Mejores programas de gestión de empresas en 2021

Después de una pandemia mundial en donde nos vimos obligados a cambiar muchas cosas de nuestro día a día, nos dimos cuenta que más aún en un negocio es imprescindible optar por la digitalización. No sólo porque quedó demostrado que podemos mejorar la eficiencia en infinidad de procesos sino también porque mejoramos la productividad de los equipos y proyectos.

Leyendo el siguiente artículo podrás conocer en detalle:

  • Qué es y qué buscamos con un programa de gestión de empresas.
  • Cuales son los software más utilizados.
  • Tabla de ventajas de cada uno de los programas de gestión.
  • Uno a uno cada programa en detalle para entender qué puedes ganar.

Patricio Diedrichs

En Quipu somos especialistas en tecnología y buscamos explicar con un lenguaje más cercano y apetecible temas complicados. Ademas, con más de 8 años de experiencia hemos creado un software de gestión administrativa para empresas que facilita tu contabilidad, tesorería y  facturación ahorrando tiempo de gestión diaria.


¿Qué buscamos con un programa de gestión empresarial?

Si has llegado aquí es que al final el objetivo que tienes es mejorar distintos procesos para ser más eficientes en tareas de distintos sectores de tu empresa, principalmente buscando;

  • Optimizar los procesos en tareas repetitivas de cada día.
  • Mejorar el acceso a la información en todos y cada uno de los sectores.
  • Compartir información entre todos distintos departamentos de la empresa de forma simple, mejorando la comunicación y proyectos internos de los departamentos.
  • Ser más eficientes en el manejo de la información para minimizar costos y permitir una mejor toma de decisiones.
  • Tener tu empresa digitalizada.

Principales ejes para elegir programas de gestión de empresas.

Antes de comenzar, vamos a dividir el artículo en 4 ejes principales de acuerdo a las tareas principales de una empresa.

  1. Facturación, tesorería y contabilidad
  2. Recursos Humanos
  3. Gestión de tareas, proyectos y equipos.
  4. Ventas, CRM clientes y marketing

A partir de aquí os contaremos según estos ejes cuales son los mejores programas en base, no sólo a la experiencia de haber probado todos y cada uno de ellos, sino también de las opiniones de los clientes en los principales portales de reseñas.

¿Cuáles son los programas más utilizados en las empresas?

A continuación detallaremos los programas de gestión para empresas más utilizados de España separados por rubro, utilidad, ventajas y precio.


Software Tamaño de empresa Utilidad Principal Ventajas Gratuito*
Quipu PYMEs Facturación y Tesorería Intuitivo y sencillo
Factorial Todo tipo de empresa Recursos Humanos Interfaz Moderna
Notion Todo tipo de empresa Gestión de Tareas 100% Personalizable
HubSpot Todo tipo de empresa Marketing, ventas y CRM El más completo
Signaturit Todo tipo de empresa Firma digital y contratos Seguridad y confianza con documentos sensibles
*Todas las plataformas ofrecen un período gratuito para probar el programa.
Notion ofrece un plan gratuito que tiene las funcionalidades básicas. Si eres una PYME el precio básico asciende a 8€ por usuario al mes.


¿Cuales son los mejores programas de gestión empresarial?

Gestión Administrativa: Quipu

Es un software de gestión empresarial en la nube mediante el cual podrás gestionar tu facturación, impuestos, tesorería y bancos.

Cuando de facturación intuitiva, simple y profesional hablamos Quipu aparece siempre en la ecuación por ser un programa con más de 8 años de experiencia en el sector y afianzándose como el programa que las pymes recomiendan para gestionar el negocio.

Aquí entra en juego, por un lado, la seguridad que brinda en sus servidores para alojar información sensible como es la facturación y por otro lado la sencillez con la que optimiza tareas y procesos administrativos diarios.

programa gestión contabilidad

El objetivo principal de este programa es, ademas de facilitar la gestión diaria, ahorrar tiempo en tareas repetitivas que no tienen utilidad.

¿Qué puedo hacer en con Quipu? 

  • Crear y gestionar facturas
  • Controlar gastos, vencimientos, pagos.
  • Conectar mis bancos y realizar conciliación bancaria
  • Gestionar todos mis documentos comerciales de forma referenciada.
  • Analítica y gestión de proyectos.
  • Integración con más de 4000 apps y plataformas.

