10 funcionalidades imprescindibles en un Programa de Facturación.

Elegir el mejor programa de facturación para tu empresa es clave para empezar a modernizar tus procesos administrativos y así ahorrar tiempo, recursos y por lo tanto dinero

Entender que funcionalidades debe tener un software de facturación para que encaje justo con tus necesidades será más sencillo si conoces todo lo que hoy en día puede ofrecer un programa online para facturación y gestión administrativa. 

¿Cómo elegir un programa de facturación?

¿Has decidido dejar atrás la tediosa gestión de tu facturación en Excel y llevar la facturación de tu negocio de una forma automatizada y en la nube?

El primer paso es conocer cuales son las principales soluciones de facturación que hay hoy en día en el mercado español para saber cuales se adaptan mejor a las características de tu negocio. 

💡 QUIPU TIP :  Aprovecha que casi todos los software de facturación ofrecen un período de prueba gratuito para entender si se adapta a tus necesidades y si te resulta sencillo para utilizar en tu día a día. 

Otro factor que debes tener en cuenta es que tener un software de facturación no es sólo un programa para hacer facturas, sino que sus funcionalidades pueden ir mucho más allá para poder aportar valor a tu negocio. 

Al fin y al cabo, el mejor programa de facturación es aquél que:

  • Permite conocer el estado de tu negocio y tesorería en tiempo real.
  • Ahorra tiempo con automatizaciones de tareas administrativas manuales y rutinarias.
  • Evita acumular papeles con soluciones digitales de gestión documental.
  • Sincroniza los bancos y cuentas bancarias.
  • Permite centralizar toda la información en un solo lugar.

Además de ahorrarnos tiempo, recursos y dinero. Por eso, en este artículo nos vamos a centrar en explicar las soluciones que consideramos imprescindibles para la gestión administrativa de cualquier pyme.

🏅10 Mejores soluciones de un software de facturación

    1. Gestión de la tesorería: Con un software de facturación para pymes podrás tener la contabilidad bajo control y al día. Controlar los vencimientos de cobros y pagos y ver en detalle el estado financiero con paneles y gráficos que resuman la salud y el estado de tu caja. Permitiéndote saber en todo momento que te toca pagar y cobrar cada mes así como también los próximos vencimientos.
    2. Gestión del ciclo de ventas: Gana un mayor control del estado de tus ventas administrando tus documentos comerciales en un mismo lugar. Personaliza y convierte tus presupuesto en pedidos, albaranes o facturas y visualiza el ciclo completo fácilmente y en un mismo lugar.
    3. Digitalización de facturas y tickets: Ahorra tiempo en picar facturas a mano con la solución de lector OCR de ingresos y gastos. Sube los documentos desde el móvil, ordenador o envíalos por correo para que se procesen automáticamente en el programa. Olvídate de guardar los tickets y facturas y simplifica la entrada de información.
    4. Impuestos y fiscalidad: Poder autocompletar los modelos tributarios (Modelo 303, 130…) con los datos de facturación, conocer el estado del IVA e IRPF a liquidar y así poder tomar mejores decisiones.
    5. Conectar cuentas bancarias: Conecta tu software de facturación con los diferentes bancos y controla todos los movimientos bancarios desde un mismo sitio. Mejora el control y evita retrasos en cobros y pagos realizando la conciliación bancaria desde el mismo programa de facturación online.
    6. Gestor documental en la nube: Facilita la accesibilidad de tus documentos mediante un sistema de almacenamiento en la nube. Accede a los documentos de tu negocio desde cualquier dispositivo y organiza tus datos, impuestos, contactos o proveedores.
    7. Gestor de proyectos y analítica avanzada: Categorizar los diferentes ingresos y gastos del negocio en diferentes dimensiones para identificar oportunidades y mejorar la rentabilidad de tu pyme.
    8. Integración con terceros: Integra tu programa de facturación con tu ecommerce, exporta los datos a tu CRM o explora otras conexiones mediante las APIs.
    9. Remesas bancarias: Habilita la opción de realizar cobros o pagos a bancos de España y Europa a través de cualquier banco europeo. Realizar cobros domiciliados te permite evitar perseguir a tus clientes y mejora sustancialmente tu tiempo medio de cobro sin que tu banco te cobre por ello.
    10. Servicio de gestoría integrado: Al tener todos tus documentos en el software, los asesores podrán acceder a ellos en cualquier momento para poder realizar las obligaciones fiscales y contables pertinentes.
       

