La factura electrónica ha llegado para quedarse. La Ley Crea y Crece estableció por primera vez que todos los autónomos deberán facturar a través de medios electrónicos a partir de 2025 o 2026, dependiendo de cuando se apruebe el reglamento de facturación que todavía está pendiente.
Pero, ¿sabías que algunas empresas ya están obligadas a emitir factura electrónica desde hace mucho tiempo si trabajan con la Administración? La normativa lleva casi una década en vigor pero en algunos casos sigue siendo confusa para los autónomos y pequeñas empresas.
Una de las principales dudas de los profesionales es si es obligatorio emitir factura electrónica a partir de 5.000 euros. O, dicho de otro modo, si pueden facturar en papel cuando no alcancen este importe.
Si eres autónomo y todavía no sabes cuáles son los límites para emitir una factura electrónica, qué dice la Ley al respecto o cuál es la diferencia entre facturar a la Administración y al sector privado, sigue leyendo.
En este artículo aprenderás:
- ¿Qué dice la Ley sobre el importe mínimo de la factura electrónica?
- ¿Existe un límite de 5.000 euros que obliga a las empresas a emitir factura electrónica?
- ¿Qué autónomos o empresas están obligados a emitir factura electrónica?
- Diferencias entre facturar a la Administración pública y al sector privado
- ¿Cuándo será obligatorio emitir factura electrónica a empresas del sector privado?
¿Qué dice la Ley sobre el importe mínimo de la factura electrónica?
En 2022 la Ley Crea y Crece puso la factura electrónica en el punto de mira de muchos autónomos y empresas, ya que estableció la futura obligación de emitir este tipo de facturas en operaciones con otros negocios.
Sin embargo, la factura electrónica lleva mucho tiempo siendo obligatoria para algunas actividades. La primera legislación en incluir la obligatoriedad de utilizar factura electrónica fue la Ley 25/2013, de 27 de Diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación de registro contable de facturas en el Sector Público.
Esta ley reguló hace casi una década la obligación para algunas empresas de emitir factura electrónica al trabajar con la Administración. La norma establece, por un lado, los sujetos obligados a utilizar este tipo de facturas -sociedades, fundamentalmente-, pero también hace referencia a un importe por debajo del cual los empresarios podrían quedar exentos de emitir factura electrónica al cobrar a una delegación o cualquier organismo público.
A partir de esta referencia, empezó a circular mucha información sobre la obligación de emitir factura electrónica a partir de 5.000 euros. O, dicho de otro modo, se sobreentendía que las empresas podían emitir facturas en papel siempre y cuando el importe del trabajo que estaban facturando fuera inferior a 5.000 euros -IVA incluido-. Sin embargo, esto no siempre es cierto.
El artículo 4 de la Ley 25/2012 dice literalmente lo siguiente: “las Administraciones Públicas podrán excluir reglamentariamente de esta obligación de facturación electrónica a las facturas cuyo importe sea de hasta 5.000 euros”.
Como se puede observar, la Ley lo único que hace es dar la posibilidad a cada Administración de regular y establecer un límite para que los empresarios obligados a emitir factura electrónica puedan quedar excepcionalmente exentos.
Pero esto no quiere decir que todas las administraciones se hayan acogido a este límite. De hecho, y como se verá a continuación, en algunas delegaciones la factura electrónica es obligatoria a partir de los 5.000 euros pero en otras lo es desde los 1.000 euros. Y en algunos casos, podría incluso no haber reglamento y los empresarios estarían siempre obligados a emitir factura electrónica a la Administración.
¿Existe un límite de 5.000 euros que obliga a las empresas a emitir factura electrónica?
Desde que se puso en marcha la obligación para algunos empresarios de emitir factura electrónica en sus operaciones con la Administración, se empezó a hablar también de la posibilidad de emitir las facturas en papel si el importe no supera los 5.000 euros.
Esta obligación de emitir factura electrónica tan sólo por importes superiores a los 5.000 euros no existe en todas las Administraciones. Es cierto que el artículo 4 de la Ley 25/2013 da la posibilidad a los organismos públicos de establecer este límite, pero debe ser cada entidad la que desarrolle un reglamento y especifique esta exención.
No hay que olvidar que en España hay casi 10.000 organismos públicos a los que podría facturar un autónomo, desde pequeños ayuntamientos hasta grandes entidades como podría ser la propia Dirección General de Tráfico o cualquier otro organismo público.
Muchas de ellas han desarrollado un reglamento y han previsto el importe mínimo de la factura electrónica en 5.000 euros (IVA incluido), por lo que los empresarios sólo deberán usar este tipo de factura si realizan un trabajo por un importe superior.
