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¿En qué soluciones puedo gastar la subvención del Kit Digital?

¿Has escuchado hablar de las ayudas del KIT DIGITAL?

Si la respuesta es que no, en el siguiente enlace encontrarás toda la información sobre el programa Kit Digital para autónomos y pymes

En este artículo vamos a analizar cada categoría del Kit Digital, intentando explicar en qué puede beneficiarte y poniendo ejemplos concretos para la digitalización de tu empresa.  

Las categorías que analizaremos serán las siguientes 👇

Gestión de procesos

El principal objetivo de esta categoría es digitalizar y/o automatizar procesos de tu negocio, relacionados con los aspectos operativos o productivos.

Esta categoría es una de las más amplias y en la que se van a incluir multitud de soluciones que pueden ayudarnos en nuestro negocio a ahorrar cientos de horas en tareas manuales.

Por ejemplo, podremos contratar soluciones que digitalicen determinados documentos para no tener que introducir esta información a mano. Un caso sería el de las soluciones que usan la tecnología OCR para digitalizar facturas o tickets, por ejemplo.

Con este sistema podrás hacer una foto a una factura o un ticket y automáticamente se procesan los datos y se registra en el sistema.

¡Imagina la cantidad de horas que podrás ahorrar cada semana!

Una asesoría o gestoría que trabaja con decenas o cientos de clientes, tiene que gestionar y picar a mano facturas y tickets para realizar los impuestos de esta empresa, y con este sistema este proceso se vuelve automático y es una de las claves para digitalizar una asesoría con éxito.

👀 DATO CLAVE: También para las pymes españolas es un gran avance poder crear y gestionar online cadenas de documentos como presupuestos, pedidos o albaranes. En una misma plataforma tendrás todos tus documentos digitalizados y podrás aceptarlos, rechazarlos, enviar a cliente, convertir a factura. etc.

Evidentemente, el Agente Digitalizador debe proporcionar una solución que pueda integrarse con otras plataformas. En el ejemplo anterior sobre una asesoría, ésta podría gestionar toda la comunicación con el cliente con la solución digitalizadora, gestionar sus facturas y tickets y enviar esta información a su programa contable como A3 o Sage.

En esta categoría el software de gestión administrativa y de facturación Quipu cumple con todas estas características y permite tanto que una pyme o un autónomo pueda gestionar en la nube sus presupuestos, albaranes o pedidos y la digitalización de las facturas y tickets; como que una asesoría pueda usar la aplicación para mejorar su comunicación, y sobretodo el flujo de información de facturas y tickets con sus clientes.

💡 El software de gestión administrativa Quipu, Agente Digitalizador Oficial, se encuentra en esta categoría.

🎯 Si te interesa tener más información sobre qué programa utilizar el siguiente artículo sobre los mejores softwares de facturación de 2022 te resultará interesante.

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Ayuda máxima hasta 6000€

Business Inteligence y analítica

Esta categoría tiene un título muy complicado y parece muy difícil de entender pero luego es bastante sencillo de comprender que se pretende en ella.

El objetivo aquí es posibilitarte la explotación de datos para la mejora de la toma de decisiones.

Vamos a verlo con más detalle:

Imagina que tienes varias tiendas físicas y alguna online (omnicanalidad), pues mediante un software podrás saber por ejemplo qué tienda vende más, qué producto o servicio tiene mejor salida en cada canal de ventas, si un mes concreto un canal vende más que otro es casualidad o corresponde a un patrón estacional, etc.

Este era un ejemplo, pero podéis imaginaros cualquier información de vuestra empresa sobre facturación, márgenes, productos, servicios e integrarla de forma visual en paneles y gráficos que te permitan tener una comprensión mucho más analítica de qué está pasando en tu negocio.

Y aquí es dónde se entiende mejor lo que nos decía el objetivo de la categoría de “para la mejora en la toma de decisiones”; porque si puedo disponer de datos sobre mi negocio en tiempo real, y éstos puedo visualizarlos de forma comprensible también en tiempo real, esto me permite ver qué funciona y qué no, encontrar patrones, comparar situaciones del pasado y ésta información es oro.

