Programas de Facturación: ¿Cómo elegir el mejor? ¿Qué funcionalidades debe tener?

Elegir el mejor programa de facturación para tu empresa es clave para empezar a automatizar tus procesos administrativos y así ahorrar tiempo, recursos y por lo tanto dinero. 

Entender que funcionalidades debe tener un software de facturación para que encaje justo con tus necesidades será más sencillo si conoces todo lo que hoy en día puede ofrecer un programa online para facturación y gestión administrativa.

¿Cómo elegir un programa de facturación?

Has decidido dejar atrás el Excel y llevar la facturación de tu empresa de una forma automatizada y en la nube.

El primer paso es probar.. Hay que aprovechar que casi todos los programa de facturación nos ofrecen días grátis de prueba así podremos entender si se adapta a nuestras necesidades y si es sencillo para utilizar. 

Otro factor que debes tener en cuenta es que tener un software de facturación no es sólo un programa para hacer facturas, sino que sus funcionalidades deben ir mucho más allá para poder aportar valor a tu negocio.

Al fin y al cabo, el mejor programa de facturación es aquél que:

  • Nos ahorra tiempo de gestión manual cada día.
  • Nos brinda poder de análisis  basado en nuestros propio datos que nos permita conocer nuestras debilidades y encontrar oportunidades de crecimiento y por lo tanto poder tomar decisiones acertadas.

Lo que principalmente buscamos es automatizar al máximo todos los procesos administrativos, ahorrando tiempo y recursos. De esta forma, si ahorramos tiempo y recursos estamos ahorrando dinero.

¿Que debe tener un buen programa de facturación?

Quipu es un programa que ofrece todo esto y además te brinda la posibilidad de añadir directamente desde la plataforma un gestor para que ayude con tus obligaciones fiscales; presentación de impuestos, balances, cierres contables y más.

Programas de facturación sencillo: Para PYMES y autónomos.

Más allá de la generación de facturas, un programa de facturación para pymes sencillo debe permitirte hacer presupuestos  y convertirlos en pocos clics a facturas, así como crear facturas rectificativas de una forma fácil y rápida. Además debe contener funcionalidades que agilicen el cobro y pago de facturas, por ejemplo, generar remesas bancarias de cobro y de pago listas para presentar al banco. O bien puedes optar por elegir a un gestor para la empresa que haga remesas y las presente al banco por tí. Simplemente, rellena este formulario y te ofreceremos el gestor que más se ajusta a tu negocio.

Como bien vimos anteriormente, un programa de facturación para autónomos o empresas te permitirá automatizar la gestión de la facturación y la contabilidad de la empresa. Para ello es clave que además puedas añadir (opcionalmente) un gestor a tu cuenta que lleve tu contabilidad y pueda supervisar toda la información, ayudarte a rellenar y presentar los impuestos, crear los balances y cierres contables y brindarte asesoramiento para deducir correctamente tus gastos y así pagar menos impuestos.

Por otro lado, debe facilitar la gestión de la contabilidad de la PYME, integrándose con los programas de contabilidad que se usen en la empresa o bien el programa de contabilidad que use el asesor del negocio (Ej: A3 Wolters Kluwer). De esta forma, pueda generar los documentos necesarios para que la empresa pueda cumplir con las obligaciones fiscales ante la Agencia Tributaria.

Una de las claves para elegir un software de facturación para tu pyme es que sea un software online al que puedas acceder donde y cuando quieras. La posibilidad de almacenar tus documentos e información en la nube te permite tener tu facturación centralizada, ordenada y accesible desde cualquier dispositivo (ordenador, App móvil o tablet).

Funcionalidades: Una en una todas las herramientas clave para un software de facturación completo.

Vamos a explicar algunas de las funcionalidades más importantes para que la elección de un programa de facturación sea la adecuada y así puedas decidir qué cuál es más completo y sencillo para tu empresa.

Programa para hacer facturas

El mejor programa para hacer facturas es aquél que te permite gestionar y automatizar el proceso de facturación a tus clientes, evitando errores en la facturación. Es decir, no se trata de un programa que únicamente te permite crear facturas, sino que te debe permitir tener el control de todo el proceso de facturación, desde el momento en que emites la factura hasta que recibes el pago de la misma, teniendo visibilidad sobre el estado de cobro de la misma, que te proporcione alertas o notificaciones para los vencimientos de esas facturas de cobros o pagos.

Además crear y personalizar las facturas de ingreso de tu empresa, un programa de facturación te permite registrar todos tus gastos, para que tu asesor pueda supervisarlo y pasar cuentas con Hacienda al final de cada trimestre.

Programa para hacer presupuestos

Otra de las funcionalidades que los mejores programas de facturación debe ofrecer es la posibilidad de realizar presupuestos. Un programa para hacer facturas y presupuestos resulta muy completo para toda empresa que necesite acordar de forma previa con el cliente el precio del servicio o producto que va  a prestar o comprar.

El mejor programa de facturación te debería permitir crear presupuestos y que, desde un botón, puedas convertir el presupuesto en factura en tan sólo un clic, de modo que no debas repetir la acción, completando de nuevo todos los campos de la factura.

Tener visibilidad del negocio: Dashboard con estado de cuentas.

