Controlar los gastos de una empresa con plantilla Excel

Si tienes un negocio y quieres tener mejor visibilidad de los costes de tu actividad, es necesario tener un preciso control de gastos de empresa. Independientemente del sector en el que te encuentres, el negocio tendrá mejor rentabilidad si tus costes están siempre al día y con total visibilidad.

El siempre necesario control de gastos de empresa.

Si administramos una empresa estamos obligados a guardar todo, para lograr luego, una perfecta contabilidad y poder desgravar correctamente los gastos.

Organizar tickets de gasto y facturas siempre fue una tarea difícil de mantener constancia y orden. Guardamos, acumulamos, intentamos controlar y, al final, solemos perder muchos de los tickets de gasto que generamos en nuestra empresa o como profesional autónomo.

Lo clásico es recurrir a una clásica plantilla de excel donde picar a mano cada uno de los gastos. Para ello, tienes que ser muy ordenado y guardar todos tus tickets en un archivador.

Descargar gratis plantilla excel de control de gastos empresa 

Aquí ☝🏼 te dejamos un modelo de plantilla de excel para control de gastos de empresa, por si todavía no estás preparado para incorporar tecnología a tu negocio. Sin embargo, si estas buscando transformar tu negocio hacia el mundo digital, juntar papeles y picar a mano en un excel ya es totalmente anticuado y poco eficiente.  Hoy en día contamos con programas de facturación online que nos hacen esta tarea más fácil y automatizada.

Así mismo, al tener todo digitalizado en la nube, los gastos se pueden visibilizar en tiempo real y todo queda ordenado en su lugar para cumplir con tus obligaciones fiscales.

¿Cuánto tiempo hay que guardar las facturas?

Como ya debes saber, Hacienda puede venir en cualquier momento y pedirte que le enseñes el ticket o factura simplificada del que te desgravaste cierto importe. Por ello, y aunque ya hayas presentado la documentación en alguna de las liquidaciones trimestrales, si el fisco te lo pide, deberás enseñarle cada comprobante.

Y la pregunta importante es: ¿Durante cuánto tiempo hay que guardar las facturas de una empresa?

Debes guardar los tickets de gasto y facturas por un mínimo de 5 años, desde que venció el periodo de presentación del impuesto.

Si lo miramos por el lado positivo, guardarlo un mínimo de 5 años, nos permite poder declarar y/o desgravar cualquier factura durante todo este tiempo.

Y tener que guardar tantos papeles durante 5 años, puede suponer un problema de espacio y de organización. Son muchos papeles y todos son importantes. De manera que vamos a ver algunos consejos para tener un mejor control y organización de todos ellos.

¿Que ventajas te brinda controlar los gastos de tu empresa?

  1. Permite tener un mejor análisis de tu empresa.
  2. Te permite detectar gastos evitables.
  3. Desgravar gastos de tu empresa correctamente
  4. Control total sobre los gastos que realizan tus empleados
  5. Mejora la previsión de gastos y la planificación a futuro.

Consejos prácticos para mejorar el control de los gastos de tu negocio.

Primero y principal… ¡Aprovecha la tecnología! La mejor forma de lograr todo esto es digitalizar tus facturas y tickets con una herramienta que te permita no sólo visualizar lo datos globales, sino también que te indique cuanto IVA o IRPF tienes que separar para tu próxima presentación de impuestos y cuanto puedes desgravar.

¿Ya conoces el lector de gastos de Quipu?

Desde tu ordenador puedes arrastrar tus facturas y tickets al lector, automáticamente se procesarán para tener en menos de 24hs todos tus gastos cargados en tu cuenta, pudiendo así tener total visibilidad de los gastos generados.

lector ocr gastos de empresa

Si tienes empleados, puedes crear usuarios dentro de tu cuenta y ellos podrán desde su teléfono tomar una foto a los tickets de gasto y subirlos directamente al lector, así evitarás perder el control y tendrás toda la información concentrada en un mismo lugar. Por fin te puedes olvidar del papeleo y la cartera repleta de tickets de gastos!

Lector de gastos tickets y facturas

El lector de gastos de Quipu también te avisa cuando hay un ticket o gasto duplicado. Así no tendrás que preocuparte de tener el mismo ticket o factura digitalizada en el sistema. Los documentos duplicados serán enviados automáticamente a una carpeta especial para que no tengas errores a la hora de revisar la facturación de tu empresa.

Ventajas del lector de gastos de Quipu

  • Subir los tickets en el momento, evita su pérdida.
  • Tener los tickets almacenados en este buzón ahorra espacio en tu cartera y en los cajones.
  • Están disponibles las 24 horas para poder revisar todos y cada uno de ellos en cualquier momento.
  • Se mantienen en perfectas condiciones, sin que se borre ningún dato.
  • Puedes guardarlos tantos años como quieras, los 5 obligados o más.
  • Si Hacienda te pide los comprobantes, los podrás localizar fácilmente. Y si los necesitas en papel, sólo tendrás que imprimirlos.
  • Puedes convertir cada uno de ellos en un gasto de manera que los modelos tributarios se rellenarán automáticamente.

Implementado tu sistema de control: Analiza tus gastos

El primer paso, una vez que comienzas a tener total control de tus gastos, será realizar un análisis de los gastos actuales de tu negocio. De este modo, tendrás una visión completa de adónde va a parar tu dinero actualmente.
Después, si no lo haces ya, clasifícalos según su tipo:

  • Variables: los que dependen de la actividad de la empresa.
  • Fijos: los que se mantienen aunque la empresa no venda.
  • Gastos mixtos: aquellos que tienen una parte fija y otra variable.
  • Gastos marginales: los que existen cuando se produce de más.
  • Gastos directos: los que resultan de la producción de los bienes o servicios.
  • Gastos indirectos: aquellos que son necesarios para la producción pero que no están relacionados directamente con la misma.

Una vez clasificados, podrás analizar y entender los gastos que genera tu actividad. A continuación, visualiza tu panel de gastos totales y calcula la media de los gastos mensuales de los últimos doce meses y comienza a sacar conclusiones sobre tus gastos mes a mes.
En este momento deberás hacer dos cosas:

  1. Evaluar si puedes ahorrar en algunos de los gastos actuales.
  2. Plantearte un presupuesto que guíe tus gastos a lo largo del año y te permitan conseguir tus objetivos anuales.

El presupuesto será una parte indispensable de tu plan económico y financiero. De lo contrario, estarás constantemente improvisando.  Este presupuesto te permitirá gestionar todas las áreas de tu empresa y tus recursos.

En Quipu recomendamos siempre contar un gestor certificado que te asesore sobre estos temas.

Que habrás ganado al final de la implementación de tu sistema de control de gastos

Si has logrado implementar un sistema de control de gastos de empresa efectivo y constante habrás conseguido:

  • Conocer en detalle lo que cuesta la actividad de tu empresa.
  • Eliminar gastos innecesarios y tener tus cuentas
  • Tomar decisiones inteligentes y basadas en datos.
  • Establecer márgenes de beneficio realistas y rentables.
  • Equilibrar el precio de venta de los servicios con respecto a los costes.
  • Garantizar que tus cuentas están saneadas.

Todo esto y más, simplemente, implementando un sistema y una rutina muy simple y efectiva!

¡No lo dudéis mas!  Pruébalo gratis por 15 días y comienza a tomar el control de gastos de tu empresa.

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