Si tienes un negocio y quieres tener una mayor visibilidad de los costes de tu actividad, es necesario tener un preciso control de gastos de empresa. Independientemente del sector en el que te encuentres, el negocio tendrá mejor rentabilidad si tus costes están siempre al día y con total visibilidad.
Si queremos tener un control completo de nuestras facturas, debemos primero ver en qué estamos gastando, y luego hacer la respectiva cuenta de ingresos y gastos. Haciendo ambas conseguiremos una visión completa.
En este artículo veremos las ventajas de llevar un adecuado control de los gastos de nuestra empresa y os proporcionamos una plantilla en Excel que podéis descargar gratuitamente.
En este artículo aprenderás:
- El siempre necesario control de gastos de la empresa
- Descargar la plantilla Excel de control de gastos
- Las ventajas del control de gastos
- El control de gastos de mi empresa con Quipu
- Documentos: ¿cuánto tiempo hay que guardar las facturas?
El siempre necesario control de gastos de la empresa
Si administramos una empresa estamos obligados a guardar todos los documentos, para lograr luego una perfecta contabilidad y poder desgravar correctamente los gastos. Tener una correcta organización y control de tus tickets y facturas es una tarea difícil de llevar a cabo de forma eficiente.
Guardamos, acumulamos, intentamos controlar y, al final, solemos perder muchos de los tickets de gasto que generamos en nuestra empresa o como profesional autónomo. Lo clásico es recurrir a una clásica plantilla de Excel donde picar a mano cada uno de los gastos. Para ello, tienes que ser muy ordenado y guardar todos tus tickets en un archivador.
🔗 Ampliar información: Te recomendamos leer el artículo de control de ingresos y gastos para conocer mejor las ventajas de tener tu negocio bien ordenado.
Descargar gratis la plantilla Excel de control de gastos
Aquí te dejamos un modelo de plantilla en Excel que podrás descargar gratis para controlar los gastos de empresa, por si todavía no estás preparado para incorporar tecnología a tu negocio 👇
Plantilla de control de Gastos en Excel
Descargar Plantilla ⬇
Hoy en día contamos con programas de facturación online que nos hacen esta tarea más fácil y automatizada. A tener todos tus documentos digitalizados en la nube, los gastos se pueden visualizar en tiempo real y todo queda ordenado en su lugar para cumplir con tus obligaciones fiscales.
¿Qué ventajas te proporciona controlar los gastos de tu empresa?
- Permite tener un mejor análisis de tu empresa.
- Te permite detectar gastos evitables.
- Desgravar gastos de tu empresa correctamente.
- Control total sobre los gastos que realizan tus empleados.
- Mejora la previsión de gastos y la planificación a futuro.
Consejos prácticos para mejorar el control de los gastos de tu negocio.
Honestamente no nos parece que realizar el control de gastos de tu empresa de forma manual sea la forma más eficiente. Algunas de las desventajas que tiene hacerlo mediante una plantilla en Excel serían:
- Pérdida de tiempo al tener que picar tus tickets y facturas a mano.
- Ineficiencias al no tener tus documentos correctamente referenciados.
- Alta probabilidad de cometer errores al tener que introducir datos a mano en una hoja de cálculo.
- No tienes previsión de los tipos impositivos a liquidar a final de mes o trimestre.
- Tus documentos no están 100% accesibles o no son fáciles de encontrar.
En esta línea y teniendo en cuenta que nos encontramos en pleno 2023, la forma más adecuada y eficiente de llevar el control de tus gastos es con un programa de facturación, con el que podrás facturar, controlar tus ingresos y gastos fácilmente, generar presupuestos, y controlar tus pagos y cobros.
🔗 Ampliar información: Si estás interesado y quieres saber más, hemos creado este nuevo artículo sobre los mejores programas de facturación en 2023.
Programa de Facturación: ¿Cómo llevar el control de gastos con Quipu?
En Quipu tenemos lo que llamamos Lector OCR de gastos. Es una funcionalidad muy fácil de usar y sobretodo muy útil ya que puede ayudarte en la gestión administrativa diaria de tus documentos.
👉 Estás son las 3 formas que te ofrece para digitalizar tus tickets y facturas:
- Haz una foto del ticket o factura y súbelo a la aplicación. Con solo una foto el Lector OCR lee todos los datos necesarios para introducirlos en el sistema. Así te aseguras que no pierdes ni un solo ticket, que no te olvidas de deducir ni un solo euro y toda la información queda registrada en el programa.
- Arrastra los documentos desde tu ordenador. Muchas veces nos envían la factura por correo, así que descargamos el archivo y lo arrastramos al programa. El archivo quedará como pendiente y en menos de 24 horas tendrás toda su información procesada en el programa.
- Correo de Quipubox. También tienes la opción de enviar las facturas al correo que aparece en tu lector de gastos directamente, con el dominio @gastos.quipubox.com, y en menos de 24h estarán listas.
📹 A continuación te dejamos un vídeo en el que os mostramos cómo controlar los gastos de empresa de forma eficiente y ordenada:
¿Cuánto tiempo hay que guardar las facturas o tickets?
Como ya debes saber, Hacienda puede venir en cualquier momento y pedirte que le muestres el ticket o factura simplificada del que te desgravaste cierto importe. Por ello, y aunque ya hayas presentado la documentación en alguna de las liquidaciones trimestrales, si el fisco te lo pide, deberás enseñarle cada comprobante.
Y aquí la pregunta más importante es: ¿Durante cuánto tiempo hay que guardar las facturas o tickets de una empresa? Debes guardar los tickets de gasto y facturas durante mínimo 5 años, desde que venció el periodo de presentación del impuesto.
Tener que guardar tal cantidad de papeles (facturas, tickets, albaranes, …) durante tanto tiempo puede suponer un problema:
- Falta de espacio para almacenar tal cantidad de documentos.
- Dificultad en organizar y ordenar todos los documentos.
- No es fácil encontrar cualquier documento de forma eficiente.
En este sentido, usar un programa de facturación para controlar, ordenar y organizar nuestro negocio nos parece la forma más adecuada de guardar los documentos de un autónomo o de una empresa.
¿Por qué debería usar un Programa de Facturación?
Ésta es la pregunta que más nos hacéis últimamente, y la respuesta la encontrarás en el siguiente vídeo, en el que te desvelamos las 5 claves por las que NECESITAS usar un Programa de Facturación 👇
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