💡 El software de facturación Quipu App, está presente en esta categoría como Agente Digitalizador Oficial. .

Disponer y comprender esta información puede marcar una diferencia considerable con tus competidores.

Dicho de otra forma, quien no tome sus decisiones empresariales en base a la visualización y comprensión de los datos de su negocio, está condenado a desaparecer.

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Ayuda máxima hasta 4000€

Factura electrónica

Con esta solución podrás tener digitalizado el flujo de emisión de las facturas a tus clientes.

El Agente Digitalizador deberá proporcionarte la herramienta para poder crear, gestionar y automatizar la creación de facturas con los requisitos legales obligatorios que tiene que tener.

Podrás crear de forma ilimitada:

  • Facturas
  • Clientes
  • Productos
  • Servicios

El software de facturación también te proporcionará la opción de enviar por email las facturas a tus clientes y éstas podrán personalizarse, como añadir el logo de tu empresa, cambiar estilos, fuentes, colores, etc.

También podrás rellenar de forma automatizada los impuestos mensuales, trimestrales o anuales en la plataforma.

🚀 El software de facturación Quipu cumple con todas estas especificaciones, y además te permite conectarlo a más de 4000 apps, digitalizar tickets y facturas, analítica de negocio, sincronizar bancos, etc.

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Ayuda máxima hasta 1000€

Gestión de clientes y/o proveedores

El objetivo de esta categoría es que puedas agilizar y optimizar la relación que mantienes con tus clientes.

Cuando hablamos de relación con clientes, la primera parte sería que puedas tener un software en el que puedas almacenar y visualizar todos tus clientes (CRM). Y no solo tus clientes, también tus leads u oportunidades de venta, es decir usuarios que todavía no son clientes, pero que puedas clasificarlos en función de varios parámetros, y disponer de toda esta información en la nube.

Dar de alta los nuevos leads manualmente, o importarlos de otra fuente, sería un requisito indispensable, pero es que además deberás poder enviarles información de forma manual o automatizada, como presupuestos por ejemplo.

Tu objetivo es convertir estos leads o oportunidades de venta en clientes y por lo tanto el programa debe poner en tus manos todas las herramientas digitales posibles para ayudarte a que esto suceda, por ejemplo con el envío de promociones.

Deberás poder analizar y visualizar en qué estado se encuentra cada oportunidad de venta, es decir, si lo has contactado o no, si estáis negociando, si se ha caído de la negociación, oportunidad perdida, oferta presentada, etc.

Y finalmente toda esta información debes poder entenderla y visualizarla de forma eficiente.

Pero, ¿cómo?…

Pues con la creación de reportes o informes que te permitirán analizar y hacer seguimiento de los KPI’s (Key Perfomance Indicator) que hayas establecido, saber qué ratios de conversión tienen las diferentes fases por las que pasa un usuario antes de convertirse en cliente y cómo mejorar su eficiencia.

Toda esta información, además, podrás analizarla:

  • Según diferentes periodos (semanal, mensual, trimestral, …).
  • Realizar comparativas entre meses o los diferentes periodos que tú establezcas.

Al final, todo esto se traduce en la implantación de un CRM (Customer Relationship Management) que te permitirá mejorar la gestión y análisis de información con tus futuros clientes y tus clientes actuales, con el objetivo de centrar tu estrategia de ventas y de interrelación con ellos en su satisfacción.

Existen multitud de opciones en el mercado, algunos más orientados a determinadas funcionalidades según sectores, pero a fecha actual todavía no se conocen qué soluciones formarán parte de esta categoría. 

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Ayuda máxima hasta 4000€

Sitio WEB y Presencia en Internet:

El principal objetivo de esta categoría es que puedas tener una página web para darte visibilidad en internet.

En esta categoría pueden entrar desde la creación de una página web al posicionamiento en internet (SEO).