El uso de inteligencia artificial de modo de que, por ejemplo, picar facturas de gastos ya no sea una tarea del día a día de un empleado es un “must” para cualquier programa que procure eliminar tareas que no aportan valor.

lector de gastos quipu

Tener los documentos comerciales (presupuestos, pedidos, albaranes y facturas) siempre referenciados entre sí por cliente o estado del documento es otra de las grandes funcionalidades que han desarrollado estos últimos años y es muy utilizada por aquellos que gestionan el negocio. 👇🏻

gestionar documentos quipu

Podemos seguir enumerando funcionalidades pero creo que con lo mencionado ya se pueden dar una idea de lo potente que puede ser una herramienta como esta para cualquier empresa que desee mejorar sus procesos administrativos y gestión del negocio.

Por último decir que este software de gestión administrativa tiene la gran ventaja de trabajar con “partners certificados” que puedes añadir a tu plan. Actualmente son más de 200 gestorías a lo largo y ancho de España que se han capacitado en el uso de la plataforma y se conectan a tu negocio para llevar la parte dura de tu contabilidad; balances, cierres anuales, perdidas y ganancias, presentación de impuestos y obviamente brindar asesoramiento fiscal-contable para tu negocio.

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Gestión de Recursos Humanos: Factorial

Es un software de gestión de recursos humanos que tiene como objetivo ayudar a los managers de RRHH a automatizar y optimizar tareas diarias. Permite tener a solo un click procesos como el control horario, la gestión de vacaciones y ausencias, la contratación de nueva personal, onboarding, evaluaciones de desempeño y mucho más.

Factorial está pensado tanto para un departamento de Recursos Humanos de una sola persona, como para equipos de 20, 50 o más de 100 empleados: es un software de gestión de talento que va más allá de lo que estamos acostumbrados, ya que te permite utilizar los datos de tu empresa para elaborar informes para poder tomar más y mejores decisiones.

factorial gestion rrhh

El software de Factorial te permite visualizar en tiempo real lo que sucede en tu empresa. Con él podrás revisar el fichaje de tu plantilla, ver quiénes se encuentran en la oficina o trabajando desde casa. Cuando nuestro equipo empieza a crecer, es normal no tener todo bien organizado. Gracias a herramientas que ofrece Factorial como el portal del empleado y su funcionalidad de comunicación interna, podrás gestionar información importante y documentación sensible desde un solo lugar.

Con Factorial podrás generar un usuario por cada empleado, para que estos puedan marcar sus ingresos y salidas de su puesto, solicitar días de descanso, firmar contratos, recibir sus nóminas y todo lo que necesiten. Así estarás tendrás el control adaptado a la normativa española actual.

factorial comunicacion rrhhMantente al tanto de todas las novedades 

Podrás saber todo lo que sucede en tu organización:

  • Las personas que estarán ausentes.
  • Festivos nacionales o provinciales.
  • Tareas pendientes.
  • Cumpleaños de empleados.
  • Actividades programadas.

Son detalles que la plataforma brinda como medio clave para tener a toda la empresa en linea y en sintonía con lo que sucede.

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La versión mobile de Factorial

Responde a todas las características de un app moderno e intuitivo para managers y empleados.

Protege tus datos personales gracias al sistema de seguridad que te permite ingresar utilizando tu huella digital o reconocimiento facial.

Disponible para Android y iOS, con la versión móvil de Factorial solo tienes que hacer swipe para comenzar tu jornada, tomarte un descanso o finalizar tu día, sin importar donde estés.

Gestión de ausencias de equipos y empleados

Dejamos atrás el papeleo, los Excels muy largos y los procesos tediosos. Con Factorial, recibe y envía notificaciones al móvil y correo electrónico cada vez que un empleado solicite una ausencia.

La comunicación interna es TODO dentro de una empresa, por eso cuando alguien va a pedirse una ausencia por ejemplo por vacaciones, debe saber si se está solapando con las vacaciones de otra persona. Probablemente si se trata de otro departamento no sea un dato tan relevante, pero en Factorial a la hora de solicitar la ausencia, te avisa en el rango de fechas escogidas no sólo si te estás solapando son otras personas sino que detalla quienes son.

gestion ausencias factorial

Estos detalles son los que a la larga permiten que un equipo se mantenga en sintonía, que no haya cortocircuitos entre empleados y que haya total transparencia con todo lo que sucede a nivel recursos humanos en una empresa: a veces los pequeños detalles pueden marcar grandes diferencias.

