El presupuesto es nuestra carta de presentación, y debemos cuidarlo al detalle. Hace tiempo que ya no nos sirven las plantillas en excel, y los programas de facturación online son la opción más viable para presentar el mejor presupuesto posible.
Mi nombre es Nuria Farriol, Licenciada en Administración de Empresas y especialista en contabilidad, finanzas y actualidad de Pymes y autónomos. Tras repasar los mejores programas de facturación, hoy os traigo un análisis detallado de los mejores softwares para hacer presupuestos online.
En este artículo hablaremos de nuestros 10 softwares favoritos. Daremos información detallada de cada uno, para que puedas elegir el programa que más se adapte a tu negocio.
Leyendo este artículo aprenderás:
- Los 10 mejores softwares para hacer presupuestos
- Qué debe tener mi programa para hacer presupuestos online
- La negociación del presupuesto
- Convertir presupuestos en facturas
- Convertir presupuestos en albaranes
- Programa de presupuestos online: ¿mejor en la nube?
- Facturación al día con un sólo programa
Tabla comparativa de herramientas para hacer presupuestos online
Antes de empezar con el artículo, veremos qué define a cada uno de los 10 programas. Ninguno de los diez se centra únicamente en hacer presupuestos, sino que todos son programas de facturación completos, que incluyen una herramienta de presupuestos más o menos actualizada.
Por ello, mi recomendación es elegir el software en función de todas sus características, o al menos siendo conscientes de lo que ofrecen. Si queremos hacer un presupuesto, seguramente necesitaremos enviarlo a nuestros clientes, hacer un albarán o una factura, y tenerlo a mano para realizar el seguimiento. En esta tabla comparativa verás qué puedes hacer con cada programa, para que puedas ir tomando nota de qué es más útil.
El orden es aleatorio, al final del artículo te desvelaremos nuestro favorito:
| Datos* | Referencia* | Factura* | Lector OCR | Remesas | Impuestos | Bancos | |
| Quipu | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| FacturasCloud | ✅ | ❌ | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ |
| Contasimple | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ |
| STEL Order | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ | ✅ | ❌ | ❌ |
| Quaderno | ✅ | ❌ | ✅ | ❌ | ❌ | ✅ | ❌ |
| Billin | ✅ | ❌ | ✅ | ❌ | ✅ | ❌ | ❌ |
| KeyAndCloud | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ |
| CloudGestion | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ | ✅ | ❌ | ❌ |
| FacturaScripts | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ | ✅ | ❌ | ❌ |
| Debitoor | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ |
Datos: Permite cargar el histórico de datos de nuestros clientes.
Referencia: Tenemos la opción de convertirlo en factura, en albarán o en pedido.
Factura: Creación de facturas y gestión de la facturación general.
Los 10 mejores softwares para hacer presupuestos
1. Quipu
Quipu es un programa de facturación con la funcionalidad de poder hacer presupuestos de forma rápida y sencilla. Con esta herramienta podrás tener ‘tu ciclo de ventas completo’, y los documentos relacionados entre sí. Estarán todos referenciados para que, en caso de cambios, modificaciones o rectificaciones, sepas siempre tu punto de partida y tu objetivo.
Está dirigido principalmente a Pymes y autónomos, y no solo te permite hacer presupuestos: facilita todo el proceso de facturación y el seguimiento de tus ventas.
Te permite incluir tu imagen de marca (logo, diseño, colores, personalización) en los documentos, y trabajar un proyecto entero desde ahí: puedes generar un pedido, un albarán, una factura, y hacer el seguimiento del cobro desde la misma aplicación.
Además tienes a un solo click los datos de tus clientes y su histórico, para que puedas hacer tus propuestas con la máxima información.
Como programa de facturación es muy completo, y su objetivo es centralizar toda tu facturación, así como las fuentes de ingresos y gastos.