Cuando hablamos de creación de páginas web, aquí ya dependerá de cada negocio, hablamos de contratar una solución que os proporcione un dominio web (URL), el hosting y la creación y diseño de la propia web.

Además las páginas web que se creen deberán ser “responsive”, es decir deberán adaptarse a cualquier dispositivo (ordenador, tablet y móvil) y la gestión y actualización de ella lo podréis hacer vosotros mismo.

Es decir, aunque un Agente Digitalizador os haga el trabajo de entrada, y os de soporte durante 12 meses (es lo que se establece que deberá durar el servicio entre el beneficiario y la solución del kit digital), vosotros váis a poder autogestionar vuestra propia web.

Y esto es fundamental, porque de nada sirve que os hagan una web si luego no la váis a poder actualizar, ni añadir contenido. Así como los negocios cambian y son dinámicos, vuestra página web debe adaptarse también a estos cambios.

Para el concepto de presencia en internet, podremos contratar soluciones que aborden lo que se conoce como SEO (Search Engine Optimization), es decir, optimización en motores de búsqueda.

Para ser más precisos, esto significa que podréis contratar una solución que haga que vuestra empresa aparezca en Google. Situar determinadas palabras clave en las primeras posiciones del mayor buscador del mundo puede ser determinante para vuestro negocio y haceros crecer enormemente. Y claro, esto no va a suceder por arte de magia, sino que hay empresas que se encargan precisamente de conseguir esto.

Existen multitud de agencias de marketing que ofrecen un servicio integral 360º que pueden ser muy buenas candidatas en esta categoría. 

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Ayuda máxima hasta 2000€

Comercio Electrónico

El principal objetivo de la categoría es crear tu página web de compraventa de productos y/o servicios que utilice medios digitales para su intercambio. Además de dar visibilidad a tu marca, dispondrás de un e-commerce o tienda online.

Para entendernos, en esta categoría se contratarán soluciones digitalizadoras para pymes orientadas a que dispongas de una tienda online para poder vender tus productos o servicios.

El digitalizador deberá generar los medios para que dispongas de un catálogo de productos. Además dentro del paquete de esta categoría se incluye la subida de hasta 100 referencias por parte del Agente Digitalizador con quien hayas contratado este servicio.

Se podrán añadir más referencias, pero esto ya corre de tu cuenta y deberás pactarlo aparte con el digitalizador o hacerlo tú mismo.

En esta misma línea, también se configurarán los métodos de pago en tu tienda online para que los clientes tengan diferentes alternativas, como TPV Virtual, PayPal o Stripe.

Y ya por último, el digitalizador deberá configurar e integrar adecuadamente los diferentes métodos de envío. Si tienes una tienda online, lo habitual es que ofrezcas más de una opción como MRW, Fedex, o incluso recogida en tienda.

Así como ocurría con la creación de un sitio web, tu ecommerce deberá ser “responsive” y deberías poderlo autogestionar tu mismo. Y es que precisamente, en una tienda online, tiene todavía más sentido, porque los productos o servicios podrán ir cambiando con el tiempo, y así podrás añadirlos o quitarlos según vaya evolucionando tu negocio.

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Ayuda máxima hasta 2000€

Gestión de redes sociales

El objetivo de esta categoría es que tu empresa gane visibilidad y promocionarla en redes sociales.

Cuando elijas un agente de esta categoría, éste deberá administrar tu perfil o usuario de empresa en al menos una red social.

En el caso de que tu empresa ya disponga de redes sociales, podrás realizar una auditoría Social Media para optimizar el rendimiento de tu cuenta en las diferentes plataformas.

Esto significa que podrás tener un informe detallado de cada una de tus redes, cuáles tienen más tráfico, convierten mejor, en cuales generan un mayor engagement con tus seguidores, etc. También te permitirá analizar qué mensajes o contenidos funcionan mejor, a qué hora del día publicar o qué día de la semana es el más adecuado.

