Mejores programas de gestión de empresas en 2023

Después de una pandemia en la que nos vimos obligados a cambiar muchas cosas en nuestro día a día, nos dimos cuenta que estos cambios también debían producirse dentro de las propias empresas. La transformación digital se ha acelerado a pasos agigantados, ya que se ha demostrado que el uso de tecnología mejorar la eficiencia en infinidad de procesos empresariales.

En este artículo queremos realizar un estudio sobre los mejores software de gestión de empresas, analizando cada uno de los departamentos claves de las empresas.

En este artículo aprenderás:

• Principales ejes para elegir un software de gestión de empresas
• Tabla comparativa de los mejores softwares de gestión empresarial
• ¿Cuáles son los mejores programas de gestión de empresas?

Principales ejes para elegir un software de gestión de empresas

Antes de empezar, vamos a dividir el artículo en 4 ejes principales de acuerdo a las tareas principales de una empresa.

1. Facturación, tesorería y contabilidad
2. Recursos Humanos
3. Gestión de tareas, proyectos y equipos.
4. Ventas, CRM clientes y marketing

A partir de aquí os contaremos según estos ejes cuáles son los mejores programas en base, no sólo a la experiencia de haberlos probado todos, sino también a las opiniones de los clientes en los principales portales de reseñas.

Mejores programas para la gestión de empresas en 2023

A continuación detallaremos los programas de gestión para empresas más utilizados de España clasificados por tipo, utilidad, ventajas y precio.

*Todas las plataformas ofrecen un período gratuito para probar el programa.

¿Cuáles son los mejores programas de gestión de empresas?

Ahora vamos a analizar cada uno de los programas de forma individual, destacando sus ventajas y desventajas. De forma simple podrás ver cómo de bien encaja ese software en tu negocio.

1 – Gestión de la facturación y tesorería: Quipu

Quipu es un software de gestión empresarial en la nube mediante el cual podrás gestionar tu facturación, impuestos, tesorería y bancos.

Cuando hablamos de facturación intuitiva, simple y profesional, Quipu siempre aparece en la ecuación por tratarse de un programa con más de 9 años de experiencia en el sector y afianzándose como el programa que las pymes más recomiendan para gestionar el negocio.

Aquí entra en juego, por un lado, la seguridad que ofrece en sus servidores para guardar información sensible como lo es la de facturación y por otro lado la sencillez con la que optimiza tareas y procesos administrativos diarios.

El objetivo principal de este programa es, además de facilitar la gestión diaria del negocio, ahorrar tiempo en tareas repetitivas que no tienen ningún sentido hoy en día y que puedes automatizar.

¿Qué puedo hacer en con Quipu? 

• Crear y gestionar facturas.
• Controlar gastos, vencimientos y pagos.
• Digitalizar y procesar la información de tickets y facturas.
• Conectar mis bancos y realizar la conciliación bancaria.
• Gestionar todos mis documentos comerciales de forma referenciada.
• Analítica y gestión de proyectos.
• Integración con más de 4000 apps y plataformas.

El uso de inteligencia artificial de modo de que, por ejemplo, picar facturas de gastos ya no sea una tarea del día a día de un empleado es un “must” para cualquier programa que procure eliminar tareas que no aportan ningún valor.

Tener los documentos comerciales (presupuestos, pedidos, albaranes y facturas) siempre referenciados entre sí por cliente o estado del documento es otra de las grandes funcionalidades que han desarrollado estos últimos años y es muy utilizada por aquellos que gestionan un negocio.

Por último decir que este software de gestión administrativa tiene la gran ventaja de trabajar con “gestorías certificadas” que puedes añadir a tu plan. Actualmente cuentan con más de 300 gestorías en España que se han certificado en el uso de la plataforma y se conectan al programa para ayudarte en la parte más difícil de tu contabilidad; balances, cierres anuales, pérdidas y ganancias, presentación de impuestos y, obviamente, ofrecen asesoramiento fiscal-contable para tu negocio.

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2 – Gestión de los Recursos Humanos: Factorial

Factorial es un software de gestión de recursos humanos que tiene como objetivo ayudar a los managers de RRHH a automatizar y optimizar tareas diarias. Permite tener en solo un click procesos como el control horario, la gestión de vacaciones y ausencias, la contratación de nuevo personal, onboardings, evaluaciones de desempeño y mucho más.

Factorial está pensado tanto para un departamento de recursos humanos de unas pocas personas como para equipos de 50 o más de 100 empleados. Es un software de gestión de talento que va más allá de lo que estamos acostumbrados, ya que contempla diversidad de funcionalidades.

