Cuando entregamos mercancías a nuestros clientes, lo aconsejable es emitir el correspondiente albarán de entrega, también conocido como hoja de ruta o carta de porte. Un albarán es el justificante de entrega de una mercancía, es decir, el documento mercantil que acredita la recepción o entrega de un producto, o la prestación de un servicio.
Es un documento imprescindible para demostrar la conformidad de ambas partes en la transacción. Normalmente se emiten tres copias: una para el vendedor, que debe estar firmada, otra para el comprador y una tercera para el transportista.
Si bien esta nota de entrega no es obligatoria de por sí, hay que recalcar que sí que se trata de un servicio muy apreciado por los clientes en general.
En el siguiente artículo detallaremos qué datos debes poner para hacer correctamente un albarán, así como varios ejemplos, modelos y plantillas de albarán para usarlo en tu empresa.
En este post aprenderás:
- Datos obligatorios de un albarán
- Modelo de plantilla de albarán en PDF: ejemplo
- Modelo de plantilla de albarán en Word: ejemplo
- Modelo de plantilla de albarán en Excel: ejemplo
- Albaranes con Quipu
Datos obligatorios de un albarán
El albarán debe tener los datos de referencia del vendedor y del comprador, así como la mercancía entregada bien detallada: qué producto o servicio estamos entregando y las unidades de este.
Estos son los datos que debemos poner en un albarán:
- Número del albarán y fecha de emisión.
- Datos del comprador o cliente: nombre, apellidos o razón social, domicilio, teléfono y CIF o NIF.
- Datos del vendedor
- Productos: especificación de los artículos que se envían, la cantidad y una pequeña referencia de los mismos.
- Firma del receptor.
📹 Vídeo explicativo: En el siguiente vídeo explicamos en detalle qué es y cómo rellenar un albarán correctamente.
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Se puede elaborar un albarán en Excel, o bien en Word, o en otros formatos, dependiendo de lo que sea más conveniente en cada momento. En todo caso, hay que tener en cuenta que la elaboración del albarán ha de contar con unas determinadas pautas.
Recuerda que legalmente debes guardar tus facturas y albaranes durante al menos 5 años (en función de criterio que apliquemos), así que lo mejor es estar preparado para cualquier inspección.
Modelo de Albarán: Ejemplo y Plantilla
Si todavía gestionas tus albaranes con Excel, Word o PDF, estás en el lugar adecuado y a continuación encontrarás las plantillas para descargar.
Para usar las 3 plantillas de ejemplo de albarán debes rellenar los campos explicados en en apartado Datos obligatorios de un Albarán. Toda la información, tanto del cliente como la nuestra, debe estar bien detallada, y debemos poner correctamente el número de albarán.
La parte clave es detallar cada uno de los productos enviados: debemos asegurarnos que el nombre es identificativo para nosotros y para el cliente, así como que las cantidades sean las adecuadas. Además en estas plantillas podrás añadir el importe y el precio unitario, para asegurarte que no hay ninguna confusión con el cliente.
Hoy en día nosotros os recomendamos empezar a tener todos los documentos digitalizados, sobre todo tras la Ley Antifraude 11/2021 y la reciente ley Crea y Crece que está empezando a imponer el uso de Software de facturación a ciertas pymes y autónomos.
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Programa para crear y gestionar albaranes
Como has podido ver, un albarán no es difícil. Lo que es complicado es mantener el control de todos los albaranes que entran y salen, que cuadren con las facturas, que llegue lo acordado en el presupuesto. Es decir, no hay ningún problema en la acción, sino en la gestión de los documentos comerciales.
Con un software de facturación como Quipu puedes gestionar todo desde un mismo lugar, lo que te permite ser más ágil a la hora de recibir y enviar mercancías.
🔥 TIP: Con este programa podrás crear y gestionar tus albaranes de manera muy sencilla y así conseguir tener todo tu proceso de venta encadenado y referenciado.
¿Cómo se hace? 🧐
- Creas un presupuesto: A partir del presupuesto se crea una ficha con toda la información, cliente, concepto, precio, entrega estimada, vencimiento.
- Entras al presupuesto que desees convertir y das click a “generar albarán”
- ¡Listo! Tu albarán se creará con todos los datos legales y necesarios.
🚀 Desde el mismo programa podrás enviarlo al cliente o descargar el PDF.
Ya no tendrás que utilizar distintos programas, como Excel, word o google drive, para crear, gestionar y almacenar. Con Quipu lo tienes todo en un sólo sitio.
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