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Los 13 problemas más habituales con la facturación

Todo autónomo se enfrenta tarde o temprano a la realización de facturas. También, sentimos decir que hay otra cosa a la que todo autónomo se enfrenta tarde o temprano: los problemas de facturación.

Todo el mundo se ha equivocado alguna vez al hacer una factura. Hay errores muy habituales en este frente, desde la mala numeración hasta calcular mal los descuentos aplicados, no poner los plazos adecuados… o hasta enviar una factura al destinatario erróneo.

Pero a ti no tiene por qué pasarte, no tienes por qué sufrir los típicos errores de facturación. De hecho, vamos a ayudarte para que sepas dónde se suele fallar más y aprendas a evitarlo. Vamos a repasar los 15 problemas de facturación más frecuentes.

Y no te preocupes, porque la mayoría se pueden evitar con mucha facilidad.

1 – Numeración errónea de la factura

Algo muy frecuente, sobre todo en autónomos “primerizos”, es enumerar las facturas sin ningún tipo de correlación. No hacer esto puede llevar a tener problemas incluso con Hacienda, o con clientes, además de ser un caos para llevar toda la contabilidad.

Se puede establecer un orden lineal, o vinculado a la fecha de la factura. Por suerte, los programas de facturación automatizan este proceso.

2 – No incluir fecha de vencimiento

La fecha de vencimiento indica la fecha límite para hacer el pago. No es algo importante a ojos de Hacienda, ya que solo tiene en cuenta la fecha de facturación para temas como la declaración trimestral del IVA o la declaración de la Renta.

Pero sí es importante para ti, porque sirve para controlar si tus clientes están dentro de plazo para pagar. Así, puedes reclamar en caso de que la fecha haya vencido y no se haya hecho el pago.

3 – Indicar una fecha de factura equivocada

Ya hemos mencionado antes que la fecha de emisión de la factura es clave para Hacienda. Indicarla mal puede llevar a un descuadre entre empresa-cliente, y a problemas con el organismo público.

Cuando se tienen muchas facturas es habitual caer en este error, sobre todo si se cruzan plazos y pagos. Lo mejor en estos casos es apoyarse en los programas de facturación, que pueden automatizar el establecimiento de las fechas de facturación.

4 – No especificar el método de pago

Existen muchos proveedores y métodos de pago, y es imposible que el cliente sepa cómo debe pagar la factura si no se indica en esta: al contado, por transferencia, ingreso, por medios digitales…

Debes marcar claramente en la factura cómo ha de pagarse. Te interesa a ti para no tener problemas de impagos, y al cliente para que no tenga que perder el tiempo.

5 – No guardar la factura

Todas las facturas deben guardarse, o al menos una copia, para los libros de contabilidad y para evitar descuadres a la hora de presentar los modelos mensuales, trimestrales o anuales.

No es rara la ocasión en la que un cliente no declara alguna factura y aparece un dato discordante en Hacienda. Si no has guardado la factura, te será imposible arreglar este problema y podrías acabar incluso pagando una multa. ¡Más vale prevenir que curar!

🔗 Ampliar información: Si quieres saber más sobre cuánto tiempo hay que guardar las facturas y los documentos de una empresa te recomendamos que leas nuestro artículo.

6 – Enviar la factura a la persona errónea

La protección de datos es asignatura obligatoria para todo profesional. Imagina lo que supondría mandar una factura con datos fiscales de una empresa al destinatario equivocado…

Sucede más de lo que parece, y se puede evitar si se usa un buen software de facturación, ya que automatiza el proceso. Ten muy claro a quién debe ir la factura en una empresa, porque es posible que mantengas conversaciones con el cliente, pero que la factura deba ir a su departamento de contabilidad. ¡No son lo mismo!

7 – No concretar el concepto

En una factura no puedes figurar conceptos como “venta de productos” o “prestación de servicios”, se deben especificar en todo momento. Es necesario para que el cliente sepa cuánto paga y por qué, como también para que Hacienda pueda comprobar que los datos son correctos.

Si no se hace, la Administración puede llegar a marcar la factura como un fraude y penalizar por ello, sobre todo si los precios son extraños.

8 – Introducir mal los datos del cliente

Antes hemos hablado de destinatarios erróneos, pero otro error, y muy grave, es poner mal los datos del cliente. Su dirección, su nombre, su NIF… Todo eso debe quedar perfectamente escrito en la factura para que se considere válida.

Equivocarse ahí es tener problemas con la administración pública, o incluso con la contabilidad propia. Los programas de facturación modernos almacenan toda esta información para que, al indicar el cliente, aparezcan sus datos automáticamente.

❗️DATO CLAVE: Recuerda que las sanciones por errores relacionados con una mala facturación puede ir hasta el 75% proporcional al importe total.

9 – Hacer la factura a destiempo

Tu negocio depende de las facturas. Si antes hemos hablado de lo importante que es poner bien las fechas, imagina lo que supone hacer la factura fuera de plazo o tarde.

Es un descontrol para el cliente y para la empresa, y también es un fallo de facturación de lo más habitual. Hay que ser riguroso con los plazos para evitar impagos.

10 – Añadir cargos no indicados previamente

Algunas empresas lo hacen, y es una de las peores prácticas que se pueden llevar a cabo. Sé transparente con tus clientes y deja muy claro desde el comienzo los cargos que se van a indicar en la factura para que no haya conflicto.

Ocultar cargos deriva en reclamaciones, enfrentamientos y hasta paseos por tribunales. Déjalo todo muy claro desde el principio.

11 – Tener una presentación descuidada

Una factura dice mucho de una empresa. No hay nada que dé peor imagen que un documento con faltas de ortografía, elementos desordenados y tachones. Y, desafortunadamente, pasa mucho.

Los programas de facturación garantizan la mejor presentación, incluso pueden personalizarla para darle un toque único y acorde a la imagen de tu negocio. Es algo bastante conveniente.

12 – Aplicar descuentos erróneos

Empiezas una promoción con descuentos especiales, aplicas rebajas a determinados servicios o productos… Son estrategias habituales y buenas para atraer a clientes, pero mal facturadas son un caos.

Un caos para tu contabilidad, para tus clientes y para Hacienda. Este error se da mucho cuando no se usan los medios adecuados para automatizar la aplicación de descuentos o para calcularlos. Y sí, es algo que los programas de facturación evitan.

13 – Incluir mal el IVA

Diferentes productos o servicios pueden tener diferentes tipos de IVA. Aplicar los impuestos erróneos en una factura pasa muy a menudo, y eso no suele agradar para nada a los clientes.

Hay que repasar siempre antes de cerrar la factura, o usar un programa de facturación que ya cuente con un registro del IVA correspondiente a cada concepto para que puedas despreocuparte.

¿Has tomado nota de todo? Como ya habrás visto, muchos de estos problemas con las facturas se podrían evitar haciendo algo tan simple como utilizar un buen software de facturación. La tecnología nos lo está poniendo muy fácil, y rechazar su propuesta sería rechazar una muy buena ayuda.