Elegir el mejor programa de facturación para tu empresa es muy sencillo, si tienes en cuenta una serie de claves que te permitirán decidir cuál es el programa de facturación más sencillo para tu pyme.

¿Cómo elegir un programa de facturación para mi empresa?

Has decidido llevar la facturación de tu empresa y dejar atrás el Excel , y ha llegado el momento de elegir el mejor programa de facturación para tu empresa. El primer paso es solicitar el periodo de prueba gratuito en un programa de facturación para poder conocer en qué consiste y qué funcionalidades ofrece.

Lo primero que debes tener en cuenta es que tener un programa de facturación no es un programa para hacer facturas, sino que tiene que ir mucho más allá para poder aportar valor a tu negocio. Al fin y al cabo, el mejor programa de facturación es aquél que te asegura el crecimiento y asegura el bienestar de tu negocio.

Programas de facturación para pymes

Un programa de facturación para la empresa permite automatizar la gestión de la facturación. Por ello, tienes que elegir el programa de facturación para pymes más sencillo que pueda ayudarte a reducir toda la carga de trabajo que supone la gestión diaria de la facturación de tu empresa.

Más allá de la generación de facturas, un programa de facturación para pymes sencillo debe permitirte emitir presupuestos así como crear facturas rectificativas de una forma sencilla. Además debe contener funcionalidades que agilicen el cobro y pago de facturas, por ejemplo, generar remesas bancarias de cobro y de pago listas para presentar al banco. 

Por otro lado, debe facilitar la gestión de la contabilidad de la pyme, integrándose con los programas de contabilidad que se usen en la empresa o bien el programa de contabilidad que use el asesor del negocio, para que pueda generar los documentos necesarios para que la empresa pueda cumplir con las obligaciones fiscales ante la Agencia Tributaria.

Además, debe poner solución en la vertiente tributaria, generando los modelos tributarios que toda empresa tiene que presentar a la AEAT de forma trimestral y anual. A partir de la información subida, el programa de facturación debe contabilizar los ingresos y gastos de la empresa, valorar su situación y generar los modelos tributarios para que la pyme los pueda presentar ante la AEAT.

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Programa de facturación para pymes online

Una de las claves para elegir un programa de facturación para tu pyme es que sea un software online al que puedas acceder donde y cuando quieras. La posibilidad de almacenar tus documentos e información en la nube te permite tener tu facturación centralizada, ordenada y accesible desde cualquier dispositivo (ordenador, App móvil o tablet). 

Otra de las ventajas de contar con un programa de facturación online es acceder siempre a las últimas versiones actualizadas, acordes a la legalidad vigente, para que siempre puedas tener las últimas funcionalidades disponibles sin tener que descargar ningún archivo a tu ordenador.

Qué necesitas en un programa de facturación para pymes

El mejor programa de facturación para tu pyme debe poner solución a tus tareas de administración, de modo que puedas agilizar los procesos de facturación dentro de la empresa. Para poder valorar si un programa se ajusta a los requerimientos de tu empresa, primero debes iniciar el periodo de prueba gratuito en un programa de facturación, para que puedas ver si las funcionalidades se ajustan a tu empresa. Vamos a ver algunas de las funcionalidades que se ofrecen, para que puedas decidir qué programa de facturación es más sencillo y completo para tu empresa.

Programa para hacer facturas

El mejor programa para hacer facturas es aquél que te permite gestionar y automatizar el proceso de facturación a tus clientes, evitando errores en la facturación. Es decir, no se trata de un programa que únicamente te permite crear facturas, sino que te debe permitir tener el control de todo el proceso de facturación, desde el momento en que emites la factura hasta que recibes el pago de la misma, teniendo visibilidad sobre el estado de cobro de la misma.

Además crear y personalizar las facturas de ingreso de tu empresa, un programa de facturación te permite registrar todos tus gastos, para que puedas contabilizarlos y pasar cuentas con Hacienda al final de cada trimestre.

