Número de IVA: qué es y cómo conseguirlo

La vida del autónomo está llena de números y conceptos nuevos, incluso para aquellos que ya llevan un tiempo en su negocio por cuenta propia. Uno de estos conceptos confusos es el número de IVA, con el que muchos profesionales tienen dudas dada su capacidad para tomar distintos nombres y confundir al personal. NIF-IVA, “VAT number”, número de IVA intracomunitario…todos estos nombres hacen referencia al mismo número de IVA europeo que los autónomos deben solicitar para realizar operaciones exentas de IVA con empresas de otros territorios de la Unión Europea (UE).

Si estás buscando respuestas sobre el número de IVA, ahora estás en el territorio adecuado. Sigue leyendo y te contamos qué es y para qué sirve el número de IVA, en qué casos puedes necesitarlo y los pasos para obtener el número de IVA en España.

¿Qué es el número de IVA (NIF-IVA o VAT number)?

El número de IVA es un código de identificación fiscal europeo que permite a autónomos y empresas realizar operaciones intracomunitarias exentas de impuestos.

El número de IVA, o también llamado NIF-IVA o VAT number, es un número de identificación fiscal muy importante para los empresarios y profesionales autónomos que realizan operaciones intracomunitarias, es decir, operaciones con clientes de otros territorios de la Unión Europea.

Se trata de un número de identificación único que es asignado por la Agencia Tributaria española, previa solicitud, a las empresas y autónomos que están obligados a tributar el Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) y que quieren hacer operaciones exentas de IVA con otros países de la UE.

Es importante no confundir el número de IVA con el NIF (Número de Identificación Fiscal) que, en el caso de empresas y autónomos, sirve como número identificativo para sus operaciones comerciales y tributarias corrientes en territorio español.

¿Para qué sirve el número de IVA?

El número de IVA sirve para poder comprar y vender bienes o servicios a empresas de otros países de la Unión Europea sin tener que pagar el IVA en esas facturas.

El número de IVA en España es de gran utilidad para los profesionales que quieren comprar o vender más allá de las fronteras españolas, pues sirve para poder hacer operaciones intracomunitarias exentas de IVA con empresas y autónomos de otros países de la UE. Al no tener que pagar este impuesto en estas operaciones, que en muchas ocasiones llega al 21% de la base imponible, el número de IVA europeo sirve para pagar menos impuestos, reducir gastos y, por tanto, ser más competitivos.

El IVA es un impuesto indirecto que se aplica en la mayoría de países de una forma o de otra. El número de IVA europeo es una forma de identificar a los profesionales que realizan operaciones internacionales, para así facilitar el intercambio de información y, en definitiva, la gestión del impuesto entre los distintos países de la UE.

¿Cuál es el número de IVA de un autónomo?

El número de IVA de un autónomo es su NIF habitual precedido por el código del país, que en el caso de España es el prefijo «ES».

El número de IVA de los autónomos o NIF-IVA es el número de identificación que se asigna cuando el profesional autónomo se registra como operador intracomunitario, es decir, un profesional que opera comercialmente con empresas y autónomos de otros países de la UE.

Para los autónomos españoles este identificador se compone por el prefijo ES (de España) seguido del número de NIF que corresponde al profesional o empresa. Por ejemplo, para el autónomo con NIF 12345678X, su número de IVA en España sería ES12345678X.

❗️DATO CLAVE: Ojo, para hacer operaciones intracomunitarias no basta con añadir un ES delante de tu NIF, el número de IVA no será válido si no se ha hecho un registro previo como operador intracomunitario (ROI).

Diferencias entre número de IVA, EORI y CIF

La diferencia principal entre el número de IVA, el EORI y el CIF radica en su ámbito de aplicación. Mientras que el número de IVA o NIF-IVA es exclusivo para operar de forma exenta de impuestos en la Unión Europea, el EORI es el código de registro que necesitan los operadores económicos para realizar importaciones y exportaciones con países de fuera de la UE (operaciones aduaneras extracomunitarias). Por otro lado, el CIF era el antiguo identificador fiscal de las empresas en España, el cual fue sustituido por el actual NIF, que sirve de base para componer tanto el número de IVA como el EORI.

¿Cuándo un autónomo necesita tener un número de IVA?

Un autónomo necesita el número de IVA en el momento en que vaya a facturar o recibir facturas de clientes y proveedores situados en otros Estados miembros de la UE.

Los autónomos necesitarán disponer de un número de IVA intracomunitario siempre que quieran realizar una operación exenta de IVA con empresas y profesionales de otros países de la UE. Para que esta excepción se lleve a cabo, los profesionales deberán usar un número de IVA en las siguientes situaciones:

• Cuando compran bienes o servicios sujetos a IVA a otras empresas o autónomos de países intracomunitarios.
• Si el destinatario de servicios prestados por empresarios o profesionales no establecidos en el territorio de aplicación del IVA respecto de los cuales sean sujetos pasivos. Prestar servicios que, conforme a las reglas de localización, se entienden realizados en el territorio de otro Estado miembro cuando el sujeto pasivo sea el destinatario de los mismos.

