El libro mayor es uno de los documentos empresariales más importantes. A pesar de que su presentación no es obligatoria, a diferencia de otras cuentas anuales, la mayoría de empresas, en el seno de su actividad, deciden llevarlo para tener un control contable más exhaustivo.
En general, la comprensión adecuada del libro mayor es fundamental para cualquier profesional en el campo de la contabilidad, así como para empresarios y gerentes que buscan tener un control efectivo sobre las finanzas de su negocio. A continuación, te explicaremos qué es, para qué sirve y por qué es tan importante.
En este artículo aprenderás:
- ¿Qué es el libro mayor?
- ¿Para qué sirve el libro mayor?
- Diferencia entre libro mayor y libro diario
- ¿Es obligatorio el libro mayor?
- ¿Cuál es la estructura del libro mayor?
- ¿Cómo hacer un libro mayor?
- ¿Qué formato debe de tener el libro mayor?
- Ejemplo de libro mayor
¿Qué es el libro mayor?
El libro mayor es un registro contable que recopila y clasifica todas las transacciones económicas de una empresa. Cada cuenta del libro mayor refleja el saldo y los movimientos de un elemento específico del patrimonio de la empresa, como activos, pasivos, ingresos y gastos.
Es la columna vertebral de cualquier sistema contable y es esencial para entender la situación financiera de una organización.
¿Para qué sirve el libro mayor?
El libro mayor no es solo un mero registro de transacciones financieras; es una herramienta multifacética y esencial en la contabilidad y la gestión financiera de cualquier empresa. A continuación, detallamos sus principales funciones y beneficios:
- Registro detallado de transacciones: ofrece una visión completa y clasificada de todas las transacciones económicas de una empresa. Al asignar cada transacción a una cuenta específica, facilita el seguimiento y análisis de los diversos componentes del patrimonio de la empresa, como activos, pasivos, ingresos y gastos.
- Base para informes financieros: es fundamental en la preparación de informes financieros como el balance de situación y la cuenta de pérdidas y ganancias. Estos informes son cruciales para la toma de decisiones por parte de la gerencia, los inversores y otros stakeholders.
- Herramienta de control interno: ayuda en la implementación de controles internos dentro de la organización. Al mantener un registro detallado y organizado de todas las transacciones, se facilita la detección de errores, fraudes y discrepancias, contribuyendo a la integridad y exactitud de la información financiera.
- Cumplimiento legal y fiscal: en muchos países, mantener un libro mayor no solo es una práctica contable recomendada, sino también una obligación legal. Ayuda a las empresas a cumplir con las regulaciones fiscales y contables, y es esencial durante las auditorías y revisiones fiscales y tributarias.
- Facilita la conciliación de cuentas: la organización y detalle que proporciona el libro mayor hacen más sencilla la tarea de reconciliar las cuentas, como la de los bancos y de las cuentas por cobrar, con los estados de cuenta externos.
- Mejora de la transparencia y la confianza: un libro mayor actualizado de forma correcta mejora la transparencia financiera de la empresa. Esto es crucial no solo para los propietarios y gerentes, sino también para los inversores, prestamistas y otras partes interesadas que requieren una visión clara de la salud financiera de las empresas.
Diferencia entre libro mayor y libro diario
Aunque el libro diario y el libro mayor son dos componentes esenciales de la contabilidad, en el sentido de que registran la actividad de la compañía, tienen propósitos distintos.
Así, mientras el libro diario registra todas las transacciones financieras en el orden en que ocurren, de forma cronológica, sin necesidad de clasificarlas en cuentas contables, el libro mayor sí que las categoriza en cuentas específicas, lo que permite un análisis más detallado.
En cualquier caso, son dos componentes complementarios e imprescindibles a la hora de confeccionar las cuentas anuales de una empresa.
¿Es obligatorio el libro mayor?
El libro mayor no es un registro obligatorio en la mayoría de países. De hecho, en España, es un registro voluntario. Esto constituye una diferencia fundamental con el libro diario, cuya actualización sí es obligatorio de acuerdo con el Real Decreto de 22 de agosto de 1885, por el que se publica el Código de Comercio.
¿Cuál es la estructura del libro mayor?
Este libro se estructura de manera que proporciona una visión clara y ordenada de la contabilidad de una empresa. Cada página de este libro está dedicada a una cuenta contable diferente. La estructura detallada incluye:
- Número de cuenta: cada cuenta dentro del libro mayor se asigna un número único, conocido como el número de cuenta. Este sistema de numeración ayuda a organizar y referenciar rápidamente las cuentas. Por ejemplo, la tesorería pertenece al subgrupo 57 y el inmovilizado de la empresa, por 2.
