La tesorería es el área de la empresa que se encarga de gestionar sus flujos de efectivo, que básicamente se traduce como el dinero que entra y sale de la compañía. Tiene una importancia crítica a la hora de garantizar la solvencia financiera de cualquier compañía y así evitar situaciones de insuficiencia de efectivo.
A pesar de su importancia, es un proceso al que no siempre se le da la suficiente importancia o bien no se conoce cómo se gestiona. Por eso, en este artículo, te explicaremos algunos de los principales métodos básicos para el control de tesorería y las herramientas que puedes utilizar para esta tarea.
En este artículo aprenderás:
- ¿Qué se entiende por control de tesorería?
- Importancia de un buen control de la tesorería
- 3 formas de llevar el control de la tesorería
- Herramientas para el control de tesorería
¿Qué se entiende por control de tesorería?
El control de tesorería es el conjunto de técnicas y herramientas que se utilizan para administrar el efectivo de la empresa.
Este proceso implica varias tareas, como el control y análisis constante del flujo de caja y su impacto en las operaciones de la empresa. Su principal objetivo es garantizar que la empresa tenga la liquidez necesaria para cumplir con sus obligaciones financieras y para llevar a cabo sus operaciones diarias sin problemas.
Pero, al mismo tiempo, su objetivo es que esa liquidez no comprometa su rentabilidad, especialmente por el coste de oportunidad que supone guardar grandes cantidades de efectivo en épocas de elevada inflación.
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Importancia de un buen control de la tesorería
Un buen control de tesorería es fundamental para el éxito de cualquier empresa. Si la empresa no tiene una visión clara del flujo de efectivo, puede verse en situaciones de insuficiencia de fondos que pueden comprometer su capacidad de operar. Además, el control de tesorería es importante para evitar costes innecesarios asociados con la gestión de efectivo, como intereses y cargos bancarios.
Pero, además, un buen control de tesorería también permite a la empresa anticipar problemas financieros, lo que puede ayudar a tomar decisiones a tiempo y minimizar su impacto. Asimismo, un buen control de tesorería también ayuda a la empresa a aprovechar oportunidades de inversión y a desarrollar estrategias de crecimiento.
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3 formas de llevar el control de la tesorería
Existen diferentes métodos para llevar el control de la tesorería, pero en este artículo te explicaremos tres de los más comunes.
El presupuesto de tesorería
El presupuesto de tesorería es un documento que permite a la empresa planificar y controlar sus flujos de caja. En esencia, se utiliza para anticipar las entradas y salidas de efectivo futuro de la empresa y así prever el saldo de caja disponible en un período determinado. Permite a la empresa planificar sus necesidades de financiamiento y tomar decisiones en consecuencia.
Para elaborar un presupuesto de tesorería, es necesario tener una buena comprensión de los flujos de caja pasados y presentes de la empresa, así como de las proyecciones futuras de ingresos y gastos.
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El presupuesto de tesorería es una herramienta valiosa para la gestión de tesorería a corto plazo y debe ser actualizada de manera regular con el fin reflejar los cambios en la situación financiera de la empresa.
El libro de caja
El libro de caja es otra de las aplicaciones de control de tesorería más importantes y efectivas. Se trata de una herramienta que permite a la empresa registrar todas las transacciones de efectivo que se realizan. En este libro se anotan tanto los ingresos como los gastos de la empresa, así como cualquier transacción de efectivo, como retiradas de cajeros automáticos o depósitos en cuentas bancarias.
Puede ser llevado en un formato manual o digital, dependiendo de las necesidades de la empresa. En cualquiera de los dos casos, es fundamental que este libro de caja esté actualizado y sea preciso para que la empresa tenga una visión clara de su situación financiera.
Por esta razón, la mayoría de empresas, en su actividad diaria, deciden apostar por herramientas tecnológicas para llevarlo de forma adecuada, como hojas Excel o software de tesorería.
