Toda empresa debe llevar al día los libros de contabilidad. Para poder controlar el estado del negocio es importante llevar al día el libro mayor de contabilidad así como el libro diario.

Libros contables obligatorios para la empresa

Toda empresa debe presentar una serie de libros contables que reflejen la situación de la entidad en el último ejercicio fiscal.

El Sistema de Información Inmediata obliga a las empresas a entregar la información de la empresa al instante, lo cual ha facilitado la transmisión de información entre empresa y Hacienda.

Entre todos los libros obligatorios de la empresa, se encuentra el libro mayor en el que se recoge la información de las diferentes cuentas contables de la empresa. Vamos a ver qué es un libro mayor y qué información refleja el libro mayor de contabilidad en una empresa.

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Libro mayor contabilidad

El libro mayor contable es el libro de registro en el que se registran cada una de las cuentas contables de una empresa. Es decir, se trata de un documento que incluye los movimientos de cada de las cuentas de una empresa por separado.

Tener el libro mayor no es obligatorio, aunque si es recomendable ya que permite ver a simple vista los movimientos que se incluyen en cada una de las cuentas contables de la empresa así como definir cuál es su saldo durante el ejercicio contable, lo cuál proporciona información a la empresa.

Es decir, la finalidad del libro mayor es conocer el saldo que va quedando en cada cuenta por las operaciones registradas en todo momento, atendiendo a cada cuenta contable de forma específica. Si quieres ir más allá del libro blanco, puedes usar varios indicadores financieros para conocer el estado del negocio.

Asientos contables

Un asiento contable es una anotación en los libros contables de las operaciones o movimientos que se producen en la cuenta de una empresa. Para poder crear una entrada en el libro diario de contabilidad, tienes que crear dos asientos que se asignan al DEBE y al HABER. Es decir, por cada anotación que se produzca en el DEBE, se supone que habrá otra anotación en el HABER. A esto se le conoce como partida doble en contabilidad.

DEBE y HABER en contabilidad

En el libro diario de contabilidad, se reflejan los movimientos realizados en una cuenta, diferenciados por la columna en la cual se ubique, en la columna izquierda será en la que se encuentre el DEBE y en la columna derecha, se ubicará el HABER.

  • Por un lado, en el DEBE se tiene que reflejar todo aquello que sean ingresos y débitos, es decir, todo aquello que sean cargos o abonos en la cuenta.
  • Por otro lado, los gastos o los créditos de la cuenta se tendrán que reflejar en el HABER.

Es un poco complejo de explicar, pero muy sencillo de ver con un ejemplo.

Libro mayor balances

Supongamos que una empresa ha pagado 1000€ a un proveedor y 500€ a otro, así como ha vendido sus productos o servicios a dos clientes. Al primer cliente, ha vendido por valor de 2000€ y al segundo cliente por valor de 800€.

Los balances del libro mayor en cuanto a DEBE y HABER quedarían de este modo.

Partes del libro mayor

Para poder incluir un movimiento en el libro mayor, en primer lugar se debe registrar el movimiento en el libro diario. Una vez realizado, se tiene que registrar la operación en el libro mayor, siempre teniendo en cuenta la página del libro mayor en la que se debe ubicar.

Hoja de libro mayor

Cuando rellenas un libro mayor, debes tener en cuenta que las hojas en las que se registran las operaciones no son aleatorias, sino que cada hoja del libro mayor incorpora los movimientos de cada una de las cuentas de la empresa.

De la misma forma, los movimientos deberán siempre aparecer en orden cronológico, es decir, por fecha en la que se ha generado.

Contenido libro mayor

El contenido del libro mayor debe establecerse por orden cronológico. Es decir, se debe registrar los movimientos teniendo en cuenta las fechas en las que se han producido las operaciones.

La información de cada una de las hojas del libro mayor deberá presentarse en cinco columnas, en las que debe aparecer el siguiente contenido:

  • Fecha en la que se ha producido el movimiento.
  • Concepto que identifica el movimiento
  • DEBE, la columna que refleja aquellos movimientos de ingreso.
  • HABER, la columna que refleja aquellos movimientos de gasto.
  • Saldo, es decir, la diferencia entre el debe y el haber, por el que podemos establecer un resultado que defina la situación de la empresa.

Resultado del saldo entre el DEBE y el HABER

  • En el caso que el debe sea mayor que el haber, el saldo será deudor.
  • En el caso que el haber sea mayor que el debe, el saldo será acreedor.
  • En el caso que la suma del debe y el haber sea igual a cero, el saldo será nulo.

Libro mayor ejemplo

Pongamos un ejemplo del libro mayor para la cuenta de una agencia de Marketing. Imaginemos que la empresa ha tenido los siguientes movimientos en el mes de enero:

La empresa ha pagado:

  • 1000€ a un proveedor en concepto del diseño de la web, el día 1 de enero de 2018.
  • 500€ a otro proveedor por la contratación de un servicio de asesoría, el día 4 de enero de 2018.

Ha cobrado de dos de sus clientes:

  • 2000€ de un cliente por servicios de Marketing online, el día 2 de enero de 2018.
  • 800€ de otro cliente por servicios de Marketing offline, el día 3 de enero de 2018.

Plantilla libro mayor

Esta información descrita se deberá representar en el libro mayor del siguiente modo.

Si atendemos a los resultados finales, la diferencia entre la suma del DEBE (los 2.800€) y la suma del HABER (los 1.500€) da un resultado de 1.300€. Esta cifra (1.300€) son el saldo de la cuenta de la empresa que estamos mostrando en la hoja del libro de registro. Al tratarse de un saldo positivo, podemos decir que esta cuenta de la agencia de Marketing tiene un saldo deudor.

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Libro diario y mayor

El libro diario y mayor son dos de los libros de contabilidad que reflejan la misma información. A pesar que a priori puedan parecer lo mismo, el libro diario y el libro mayor no son lo mismo, ya que distribuyen la información de forma diferenciada y, por lo tanto, tienen finalidades distintas.

¿Qué es el libro diario?

El libro diario es aquél en el que se registran todas las movimientos en las cuentas de la empresa, independientemente del asiento contable al que se asignen. Es decir, el libro diario es aquél en el que se encuentran todos los movimientos de la empresa.

La principal diferencia entre el libro diario y mayor es que en el libro diario se registran todos los movimientos de la empresa y en el libro mayor se definen los movimientos divididos por asientos contables. Por otro lado, el libro diario es obligatorio para toda empresa y el libro mayor no, aunque no por ello debemos dejar de completarlo, ya que a partir de éste, se obtiene mucha información acerca de la empresa.

Otro de los libros obligatorios de una empresa es el libro de registros de facturas. Con Quipu, puedes obtener el libro de registros de facturas en un sólo clic, para que puedas cumplir con tus obligaciones como empresa y pasar cuentas con Hacienda. Prueba Gratis el Programa de Facturación Online Quipu aquí y ten una visión a tiempo real del estado de tu negocio. Toma mejores decisiones con Quipu 🙂

Judith de Quipu
Responsable de contenido. Al día de todas las novedades para poder ayudar a empresas y autónomos. Actualmente estudiando un Máster en buscadores.