Si parte de tu estrategia de ventas se centra en generar comunidad y atraes nuevos clientes mediante este canal, esta categoría es clave para tus intereses, ya que podrás tener un reporte con datos reales sobre rendimiento y esto te ayudará a tomar mejores decisiones.

🎯 Y es que un agente digitalizador de esta categoría puede ayudarte con una parte fundamental y que a veces no se le da la suficiente importancia y es LA ESTRATEGIA.

Podréis generar conjuntamente un Social Media Plan que esté alineado con la visión y valores de la empresa, que conecte con tus futuros clientes potenciales y fidelice a los que ya lo son.

Además podrás monitorizar esta estrategia, es decir, podrás saber y medir qué impacto tienen las diferentes publicaciones que generas y si se están cumpliendo los objetivos previamente fijados.

Dentro de esta estrategia, el agente también podrá generar contenido para redes, con la publicación de un mínimo de dos entradas (posts) en tus redes.

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Ayuda máxima hasta 2500€

“En los próximos tres años se va a experimentar una modernización sin precedentes”

Pedro Sánchez, en el Congreso de presentación del Kit Digital

Servicios y herramientas de Oficina Virtual

El principal objetivo de esta categoría es implantar en tu empresa soluciones interactivas y funcionales que permitan la colaboración más eficiente entre tus trabajadores.

El objetivo de esta categoría es bastante confuso, ya que lo que se establece puede abarcar mil y una soluciones.

Entre ellas destaca el concepto de oficina virtual, en el que el agente digitalizador te proporcionará un número de teléfono virtual, te habilitará un VoIP (para realizar o recibir llamadas a través de internet), servicio de almacenamiento en la nube, etc.

En esta categoría se engloban también las soluciones pensadas para la colaboración entre personas de una misma empresa, es decir, poder interactuar digitalmente mediante una plataforma y poder enviar y recibir mensajes o documentos en tiempo real y de forma colaborativa.

También entrarían en esta categoría los digitalizadores que aporten una solución para la firma digital de documentos, es decir poder firmar digitalmente cualquier documento, sin necesidad de imprimir nada y que evidentemente disponga de la completa validez legal.

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Ayuda máxima hasta 12000€

Comunicaciones Seguras

El objetivo de esta categoría es contratar soluciones digitalizadoras que proporcionen seguridad en las conexiones entre los dispositivos de tus empleados y la empresa.

Esto significa que dispondrás de un protocolo SSL lo que permite que las comunicaciones, las direcciones web, usuarios y contraseñas, etc permanezcan seguros y cifrados en tu empresa.

Además esta protección o mejor dicho este cifrado será de extremo a extremo, es decir en todo su recorrido desde que se envía hasta que se recibe, con el objetivo de prevenir ataques informáticos.

También podrás visualizar “logs de conexión” es decir quien se ha conectado a tu red privada y cuándo, lo que te permitirá tener un registro de los dispositivos conectados y un historial detallado de los mismos. Y es que en este sentido, el agente digitalizador te capacitará para que puedas decidir qué dispositivos concretos autorizas que se puedan conectar a tu red privada.

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Ayuda máxima: 125€/usuario hasta 6000€

Ciberseguridad

El objetivo de esta solución es proporcionar seguridad básica y avanzada para los dispositivos de tus empleados.

El digitalizador deberá proporcionarte una herramienta que analice tus dispositivos, la memoria interna y los diferentes módulos de almacenamiento externos para evitar la propagación de malware o código malicioso en tu sistema.

También tendrás a tu disposición herramientas que eviten el malware espía también llamados antispyware.

En cuanto al correo electrónico podrás minimizar el correo spam o no deseado y evitarás aquellos correos con enlaces o malware que se pueda sospechar que pretenden robar credenciales (antiphishing).

Además te proporcionará seguridad cuando navegas por internet y será una solución que evite amenazas conocidas y se irá actualizando para evitar las nuevas que vayan apareciendo.

Importe de la ayuda en la categoría de Ciberseguridad:

Ayuda máxima: 125€/dispositivo hasta 6000€

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