Si eres un ecommerce, debes saber que puedes integrarte con Shopify, Woocommerce, Stripe y muchas otras plataformas, lo que te permite desde hacer facturas automáticas, hasta poder integrar el IVA europeo en tu negocio. Todas estas herramientas se complementan con la presupuestaria, y ofrecen a los autónomos y a las Pymes un software completo.
Por último, tiene una funcionalidad muy trabajada de Analítica y Proyectos. Esto te permite tener acceso a un cuadro de pérdidas y ganancias, márgenes de contribución, y mucha información clave. Recuerda, te lo hemos explicado en Qué es y Para Qué Sirve el Presupuesto: como más conocimiento de nuestra situación, mejor podremos fijar los precios, y con lo cual, más se ajustarán los presupuestos a nuestra realidad.
Quipu ofrece distintos planes de precios:
- Plan Starter: 13€ plan anual y 16€ plan mensual.
- Plan Solution: 23€ plan anual y 28€ plan mensual.
- Plan Business: 36€ plan anual y 44€ plan mensual.
📹 Vídeo demostración: En el siguiente vídeo te mostramos lo fácil y sencillo que es crear y gestionar tus presupuestos o facturas proforma en Quipu. Y es que no queremos que simplemente te lo creas, queremos que lo veas 👇
2. Facturas Cloud
La ventaja de programas en la nube como Facturas Cloud o Quipu es que puedes acceder a tu información desde cualquier dispositivo. Este software es de fácil manejo para el usuario medio, y no requiere de conocimientos de informática para usarlo.
Ofrece mucha personalización en cuanto a la estética de nuestro presupuesto, desde el diseño y las plantillas al logo y colores. Además, entre sus opciones destacan las ‘Operaciones Masivas’: permite enviarle directamente en un solo mail todos los presupuestos que ha solicitado un cliente. Su modo de prueba gratuito te permitirá probar sus funcionalidades.
3. Contasimple
Este software está dirigido a autónomos y Pymes, y ofrece muchos servicios que van más allá de los presupuestos. En su web nos ofrecen diferentes tipos de plantillas, y tienes la posibilidad de elegir cuál te encaja mejor en función del proyecto.
Al igual que Quipu, te permite una gestión completa de los presupuestos: los puedes convertir en facturas y albaranes, y ofrece varias opciones para el control de los cobros. Su plan gratuito es funcional pero limitado, y a parte ofrece dos planes más elaborados, el Profesional por 7.95€, y el Ultimate por 11,95€ mensuales.
4. STEL Order
Con STEL Order podrás crear tus presupuestos, así como facturas y albaranes en un mismo lugar. Este programa es ideal si estás buscando llevar la gestión de tus presupuestos en tu teléfono móvil. Está especializado en smartphones y tiene una aplicación muy funcional, que te permite acceder a tu facturación.
Dirigido principalmente a empresas, te permite llevar toda la información de forma clara y ordenada. Además cuenta con una herramienta muy útil de control de stock. Su único plan no se divide por funcionalidades, sino por formas de pago: puedes hacerlo mensualmente en cuotas de 30€, así como trimestral, semestral o anualmente.
5. Quaderno
‘Cumple de forma automática con el IVA en todo el mundo’. Así se presenta Quaderno, un software que, aparte de cumplir con el IVA, te permite hacer tus presupuestos y tu facturación de forma online.
Si bien es un buen aplicativo para cumplir con todas tus obligaciones, en nuestro artículo de los 10 mejores programas de facturación, vimos que esto del IVA puede no ser siempre cierto: se centran mucho en el IVA de las facturas, y no en los modelos tributarios y las obligaciones con Hacienda.
Sus planes principales constan de uno para autónomos por 49€ mensuales, y uno para Pymes por 149€ al mes. Además cuentan con un plan más económico, 29€, pero está bastante limitado.
6. Billin
De todos los mencionados hasta ahora, Quipu y Billin son los más completos. Permiten cargar automáticamente los datos de los clientes, enviar recordatorios de pago, personalizar todo el diseño del presupuesto, y gestionar tu facturación desde cualquier dispositivo.
