Cualquier empresa, en el desarrollo de su actividad, tiene que estar en permanente comunicación con sus entidades bancarias. El pago a proveedores a través de las transferencias, el giro de domiciliaciones bancarias, cheques, confirming… son muchas las operaciones y servicios financieros del día a día.
A nivel contable, toda esta información debe estar convenientemente reflejada y actualizada. Sin embargo, en ocasiones, la comunicación bancaria no es todo lo ágil que cabría esperar, por lo que la confirmación de algunas operaciones (como el pago de una factura), se pospone o no se confirma, lo que acaba generando discrepancias.
Para evitar todos estos problemas, existe un libro contable llamado libro de bancos, que permite que la información financiera de una empresa esté siempre correctamente conciliada, especialmente en todo lo que tiene que ver con la comunicación con los bancos.
En este artículo aprenderás:
- ¿Qué es el libro de bancos?
- ¿Para qué sirve el libro de bancos?
- ¿Es obligatorio el libro auxiliar de bancos?
- Causas por las que el libro de bancos y saldo real no coinciden
- ¿Cómo hacer un libro auxiliar de bancos?
- Ejemplo del libro de bancos
¿Qué es el libro de bancos?
El libro de bancos es un registro contable auxiliar, que se lleva a través de cuentas transitorias, y que sirve para reflejar todas las operaciones relacionadas con sus cuentas bancarias.
Es una herramienta fundamental para llevar un adecuado control y seguimiento de las transacciones financieras de la empresa, así como para verificar la exactitud de los movimientos bancarios y detectar posibles errores o fraudes.
Es decir, el libro de bancos es un libro auxiliar que permite llevar un control detallado de las operaciones realizadas en las cuentas bancarias de la empresa.
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¿Para qué sirve el libro de bancos?
El libro de bancos es una herramienta fundamental en la gestión de la tesorería de una empresa, ya que permite conocer en todo momento la situación real de sus cuentas bancarias.
Con este registro, es posible detectar errores, duplicidades, movimientos no registrados o fraudes en los movimientos bancarios, así como llevar un control detallado de los pagos y cobros realizados.
Además, el libro de bancos facilita la conciliación bancaria, es decir, la comparación entre los movimientos bancarios registrados en el libro y los que aparecen en los extractos bancarios. Esto permite detectar discrepancias y corregirlas para evitar problemas en el futuro.
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¿Es obligatorio el libro auxiliar de bancos?
El libro de bancos no es obligatorio por Ley, pero sí es recomendable que cualquier empresa, sea del tamaño que sea, lo lleve de manera adecuada.
De hecho, al llevarse a través de cuentas auxiliares (o transitorias), ni siquiera aparece en el balance de situación de una determinada empresa, de manera que la Ley no exige que conste en los libros de contabilidad.
Causas por las que el libro de bancos y saldo real no coinciden
Existen diversas causas por las que el saldo del libro de bancos y el saldo real de la cuenta bancaria pueden no coincidir. Algunas de ellas son:
- Error humano al realizar el registro contable.
- Fallos en la transmisión de información bancaria.
- Diferencias entre las fechas de registro y las fechas de valoración de las operaciones.
- Cheques pendientes de cobro o de pago.
- Gastos aplicados directamente en el banco, como algunas comisiones.
¿Cómo hacer un libro auxiliar de bancos?
Para hacer un libro de bancos, es necesario seguir los siguientes pasos:
- Identificar todas las cuentas bancarias de la empresa y sus correspondientes movimientos.
- Registrar los movimientos en el libro de bancos, detallando la fecha, el importe, la descripción y la cuenta contable afectada.
- Realizar la conciliación bancaria, comparando los movimientos del libro de bancos con los extractos bancarios.
- Detectar y corregir las discrepancias entre ambos registros, realizando los apuntes contables correspondientes.
Ejemplo del libro de bancos
A continuación, se presenta un ejemplo de registro en el libro de bancos:
| Fecha | Descripción | Debe | Haber | Saldo |
|---|---|---|---|---|
| 01/01/2023 | Depósito por venta de productos | 2.500€ | 2.500€ | |
| 05/01/2023 | Cargo por comisión bancaria | 10€ | 2.490€ | |
| 10/01/2023 | Cargo por transferencia a proveedor | 1.200€ | 1.290€ | |
| 15/01/2023 | Abono por transferencia de un cliente | 500€ | 1.790€ | |
| 20/01/2023 | Cargo por cheque rebotado | 50€ | 1.740€ | |
| 25/01/2023 | Depósito por venta de servicios | 3.000€ | 4.740€ | |
| 30/01/2023 | Cargo por pago de intereses de préstamo bancario | 1.000€ | 4.640€ |
En este ejemplo, se muestra una tabla que registra las transacciones bancarias realizadas en el mes de Enero de 2023.
Cada fila de la tabla contiene información sobre la fecha de la transacción, una descripción de la misma, el importe de la transacción y el saldo resultante después de la transacción. A final de mes, su saldo ha sido de 4.640€.
Este tipo de tabla es comúnmente utilizado en un libro de bancos para llevar un registro detallado de todas las transacciones bancarias que realiza una empresa o persona.
A nivel contable, cada una de las transacciones se registrarían de la siguiente forma:
- Para las cuentas donde se ha producido una salida de efectivo, por ejemplo, por el pago a un proveedor.
| Fecha | Descripción | Cuenta contable | Debe | Haber |
|---|---|---|---|---|
| 10/01/2023 | Bancos transitoria | 572 (auxiliar) | 1.200€ | |
| 10/01/2023 | Proveedores | 431 | 1.200€ |
- Para las cuentas en las que hay una entrada de efectivo, por ejemplo, por el depósito por venta de servicios.
| Fecha | Descripción | Cuenta contable | Debe | Haber |
|---|---|---|---|---|
| 25/01/2023 | Bancos transitoria | 572 (auxiliar) | 3.000€ | |
| 25/01/2023 | Depósito por venta de servicios | 430 | 3.000€ |
Esta información se contabiliza en una cuenta transitoria o auxiliar, pero que no es la cuenta definitiva de bancos. Falta realizar una acción importante: la conciliación de las cuentas bancarias.
Para ello, imaginemos que, con fecha 26/01/2023, llega el extracto bancario con toda la información de los movimientos de esa cuenta, donde consta el abono del cliente. Al mismo tiempo, el banco aplica por esta operación una comisión de 100 €.
El apunte contable sería el siguiente:
| Fecha | Descripción | Cuenta contable | Debe | Haber |
|---|---|---|---|---|
| 26/01/2023 | Bancos | 572 | 2.900€ | |
| 26/01/2023 | Bancos transitoria | 572 (auxiliar) | 3.000€ | |
| 26/01/2023 | Servicios bancarios y similares | 626 | 100€ |
En este caso, la cuenta de tesorería mostraría un incremento de 2.900 €, mientras que la cuenta transitoria quedaría cancelada (con saldo cero). Pero la operación quedaría correctamente conciliada y con el saldo real, una vez descontada la comisión por la operación.
