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¿Cómo contabilizar facturas atrasadas?

Encontrar una factura atrasada puede suponer un susto importante que puede ser mayor aún si no sabemos cómo contabilizarla. Sin embargo, contabilizar facturas atrasadas no es ningún trauma si sabes cómo hacerlo y cuentas además con un software de facturación como el de Quipu que te facilite las cosas. ¡Te contamos todo lo que debes saber al respecto!

En este artículo aprenderás:

Contabilizar facturas de años anteriores

La normativa vigente entiende que hay despistes que deben poder subsanarse y por ello dispone de las herramientas necesarias para poder contabilizar facturas atrasadas y, por supuesto, para poder declararlas también.

Un profesional dispondrá de hasta cuatro años desde la fecha de emisión de la factura atrasada para incluirla en su contabilidad y solicitar, si se está dentro de plazo, las deducciones correspondientes. Eso sí, la situación cambia en función de si hablamos de facturas emitidas o facturas recibidas, así que antes de entrar en más detalles veamos en qué se diferencian estas situaciones.

Contabilizar factura emitida de años anteriores

Las facturas emitidas generan ingresos. Los ingresos, tributos. Y los tributos siempre deben pagarse en el trimestre en el que se producen, aunque tardemos algo más de tiempo en recibir el pago por parte del cliente.

Es por esto que, para contabilizar facturas emitidas atrasadas de años anteriores, es necesario presentar una declaración complementaria ante Hacienda y asumir el recargo correspondiente a la hora de declararla, que oscilará entre el 5 y 20% en función del tiempo que nos hayamos excedido.

🔗 Ampliar información: Si quieres saber más sobre las declaraciones complementarias o sustitutivas consulta el siguiente artículo.

Contabilizar factura recibida de años anteriores

La ley nos permite hasta cuatro años para contabilizar una factura recibida atrasada. Esto significa que, dentro de ese tiempo, no hay ningún tipo de problema a la hora de regularizarla, pero sí que hay ciertas cosas que conviene tener en cuenta.

Para empezar, que la factura atrasada recibida debe contabilizarse con fecha actual, ya que su IVA repercutido se declarará en el trimestre en curso, no en el que le correspondía. Es decir, para contabilizar estas facturas atrasadas es necesario que las registremos como un nuevo gasto.

Ahora bien, otra cosa muy distinta es hablar de la deducción de gastos, ya que el IVA y el IRPF son impuestos diferentes y, por tanto, están afectados por distintas normativas.

Contabilizar facturas atrasadas IVA

El caso del IVA al contabilizar facturas recibidas atrasadas es bien sencillo de comprender: si no han pasado cuatro años desde la fecha de emisión de la factura, estaremos en nuestro total derecho de declarar su IVA repercutido y, por tanto, de recuperar la cantidad de dinero que pagamos de más por este tributo en su momento.

Por el contrario, si la antigüedad de dicha factura excede este tiempo, Hacienda nos negará dicha deducción y no nos quedará otra que aceptarlo, ya que está más que estipulado en su citada normativa.

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Contabilizar facturas atrasadas IRPF

El IRPF, como decíamos, es un caso muy diferente al del IVA. En este caso hablamos del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, así que aunque podamos contabilizar una factura atrasada incluso hasta cuatro años después de su fecha de emisión de forma perfectamente legal, solo podremos reclamar la deducción del IRPF dentro del mismo ejercicio al que corresponde dicho documento.

Es decir, tendremos la posibilidad de solicitar una deducción en el IRPF de autónomos al contabilizar facturas de meses atrasados, o incluso de trimestres, siempre y cuando no se haya cerrado el ejercicio al que ésta correspondía. De hecho, el cuarto trimestre del año es el trimestre de la regularización, así que está especialmente pensado para poder corregir este tipo de situaciones.

Por ejemplo, me he encontrado un ticket de gasolina del mes pasado y estamos en el cuarto trimestre. ¿Qué hago?

La contabilizo directamente en el cuarto trimestre y así puedo deducir su importe a nivel fiscal. En este caso, lo haremos en el modelo 130 IRPF o en la Declaración de la Renta dado que se trata de un ticket (factura simplificada) y no una factura.

Si la factura atrasada es de un ejercicio anterior, a priori no podremos deducirnos el IRPF. Si aún así queremos intentarlo, la única forma de hacerlo sería presentando una declaración complementaria.

Preguntas Frecuentes sobre facturas atrasadas

A continuación te mostramos una selecciones de las preguntas más habituales relacionadas con la contabilización de facturas atrasadas:

¿Cuánto tiempo tengo para contabilizar una factura recibida?


La ley recoge que autónomos y pymes tienen hasta cuatro años desde la fecha de emisión de una factura para contabilizarla y solicitar determinadas deducciones. Es posible regularizar estas facturas, pero no siempre podremos disfrutar de las mismas ventajas de haberlo hecho en el momento indicado. De hecho, podríamos tener incluso que hacer frente a sanciones y recargos, aunque intentar esquivarlos resultaría aún peor.

¿Cuánto tiempo se puede contabilizar una factura?


Un profesional dispones de hasta cuatro años para incluir una factura atrasada en su contabilidad, contando a partir de la fecha de emisión de dicho documento.

¿Dónde se contabilizan los gastos de ejercicios anteriores?


Los gastos de ejercicios anteriores se contabilizan imputándolos sobre el patrimonio neto del negocio. Eso sí, a nivel fiscal, como ya hemos visto, existen ciertas diferencias en función de si hablamos de IVA o de IRPF.

¿Qué pasa si no contabilizo una factura?


Si no contabilizas y, por tanto, no declaras una factura emitida, Hacienda puede considerar que estás ocultando un ingreso para no tributar por él. Siendo así, y es la Agencia Tributaria la que lo descubre, el organismo podría imponer el pago de lo adeudado e incrementarlo con una sanción del 50% de la cantidad no satisfecha.

Por el contrario, si no contabilizas una factura recibida, no podrás beneficiarte de la deducción de sus impuestos y estará pagando más de lo debido. No te preocupes, tienes hasta cuatro años desde la fecha de emisión de la factura atrasada para contabilizarla y deducir el IVA repercutido. Eso sí, si hablamos de una factura de años anteriores, no podrás deducir su IRPF.

23 comentarios en «¿Cómo contabilizar facturas atrasadas?»

  1. Hola, tengo una duda.
    Me emitieron una factura de compra con fecha de Julio, pero no la contabilice y ya hice el cierre.
    Puedo hacer la contabilidad en Agosto?

    Responder

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