El programa tiene una interfaz moderna y sencilla de comprender, y es, sin lugar a dudas, un TOP 3 en esta lista. Aun así, y ahondando en sus funcionalidades más allá del presupuesto, no tiene lector OCR de gastos, lo que hace que perdamos tiempo picando.
Cuenta con 3 planes de precios diferenciados: el plan básico, de 6,6€ al mes, que tiene las funciones muy limitadas. El plan pro, de 12,5€ al mes, permite más contactos, pero para poder usarlo con todas sus capacidades el mejor plan es el Unlimited, de 20€ mensuales.
7. KeyAndCloud
KeyAndCloud se dirige a muchos públicos a la vez, y se adapta a las necesidades de autónomos, Pymes, Ecommerce y gestorías. Ofrece una gran variedad en lo que a personalización y diseño de los presupuestos respecta, así como es de mucha ayuda en la facturación y con los modelos tributarios.
En este caso también contamos con tres planes: el básico o Small, por 12€ al mes, recomendado para autónomos con poca facturación, el ‘Business’ por 24€ mensuales, y el Unlimited por 48€.
8. Cloud Gestion
Especialización por sectores como bandera. Cloud Gestion no aboga por la personalización en cuanto a diseño, sino en cuanto a tipos de empresas: de Servicio Técnico, de Construcción y Reformas, de Carpintería Metálica, hasta también de Diseño y Marketing.
Es un programa sencillo, que permite hacer el presupuesto y enviarlo, pero no mucho más. Los precios de compra son anuales, no mensuales, y consta de tres planes: Lite, por 350€, Pro, por 750€, y por último el Business, de 1250€ al año.
9. FacturaScripts
‘Contabilidad y facturación libre’. FacturaScripts se dirige a un público que, o bien está más especializado en informática, o bien tiene a alguien en su equipo que pueda hacerse cargo del proceso de instalación. En su página destacan que, a la hora de hacer presupuestos, se combina muy bien con Excel, y que permite importar y exportar fácilmente los datos.
El software es gratuito y de libre instalación, pero tendremos que pagar para instalar ciertos servicios y plugins dentro del programa. Lo recomendamos si, cómo comentábamos, tienes un amplio dominio de informática.
10. Sumup ex Debitoor
La ventaja clara de Debitoor by Sumup es que es un programa simple, pero fácil de usar. Además permite a los usuarios conectarse con cualquier dispositivo. Si no estás en la oficina, puedes crear y revisar tus presupuestos, facturas y albaranes.
Para hacer un presupuesto debes elegir al cliente y entrar los detalles del producto y cantidades, ya que el programa se encarga solo de aplicar los impuestos y calcular el importe total.
Al haberse aliado con Sumup, cambió el plan de precios antiguo que tenía 4 planes por un plan gratuito para realizar facturas y te cobra comisión por cobros a través del datáfono (1,95% por cobra con tarjeta).
¿Qué debe tener un programa de presupuestos online para cumplir todas las necesidades?
Primero y principal, la clave es la simplicidad. Poder, en pocos minutos, resolver una propuesta para enviar a un potencial cliente. Para ello es necesario contar un programa simple en el que sólo tengas que rellenar la información necesaria y automáticamente se genere tu plantilla de presupuesto con el logo de tu empresa.
- Así mismo, otra clave importante a la hora de hacer presupuestos es poder tener un registro tanto de los documentos que se crearon como de los datos de los clientes a los que se enviaron estas propuestas.
Esto último te permitirá ahorrar mucho tiempo a la hora de crear tus futuros presupuestos, ya que ante otros trabajos similares podrás rápidamente tener visibilidad de lo que has ofrecido antes y a qué precio.
- También en caso de tener que hacer, en distintas ocasiones, presupuestos a un mismo cliente es vital poder conservar los datos fiscales dentro del programa para poder agilizar y ahorrar tiempo en cada factura.