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El libro de bancos
El libro de bancos es la última de las herramientas de control de tesorería que analizaremos en este artículo. Permite a la empresa llevar un registro de todas las transacciones que se realizan en las cuentas bancarias de la empresa, incluyendo los depósitos, las retiradas de efectivo, transferencias y cualquier otro movimiento de fondos en las cuentas bancarias de la empresa.
El libro de bancos es importante para el control de tesorería a largo plazo, ya que permite a la empresa hacer un seguimiento de sus saldos bancarios y detectar cualquier discrepancia o error en las transacciones bancarias. Además, el libro de bancos es útil para realizar la conciliación bancaria, que es el proceso de comparar los registros contables de la empresa con los registros bancarios con el fin de asegurarse de que coinciden.
Al igual que el libro de caja, el libro de bancos puede ser llevado en un formato manual o digital, pero es mucho más efectivo recurrir a un software específico que realice esas tareas por nosotros y así evitar la mayor intervención humana posible.
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Herramientas para el control de tesorería
Para poder completar estos métodos básicos de control de tesorería de forma adecuada, existen herramientas que pueden ayudar a la empresa a optimizar esta tarea: entre ellas, destacamos las hojas Excel y los software específicos de tesorería.
Hojas de Excel
Las hojas Excel son una herramienta útil para llevar el control de tesorería de forma eficiente. En Excel, uno de los programas más populares de Microsoft, se pueden crear hojas de cálculo personalizadas para llevar un registro de los ingresos y gastos de la empresa, así como para realizar un seguimiento de los saldos de efectivo y bancarios. Además, Excel permite crear gráficos y tablas para visualizar la información de una manera clara y concisa.
No obstante, a pesar de toda su potencia y su popularidad, las Hojas Excel tienen una serie de problemas que es conveniente destacar:
- Limitaciones en la capacidad de procesamiento de datos: a través de las hojas Excel, los usuarios pueden tener dificultades para manejar grandes cantidades de datos, lo que puede afectar la precisión y la eficiencia del control de tesorería.
- Posibilidad de errores humanos: las hojas de Excel están sujetas a errores humanos, ya sea por la introducción incorrecta de datos o por la falta de actualización y mantenimiento.
- Dificultad para hacer un seguimiento detallado de las transacciones: las hojas de Excel pueden no ser lo suficientemente detalladas o personalizadas como para llevar un registro preciso de las transacciones de tesorería, lo que puede dificultar la identificación de áreas problemáticas.
Software de tesorería
El software de tesorería es un tipo de aplicación específico que puede ayudar a la empresa a automatizar el control de tesorería. En esencia, permite a la empresa llevar un registro detallado de sus flujos de caja y hacer un seguimiento de sus saldos de efectivo y bancarios. Además, el software de tesorería puede ayudar a la empresa a crear presupuestos de tesorería y a realizar la conciliación bancaria de manera automática.
El software de tesorería puede ser especialmente útil para empresas grandes o para aquellas que manejan una gran cantidad de transacciones de efectivo. Entre sus ventajas se encuentran las siguientes:
- Capacidad de procesamiento de grandes cantidades de datos: el software de gestión de tesorería puede manejar grandes cantidades de datos de manera rápida y eficiente, lo que ayuda a garantizar la precisión del control de tesorería.
- Reducción de errores humanos: este tipo de aplicación está diseñado para minimizar los errores humanos, lo que ayuda a garantizar la precisión del control de tesorería.
- Mayor detalle en la información de las transacciones: al proporcionar información más detallada sobre las transacciones, lo que ayuda a identificar áreas problemáticas y a tomar medidas correctivas de manera más efectiva.
- Automatización de tareas: el software de gestión de tesorería puede automatizar muchas tareas, como la conciliación bancaria y la creación de informes, lo que ayuda a ahorrar tiempo y reducir errores
- Mejora en la toma de decisiones: el software de gestión de tesorería proporciona una visión clara y completa de la situación financiera de la empresa, lo que ayuda a tomar decisiones informadas y estratégicas en relación a la gestión de tesorería.
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