Nota de entrega: qué es y para qué sirve

La nota de entrega… ese documento mercantil que certifica la entrega de un bien o la prestación de un servicio por parte de un proveedor. En este artículo descubrirás qué es exactamente, para qué sirve una nota de entrega, cómo se hace, qué datos debe de llevar, un ejemplo y sus diferencias con el albarán.

¿Qué es una nota de entrega?

Como hemos adelantado al comienzo de este artículo, una nota de entrega es un documento de carácter mercantil que funciona como comprobante del momento y método de entrega, ya sea de un bien o de una prestación de un servicio, por parte del proveedor al cliente final.

Dependiendo del sector también se le suele conocer como guía de remisión, guía de despacho o sobre todo albarán. La operación debe documentarse con la factura correspondiente para tener efectos tributarios, ya que en 2026 la nota de entrega carece de esta validez fiscal, si bien en algunos países existen documentos regulados como la guía de remisión que sí tienen efectos tributarios para el traslado de bienes.

Una vez que la nota de entrega es recibida por el cliente final, este debe de firmarla confirmando la recepción de los bienes o servicios. Existen diferentes tipos de notas de entrega en función del tipo de transacción que se lleve a cabo:

• Nota de entrega valorada: que cuenta con datos como la fecha de emisión y el lugar del mismo, domicilios de ambas partes, identificación fiscal, detalles y descripción de los conceptos y el importe total. Sin embargo, este documento no tiene validez fiscal y no sustituye a la factura en ningún caso.
• Nota de entrega no valorada: es muy similar pero sin especificar cantidades ni costes y no funciona ni lleva adjunta la factura.

El proceso de una nota de entrega es sencillo y comienza cuando el proveedor envía los bienes o ejecuta el servicio a la parte comprador. Luego se hace entrega de la nota, se firma como acuse de recibo y así se justifica y comprueba la entrega.

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¿Para qué sirve una nota de entrega?

Si te han hablado de la nota de entrega y te preguntas para qué sirve, debes saber que la obligatoriedad de emitir, entregar y firmar un documento de entrega depende del país y de la figura concreta. En el comercio español es generalmente un documento mercantil voluntario desde el punto de vista legal, pero es importante hacerlo para todas las partes implicadas en una transacción, mientras que en países como Perú la guía de remisión es un comprobante obligatorio.

Otras de los motivos para los que sirven las notas de entrega son:

• Funcionan como un respaldo mercantil en cuanto al despacho de los bienes y un resguardo de la responsabilidad de cada una de las partes implicadas en la transacción.
• La parte compradora controla si el despacho se identifica con el pedido y poder comparar y verificar con la factura final.
• También sirve de acuse de recibo y de conformidad para la parte vendedora.
• En algunos países existen documentos llamados «guía de remisión» que sí son comprobantes tributarios regulados para el traslado de bienes, pero se rigen por su propia normativa y no convierten la nota de entrega común en equivalente funcional de una factura.
• Es la forma de los transportistas de justificar su correcta ejecución del trabajo.

¿En qué se diferencia una nota de entrega y un albarán?

Una vez has leído de qué se trata una nota de entrega, puedes pensar en sus similitudes con un albarán. En 2026, en el comercio español y latinoamericano, «nota de entrega» y «albarán» se utilizan habitualmente como sinónimos para el mismo documento mercantil que acredita la entrega de un pedido.

Ambos documentos sirven como justificante de entrega y apoyo al control logístico y administrativo de la operación. En la práctica real, no se distinguen por que uno sea exclusivamente un comprobante de entrega y el otro actúe únicamente como documento de contabilidad interna o de facturación.

¿Qué datos debe de llevar una nota de entrega?

Cuando vamos a elaborar la nota de entrega tenemos que tener en cuenta los datos que debe de llevar para que sea correcta y tengan cierto valor:

• Lugar y fecha de emisión.
• Nombres e identificación fiscal de proveedor y cliente final.
• Número correlativo de la nota.
• Detalle y conceptos de cada producto o servicio.
• Cantidad de mercancías o cuantificación del servicio.
• Firmas de la parte compradora y vendedora.

¿Cómo se hace una nota de entrega?

Para hacer este documento es aconsejable contar con una plantilla predeterminada o un programa de facturación que te la facilite para que solo tengas que completar una serie de datos. Pero, ¿cómo se hace una nota de entrega?

• Recoge todos los datos que comentamos en el apartado anterior para poder completar dicha plantilla.
• Accede a la plantilla o programa desde donde vas a realizar la nota.
• Ingresa todos los datos de la parte compradora y vendedora además de la información sobre el bien o servicio.
• Firma y envía la nota de entrega solicitando acuse de recibo por parte de la agencia transportista y el cliente final.

🔗 Ampliar información: Si quieres saber más sobre cómo hacer una nota de entrega paso a paso te recomendamos que leas nuestro artículo específico.

Plantilla y modelo de nota de entrega para descargar

Si deseas agilizar el proceso y no quieres empezar desde cero, siempre puedes recurrir a modelos predefinidos. Tienes la opción de descargar una plantilla gratuita de nota de entrega en formatos totalmente editables como Word, Excel y PDF. Una vez descargada, solo necesitas personalizarla incorporando el logo de tu negocio, rellenar los datos fiscales del cliente y del proveedor, y ajustar las descripciones y cantidades de los bienes o servicios entregados.

Ejemplo de nota de entrega

Para poder comprobar si estás realizando bien tu nota de entrego o comprender del todo cómo se hace y qué datos debe incluir, te dejamos a continuación con un ejemplo práctico: