los costes de cada departamento o producto, o los ingresos por cada uno de los clientes habituales.

QUIPU TIP: La contabilidad analítica es diferente de la contabilidad financiera de las empresas. No es obligatoria y podrás llevarla a cabo en tu empresa para conocer más al detalle tus ingresos y gastos.

¿Para qué sirve la contabilidad analítica en una empresa?

Como ya hemos mencionado, llevar una contabilidad analítica no es estrictamente necesario, pero muchas empresas optan por hacerlo debido a que es una gran herramienta para mantener un control del negocio sin invertir mucho tiempo o esfuerzo.

Su finalidad se puede centrar en torno a dos grandes aspectos:

  • En primer lugar, la contabilidad analítica permite conocer los resultados económicos de la empresa. Ya que es un análisis del flujo de ingresos y gastos, los informes de la contabilidad analítica nos brindarán las claves de la situación financiera de la empresa.
  • Una vez conocido esto, la contabilidad analítica nos otorga una mayor capacidad de toma de decisiones teniendo en cuenta los resultados financieros. Es decir, estaremos mejor informados para asumir gastos, recurrir a préstamos u otra ayuda financiera, o simplemente dedicar nuevos esfuerzos a captar más clientes.

¿En qué se diferencia la contabilidad analítica de la contabilidad financiera?

La contabilidad analítica fragmenta el negocio y distribuye los ingresos y gastos en cada uno de sus respectivos orígenes (líneas de mercado, clientes, productos o zonas geográficas). Esto está en contraposición de la contabilidad financiera, que presenta la situación económica de la empresa en un momento determinado (trimestral, anual, etc.).

Otra de las grandes diferencias es que la contabilidad financiera es obligatoria y su presentación se requiere para diferentes registros de administraciones públicas, como puede ser Hacienda. Sin embargo, la contabilidad analítica es siempre de uso interno, y está destinada a medir la rentabilidad de los recursos del negocio.

¿Cuáles son las ventajas de la contabilidad analítica?

Para empezar, ya hemos mencionado dos de los grandes aspectos positivos de la contabilidad analítica: con ella podremos conocer más al detalle los resultados económicos de la empresa y, además, podremos tomar mejores decisiones basándonos en esta información detallada.

Pero más allá, la contabilidad analítica tiene otras ventajas: por ejemplo, ya que calcula la rentabilidad de cada área por separada, nos permitirá saber qué líneas de mercado son productivas y cuáles no lo son.

Como no está sujeta a regulación mercantil, se puede adaptar según las necesidades de la empresa. En definitiva, contaremos con una gestión más profunda y gozaremos de una mayor productividad y eficiencia a la hora de administrar las finanzas del negocio. Por último, no olvidemos que nos permitirá visualizar todos los gastos de la empresa y con ellos podremos diferenciar cuáles son variables o fijos, cuáles transversales a la organización y cuáles varíen según factores.

¿Cómo funciona la contabilidad analítica?

De cara a gestionar las cuentas de nuestra empresa mediante contabilidad analítica, tendremos que llevar a cabo procesos que se pueden dividir en dos categorías: en primer lugar, la documentación, es decir, la anotación detallada e individual en libros y documentos de contabilidad de todo aquello que influye en nuestras finanzas (operaciones realizadas, obligaciones, valores, bienes, propiedades, etc.); por otro lado, la información de costes, es decir, un seguimiento detallado similar al anterior, pero en lo relativo a gastos y costes.

Como dijimos antes, no hay unos criterios obligatorios en la contabilidad analítica, porque no está sujeta a regulación. Por lo tanto, el seguimiento de la misma puede ser diario, mensual o trimestral:

  • Diario: nos ofrecerá una capacidad de respuesta muy grande porque cualquier desviación o irregularidad la captaremos de forma rápida. Es muy útil para subsanar todo tipo de errores o problemas en el menor tiempo posible.
  • Mensual: no es tan eficaz como el anterior pero no deja de ser valioso a la hora de descubrir fallas y, normalmente, otorga un margen suficiente para reaccionar.
  • Trimestral: cuatro veces al año, como ocurre con la presentación de ciertos impuestos, y suele ser interesante para hacer seguimiento de una visión general de la empresa y no tanto de momentos críticos para la misma.

Softwares de contabilidad analítica

Hoy, con el uso de la tecnología, es más fácil llevar a cabo un seguimiento pormenorizado de nuestras cuentas y, muchas veces, incluso en tiempo real. Con los ERP (sistemas de planificación de recursos empresariales) y los softwares adecuados de contabilidad, cualquier empresa puede llevar a cabo una contabilidad analítica de forma sencilla e incluso automatizar muchos de sus procesos.

Todo ello, con la ventaja de que hacerlo manualmente, categoría por categoría, sería bastante tedioso y requeriría de mucho tiempo. Con el software adecuado, se ahorra tiempo y las personas dedicadas a estas tareas pueden destinar su tiempo a tareas más relevantes y que consuman menos horas.

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¿Cómo puedo hacer una contabilidad analítica fácilmente?

Entre las numerosas funcionalidades de Quipu está la analítica avanzada y la gestión de proyectos. Con esta herramienta podrás analizar en detalle los ingresos y gastos de tu empresa para así llevar a cabo una estrategia de contabilidad analítica. Entonces, podrás clasificar esos ingresos y gastos por la característica que desees (ciudad, servicio, departamento, etc.) para categorizarlos y poder desarrollar una mejor toma de decisiones.

Mediante estas categorizaciones podrás descubrir qué servicios o productos te generan más beneficios. Con ello, podrás optar a nuevas oportunidades de negocio o romper fugas que te estén costando más de lo que reportan de regreso. En definitiva, Quipu te ofrece la posibilidad de visualizar todos estos detalles sobre tu empresa en un mismo lugar, para administrar tu negocio de la mejor forma.