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Factura rectificativa por sustitución: qué es y cuándo hacerla

A la hora de hacer facturas es común que los profesionales puedan cometer algunos errores. Sin embargo, la ley tributaria establece que las facturas emitidas no se pueden modificar o eliminar. Para solucionar un error de este tipo, una de las formas es crear una factura rectificativa por sustitución.

En este artículo explicaremos qué es una factura rectificativa por sustitución, cuándo podemos hacer uso de este tipo de facturas, qué datos se deben incluir y cómo hacerla paso a paso.

En este artículo aprenderás:

¿Qué es una factura rectificativa por sustitución?

Una factura rectificativa por sustitución es un tipo de factura rectificativa que, como su propio nombre indica, nos sirve para sustituir los datos erróneos de una factura original que ya ha sido emitida.

Como las facturas emitidas no se pueden modificar o eliminar, Hacienda ofrece a los profesionales la opción de crear un nuevo documento sustitutivo (la factura rectificativa por sustitución) que, como su propio nombre indica, permite sustituir los datos erróneos de una factura original. De esta forma, una factura rectificativa por sustitución siempre tiene que aludir a una factura original ya emitida.

¿En qué casos se debe emitir una factura rectificativa por sustitución?

La factura rectificativa por sustitución puede emitirse en casos donde el emisor de la factura quiere corregir cualquiera de los datos de la factura original que no son correctos. Algunos de estos casos pueden ser:

  • Datos profesionales incorrectos o incompletos
  • Error en los importes de la factura.
  • Error en el cálculo de los impuestos y retenciones como el IVA o el IRPF.
  • Cuando se quiere efectuar una devolución del importe del producto o servicio.

Estos motivos son solo algunos de los más habituales, pero ten en cuenta que no son los únicos.

Además, es importante destacar que el uso de las facturas rectificativas por sustitución es un recurso que se utiliza en facturas con el IVA ya liquidado. Si lo que queremos es corregir una factura que ha sido emitida recientemente y todavía no se ha liquidado el IVA también podemos hacer uso de una nota de crédito, aunque su uso es cada vez más escaso.

🔗 Ampliar información: Si quieres conocer los métodos existentes para anular una factura te recomendamos que leas nuestro artículo.

¿Qué datos debe de llevar una factura rectificativa por sustitución?

A la hora de hacer una factura rectificativa por sustitución debemos incluir, por un lado, todos los datos que ya figuran en la factura original y, además, otros datos propios de las facturas rectificativas. En resumen, estos son los datos que debemos incluir:

  • Indicador de que se trata de una factura rectificativa. 
  • Serie de numeración propia, distinta a la principal. 
  • Fecha de emisión de la factura rectificativa.
  • Datos para identificar la factura original a sustituir. 
  • Todos los datos correctos de la factura original.
  • Motivo de la sustitución y detalles de la rectificación. El concepto de la factura rectificativa también debe incluir el por qué de la sustitución. Puede ser un texto en el concepto como “rectificación de datos fiscales del cliente incompletos” o, en el caso de corregir un importe, habría que añadir el importe correcto.

¿Cómo hacer una factura rectificativa por sustitución?

Ahora que ya sabes cuándo puedes hacer una factura rectificativa por sustitución y los datos que se deben incluir, verás que hacerla es pan comido. Vamos a verlo paso a paso:

Paso 1: identifica tu factura rectificativa

  • En primer lugar tendremos que añadir el concepto “Factura rectificativa” en el encabezado
  • En cuanto a la numeración de la factura, tenemos que tener en cuenta que las facturas rectificativas tienen su número de serie propio y, por tanto, con una secuencia distinta a la de las facturas ordinarias. Normalmente se añade una “R”, “REC” o “FR” al principio del número. De este modo, tu primera factura rectificativa podría numerarse como “REC/01”. 
  • Además, como cualquier otra factura, tendrá su fecha de emisión propia, distinta a la de la factura original.

Vamos a verlo con un ejemplo simple:

FACTURA RECTIFICATIVA
Número de factura: REC/01
Fecha de emisión: 01/08/2022

Paso 2: identifica la factura original a sustituir

Nuestra factura rectificativa de sustitución debe incluir el número y la fecha de la factura original que tiene el error. Esto debemos hacerlo en el encabezado de la misma factura y en el concepto del producto o servicio que se está facturando. De esta forma, quedaría algo así:

FACTURA RECTIFICATIVA
Número de factura: REC/01
Fecha de emisión: 01/08/2022
Rectifica la factura: 2022-0020 del 01/02/2022

Paso 3: incluye los datos obligatorios de la factura original

La factura rectificativa por sustitución tiene que incluir todos los datos obligatorios de una factura ordinaria y seguir la misma estructura. Los datos correctos de la factura original se mantendrán intactos y los datos incorrectos se modificarán tal y como explicamos en el paso 4.

FACTURA RECTIFICATIVA
Número de factura: REC/01
Fecha de emisión: 01/08/2022
Rectifica la factura: 2022-0020 del 01/02/2022
Datos obligatorios de la factura

Paso 4: Soluciona el error

Ya estamos en el paso clave donde podremos arreglar aquellos datos incorrectos de la factura original. En función del tipo de error que hayamos cometido, este paso podremos hacerlo de una forma u otra. En el caso de las facturas rectificativas por sustitución, la forma de solucionar el error es sustituir el dato incorrecto o, en su caso, añadir la información que estaba incompleta.

Por ejemplo, si queremos corregir un importe o cuantía (de la base imponible, el IVA o el IRPF), simplemente tendremos que añadir el importe correcto en la nueva factura.

FACTURA RECTIFICATIVA
Número de factura: REC/01
Fecha de emisión: 01/08/2022
Rectifica la factura: 2022-0020 del 01/02/2022
Datos obligatorios de la factura
Error solucionado

Ejemplo de una factura rectificativa por sustitución

Ahora que ya hemos aprendido varias cosas sobre este tipo de facturas, vamos a cerrar este artículo con un ejemplo de factura rectificativa por sustitución para poder visualizar todo lo que hemos visto.

Para continuar con este ejemplo vamos a ponernos en la piel de un community manager que se ha equivocado en el cálculo del IVA de la factura por un error de cálculo. Para una factura con una base imponible de 1.000 euros, nuestro experto en redes sociales indicó un IVA general (21%) de 158 euros, sin embargo, el importe correcto sería 168 euros.

Para solucionarlo, tiene que crear una factura rectificativa por sustitución como la siguiente en la que corregirá el apartado del tipo impositivo con el importe correcto.

Siguiendo los pasos comentados anteriormente, nuestro community manager ha emitido una factura rectificativa por sustitución de la siguiente forma:

  1. Ha indicado que se trata de una factura rectificativa
  2. Ha numerado la factura con número de serie distinto y añadiendo “REC”
  3. Ha indicado la fecha de emisión de la nueva factura rectificativa
  4. Ha indicado el número y la fecha de la factura original a modificar
  5. Ha solucionado el error en el cálculo del IVA y así lo ha indicado también en el precio total.