Sin embargo, otras administraciones no han desarrollado este límite en sus reglamentos o incluso han establecido un importe mínimo inferior.
Por ejemplo, mientras que la Diputación de Barcelona recogió en su reglamento que sólo tendrán la obligación de emitir factura electrónica los empresarios que hagan trabajos por importe superior a 5.000 euros, la Diputación de Guipuzcoa redujo en su reglamento el límite a 1.000 euros para poder emitir facturas en papel.
Por lo tanto, deberá ser el empresario el que consulte el reglamento de cada Administración en concreto con la que trabaja para verificar si ha establecido dicho límite de 5.000 euros y así saber en qué casos está obligado a emitir factura electrónica.
¿Qué autónomos o empresas están obligados a emitir factura electrónica?
La Ley Crea y Crece estableció en 2022 que todos los autónomos y empresas deberán emitir factura electrónica en sus operaciones con otros negocios. Sin embargo, esta obligación no afectará a los autónomos y pequeños negocios hasta primavera o verano de 2025.
De momento, sólo las empresas que facturan con la Administración están obligadas a emitir factura electrónica. Concretamente, la Ley 25/2012 dice que estarán obligados al uso de la factura electrónica y a su presentación a través del punto general de entrada que corresponda los siguientes proveedores que trabajen con la Administración:
- Sociedades anónimas
- Sociedades de responsabilidad limitada
- Personas jurídicas en general y entidades que carezcan de nacionalidad española
Además, las Administraciones públicas podrán excluir reglamentariamente de esta obligación de facturación electrónica a las facturas cuyo importe sea de hasta 5.000 euros.
Por lo tanto, no estarán obligados a emitir factura electrónica en sus operaciones con la Administración, y podrán usar factura en papel:
- Los autónomos persona física, en todo caso.
- Las empresas cuando hayan realizado un trabajo por importe inferior a 5.000 euros, siempre y cuando la Administración a la que facturan haya incluido este límite de exención.
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Diferencias entre facturar a la Administración pública y al sector privado
Actualmente existen dos normativas distintas que regulan la obligación de los autónomos y empresas de emitir factura electrónica en sus operaciones. Una está en vigor desde 2013 y otra todavía no está en marcha.
Por un lado, la Ley 25/2013 obliga desde hace casi una década a las empresas -entidades jurídicas- a emitir factura electrónica cuando trabajan con la Administración. Los autónomos tienen la opción de utilizar este tipo de facturas por medios electrónicos pero, de momento, no es obligatorio para ellos.
Por otro lado, la Ley 18/2022, conocida como Ley Crea y Crece amplía la obligación de emitir factura electrónica también a las operaciones que se realicen entre autónomos o empresas. Es decir, que todo negocio que trabaje con otro negocio tendrá que facturar esas operaciones por medios electrónicos.
Esta última normativa todavía no está en vigor por lo que a día de hoy existe una gran diferencia entre facturar a entidades del sector público o el sector privado. Hasta que entre en vigor el reglamento de la Ley Crea y Crece, los negocios sólo están obligados a emitir facturas a organismos públicos y los autónomos persona física todavía no cuentan con esta obligación en ningún caso.
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¿Cuándo será obligatorio emitir factura electrónica a empresas del sector privado?
Esto último cambiará pronto. El pasado 28 de Septiembre de 2022 se publicó en el Boletín Oficial del Estado (BOE) la Ley Crea y Crece, una normativa que dice que “todas las empresas y autónomos deberán expedir y remitir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otras empresas y autónomos”.
Afortunadamente, la obligación de la factura electrónica no se aplica de inmediato, sino que se articula un período transitorio para que los autónomos puedan adaptarse.
El tiempo de descuento para que se establezca esta obligación de emitir facturas electrónicas entre empresas dará comienzo con la aprobación del nuevo reglamento de facturación. De momento esta norma sólo ha salido a consulta pública (el 7 de Marzo de 2023).
Cuando se apruebe – se espera que sea pronto-, los autónomos y pymes tendrán dos plazos para adaptarse a la obligación:
- 1 año desde la aprobación del reglamento si facturan más de 8 millones de euros al año.
- 2 años desde la aprobación del reglamento si facturan menos de 8 millones de euros al año.
Además, se dará un plazo especial de tres años desde la aprobación del reglamento para que los autónomos cumplan con algunas obligaciones de la facturación electrónica como comunicar el estado de las facturas que reciban de sus proveedores.
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