Con él podrás revisar el fichaje de tu plantilla, ver quiénes se encuentran en la oficina o trabajando desde casa. Cuando nuestro equipo empieza a crecer, es normal no tenerlo todo perfectamente organizado. Gracias a las herramientas que ofrece Factorial como el portal del empleado y su funcionalidad de comunicación interna, podrás gestionar información importante y documentación sensible desde un solo lugar.

Factorial permite generar un usuario por cada empleado, para que puedan fichar la entrada y salida de su jornada, solicitar días de descanso, firmar contratos y recibir sus nóminas. Así estarás tendrás el control adaptado a la normativa española actual.

Mantente al tanto de todas las novedades

Podrás saber todo lo que sucede en tu organización:

• Las personas que estarán ausentes.
• Festivos nacionales o provinciales.
• Tareas pendientes.
• Cumpleaños de empleados.
• Actividades programadas.

Son detalles que la plataforma te ofrece para tener toda la empresa conectada y sincronizada online.

La versión mobile de Factorial

Responde a todas las características de un app moderno e intuitivo para managers y empleados.

Protege tus datos personales gracias al sistema de seguridad que te permite ingresar utilizando tu huella digital o reconocimiento facial.

Disponible para Android y iOS, con la versión móvil de Factorial solo tienes que hacer swipe para comenzar tu jornada, tomarte un descanso o finalizar tu día, sin importar donde estés.

Gestión de ausencias de equipos y empleados

Dejamos atrás el papeleo, los Excels muy largos y los procesos tediosos. Con Factorial, recibe y envía notificaciones al móvil y correo electrónico cada vez que un empleado solicite una ausencia.

La comunicación interna lo es TODO dentro de una empresa, por eso cuando alguien va a pedirse una ausencia por ejemplo por vacaciones, debe saber si se está solapando con las vacaciones de otra persona. Probablemente si se trata de otro departamento no sea un dato tan relevante, pero en Factorial a la hora de solicitar la ausencia, te avisa en el rango de fechas escogidas no sólo si te estás solapando son otras personas sino que detalla quienes son.

Estos detalles son los que a la larga permiten que un equipo se mantenga en sintonía, que no haya cortocircuitos entre empleados y que haya total transparencia con todo lo que sucede a nivel recursos humanos en una empresa: a veces los pequeños detalles pueden marcar grandes diferencias.

3 – Gestión de los Recursos Humanos: Kenjo

Kenjo, al igual que Factorial, es un software de recursos humanos “todo en uno” creado para ofrecer una solución a pequeñas y medianas empresas a través de la digitalización de sus procesos de RRHH.

Para ello, la plataforma cuenta con más de 12 funcionalidades enfocadas a reducir la gestión de las tareas administrativas, fomentar el desarrollo de los empleados y mejorar la cultura laboral. Gracias a Kenjo, las empresas pueden gestionar aspectos como el registro horario, la evaluación del desempeño, las vacaciones y ausencias o el reclutamiento, entre otros.

Además, es una solución idónea para cumplir con la legislación vigente en materia laboral. Kenjo funciona desde la nube y en cualquier dispositivo: el ordenador, la tablet o desde el móvil a través de su aplicación. Sus funcionalidades se dividen en los siguientes módulos:

Planificación

Para lograr una adecuada gestión de los horarios y las ausencias. En el encontramos las siguientes soluciones:

• Control horario: los empleados pueden fichar su jornada laboral con tan sólo un click y cumplir con la normativa actual de registro horario.
• Vacaciones y ausencias: con la posibilidad de solicitar y aprobar vacaciones o ausencias desde cualquier dispositivo. 
• Turnos rotativos: es una de las herramientas más completas para planificar cuadrantes horarios y asignar turnos a los empleados.
• Organigrama: para tener una estructura organizacional visible y clara.
• Punto de fichaje: con Kenjo los empleados también pueden fichar sus horas de forma presencial y desde un único dispositivo.

Personas y equipos

Para impulsar el desarrollo y la satisfacción laboral de los empleado a través de:

• Evaluación del desempeño: con hasta 4 tipo de evaluaciones para mejorar el crecimiento profesional de tus empleados.
• Onboarding/Offboarding: para digitalizar y cumplir las fases de la incorporación de nuevos empleados o su desvinculación.
• Encuesta de clima laboral: con la posibilidad de automatizar el envío de encuestas y analizar el eNPS de forma sencilla.
• Reclutamiento: para agilizar el proceso de búsqueda y selección de candidatos con una única herramienta.
• Objetivos y OKRs: los managers pueden fijar metas con su equipo y hacer un seguimiento.