Programa para hacer presupuestos

Otra de las funcionalidades que los mejores programas de facturación debe ofrecer es la posibilidad de realizar presupuestos. Un programa para hacer facturas y presupuestos resulta muy completo para toda empresa que necesite acordar de forma previa con el cliente el precio del servicio o producto que va  a prestar o comprar.

El mejor programa de facturación te debería permitir crear presupuestos y que, desde un botón, puedas definir dicho presupuesto como factura directamente, de modo que no debas repetir la acción, completando de nuevo todos los campos de la factura.

Programa para tener visibilidad del negocio

Contar con información financiera de la empresa es básico para poder controlar el estado actual de las cuentas y poder hacer previsiones futuras que aseguren el buen estado de la pyme.

Datos básicos como conocer los vencimientos en los pagos y cobros para los próximos meses o poder acceder al balance de pérdidas y ganancias de la pyme son imprescindibles para poder tener una fotografía continua sobre la situación de la empresa, sin tener que esperar a final del mes o del trimestre para conocer datos financieros básicos.

Tener un resumen económico te permite conocer de dónde proceden las entradas y las salidas monetarias de la pyme así como hacer previsiones sobre los pagos en los siguientes meses, y por ello poder entrar en detalle sobre cada uno de los clientes o proveedores de la empresa.

Conectar cuentas bancarias con tu facturación

Ver los movimientos en un programa de facturación junto a tus transferencias bancarias te permite realizar la conciliación bancaria en la empresa, para que puedas justificar cada uno de los movimientos de tus facturas.

Por ello, un software facturación que te permita conectar tu banco con tu cuenta en el programa, te ofrecerá la posibilidad de hacer la conciliación bancaria de una forma más sencilla.

Cumplir con las obligaciones con Hacienda

Como pyme, debes entregar una serie de modelos tributarios. Un programa de facturación te permite generar los modelos que debes presentar como pyme ante Hacienda para poder pasar cuentas con la Administración, tanto de forma trimestral como de forma anual.

Programas facturación y contabilidad

Todo buen programa de facturación debe tener la posibilidad de integrarse con un programa de contabilidad que solucione la parte contable de toda empresa. Uno de los softwares de contabilidad más usados por la pyme o por el asesor de la pyme es Wolters Kluwer A3.

A3 es un programa que te permite gestionar la parte contable de la empresa, generar los libros contables y presentar los balances de la empresa. Por ello, A3 necesita tener datos actualizados sobre el negocio, información que puede ofrecer de un programa de facturación.

Por ejemplo, el programa de facturación Quipu se integra con A3 para que puedas tener siempre los datos de tu negocio actualizados, y puedas realizar la parte contable de la empresa.

Programa de facturación gratis y sencillo

Para poder definir si te gusta o no un programa de facturación, debes poder tener un tiempo de prueba gratuito para poder definir si se ajusta a aquello que la empresa está buscando. Por ello, es importante que todo programa de facturación incluya dicho periodo temporal en el que estén disponibles todas las funcionalidades del programa, sin restricciones, para poder probar así como definir si el programa de facturación para pymes encaja en su empresa.

Programa de facturación sencillo

Un programa de facturación es sencillo cuando te muestra la información de tu cuenta de una forma gráfica y entendible. Es decir, un software de facturación es aquél con el que puedes realizar acciones de forma ágil y directa. En definitiva, un programa de facturación es sencillo, cuando es fácil e intuitivo.

Quipu es un programa de facturación que te permite gestionar las cuentas de tu empresa así como obtener información financiera y económica del negocio. Puedes probar gratis el programa de facturación online Quipu haciendo clic aquí y decidir si se adapta a tu negocio.

Judith de Quipu
Responsable de contenido. Al día de todas las novedades para poder ayudar a empresas y autónomos. Actualmente estudiando un Máster en buscadores.