Plantilla en Excel de control de gastos | Descargar

Si tienes un negocio y quieres tener mejor visibilidad de los costes de tu actividad, es necesario tener un preciso control de gastos de empresa. Independientemente del sector en el que te encuentres, el negocio tendrá mejor rentabilidad si tus costes están siempre al día y con total visibilidad.

Si queremos tener un control completo, debemos primero ver en qué estamos gastando, y luego hacer la respectiva cuenta de ingresos y gastos. Haciendo ambas conseguiremos una visión total. Pero si lo que queremos es controlar nuestros costes para mejorar la rentabilidad, os recomendamos leer este artículo. 

Leyendo el artículo aprenderás:

El siempre necesario control de gastos de la empresa

Si administramos una empresa estamos obligados a guardar todos los documentos, para lograr luego, una perfecta contabilidad y poder desgravar correctamente los gastos. Tener una correcta organización y control de tus tickets y facturas es una tarea difícil de llevar a cabo de forma eficiente.

Guardamos, acumulamos, intentamos controlar y, al final, solemos perder muchos de los tickets de gasto que generamos en nuestra empresa o como profesional autónomo. Lo clásico es recurrir a una clásica plantilla de Excel donde picar a mano cada uno de los gastos. Para ello, tienes que ser muy ordenado y guardar todos tus tickets en un archivador.

💡 QUIPU TIP: Para tener un control completo, lo mejor es organizarnos con un programa de facturación. Te recomendamos leer el artículo de control de ingresos y gastos para conocer mejor las ventajas de organizar tu negocio con un software.

Descargar gratis plantilla Excel de control de gastos empresa 

Aquí te dejamos un modelo de plantilla de excel para controlar los gastos de empresa, por si todavía no estás preparado para incorporar tecnología a tu negocio. Sin embargo, si estás buscando transformar tu negocio hacia el mundo digital, juntar papeles y picar a mano tus tickets y facturas en un excel forma parte del pasado y la verdad es que es poco eficiente

Plantilla de control de Gastos en Excel

plantilla de control de gastos de quipu para descargar

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Hoy en día contamos con programas de facturación online que nos hacen esta tarea más fácil y automatizada. A tener todos tus documentos digitalizados en la nube, los gastos se pueden visualizar en tiempo real y todo queda ordenado en su lugar para cumplir con tus obligaciones fiscales.

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¿Qué ventajas te proporciona controlar los gastos de tu empresa?

  1. Permite tener un mejor análisis de tu empresa.
  2. Te permite detectar gastos evitables.
  3. Desgravar gastos de tu empresa correctamente.
  4. Control total sobre los gastos que realizan tus empleados.
  5. Mejora la previsión de gastos y la planificación a futuro.

Consejos prácticos para mejorar el control de los gastos de tu negocio.

Primero y principal, ¡Aprovecha la tecnología! La mejor forma de lograr todo esto es digitalizar tus facturas y tickets con una herramienta que te permita no sólo visualizar los datos globales, sino también que te indique cuánto IVA o IRPF tienes que separar para tu próxima presentación de impuestos y cuánto puedes desgravar.

¿Cómo llevo el control de gastos en Quipu?

Desde Quipu te ofrecemos el Lector OCR de gastos. Es una herramienta muy fácil de usar, pero muy útil, que puede ayudarte en tu gestión administrativa. Con solo una foto o un click puedes ahorrarte muchas horas de trabajo, pasando todos los gastos sin tener que picar un solo dato.

👉 Estás son las 3 formas que te ofrece para digitalizar tus tickets y facturas:

  • Haz una foto del ticket o factura y súbelo a la aplicación. Con solo una foto el Lector OCR lee todos los datos necesarios para introducirlos en el sistema. Así te aseguras que no pierdes un solo ticket, y que toda la información consta en tu programa de facturación.
  • Arrastra los documentos desde tu ordenador. Muchas veces nos envían la factura por correo, así que descargamos el archivo y lo arrastramos al programa. El archivo quedará como pendiente y en 24 horas estará dentro de tu software.
  • Correo de Quipubox. También tienes la opción de enviar las facturas al correo que aparece en tu lector de gastos con el dominio @gastos.quipubox.com, y en el mismo tiempo que arrastrando el documento lo tendrás en el programa.

DATO CLAVE: La mejor manera de tener todo controlado es con el Lector OCR. Así te aseguras no perder ningún ticket o factura, ya que por mucho que desaparezca entre los bolsillos ya tendrás la foto hecha. Y si quieres probar 15 días de Quipu gratis, podrás importar tus gastos sin problema.


¿Cuánto tiempo hay que guardar las facturas?

Como ya debes saber, Hacienda puede venir en cualquier momento y pedirte que le enseñes el ticket o factura simplificada del que te desgravaste cierto importe. Por ello, y aunque ya hayas presentado la documentación en alguna de las liquidaciones trimestrales, si el fisco te lo pide, deberás enseñarle cada comprobante.

Y la pregunta importante es: ¿Durante cuánto tiempo hay que guardar las facturas de una empresa? Debes guardar los tickets de gasto y facturas durante mínimo 5 años, desde que venció el periodo de presentación del impuesto. En Quipu guardamos todos los tickets, facturas y documentos comerciales que puedas generar, para que los tengas siempre accesibles en la nube cuando los necesites.

Si lo miramos por el lado positivo, guardarlo un mínimo de 5 años, nos permite poder declarar y/o desgravar cualquier factura durante todo este tiempo. Y tener que guardar tantos papeles durante 5 años, puede suponer un problema de espacio y de organización. Son muchos papeles y todos son importantes. De manera que vamos a ver algunos consejos para tener un mejor control y organización de todos ellos.

💡 QUIPU TIP:  ¿Tienes más dudas respecto a albaranes, facturas o recibos? En Quipu te hemos preparado diferentes guías, para que veas los tipos de facturas o las plantillas de recibo de pago.


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