Desde este enlace podrás acceder a una prueba gratuita del software de Factorial durante 14 días, y experimentar todo lo que esta plataforma puede hacer por tí.

Gestión de proyectos: Notion

Una de nuestras herramientas de gestión de proyectos y tareas favoritas, y sin dudas una de las revelaciones en el mundo en estos últimos años.

Es difícil encasillas a Notion como programa de gestión de proyectos por que engloba mucho más que eso. Es una plataforma 100% personalizable a todo tipo de empresa, proyecto, equipos o personas.

programa gestion proyectos

Notion es un programa que se destaca por la sencillez a través de la cual una persona puede ir creando sus propios espacios de trabajos y personalizarlos a piacere.

Todo comienza con una plantilla en blanco que con apretar el comando “/” se abre un mundo de posibilidades de crear lo que sea…

  • Lista de tareas tipo check list.
  • Listado de tareas agrupables en formato “toggle”
  • Workflow de tareas por status
  • Textos, encabezados, quotes
  • Imagenes, videos GIFS
  • Tablas personalizables
  • Y MUCHO mas.

notion gestion tareas proyectos

Cada linea de texto, palabra o tabla se personaliza al detalle que dentro de una palabra puedes agrupar todo un proyecto 🤯. Difícil de entender si todavía no lo has probado.

Es tan intuitivo que realmente cualquier persona sin experiencia en proyectos podría gestionarlo o crear sus propias plantillas.

notion gestion proyectos

Asímismo, si tienes poca creatividad como para crea tus propios flows de trabajo, Notion brinda plantillas personalizadas por temáticas. Tiene muchísimos templates dividido por sectores para que encuentres algún que se adapte a tí ya sea que trabajes en ventas, marketing, administración, soporte al cliente o lo que sea.

plantillas notion gestion proyectos

Notion es el único de los programas de gestión que estamos enseñando que tiene un plan totalmente gratuito para arrancar.

Principalmente si quieres empezar a indagar sobre el funcionamiento de este programa de gestión de proyectos y tareas para empresas, podrías iniciarte gratis. Luego si quieres implantarlo en tu equipo, proyecto o empresa te recomendamos que pagues para poder acceder a todas las funcionalidades =)

Gestión de clientes: Hubspot

Es un software de gestión integral que abarca atención al cliente, ventas y marketing. Cuenta con 3 soluciones principales :

  • Software de Ventas: Para agrupar datos e información en todo el funnel de ventas sobre los registros y oportunidades, automatizar las tareas más repetitivas para cualificar leads y cerrar ventas con mayor fluidez.
  • Software de Servicio al Cliente: Para comunicarte con tus clientes, mejorar su experiencia y convertirlos en promotores orgánicos que potencien el crecimiento.
  • Software de Marketing: Para aumentar las visitas en tu web, intentar convertir visitantes en clientes mejorando los ratios de conversión y realizar campañas de inbound marketing.

Detallaremos brevemente cada una de estas soluciones para que se den una idea de lo que se puede lograr con un programa como Hubspot.

Ventas: El “Sales Hub” como lo llama Hubspot, ofrece una serie de funcionalidades que permitirán que el de ventas sea más eficiente, no pierdan tiempo en tareas que pueden ser automatizadas y tengan registro de lo que sucede con un lead en todo momento.

Por ejemplo, nos posibilitará saber cuándo uno de nuestras “oportunidades” abre un email que le enviamos y podríamos hacerle seguimiento de todas sus interacciones.

Así mismo, ofrece un apartado dentro del Hub que facilita la organización de los equipos, reuniones,  así como también tener las tareas pendientes en un sólo lugar.

hubspot gestion ventas

Algunas de las funcionalidades que ofrece el Hub de ventas son:

  • Automatización de flujos de ventas
  • Gestión del pipeline
  • Plantillas de correo personalizables
  • Programación de citas y reuniones
  • Seguimiento de emails
  • Seguimiento y grabación de llamadas
  • Gestión de contactos y perfiles de oportunidades de venta

Atención al cliente: El “Service Hub” es un software que busca que nuestro equipo de soporte tenga todas las herramientas necesarias para que nuestros clientes estén conformes con nuestro servicio y atención. El objetivo es poder detectar en todo momento el estado de satisfacción para no sólo evitar problemas sino también incentivar a que nuestros propios clientes sean promotores.

