¿Cómo hacer un albarán? ⎮Ejemplos y plantillas

En el siguiente artículo os hablaremos de cómo hacer un albarán exponiendo diferentes ejemplos y formatos que podéis encontraros y cuales son las características de cada uno de ellos.

También descubriréis qué es un albarán, para qué sirve y porqué es tan importante en el intercambio de bienes o servicios.

¡Vamos allá!

Cómo hacer un albarán: ejemplos y formatos

Cuando entregamos mercancías a nuestros clientes, lo aconsejable es emitir el correspondiente albarán de entrega.

Si bien esta nota de entrega no es obligatoria de por sí, hay que recalcar que sí que se trata de un servicio muy apreciado por los clientes en general.

Y la razón fundamental de ello es que el albarán incluye información sobre los artículos incluidos en el pedido y si este ha podido ser entregado de forma íntegra, entre otros datos esenciales.

El albarán es también conocido como hoja de ruta o carta de porte. En términos jurídicos, es considerado como una carta comercial.

❗️DATO CLAVE: Su importancia radica en que ofrece al cliente la posibilidad de cotejar los productos que se han enviado con los que fueron inicialmente pedidos.

Además, y por si fuera poco, se puede emplear como plantilla para la factura, lo que facilita el trabajo administrativo. El albarán es el comprobante de que una entrega ha sido efectivamente consumada.

Se puede elaborar un albarán en Excel, o bien en Word, como en otros formatos, según las conveniencias específicas de cada momento. En todo caso, hay que tener en cuenta que la elaboración del albarán ha de contar con unas determinadas pautas.

Deberá contener una información muy puntual y concreta, de gran importancia para el cliente. Así, es de primordial importancia que contemos con información sobre cómo confeccionarlos.

asesor - gestor fiscal

Cómo elaborar un albarán

El primer consejo importante para elaborar un albarán es contar con el presupuesto o bien con la confirmación del pedido efectuado por el cliente. Con este punto de partida, será mucho más fácil confeccionar este documento, y nos ahorraremos bastante trabajo.

Contaremos de antemano con los datos a incluir, tales como el nombre y dirección del emisor y del receptor de las mercancías.

Con la lista de productos del envío, se incluirán asimismo los datos identificativos de comprador y vendedor. Hay que añadir que, a día de hoy, son cada vez más frecuentes los albaranes enviados por email, con la ventaja de servir de recordatorio al cliente de la mercancía a entregar.

En los albaranes analógicos se reservará siempre un espacio para la firma del cliente correspondiente, pero, sin embargo, en los albaranes de formato digital no es necesario en absoluto contar con ese requisito.

Cuando elaboramos un albarán, hemos de incluir en él toda la siguiente información:

  • Número del albarán y fecha emisión.
  • Datos del comprador o cliente: nombre, apellidos o razón social, domicilio, teléfono y CIF o NIF.
  • Datos del vendedor
  • Productos: especificación de los artículos que se envían, la cantidad y una pequeña referencia de los mismos.
  • Firma del receptor.

Esta es la información necesaria que debe contener un albarán en nuestro país. Puedes utilizar uno de ejemplo de los que proporcionamos en nuestra web.

Ofrecemos modelos en PDF, formato doc o excel, a modo de plantilla para facilitar la confección de albaranes. A la hora de elaborar estos, deberemos elegir el programa y formato informático qué más se adecuen a nuestras necesidades y exigencias.

💡 QUIPU TIP:  ¿Tienes más dudas respecto a albaranes, facturas o tickets? En Quipu te hemos preparado diferentes guías, para que veas los tipos de facturas, plantillas de recibo de pago y cómo automatizarlo todo con el Lector OCR.

Modelo Albarán

En la siguiente imagen podréis ver un ejemplo práctico de lo que es un albarán valorado en el que constan todos los conceptos que deben figurar en él.

Formatos de albaranes

A continuación vamos a explorar diferentes ejemplos y plantillas de albaranes en diferentes formatos:

Albarán en Excel

El primer modelo o plantilla en blanco que ofrecemos sería el del albarán en Excel. Este programa de Microsoft se caracteriza por su gran versatilidad de uso, especialmente idónea para realizar cálculos, tablas, clasificaciones, y documentos administrativos y contables.

La estructura en columnas, y la facilidad para seleccionar datos, modificarlos o vincularlos, han convertido a este programa en uno de los favoritos, si no el favorito de todos, a la hora de confeccionar albaranes, facturas, y otros documentos contables y administrativos.

🚀 Descarga la plantilla de albarán en Excel 100% personalizable

 ⇩ Descargar 

Albarán en Word

El siguiente modelo sería el albarán en Word. Desde la perspectiva de la elegancia visual, ofrece muchas más posibilidades que Excel para la maquetación, los colores, el juego con las tipografías y los estilos, etc.

No obstante, hay que hacer hincapié en que este programa resulta mucho menos funcional que Excel para la constante reutilización, con todo lo que conlleva de modificación de datos vinculación de documentos y hojas distintos, y demás.

🚀 Descarga la plantilla de albarán en Word 100% personalizable

⇩ Descargar 

Albarán en PDF

Este modelo en concreto es especialmente aconsejable para la impresión del documento y su utilización de forma analógica.
¿La razón de esto? Por un lado, PDF es un programa que nos permite una visión rápida, clara, simple de la imagen final del documento de cara a imprimirlo.

Pero también, y como todos sabemos, el PDF de por sí no es editable, a menos que contemos con editores específicos que nos permitan trabajar con este programa y sobre el propio terreno informático: es decir, que nos permitan añadir o quitar texto, cifras, etc.

Para trabajar desde el ordenador, siempre es mucho más práctico y sencillo cualquiera de los dos programas vistos anteriormente.

A veces, sobre todo cuando trabajamos en pequeñas organizaciones empresariales, esto es, microempresas y pymes, las plantillas pueden ser de gran ayuda para ahorrarnos el recurrir a programas de facturación online de pago, aunque deberemos invertir más tiempo en su realización.

👉 Bastará con modificar determinados puntos, como los datos identificativos, de la plantilla, y guardarlo para un envío por email, o bien enviarlos directamente por correo electrónico.

🚀 Descarga la plantilla de albarán en PDF 100% personalizable

 ⇩ Descargar 

Programa para crear y gestionar albaranes

En el mercado podéis encontrar diferentes softwares, como es el caso de Quipu, que os van a permitir gestionar cadenas de documentos completas.

De esta forma, se empieza creando un presupuesto, que puede convertirse en un pedido y que posteriormente se convierte en un albarán. Éste, finalmente, puede convertirse en cualquier tipo de factura.

Esta organización de los documentos comerciales, permite tener un mayor control sobre los diferentes pedidos, y ver en tiempo real el estado de cada uno de los documentos, al estar todos debidamente referenciados y digitalizados.

👉 MIrad el siguiente vídeo para conocer todo o relacionado sobre los albaranes y qué fácil es crear un albarán en Quipu

Con Quipu, verás toda la cadena de documentos de forma clara y sencilla para ahorrar tiempo en la gestión diaria de tus tareas administrativas.

Usando esta funcionalidad puedes crear tus albaranes y enviarlos a tus clientes desde la misma plataforma o bien descargarlos en cualquier momento.

Deja un comentario

You have Successfully Subscribed!