Con Quipu, por ejemplo, puedes guardar los datos de tus clientes para poder auto-completar tus futuros presupuestos y facturas.
Una vez creado tu presupuesto, podrás enviarlo directamente a través de Quipu. Tu información quedará guardada en la nube para acceder a ella cuando necesites.
🔗 Ampliar información: Para saber qué necesitas en tu programa, primero tienes que conocer y entender qué es y cómo hacer un presupuesto al detalle.
Negociación dentro del programa para hacer presupuestos
Muchas veces la propuesta enviada tiene que sufrir alguna modificación ya sea por una negociación sobre el precio o por cambios en las condiciones de prestación del servicio. En esta instancia es importante que puedas editar fácilmente el presupuesto para volver a enviarlo con rapidez y así reducir los tiempos de negociación con el cliente.
Está comprobado que mientras más rápido sea tu tiempo de respuesta, mayor es la probabilidad de cerrar propuestas comerciales con tus clientes. Recuerda que no estás sólo, hay mucha competencia ahí fuera y el cliente debe notar la predisposición para ajustarse y adaptarse a lo que la propuesta necesite. Si tu no lo haces, otro lo hará por tí y el cliente se habrá ido.
Convierte tus presupuestos en facturas automáticamente
Otra característica clave para elegir el programa para presupuestos ideal para ti, es poder, después de recibir la aprobación del cliente, convertir ese presupuesto en una factura que tenga validez fiscal y legal.
De esta forma, en un solo click, toda la información descrita en tu propuesta (detalle de los bienes o servicios ofrecidos y la información fiscal de tu cliente) se transferirá a la nueva factura de forma automática y no tendrás que volver a picar los datos de nuevo.
Además, los documentos quedarán referenciados entre sí, de forma que al acceder a la facturas podrás ver la información de a qué presupuesto está vinculado, si éste sufrió alguna modificación, la fecha en la que ocurrió todo, etc.
Convierte tus presupuestos en albaranes
Es importante a la hora de crear un presupuesto, poder hacer seguimiento de los mismos y una vez aceptados poder tener el documento referenciado con el pedido, albarán o factura que corresponda. De esta manera tu negocio tiene todo el ciclo de la venta controlado y puede ver en todo momento el estado de sus documentos.
🔗 Ampliar información: ¿Dudas sobre los albaranes? Si es así, en el siguiente artículo te explicamos qué es y para qué sirve un albarán.
Programa de presupuestos y facturas en la nube
Hoy más que nunca es imprescindible poder centralizar toda la información en un sólo lugar y así no sólo anticiparte a los cobros y pagos sino también poder tener una correcta previsión de tesorería. Tienes que poder tener claro qué facturas tienes pendientes de cobro, cobradas o vencidas y gracias a las alertas de vencimientos nunca se te pasará nada por alto.
Un solo programa para gestionar tus presupuestos y tu facturación online
Con toda la información que hemos visto, y los puntos clave comentados, creemos que el mejor software de presupuestos online que puedes encontrar hoy en día en el mercado como autónomo o Pyme es Quipu.
Para hacer presupuestos es de los más completos en cuanto a personalización, y es muy útil sobre todo a nivel de gestión de los documentos comerciales: puedes transformar el presupuesto en pedido, en albarán, en factura, y tenerlo todo relacionado a la vez. Al igual que Billin o Debitoor, los datos de tus clientes se guardan para facilitar la elaboración de nuevos presupuestos, y nos ahorra gran cantidad de tiempo.
Además es el que mejor se complementa con el resto de funciones: integración con bancos y conciliación, lector de ingresos y gastos, facturación online, buena gestión de la analítica, así como te permite rellenar tus impuestos de forma automática.
Recuerda que, a la hora de elegir el programa, debes tener en cuenta no solo la generación y gestión de los presupuestos, sino todo lo que lo rodea. Por eso creemos que, para empezar a hacer tus presupuestos online, y mejorar la gestión administrativa de tu empresa, la opción número 1 es Quipu.
