Aunque pueda parecer que son lo mismo, albarán y factura son dos documentos mercantiles distintos. Veamos sus diferencias:

Definición de albarán

El albarán es un documento mercantil que acredita la entrega o recepción de un producto o la prestación de un servicio entre varias partes. Con este documento, se justifica la existencia de la transacción y su recepción, pero no el pago de la mercancía o prestación.

Para qué sirve un albarán

El alabarán es elaborado por el emisor, es decir, la persona que envía la mercancía. Y en el momento en que el comprador la recibe, debe firmar el documento conforme ha llegado en las condiciones establecidas.

El vendedor debe recibir una copia firmada del albarán donde conste la información del momento y la forma en que se ha llevado a cabo la transacción.

Esto nos ayudará a que, si tenemos una tienda o almacén, podremos elaborar la factura correspondiente al pedido y además nos ayuda a controlar todos los movimientos de nuestro negocio.

Al final, el albarán obliga legalmente a entregar una mercancía a la otra parte en las condiciones previamente establecidas. En caso contrario, servirá a la parte compradora para reclamar la mercancía o los posibles incumplimientos de lo acordado en la orden de compra.

Un albarán firmado permite al vendedor exigir el pago de la factura al comprador en caso de morosidad.

El albarán también sirve a la empresa de transporte encargada -si la hubiera- de trasladar el pedido para controlar los pedidos que recibe y una garantía de que ha sido entregado correctamente.

En cualquier caso, el vendedor, en caso de tener que hacer varias entregas a un comprador, puede hacer varios albaranes y al final, reunir el total de las transacciones en una misma factura.

Tipos de albaranes

Existen diferentes tipos de albaranes, en función de la información que aparecen en ellos. Estos se dividen en:

  • Albarán valorado: En este albarán se incluye el precio individual de cada mercancía, los descuentos que se les apliquen, se especifica el IVA así como el valor total de la transacción. No necesariamente debe ir acompañado de una factura.
  • Albarán sin valorar: En este tipo de albarán se especifica la cantidad de la mercancía y se acompaña con una descripción de ella, sin indicar su valor económico, tanto el valor unitario como el precio final. Únicamente se describen los productos y se acompaña con la factura.

control facturas

Datos que debe tener un albarán

En nuestro país, el albarán debe contener la información siguiente:

      • Número del albarán y fecha de su emisión.
      • Datos del cliente: nombre, apellidos o razón social, domicilio, teléfono y CIF o NIF.
      • Productos: Especificación de los artículos que se envían, la cantidad y una pequeña referencia de los mismos.
      • Firma del receptor.

Modelo de albarán

Este es un ejemplo de lo que sería un albarán valorado.

Definición de factura

Es un documento de carácter mercantil que indica la compra o la venta de un bien o servicio en el que se detallan las mercancías compradas o los servicios contratados, junto con la cantidad y su importe. Es decir, es un documento que recoge la información relativa  a una compraventa.

Al contrario que un albarán, las facturas sí tienen validez fiscal, por lo que deberás guardar todas ellas durante un período de 5 años.

Este documento es obligatorio que lo emita cualquier empresario o profesional en el momento de realizar una operación económica. Y dicha factura debe entregarse al receptor o comprador.

Al ser un documento que cumple con unas funciones tributarias, deben contener una determinada información:

      • Numeración
      • Fecha de emisión y vencimiento
      • Tu información fiscal y la de tu cliente.
      • Descripción de la operación
      • Tipos Impositivos aplicado
      • Información del registro mercantil

Puedes ampliar la información que debe contener una factura y cómo hacerla.

Modelo de factura

diferencia entre albaran y factura

Diferencias entre albarán y factura

El albarán no es una factura, no la sustituye, por lo que no hay que confundirlo. La gran diferencia entre ambos es que, por su parte, un albarán no tiene funciones tributarias y no es obligatorio en una transacción comercial. En cambio, la factura sí que lo es.

Dicho de otra forma, la factura es el documento que justifica el pago de una operación comercial y tiene efectos tributarios y validez fiscal. Es por ello, que la factura debe contener los datos fiscales del comprador y vendedor, la cantidad del producto o servicio objeto de la operación y el IVA aplicado.

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Laura de Quipu
Especialista en Redes Sociales y Contenido. Graduada en Publicidad y RRPP ha acabado su máster en SEO para despuntar entre las SERP.