Cómo descargar y emitir Facturas desde PayPal

Tanto si tienes una tienda online para vender tus productos o servicios, como si deseas aceptar otras fórmulas de pago en tu propio comercio, existen diversas pasarelas de pago digitales: recientemente hemos recopilado las más importantes aquí, en nuestro blog.

Uno de los principales actores del pago online es PayPal, un método de pago online conocido por su seguridad y también por su antigüedad: es uno de los decanos de las compras digitales, pues como compañía se fundó en 1998.

En definitiva, si utilizas PayPal en tu negocio (o quieres ponerlo en práctica para futuros proyectos), te contamos todos los detalles para emitir y descargar facturas desde PayPal.

👉 ¡No olvides que aquí también te contamos cómo deducirte las comisiones de PayPal! 👈

Leyendo este artículo podrás conocer en detalle:

¿Qué es PayPal y para qué sirve?

PayPal Holdings, Inc. es una compañía norteamericana que facilita los pagos online y que, como hemos resaltado, es una de las empresas tecnológicas con más solera del sector digital. Originalmente, PayPal hacía las funciones de una billetera o cartera online, donde podías almacenar tu dinero, online, directamente desde tu tarjeta de crédito, para luego utilizar en pagos de servicios online.

En la propia página web de la compañía se definen de la siguiente forma:

  • “Un servicio que te permite pagar, enviar dinero y aceptar pagos sin tener que introducir tus datos financieros continuamente. Paga con PayPal de forma más rápida y segura. 250 millones de personas de más de 200 países y mercados usan PayPal. Y en 25 divisas”.

Entre sus ventajas más destacables es la seguridad que ofrece a sus clientes, la facilidad de uso de su servicio, la inmediatez de las transferencias y la conversión de divisas automática. Además, a menudo se destaca que, con PayPal, no te ves obligado a compartir tu información financiera ni datos bancarios a la hora de realizar transacciones online.

DATO CLAVE: PayPal es una pasarela de pago que puede servirte para solicitar el cobro de tus facturas online, de forma sencilla, y sin la necesidad de contar con un página web propia o una tienda online.

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¿Cómo funciona la facturación en PayPal?

Tal y como adelantamos arriba, PayPal es más que una plataforma para realizar pagos en internet y puede aplicarse en proyectos empresariales: este servicio te permite realizar y emitir facturas, que después podremos enviar a nuestros clientes de una forma sencilla.

La facturación en PayPal tiene un aspecto muy positivo para pymes y autónomos y es que te permite emitir facturas y formatos de pago a tus clientes sin la necesidad de tener una tienda online o una página web.

  • En primer lugar, el primer paso que debes cumplir es estar registrado en PayPal, para lo que tendrás que hacerte tu propia cuenta de PayPal: solo necesitarás tus datos personales, una cuenta de correo electrónico y establecer una contraseña para tu nueva cuenta de PayPal.
  • Una vez que estemos registrados, PayPal nos permite hacer formatos de pago y facturas mediante plantillas, solucionables en tres pasos: introduce los datos del cliente y el importe del pago; recibirás una previsualización antes de enviar el formato de pago y lo podrás enviar directamente desde tu cuenta; finalmente, recibirás una notificación vía email en tu correo electrónico cuando el pago se complete por parte del cliente.

En los siguientes epígrafes te contaremos paso a paso cómo crear, emitir y descargar facturas en PayPal.

Cómo automatizar tu facturación en Paypal con Quipu

Para gestionar la facturación en Paypal, lo mejor es hacerlo con un programa de facturación. Uno de los objetivos de cualquier organización es perder el menor tiempo posible en tareas que no generan rentabilidad, y la facturación es, obviamente, una de ellas.

En Quipu queremos ayudar a autónomos y pymes a agilizar su gestión administrativa. Es por eso que ahora puedes automatizar tu facturación de Paypal, es decir, que cada vez que te entra un pago por la aplicación, se genera automáticamente un ticket o una factura. Si quieres saber cómo hacerlo, te dejamos un vídeo que explica todo al detalle:


Comisiones en PayPal: ¿cómo funcionan y cómo se calculan?

Seguramente, en algún momento te habrás planteado cómo obtiene beneficios PayPal para ofrecer servicios tan cómodos y sencillos. Obviamente, la plataforma tiene que monetizar todas estas transacciones y lo hace a través de comisiones en cada una de ellas. Es decir, de cada factura que emitas mediante PayPal, se te “descontará” una comisión del total facturado.

Así funcionan las comisiones de PayPal:

  • Pagar o realizar compras es gratuito para el comprador.
  • Vender bienes o servicios sí está sujeto a comisiones.
  • Enviar o recibir dinero de amigos o familiares, como si fuera el servicio que ofrece Bizum, es gratuito. Sin embargo, tenemos que recordar que se aplican comisiones si es necesario utilizar una tarjeta de crédito o débito, o cambiar de divisa.
  • Las comisiones en España son de un 3,4 % del importe de la venta, más una tarifa fija que, en nuestro país, es de 0,35 €.
  • Para vendedores existen dos planes de tarifas para vendedores: para acceder a ellas hay que tener una Cuenta Business de PayPal (que es gratuita, pero cambian las condiciones).
  • La primera tarifa para vendedores es la tarifa Combinada: se incluyen comisiones variables de entre el 1,9 % y el 3,4 %, además de la tarifa fija.
  • La segunda tarifa es la tarifa Interchange Plus: en este caso, se aplica una tasa de intercambio (establecida por MasterCard y Visa), más el fijo de 0,35 € del que ya hemos hablado.

