Qué es la firma electrónica, regulación europea y qué ventajas aporta para autónomos y empresas.

Qué es la firma electrónica

Se trata de un conjunto de datos electrónicos que equivalen a la firma manuscrita y se fundamenta en un marco normativo que le otorga validez jurídica, por lo que tiene validez legal.

Este conjunto de datos se asocian a la identidad de una persona. En palabras de la Agencia Tributaria, la firma electrónica es un “conjunto de datos en forma electrónica, consignados junto a otros o asociados con ellos, que pueden ser utilizados como medio de identificación del firmante”.

Para qué sirve

Explicado muy básico, la firma electrónica sirve para identificar al firmante de manera inequívoca y dotar de validez al documento firmado. Con ello, puedes firmar documentos a través de internet, y tendrá la misma validez que si hubieras firmado a mano.

Pero para poder utilizar la firma electrónica, primero debe tener el certificado digital o DNI electrónico, puesto que contienen las claves criptográficas necesarias para firmar.

Cómo solicitar la firma electrónica

1. Para solicitar la firma electrónica, debes obtener el Certificado Digital a través de la página de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre. Te pedirán que introduzcas tu NIF, NIE o CIF y el sistema te devolverá un código de solicitud que después deberás presentarlo en una Oficina de Registro para acreditar tu identidad.

1.1. Si quien lo solicita es una persona física, tendrás que ir personalmente a una oficina de registro, con el código de solicitud que has obtenido antes (paso 1), y con el documento de identidad original y en vigor.

1.2. Para las personas jurídicas, por el momento, los Servicios Centrales del Ministerio de Industria, Energía y Turismo no pueden otorgar poderes de representantes de personas jurídicas. Por lo que, para la acreditación de estos certificados, tanto para el ámbito tributario como para el ámbito de la Comisión Nacional del Mercado de Valores, deben dirigirse a las Oficinas de Registro de dichos organismos.

2. El último paso es descargar el certificado de usuario y, desde el mismo equipo desde el que se llevó a cabo la solicitud del certificado, debes conectarte a la página web de la Entidad Pública de Certificación (CERES) y descargar el certificado.
facturas sin papel

Tipos de firmas electrónicas

En España, la Ley define tres tipos de firma:

1. Firma electrónica

Es el conjunto de datos en forma electrónica, consignados junto a otros o asociados con ellos, que pueden ser utilizados como medio de identificación del firmante.

2. Firma electrónica avanzada

Es la firma electrónica que permite la identificación del firmante y detectar cualquier cambio de los datos firmados. Debe estar vinculada a dicho firmante de manera única y a los datos firmados por dicha persona, por lo que, cualquier cambio de estos datos debe ser detectable. Y la firma electrónica avanzada debe haber sido creada utilizando los mismos datos que en la creación de la firma electrónica y que dicho firmante puede utilizar.

Esta firma tiene un nivel de seguridad muy superior al de la firma electrónica ‘simple’.

3. Firma electrónica reconocida

En este caso, se basa en una firma generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma, cuyas características están recogidas en el artículo 24 de la Ley 59/2003 de Firma Electrónica, y debe haber sido reconocido por el Ministerio de Industria y Comercio. Además, la firma tendrá el mismo valor que la firma manuscrita.
modelo 347

Usos para las empresas y autónomos

El uso de la firma electrónica está cada vez más extendido entre empresas y profesionales ya que permite realizar trámites las 24 horas del día, sin tener que desplazarte ni romper tu actividad laboral.

Puedes utilizar la firma electrónica en ministerios, en muchos ayuntamientos, en Hacienda y en muchos organismos privados como colegios profesionales o universidades.

Entre los usos más habituales que puedes hacer como empresa o autónomo, son:

  • Firmar facturas así como crear facturas electrónicas.
  • Firmar correos electrónicos, sobre todo, aquellos confidenciales, aportando seguridad extra al destinatario del mensaje.
  • Recepción de notificaciones electrónicas.
  • Solicitudes en los registros electrónicos administrativos.
  • Descargar modelos y formularios de la Agencia Tributaria.
  • Presentar y liquidar tus impuestos.

Incluso puedes hacer la declaración de la renta a través de Internet o pedir el informe de la vida laboral, entre muchos otros trámites.

Reglamento UE firma electrónica del Parlamento Europeo y del Consejo

La UE hace una apuesta por la firma electrónica, creando una directiva que establezca un marco común de uso para los países miembro.

En agosto de 2014 se aprobó el nuevo marco, llamado eIDAS, que regula todos los servicios de identificación para las transacciones electrónicas en el mercado interior. Este Reglamento (UE) Nº 910/2014, que entró en vigor el pasado 1 de julio de 2016, deroga la normativa anterior y pretende reforzar el comercio electrónico y las transacciones digitales bajo un clima de confianza entre todos los estados de la UE.

En este nuevo marco normativo, se eliminan las barreras entre los países, y se pone a disposición de ellos, la identificación de los usuarios y la validez de sus firmas electrónicas.

Así, las bases del reglamento delimita un nuevo marco jurídico en los siguientes aspectos: firma electrónica, establecimiento de sellos y marcas de tiempo, documentos electrónicos y servicios de entrega electrónica registrada o correo electrónico certificado, así como servicios de certificado para autenticación de sitios web.

Os dejamos las preguntas frecuentes del eIDAS en el comercio electrónico en los Estados miembro de la UE.

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Laura de Quipu
Especialista en Redes Sociales y Contenido. Graduada en Publicidad y RRPP ha acabado su máster en SEO para despuntar entre las SERP.