Administrativo

Con el objetivo de realizar una mejor gestión de los siguientes aspectos:

• Gestión de nóminas: procesar, enviar y gestionar las nóminas con un sólo click.
• Firma electrónica: para firmar documentos y contratos digitalmente, incluso en periodos de teletrabajo.
• Gestión digital de RRHH: para optimizar la gestión documental, los procesos de RRHH y mejorar la comunicación interna. 

Tecnología

Para basar la toma de decisiones en datos y mejorar los flujos de trabajo a través de:

• Informes y analíticas: evaluación automática de los KPIs de RRHH más importantes como absentismo, rotación, contrataciones, registro salarial obligatorio, etc. 
• Workflows: podrás automatizar procesos como el envío de mails, recordatorios o la realización de tareas, entre otros.

En definitiva, Kenjo es una herramienta muy completa para facilitar el trabajo de RRHH. Además, su interfaz es muy intuitiva y fácil de utilizar por lo que incluso aquellos empleados sin grandes conocimientos tecnológicos pueden usarla sin ningún problema.

4 – Gestión de proyectos: Notion

Notion es una de nuestras herramientas de gestión de proyectos y tareas favoritas, y sin dudas una de las revelaciones en el mundo en estos últimos años.

Es difícil encasillar a Notion como programa de gestión de proyectos por que engloba mucho más que eso. Es una plataforma 100% personalizable a todo tipo de empresa, proyecto, equipos o personas.

Notion es un programa que se destaca por la sencillez a través de la cual una persona puede ir creando sus propios espacios de trabajos y personalizarlos a piacere.

Todo comienza con una plantilla en blanco que con apretar el comando “/” se abre un mundo de posibilidades de crear lo que sea…

• Lista de tareas tipo check list.
• Listado de tareas agrupables en formato “toggle”
• Workflow de tareas por status
• Textos, encabezados, quotes
• Imagenes, videos GIFS
• Tablas personalizables
• Y MUCHO mas.

Cada linea de texto, palabra o tabla se personaliza al detalle que dentro de una palabra puedes agrupar todo un proyecto 🤯. Difícil de entender si todavía no lo has probado.

Es tan intuitivo que realmente cualquier persona sin experiencia en proyectos podría gestionarlo o crear sus propias plantillas.

Asímismo, si tienes poca creatividad como para crea tus propios flows de trabajo, Notion brinda plantillas personalizadas por temáticas. Tiene muchísimos templates dividido por sectores para que encuentres algún que se adapte a tí ya sea que trabajes en ventas, marketing, administración, soporte al cliente o lo que sea.

Notion es el único de los programas de gestión que estamos enseñando que tiene un plan totalmente gratuito para arrancar.

Principalmente si quieres empezar a indagar sobre el funcionamiento de este programa de gestión de proyectos y tareas para empresas, podrías iniciarte gratis. Luego si quieres implantarlo en tu equipo, proyecto o empresa te recomendamos que pagues para poder acceder a todas las funcionalidades.

5 – Gestión de ventas y customer succes: Hubspot

Hubspot es un software de gestión integral que abarca atención al cliente, ventas y marketing. Cuenta con 3 soluciones principales :

• Software de ventas: Para agrupar datos e información en todo el funnel de ventas sobre los registros y oportunidades, automatizar las tareas más repetitivas para cualificar leads y cerrar ventas con mayor fluidez.

• Software de servicio al cliente: Para comunicarte con tus clientes, mejorar su experiencia y convertirlos en promotores orgánicos que potencien el crecimiento.

• Software de marketing: Para aumentar las visitas en tu web, intentar convertir visitantes en clientes mejorando los ratios de conversión y realizar campañas de inbound marketing.

Detallaremos brevemente cada una de estas soluciones para que se den una idea de lo que se puede lograr con un programa como Hubspot.

Ventas: El “Sales Hub” como lo llama Hubspot, ofrece una serie de funcionalidades que permitirán que el de ventas sea más eficiente, no pierdan tiempo en tareas que pueden ser automatizadas y tengan registro de lo que sucede con un lead en todo momento.

Por ejemplo, nos posibilitará saber cuándo uno de nuestras “oportunidades” abre un email que le enviamos y podríamos hacerle seguimiento de todas sus interacciones.

Así mismo, ofrece un apartado dentro del Hub que facilita la organización de los equipos, reuniones,  así como también tener las tareas pendientes en un sólo lugar.

