Hoja de excel para control de ingresos y gastos gratis | Plantilla

El control de gastos e ingresos es una herramienta que nos permite saber en todo momento la salud de nuestro negocio. La clave del éxito es ganar dinero y ser rentables. A los autónomos les permite presentar los impuestos sin errores, tener un control claro, y se acostumbra a usar como guía de dónde estamos como negocio. Para Pymes, es la herramienta clave para elaborar toda la contabilidad: de aquí sacamos la información que luego conformará los libros contables, la cuenta de pérdidas y ganancias, y otros documentos de las cuentas anuales

En este artículo te enseñamos dos opciones para gestionar tu registro de ingresos y gastos y cómo usar cada una de ellas. Si quieres aprender más sobre ingresos y gastos, cómo funcionan, tipos de gastos e ingresos, y por qué necesitamos tener el control, te esperamos en el artículo enlazado.

Leyendo este artículo aprenderás: 

Plantilla en Excel de Ingresos y Gastos: Cómo usarla

En el registro de ingresos y gastos debemos añadir todos los movimientos de la empresa. Organizar los tickets y facturas puede ser complicado: en muchas ocasiones los perdemos, nos olvidamos de registrarlos, y una vez empieza el descontrol es muy difícil pararlo. Esto nos puede llevar a perder el control de nuestra empresa, que la contabilidad no cuadre por ningún sitio, y que se nos haga muy complicado presentar los impuestos trimestrales.

Por eso hemos preparado esta plantilla de control de ingresos y gastos. En las diferentes pestañas encontramos las dos partidas divididas por trimestres, y una con el resultado final, que se actualiza automáticamente. Esta plantilla, así como la mayoría que encontramos online, está pensada para autónomos con poco volumen. A más volumen de negocio, más facturas, más tickets, más documentos y mucha más complicación.

💥 BONUS: Con un programa de facturación podrás automatizar tus ingresos y gastos. Olvídate del Excel: con el Lector OCR haces una foto a tus tickets y facturas y te olvidas de picar todos los datos. ¡Prueba Quipu 15 días gratis y nos cuentas cómo ha cambiado tu gestión!

escanea tus facturas automáticamente con el lector ocr

Para tener el control de ingresos y gastos al día tenemos que entrar cada factura, cada ticket, y cada movimiento que sucede en la empresa. Para ello, tenemos diferentes apartados:

  • Número de orden, mes y día: En estas 3 columnas registramos la información más básica del movimiento.
  • Perceptor del Gasto: Para identificar cada movimiento correctamente añadimos el NIF y el Nombre o la Razón Social del Perceptor.
  • Concepto o Tipo de Operación: Cómo en la mayoría de casos repetimos perceptores, añadimos el concepto para diferenciar los movimientos.
  • Tipo de gasto/ingreso: El análisis de los movimientos es vital para la empresa. Si separamos cada importe por concepto, sabremos qué nos está dejando más gasto, y que parte de nuestra empresa es más rentable. Esto es muy útil cuando diversificamos producto, así como para el control interno.
  • IVA y retenciones: En este último apartado definimos el IVA soportado del producto, así como otras retenciones que podamos encontrar.

Una vez rellenado, en la última página encontraremos el resultado. Esto nos sirve para mantener el control de la empresa, y ver en todo momento si estamos perdiendo dinero o somos rentables. El problema llega cuando el volumen deja de ser pequeño, y el Excel se convierte en una acumulación de movimientos interminable. 

Para ahorrarnos todo el tiempo de picar cada factura existen los programas de facturación. A continuación te explicamos las diferencias entre llevarlo todo en Excel o con un software, así podrás elegir qué sistema quieres para tu empresa.

Comparador: el control de ingresos y gastos en excel vs Quipu

Si tenemos el registro de ingresos y gastos en un Excel, las posibilidades son muy limitadas. Tendremos que compartir ese Excel con el gestor para rellenar los impuestos, asegurarnos que no falta nada y comprobarlo una y mil veces, guardar todas las facturas en papel para poder cuadrarlo, y un montón de gestiones que, a día de hoy, están completamente desfasadas.

En esta tabla comparativa podrás ver todo lo que no estás haciendo con tu documento en Excel, el tiempo que estás perdiendo, y las ventajas que tiene un programa de facturación como Quipu:

Plantilla en ExcelPrograma Facturación – Quipu
FacturasA manoFoto – Lector OCR
TicketsA manoFoto – Lector OCR
Todo centralizadoNo
Conciliación bancariaA manoAutomática 
ImpuestosA mano / AsesorAutomáticos / Asesor
Movimientos duplicadosImposible
AnalíticaNo
Control exhaustivoNo

Como puedes observar, un programa de facturación te ahorra tiempo, disgustos, sorpresas inesperadas y dinero. Además te permite hacer de forma directa otros aspectos necesarios de tu gestión administrativa, como por ejemplo la conciliación bancaria. Y no solo eso, sino que puedes gestionar tus ingresos al detalle, y realizar acciones individuales con cada movimiento.

💡 QUIPU TIP: Con Quipu puedes integrar tu usuario con tu cuenta bancaria, así cada ingreso y cada gasto tendrá su correlación con el extracto directamente.

Descargar: Plantilla en Excel de gastos e ingresos

Si todavía quieres llevar la gestión de tu negocio en Excel, te dejamos esta plantilla de libro de ingresos y gastos para descargar. Si estás empezando o tienes un volumen de facturación muy bajo, esto puede ayudarte. Si en cambio ya llevas un tiempo con tu negocio, y estabas buscando esta plantilla para hacerte la vida más fácil, te recomendamos empezar a digitalizar tus facturas.

Plantilla de control de Ingresos y Gastos en Excel

hoja de control de ingresos y gastos en excel gratis para descargar

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Control de gastos e ingresos con Quipu

Con el Lector OCR podrás hacer una foto del ticket en el momento de recibirlo, subirlo a la plataforma y olvidarte de él. Podrás añadir facturas simplemente arrastrando el documento. No tendrás que preocuparte por si ‘he perdido una factura’, y no habrá inspección de Hacienda que pueda darte problemas: en Quipu almacenamos todos tus documentos comerciales, para que tu tengas acceso y estés preparado si lo necesitas. 

vista general quipu ingresos y gastos

Además, con toda tu información podemos rellenar automáticamente los modelos tributarios trimestrales, o pasar esos datos a un asesor para que lo haga él. Y no solo eso, sino que tendrás acceso a una analítica detallada de tu empresa, para poder saber:

  • Qué actividad tiene mi empresa.
  • Cómo puedo eliminar gastos absurdos y desproporcionados.
  • Qué parte de mi negocio es más rentable.
  • De qué forma puedo fijar mi precio en función de mis necesidades reales.
  • Si mis cuentas están saneadas, y en caso que no, poder revertir la situación.
  • Información clave para la elaboración de presupuestos, y sobre todo, para encarar proyectos futuros..

Como podéis observar, el control de ingresos y gastos es mucho más que un Excel con datos de facturas. Es vital si queremos tener éxito como negocio. Sin él, ya podemos ser la empresa más rentable del planeta, que cuando lleguen los problemas no tendremos las herramientas para frenarlos.


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