Algunas de las funcionalidades que ofrece el Hub de atención al cliente son:

  • CRM integral
  • Centro de ayuda y creación de tickets
  • Chat en directo
  • Bandeja de entrada universal
  • Encuestas de Feedback
  • Servicio de asistencia automatizado
  • Portal de clientes

Marketing: Originariamente HubSpot se había diseñado como un conjunto de herramientas de marketing para ejecutar campañas y crear estrategias completas de inbound que nos permitan atraer y captar usuarios a nuestro negocio convirtiendo a estos finalmente en clientes.

Como habéis visto, ahora esto es tan sólo un brazo más de este monstruo. Actualmente, el Marketing Hub ofrece a los equipos de marketing la posibilidad de automatizar campañas enteras de marketing y por ejemplo, personalizar al detalle el trato con usuarios según las acciones que hayan realizado dentro de nuestra web. Así, el mensaje que recibirá un usuario que haya hecho una interacción X será totalmente distinto al de otro usuario que haya realizado una acción B, con el objetivo que cada uno reciba un estimulo adecuado a su accionar.

Algunas de las funcionalidades de marketing que ofrece son:

  • Creación de landing pages
  • Marketing automation
  • Email Marketing
  • Monitoreo y gestión de leads
  • Gestión de RRSS y Ads
  • Analíticas de Marketing
  • Blog
  • SEO

Hasta aquí ya hemos mencionado los principales software de gestión para empresa, según el área o departamento, que no puedes dejar de tener si buscas tener un negocio eficiente, digitalizado y moderno.

A continuación mencionaremos una solución adicional como “bonus track” que no es imprescindible pero ayuda a completar el círculo de la digitalización al 100% de tu empresa.

Bonus: Signaturit

Este programa no es un software de gestión como tal, pero lo hemos incluido para cerrar el círculo de todo lo que necesita una empresa dentro de lo que se considera “gestión”. Es una solución de firma electrónica que busca simplificar la firma de contratos y documentos de empresa de forma digital, evitando traslados y agilizando el proceso de firma.

¿Qué puedo hacer con Signaturit? 

  • Enviar contratos a firmar de forma rápida y 100% segura.
  • Firma biométrica o dconn certificado digital desde cualquier dispositivo
  • Monitoriza el proceso de firma en tiempo real y almacena los contratos o documentos en la nube en servidores seguros.

gestion de firma de documentosCon una solución de tecnología como Signaturit se benefician distintos departamentos de la empresa:

  1. Recursos humanos: Facilitando la firma de contratos de trabajo e incorporación digital de empleados.
  2. Ventas: Agiliza la contratación de servicios.
  3. Legales: Firma de documentos de empresa, contratos con socios, y otros acuerdos con la máxima seguridad.

Ranking final: Mejores Programas de gestión para empresas en 2021

Después de haber probado todos los programas mencionados y otros softwares que no hemos incluido en el listado, podemos recomendar nuestro 10 mejores programas de gestión empresarial:

  1. Facturación: Quipu
  2. Recursos humanos: Factorial
  3. Proyectos y equipos: Notion
  4. CRM y Ventas: Hubspot
  5. Firma digital: Signaturit

Conclusión y reflexiones generales

Estamos en un momento histórico, en donde a raíz de todo lo sucedido con el coronavirus los gobiernos y empresas han decidido dar un salto mucho más grande de lo imaginado en todo lo que respecta a la digitalización y uso de software de gestión.

Estos últimos dos años se ha avanzado en tecnología y desarrollo lo que podría haber llevado más de 10 años. No sólo empresas sino gobiernos enteros han descubierto en la digitalización un arma muy potente para ser más eficientes y tener mayor control, desde cualquier lugar donde uno se encuentre.

Por esto, los programas de gestión de empresas que hoy les hemos enseñado no son más que la propia elección de cientos de miles de usuarios que han decidido dar ese paso a algo que llego para quedarse, y aquel que se quede afuera sólo se estaría aislando y poco a poco discontinuando.

Os animamos a probar los distintos softwares para empresas que les hemos compartido y que nos hagáis sus comentarios sobre su experiencia.

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Esperamos que este artículos haya sido útil y que a partir de ahora puedan empezar a probar herramientas de gestión que hagan que su negocio sea más eficiente y rentable.

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