BONUS: Las comisiones que pagamos por los servicios de pasarela de pago de PayPal deberemos declararlos a Hacienda como un pago realizado en nuestra contabilidad. Pero, dado que la sede de la compañía está en Luxemburgo, estas comisiones están exentas de IVA.

¿Cómo crear una factura en PayPal?

El proceso de creación de facturas en PayPal es muy sencillo, además, la plataforma te guiará en todos los pasos para facilitar todavía más las cosas. En cualquier caso, aquí tienes una pequeña guía para crear facturas en PayPal:

  • En una cuenta normal (sin ser Cuenta Business de PayPal), y en navegador en tu PC o portátil, encontrarás arriba a la derecha dos botones que dicen “Enviar” y “Solicitar”, junto con un botón que dice “Más”.
  • Si clicamos en “Más”, se abrirá un desplegable en el que encontraremos diferentes opciones o funcionalidades, y una será “Crear factura”.
  • Al elegir esa opción, abrirá una nueva pantalla donde se habrá generado una factura automática y tendremos que rellenar los campos. Como podrás ver, hay numerosos desplegables (plantilla, divisa, impuestos, vencimiento…) donde podremos personalizar el formato de esta factura.
  • Una vez la tengamos a nuestro gusto, solo es necesario rellenar los campos con los datos del cliente, el concepto (artículos, cantidad, precio, etc.), un mensaje para el cliente y otras opciones.
  • También nos da la opción de incluir términos y condiciones, así como aplicar la tasa de IVA correspondiente.
  • Finalmente obtendremos una versión previa antes de aprobarla, guardarla en borradores o enviarla al cliente en ese mismo momento

¿Cómo emitir facturas en PayPal?

De nuevo, emitir facturas en PayPal es muy fácil. Cuando tengamos todos los datos registrados en la plantilla y estemos de acuerdo con lo incluido en la factura y su formato, clicaremos en el botón que dice “Enviar”. En función de si utilizas la app o la versión móvil, o una Cuenta Business de PayPal, las indicaciones pueden variar levemente, pero la plataforma siempre te guía para que los pasos sean concisos y sencillos.

Una vez que hayas enviado tu factura al cliente o clientes, recibirán dicha factura en la bandeja de entrada de su correo electrónico. Ahí, como si se tratara de un correo estándar, podrán revisar que los datos son correctos antes de pulsar en el botón “Pagar factura”. Una vez que hagan esto, les llevará a la página de PayPal, donde tendrán todos los detalles de la factura y podrán completar la transacción.

En caso de que tu cuenta de PayPal sea de reciente creación, por motivos de seguridad y por la lucha contra el blanqueo de capitales, no podrás recibir pagos en un plazo de entre 14 y 21 días. Además de esto, pasado este plazo y, después de haber procesado 10 facturas, los abonos se realizarán de forma inmediata.

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¿Cómo descargar mis facturas de PayPal?

Otra vez hablamos de procesos sin complicaciones: antes de emitir tus facturas en PayPal podrás imprimirlas para contar con ese documento en formato físico. No obstante, si lo que quieres es simplemente descargarla a tu ordenador para hacer un seguimiento digital de tu contabilidad, en el mismo botón de “Imprimir” podrás elegir guardar ese documento en tu disco duro, con un formato PDF.

Este proceso también se puede realizar desde el lado del comprador, en cuyo caso, recibirá esta opción una vez haya llegado a la página de PayPal tras aceptar el pago en el email de la factura.

Queremos recordarte que, podrás consultar tus facturas, tanto si tienes una cuenta normal como si se trata de una Cuenta Business, y que PayPal te permitirá gestionar tus facturas de forma global una vez creadas, guardadas como borradores o ya emitidas.

¿Cómo declarar a Hacienda mis facturas de PayPal?

Antes de continuar, tenemos que subrayar que tienes a tu disposición nuestro post sobre cómo deducirte las comisiones en PayPal. Y ahora, queremos completar esta entrada con un tema crucial a la hora de empezar a emitir facturas a través de esta plataforma: ¿cómo puedo declarar a Hacienda mis facturas de PayPal?

La respuesta es más sencilla de lo que parece: estas facturas se declaran de la misma forma que cualquier otra factura llevada a cabo por los cauces habituales, es decir, a través del modelo 303.

QUIPU TIP: Entre las muchas funcionalidades de Quipu, está la de hacer de tu facturación un proceso más simple: te ahorrará tiempo y esfuerzos y podrás tener un seguimiento pormenorizado de todas tus facturas. Descubre aquí cómo funciona el programa de facturación de Quipu.


Escrito por David Fernández Day

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