Contar con información financiera de la empresa es básico para poder controlar el estado actual de las cuentas y poder hacer previsiones futuras que aseguren el buen estado de la pyme. Y este es el principal motivo por el que es imprescindible contar con un gestor para tu empresa, que supervisa y valida tu información para hacer la contabilidad y mostrarte el estado de tu empresa en tiempo real.

Datos básicos como conocer los vencimientos en los pagos y cobros para los próximos meses o poder acceder al balance de pérdidas y ganancias de la pyme son imprescindibles para poder tener una fotografía continua sobre la situación de la empresa, sin tener que esperar a final del mes o del trimestre para conocer datos financieros básicos del negocio. Un asesor los mantiene al día 🙂

Tener un resumen económico te permite conocer de dónde proceden las entradas y las salidas monetarias de la pyme así como hacer previsiones sobre los pagos en los siguientes meses, y por ello poder entrar en detalle sobre cada uno de los clientes o proveedores de la empresa.

Conectar cuentas bancarias con tu facturación: Conciliación bancaria.

Ver los movimientos en un programa de facturación junto a tus transferencias bancarias te permite realizar la conciliación bancaria en la empresa, para que puedas justificar cada uno de los movimientos de tus facturas.

Por ello, un software de facturación que te permita conectar tu banco con tu cuenta en el programa, te ofrecerá la posibilidad de hacer la conciliación bancaria de una forma más sencilla.

Automatizar tus impuestos para cumplir con Hacienda.

Bien sabes que como pyme debes rellenar, presentar y pagar ciertos impuestos. A muchos nos pasa que no se nos da muy bien completando los modelos tributarios. Hay que dedicarle mucho tiempo y concentración para que todo cuadre. 

Los mejores programas de facturación te permiten, a partir de tus facturas de ingresos y gastos, rellenar de forma automática los modelos tributarios más comunes: 303 de IVA, 130 de IRP, entre otros.. (111, 115, 180, 190, etc)

Escaner de facturas y tickets: Lector OCR.

Todo aquel que tiene que pasar los gastos de la empresa tiene que guardar los tickets y facturas para dejar la contabilidad lista y ordenada. Esto antes se hacía con una plantilla de excel para control de gastos de empresa, pero hoy en día el paradigma cambió y lo que simplifica nuestro día a día es poder utilizar programas de facturación que tengan la funcionalidad de escanear los gastos y digitalizar facturas desde el ordenador o el móvil. De esta manera nos evitamos llenar nuestra cartera de papales y ahorramos tiempo sin tener que picar a mano en un excel cada gasto realizado.

Escaneo facturas con el móvil

Desde el móvil, haz una fotografía a tu ticket o factura y súbela directamente a la App mobile para que tus estados de cuenta se actualicen con todos tus ingresos y gastos.

Analítica avanzada y gestor de proyectos a partir de tus facturas

A partir de subir tus facturas de ingresos y gastos a un programa de facturación como Quipu, podrás explotar toda la información de tu negocio y así tomar mejores decisiones.

La funcionalidad “Analítica y gestor de proyectos” te brinda la posibilidad crear “dimensiones” ya sea por ciudad, servicio, departamento o lo que mejor se adapte a tu negocio y comienza a categorizar tus ingresos y gastos. Desglosa y compara qué servicio, localidad o proyecto te trae más beneficios. Entiende de forma clara dónde están tus oportunidades de negocio o dónde tienes que ajustar para no perder dinero.

Agrupa facturas en distintos proyectos creados, gestionando tus ingresos y gastos por proyectos independientes. Así controlarás tu negocio de manera más ordenada y nada se te pasará por alto.

Integración: facturación y contabilidad

Todo buen programa de facturación debe tener la posibilidad de integrarse con un programa de contabilidad que solucione la parte contable de toda empresa. Uno de los software de contabilidad más usados por la pyme o por el asesor de la pyme es Wolters Kluwer A3.

A3 es un programa que te permite gestionar la parte contable de la empresa, generar los libros contables y presentar los balances de la empresa. Por ello, A3 necesita tener datos actualizados sobre el negocio, información que puede ofrecer de un programa de facturación.

Por ejemplo, el programa de facturación Quipu se integra con A3 para que puedas tener siempre los datos de tu negocio actualizados, y puedas realizar la parte contable de la empresa.

Programa de facturación gratis 

Para poder definir si te gusta o no un programa de facturación, debes poder tener un tiempo de prueba para poder ver si se ajusta a aquello que la empresa está buscando. Por ello, es importante que todo programa de facturación incluya dicho periodo gratuito en el que estén disponibles todas las funcionalidades del programa, sin restricciones, para poder probar así como definir si el programa de facturación para pymes encaja en su empresa.

Resumiendo: ¿A que llamamos un programa de facturación sencillo?

Un programa de facturación es sencillo cuando te muestra la información de tu negocio de una forma gráfica y entendible. Es decir, un software intuitivo con el que puedes realizar acciones de forma ágil, en poco tiempo y con resultados claros. en tiempo real.

Quipu es un programa de facturación que te permite gestionar las cuentas de tu empresa así como obtener información financiera y económica del negocio. Puedes probar el programa de facturación online Quipu 15 días de forma gratuita y decidir si se adapta a tu negocio.

También Quipu te ofrece la posibilidad de añadir un asesor para tu empresa que revisará tu información y la mostrará para que puedas conocer el estado del negocio en tiempo real y tomar mejores decisiones en base a los datos de tu negocio.

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