Software de facturación sencillo: Para empresas y autónomos.

Vamos a explicar algunas de las funcionalidades más importantes para que la elección de un programa de facturación te resulte más fácil y así puedas tener una visión más completa de qué soluciones necesitas para tu negocio.

Conoce el estado de tu tesorería al día

Uno de los principales problemas de las empresas que no utilizan un programa de facturación es que les resulta complejo controlar la liquidez de su negocio. Por eso es imprescindible un sistema de facturación que permita visualizar los vencimientos y el estado de las facturas pendientes de cobrar y pagar.

Para agilizar este proceso es muy recomendable un sistema de conciliación bancaria automática que concilie las transacciones a medida que van llegando a las respectivas cuentas bancarias.

Datos básicos como conocer los vencimientos en los pagos y cobros para los próximos meses o poder acceder al balance de pérdidas y ganancias de la pyme son imprescindibles para poder tener una fotografía continua sobre la situación de la empresa, sin tener que esperar a final del mes o del trimestre para conocer datos financieros básicos del negocio.

Tener un resumen económico te permite conocer de dónde proceden las entradas y las salidas monetarias de la pyme así como hacer previsiones sobre los pagos en los siguientes meses, y por ello poder entrar en detalle sobre cada uno de los clientes o proveedores de la empresa.

Controla el ciclo de ventas completo

Centraliza los documentos comerciales: Presupuestos, Pedidos, Albaranes y Facturas para llevar a cabo un mejor seguimiento de tus acciones de ventas sin que se pierda un detalle. Visualiza fácilmente el número de acciones aprobadas y denegadas para optimizar la estrategia comercial de tu negocio.

❗️CLAVE : Un buen software de facturación te debería permitir crear presupuestos y que, puedas convertir el presupuesto en factura en tan sólo un clic. 

Lector automático de ingresos y gastos

Todo aquel que tiene que pasar los gastos de la empresa tiene que guardar los tickets y facturas para dejar la contabilidad lista y ordenada. Esto antes se hacía con una plantilla de excel para control de gastos de empresa, pero hoy en día el paradigma cambió y lo que simplifica nuestro día a día es poder utilizar programas de facturación que tengan la funcionalidad de escanear los gastos y digitalizar facturas desde el ordenador o el móvil. De esta manera nos evitamos llenar nuestra cartera de papeles y ahorramos tiempo sin tener que picar a mano en un excel cada gasto realizado.

Ahorra tiempo en picar facturas y tickets a mano con un sistema de lectura OCR integrado al software de facturación. Sube los documentos de 3 formas distintas:

  1. Desde tu dispositivo móvil con la app del programa.
  2. Desde tu ordenador arrastrando los documentos.
  3. Por correo electrónico al buzón de la cuenta del software.

 

Con esta solución tus documentos se procesarán solos en menos de 24h, ya no tendrás que guardar tus tickets y facturas en papel ya que tendrás tu versión digitalizada almacenada en el programa de facturación online. Este sistema permite tener un histórico de todos los datos procesados y también evitará que subas facturas o tickets duplicados al detectarlos automáticamente.

Impuestos y autocompletado de modelos tributarios

Bien sabes que como pyme debes rellenar, presentar y pagar ciertos impuestos. A muchos nos pasa que no se nos da muy bien completando los modelos tributarios. Hay que dedicarle mucho tiempo y concentración para que todo cuadre.

Los mejores programas de facturación te permiten, a partir de tus facturas de ingresos y gastos, rellenar de forma automática los modelos tributarios más comunes: 303 de IVA, 130 de IRPF, entre otros.. (111, 115, 180, 190, etc)

Evita sorpresas con hacienda al conoce el estado de tus obligaciones y de tu negocio en tiempo real. Con la funcionalidad de impuestos no solo podrás autocompletar los diferentes modelos tributarios sino que podrás anticipar el IVA e IRPF a liquidar para poder tomar mejores decisiones.

Bancos y conciliación bancaria

Ver los movimientos en un programa de facturación junto a tus transferencias bancarias te permite realizar la conciliación bancaria en la empresa, para que puedas justificar cada uno de los movimientos de tus facturas. Por ello, un software de facturación que te permita conectar tu banco con tu cuenta en el programa, te ofrecerá la posibilidad de hacer la conciliación bancaria de una forma más sencilla.