Algunas de las funcionalidades que ofrece el Hub de ventas son:

• Automatización de flujos de ventas
• Gestión del pipeline
• Plantillas de correo personalizables
• Programación de citas y reuniones
• Seguimiento de emails
• Seguimiento y grabación de llamadas
• Gestión de contactos y perfiles de oportunidades de venta

Atención al cliente: El “Service Hub” es un software que busca que nuestro equipo de soporte tenga todas las herramientas necesarias para que nuestros clientes estén conformes con nuestro servicio y atención. El objetivo es poder detectar en todo momento el estado de satisfacción para no sólo evitar problemas sino también incentivar a que nuestros propios clientes sean promotores.

Algunas de las funcionalidades que ofrece el Hub de atención al cliente son:

• CRM integral
• Centro de ayuda y creación de tickets
• Chat en directo
• Bandeja de entrada universal
• Encuestas de Feedback
• Servicio de asistencia automatizado
• Portal de clientes

Marketing: Originariamente HubSpot se había diseñado como un conjunto de herramientas de marketing para ejecutar campañas y crear estrategias completas de inbound que nos permitan atraer y captar usuarios a nuestro negocio convirtiendo a estos finalmente en clientes.

Como habéis visto, ahora esto es tan sólo un brazo más de este monstruo. Actualmente, el Marketing Hub ofrece a los equipos de marketing la posibilidad de automatizar campañas enteras de marketing y por ejemplo, personalizar al detalle el trato con usuarios según las acciones que hayan realizado dentro de nuestra web. Así, el mensaje que recibirá un usuario que haya hecho una interacción X será totalmente distinto al de otro usuario que haya realizado una acción B, con el objetivo que cada uno reciba un estimulo adecuado a su accionar.

Algunas de las funcionalidades de marketing que ofrece son:

• Creación de landing pages
• Marketing automation
• Email Marketing
• Monitoreo y gestión de leads
• Gestión de RRSS y Ads
• Analíticas de Marketing
• Blog
• SEO

Hasta aquí ya hemos mencionado los principales software de gestión para empresa, según el área o departamento, que no puedes dejar de tener si buscas tener un negocio eficiente, digitalizado y moderno.

A continuación mencionaremos una solución adicional como “bonus track” que no es imprescindible pero ayuda a completar el círculo de la digitalización al 100% de tu empresa.

6 – Gestión de firma digital: Signaturit

Signaturit no es un software de gestión como tal, pero lo hemos incluido para cerrar el círculo de todo lo que necesita una empresa dentro de lo que se considera “gestión”. Es una solución de firma electrónica que busca simplificar la firma de contratos y documentos de empresa de forma digital, evitando traslados y agilizando el proceso de firma.

¿Qué puedo hacer con Signaturit? 

• Enviar contratos a firmar de forma rápida y 100% segura.
• Firma biométrica o dconn certificado digital desde cualquier dispositivo
• Monitoriza el proceso de firma en tiempo real y almacena los contratos o documentos en la nube en servidores seguros.

Con una solución de tecnología como Signaturit se benefician distintos departamentos de la empresa:

1. Recursos humanos: Facilitando la firma de contratos de trabajo e incorporación digital de empleados.
2. Ventas: Agiliza la contratación de servicios.
3. Legales: Firma de documentos de empresa, contratos con socios, y otros acuerdos con la máxima seguridad.

Ranking final: Mejores softwares de gestión para empresas en 2023

Después de haber probado todos los programas mencionados y otros software que no hemos incluido en el listado, podemos recomendar nuestro TOP programas de gestión empresarial:

1. Facturación: Quipu
2. Recursos humanos: Factorial
3. Proyectos y equipos: Notion
4. CRM y Ventas: Hubspot
5. Firma digital: Signaturit

No te compliques con tu facturación

Con Quipu tendrás la tranquilidad de estar haciendo las cosas bien.

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Conclusión y reflexiones generales

Estamos en un momento histórico, en donde a raíz de todo lo sucedido con el coronavirus los gobiernos y empresas han decidido dar un salto mucho más grande de lo imaginado en todo lo que respecta a la digitalización y uso de software de gestión.

Estos últimos dos años se ha avanzado en tecnología y desarrollo lo que podría haber llevado más de 10 años. No sólo empresas sino gobiernos enteros han descubierto en la digitalización un arma muy potente para ser más eficientes y tener mayor control, desde cualquier lugar donde uno se encuentre.

Por esto, los programas de gestión de empresas que hoy os hemos enseñado no son más que la propia elección de cientos de miles de usuarios que han decidido dar el paso a algo que ha llegado para quedarse. NO hay marcha atrás.

Os animamos a probar los distintos softwares para empresas que os hemos compartido y que nos hagáis comentarios sobre vuestra experiencia.

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