Para que una operación intracomunitaria esté exenta del impuesto, ambas partes deben contar un número de IVA válido (proveedor y cliente).

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Obligaciones de facturación al tener el NIF-IVA

Tener un número de IVA intracomunitario implica nuevas obligaciones contables, como la emisión de facturas sin IVA y la presentación del modelo 349. Una vez dispones de este identificador, debes emitir las facturas a tus clientes europeos sin aplicar el IVA, incluyendo siempre una nota en la factura que especifique que es una operación intracomunitaria exenta. A nivel de impuestos, adquirirás la obligación de presentar el modelo 349, una declaración informativa periódica donde se deben detallar de forma específica todas las compras y ventas intracomunitarias realizadas durante ese periodo.

¿Cómo comprobar un número de IVA (Sistema VIES)?

Para verificar la validez del número de IVA de un cliente o proveedor europeo, es imprescindible utilizar el portal web oficial del sistema VIES de la Comisión Europea. Antes de emitir una factura sin IVA, es un paso crítico comprobar que el NIF-IVA de la otra empresa está activo y validado. Puedes hacerlo de forma rápida accediendo al portal VIES en internet, introduciendo el país de origen y el identificador a consultar. Si el sistema valida la búsqueda, podrás aplicar la exención del IVA en tu factura con total seguridad legal.

¿Cómo solicitar y obtener el número de IVA en España?

Para obtener el número de IVA es necesario solicitar el alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI) presentando el modelo 036 ante la Agencia Tributaria.

Para conseguir el número de IVA en España es necesario hacer una solicitud formal a la Agencia Tributaria para inscribirse en el ROI (Registro de Operadores Intracomunitarios), lo que nos dará acceso al censo VIES(Sistema de Intercambio de Información sobre el IVA), y con ello obtendremos el deseado número de IVA europeo.

Para hacer esta solicitud a la Agencia Tributaria debemos hacerlo a través de su formato preferido: cumplimentando modelos. En este caso, lo que haremos es rellenar el modelo 036, el mismo que se utiliza para darse de alta en Hacienda. Para hacerlo, tendrás que seguir una serie de pasos.

Paso 1: Estar dado de alta previamente como autónomo en Hacienda

Para solicitar el número de IVA hay que estar registrado en Hacienda como profesional. Si todavía no estás dado de alta como autónomo, tendrás que hacerlo antes de solicitar el número de IVA. Para ello, deberás hacer una presentación del modelo 036 solicitando el Alta Censal de empresarios, profesionales y retenedores. Te contamos cómo hacerlo en nuestro post sobre cómo rellenar el modelo 036 para darse de alta como autónomo.

Paso 2: Acceder al modelo 036

Podemos acceder al formulario de cumplimentación del modelo 036 a través de la sede electrónica de la Agencia Tributaria para presentarlo de forma online. Para esto primero es necesario obtener el certificado digital y tenerlo activo en nuestro dispositivo.

Si te gusta más el modo tradicional, puedes presentarlo en una oficina local de la autoridad tributaria solicitando cita previa.

Paso 3:  Rellenar las casillas correspondientes

Una vez tenemos el modelo a mano, debemos marcar una serie de casillas para indicar que queremos darnos de alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI). Las casillas son las siguientes:

• Casilla 130, situada en el apartado B) de la página 1 del modelo 036. Marcando esta casilla indicamos que la causa de la presentación del modelo es el registro en el ROI.

• Casilla 582, en la página 5. Aquí hacemos la solicitud del alta en el ROI. 

• Casilla 584, en esta casilla tenemos que indicar la fecha prevista de la primera operación intracomunitaria.

¿Cuánto se tarda en obtener el número de IVA?

La Agencia Tributaria puede tardar hasta un máximo de tres meses en aprobar la solicitud y conceder el número de IVA definitivo.

Como “las cosas de palacio van despacio”, conseguir el número de IVA no es algo inmediato. La Agencia Tributaria tiene un plazo de tres meses para aceptar la solicitud de registro en el ROI y, con ello, entregarte el número de IVA. Si pasan más de 3 meses y no tienes ninguna respuesta, estarás en un caso de “silencio administrativo”, lo que significa que tu solicitud ha sido denegada.

Preguntas frecuentes

¿Número de IVA es lo mismo que CIF?

No, no son lo mismo. El CIF era el antiguo identificador general para empresas y entidades jurídicas en España, que hoy en día ha sido completamente sustituido por el NIF. Por su parte, el número de IVA es un identificador específico y opcional, exclusivo para poder operar y facturar a nivel europeo sin IVA.

¿Cuál es el código del IVA?

En España, el código de IVA se compone del prefijo «ES» seguido inmediatamente por los 9 caracteres del NIF del autónomo o de la empresa. Por ejemplo, si tu NIF es 12345678Z, el código completo de IVA intracomunitario será ES12345678Z.

¿Qué es el NIF o el número de IVA?

El NIF (Número de Identificación Fiscal) es la identificación fiscal básica y obligatoria para operar en el territorio español. El número de IVA (NIF-IVA) es ese mismo NIF precedido por las letras «ES», y se activa únicamente al darse de alta en el ROI para realizar operaciones comerciales dentro de la UE exentas de IVA.