- Nombre de la cuenta: junto al número, cada cuenta tiene un nombre descriptivo, como “Caja”, “Cuentas por Cobrar”, “Ingresos por Ventas”, etc. Esto ayuda a identificar rápidamente el propósito de cada cuenta.
- Fecha: cada entrada en una cuenta incluye la fecha de la transacción. Esto proporciona un registro cronológico de todas las actividades financieras relacionadas con esa cuenta.
- Descripción: esta columna detalla la naturaleza de cada transacción. Por ejemplo, si la transacción es una venta, una compra, un pago recibido, etc. La descripción debe ser lo suficientemente clara para entender la naturaleza de la transacción con solo leerla.
- Referencia: a menudo, se incluye una columna de referencia para vincular la entrada del libro mayor con el documento fuente (como una factura o un recibo) o con la entrada correspondiente en el libro diario.
- Débito/Crédito: estas dos columnas registran los valores monetarios de las transacciones. En el sistema de contabilidad de doble entrada, cada transacción afecta al menos dos cuentas, registrándose en una como débito y en la otra como crédito. Estas columnas permiten rastrear estos movimientos.
- Saldo: después de cada entrada, se calcula el saldo de la cuenta en ese momento. Esto muestra el valor neto de la cuenta después de cada transacción, proporcionando información valiosa sobre la posición financiera actual de esa cuenta en particular.
¿Cómo hacer un libro mayor?
Llevar un correcto registro contable implica varios pasos que garantizan la precisión y la conformidad con los principios contables. Existen numerosas formas de hacerlo, pero la más habitual es partir del libro diario (que, como hemos dicho, es obligatorio) y trasladando esta información al libro mayor.
Los pasos son los siguientes:
- Determinar las cuentas necesarias: así como el apunte en el debe y el haber.
- Registrar transacciones en el libro diario: anota todas las transacciones en el libro diario.
- Trasladar las transacciones: clasifica estas transacciones en las cuentas correspondientes del libro mayor.
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¿Qué formato debe de tener el libro mayor?
El formato de este libro puede variar, pero generalmente las columnas descritas en el punto anterior. No obstante, y aunque cada empresa puede llevarla de la forma en que desee, se recomienda que contenga, al menos, la siguiente información:
- Número de cuenta.
- Descripción de cuenta.
- Fecha de la operación
- Débito y crédito, con el saldo de cada uno de ellos.
Normalmente, esta información se representa en formato tabla, con los apuntes en el debe y el haber correspondientes, garantizando que para esa operación contable, la suma de ambos conceptos sea igual a cero (Es decir, el importe en el debe será igual al importe en el haber para cumplir con la partida doble contable).
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Ejemplo de libro mayor
Supongamos una empresa dedicada a la venta de zapatillas por internet. En un momento determinado, compra las zapatillas al por mayor a sus proveedores, financiando las operaciones a 60 días, y vende estas zapatillas con un margen del 20%.
El 01/02, hace una compra de zapatillas por 10.000 €, que registra en su contabilidad.
| Número de cuenta | Descripción | Fecha | Debe | Haber | Saldo cuenta |
| 600. | Compra de Mercaderías | 01/02/2023 | 10.000 € | 10.000 € | |
| 400. | Proveedores | 01/02/2023 | 10.000 € | 10.000 € |
El 05/02, vende todas esas zapatillas, con el 20% de margen, es decir, por 12.000 € + el IVA correspondiente. Suponiendo que se paga al contado y que en la cuenta de bancos la empresa tiene 50.000 €.
| Número de cuenta | Descripción | Fecha | Debe | Haber | Saldo cuenta |
| 572. | Bancos | 05/02/2023 | 14.520 € | | 64.520 € |
| 700. | Venta de mercaderías | 05/02/2023 | | 12.000 € | 12.000 € |
| 477. | Hacienda Pública, IVA repercutido | 05/02/2023 | 2.520 € | 2.520 € |
El 01/04, la empresa paga a sus proveedores:
| Número de cuenta | Descripción | Fecha | Debe | Haber | Saldo cuenta |
| 572. | Bancos | 01/04/2023 | 10.000 € | 54.520 € | |
| 400. | Proveedores | 01/04/2023 | 10.000 € | 0 € |
En realidad, este ejemplo constituye un registro simplificado de los registros contables de una empresa (incluye unas pocas transacciones), pero contribuye al correcto entendimiento y procesamiento de esta información contable.