Se llama conciliación a la acción de conectar un movimiento bancario de tu cuenta con una factura de ingreso o gasto.

Sincroniza todos tus bancos y cuentas bancarias en tu programa de facturación para centralizar los cobros y pagos de diferentes entidades en un mismo sitio.

💥 BONUS: Con Quipu puedes crear una cuenta manualmente para poder gestionar los gastos realizados en efectivo y así conciliarlos automáticamente desde la aplicación.

Gestor documental

Una de las claves para elegir un software de facturación para tu pyme es que sea un software online al que puedas acceder donde y cuando quieras. La posibilidad de almacenar tus documentos e información en la nube te permite tener tu facturación centralizada, ordenada y accesible desde cualquier dispositivo (ordenador, App móvil o tablet).

Almacena toda la información relativa a tu negocio en un mismo sitio: contratos, actas notariales y de constitución, modelos tributarios, catálogos de la empresa, etc.

Analítica avanzada y gestor de proyectos.

A partir de subir tus facturas de ingresos y gastos a un programa de facturación, podrás explotar toda la información de tu negocio y así tomar mejores decisiones.

La funcionalidad de Analítica y gestor de proyectos te brinda la posibilidad de crear “dimensiones” ya sea por ciudad, servicio, departamento o lo que mejor se adapte a tu negocio para categorizar los ingresos y gastos.

Desglosa y compara qué servicio, localidad o proyecto trae más beneficios. Entiende de forma clara dónde están tus oportunidades de negocio o qué resulta rentable para tu negocio.

Agrupa facturas en distintos proyectos creados, gestionando tus ingresos y gastos por proyectos independientes. Así controlarás podrás controlar de manera más ordenada y nada se te pasará por alto.

Integración con terceros

Una de las peticiones más demandas a los programas de facturación es la posibilidad de integrar la información con terceros ya sea con ecommerce conocidos como Prestashop, Woocommmerce u otras plataformas que permitan integrarse mediante API’s directamente o un conector de APIs como Zapier.

Todo buen programa de facturación debe tener la posibilidad de integrarse con un programa de contabilidad que solucione la parte contable de toda empresa. Uno de los software de contabilidad más usados por asesorías es Wolters Kluwer A3.

A3 es un programa que te permite gestionar la parte contable de la empresa, generar los libros contables y presentar los balances de la empresa. Por ello, A3 necesita tener datos actualizados sobre el negocio, información que puede ofrecer de un programa de facturación.

Software de facturación + servicio de gestoría

Para ser considerado el mejor programa de facturación hay una funcionalidad que no puede faltar. El servicio de gestoría integrado en el programa para poder así conectar el gestor fiscal contable con las empresas o autónomos.

Al tener todos los documentos en el programa de facturación online los asesores contables pueden acceder a ellos en cualquier momento para poder realizar todas sus obligaciones fiscales y contables. Descubre que opinan los clientes de Quipu del servicio en gestoría en el siguiente vídeo:

💡 QUIPU TIP : Identificamos la gestoría que más se adapte a ti y a tu negocio. Trabajamos con una red de +150 asesorías 👉 Solicita tu servicio de gestoría desde 50€ al mes.

Programa de facturación gratis

Para poder definir si te gusta o no un programa de facturación, debes poder tener un tiempo de prueba para poder ver si se ajusta a aquello que la empresa está buscando. Por ello, es importante que todo programa de facturación incluya dicho periodo gratuito en el que estén disponibles todas las funcionalidades del programa, sin restricciones, para poder probar así como definir si el programa de facturación para pymes encaja en su empresa.

Si lo que buscas es simplemente crear un par de facturas y no quieres gastar en un programa, aquí te dejamos un sistema para hacer facturas gratis. 😉

Resumiendo: ¿A qué llamamos un programa de facturación sencillo?

Un programa de facturación es sencillo cuando te muestra la información de tu negocio de una forma gráfica y entendible. Es decir, un software intuitivo con el que puedes realizar acciones de forma ágil, en poco tiempo y con resultados claros en tiempo real.

✔️ Puedes probar el programa de facturación online Quipu 15 días de forma gratuita y decidir si se adapta a tu negocio.

Si aun sigues con dudas puedes consultar el ranking de los 10 mejores programas de facturación gratis y de pago en el 2021.

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