¿Cómo se contabilizan las ayudas del Kit Digital?

Casi 300.000 autónomos y pymes han recibido en el último año y medio hasta 12.000 euros en ayudas del Kit Digital para digitalizar su negocio. Y muchos de ellos ya han invertido el dinero de su bono digital en alguna de las doce soluciones disponibles.

Una vez que el beneficiario recibe el bono digital y lo invierte en algún servicio o solución para su negocio, llega el momento de pagar impuestos y en algunos casos también habrá que incluir en los libros contables la subvención que se ha recibido y la inversión que se ha realizado con ella.

Sin embargo, ni todos los autónomos y pymes están obligados a contabilizar las ayudas del Kit Digital ni todas las soluciones se contabilizan de la misma manera.

Si todavía no sabes cómo funciona la contabilidad de las ayudas del Kit Digital o quién está obligado a contabilizar el bono, sigue leyendo.

En este artículo aprenderás:

• ¿Es obligatorio contabilizar las ayudas del Kit Digital?
• ¿Qué dice la Ley sobre la contabilidad del Kit Digital?
• ¿Quién está obligado a contabilizar las ayudas del Kit Digital?
• ¿Cómo se contabilizan las distintas ayudas del Kit Digital?
• Ejemplo práctico de cómo contabilizar el Kit Digital

¿Es obligatorio contabilizar las ayudas del Kit Digital?

El Kit Digital es un programa financiado por los fondos europeos y que depende de la Ley General de Subvenciones. Estas ayudas están destinadas a que los autónomos y pymes beneficiarios puedan invertir hasta 12.000 euros en un servicio o solución para digitalizar su negocio.

Es cierto que estas ayudas funcionan a través de un bono digital y que pueden ser distintas a la mayoría de subvenciones ya que los fondos no llegan físicamente al beneficiario.

A pesar de que estas ayudas no funcionan a través de una transferencia normal y se reparten mediante bonos para invertir en servicios digitales, a nivel fiscal y contable funcionan como casi cualquier otra subvención.

De hecho, el propio programa de Kit Digital ya advierte en sus bases reguladoras, por un lado, que las ayudas no cubrirán los impuestos -que deberá pagar aparte el autónomo o pyme-. Y además, el “beneficiario deberá registrar en su contabilidad” tanto la recepción de esta subvención como las inversiones que realice con ella.

Por lo tanto, los beneficiarios están obligados a contabilizar las ayudas de Kit Digital conforme a lo previsto en el Plan General Contable (PGC), que regula el tratamiento a nivel de contabilidad que se le debe dar a las subvenciones.

Lógicamente, sólo tendrán que contabilizar las ayudas del Kit Digital los autónomos y pymes que están, a su vez, obligados a tener y presentar libros contables. Una buena parte de los beneficiarios, como se verá más adelante, quedarán exentos de contabilizar estas subvenciones al no ter obligación de llevar ningún tipo de contabilidad en su negocio.

¿Qué dice la Ley sobre la contabilidad del Kit Digital?

Tanto el Plan General Contable como las propias bases reguladoras del Kit Digital prevén cómo se deben contabilizar estas ayudas destinadas a digitalizar a los autónomos y pequeños negocios.

Según el artículo 9.3 de las bases reguladoras del Kit Digital, el beneficiario de las ayudas debe “registrar en su contabilidad, en un código contable diferenciado, el detalle de todas las transacciones relacionadas con la actividad subvencionada”.

Asimismo, añade la normativa, “deberá disponer de los libros contables, registros diligenciados y demás documentos, así como conservar las facturas y demás justificantes de gasto de valor probatorio equivalente y los correspondientes justificantes de pago y de la aplicación de los fondos recibidos“.

Por lo tanto, los beneficiarios del Kit Digital deberán cumplir, principalmente, las siguientes obligaciones contables:

• Registrar el cobro de la subvención en sus libros contables
• Registrar el uso de esta ayuda de manera separada, según el tipo de solución y proveedor al que se paguen las ayudas. El registro se deberá hacer en códigos contables diferenciados. Por ejemplo, el 206 para la inversión en una aplicación.
• Guardar todos los registros, documentos contables y facturas durante un mínimo de cuatro años para justificar que se han aplicado correctamente las ayudas.

¿Quién está obligado a contabilizar las ayudas del Kit Digital?

Las ayudas del Kit Digital se tienen que incluir en la contabilidad del negocio, según prevén las propias bases del Programa. Sin embargo, hay una buena parte de los beneficiarios de estas ayudas que están excluidos de contabilizarlas porque no están obligados a llevar ningún tipo de contabilidad en su negocio.

Por lo tanto, para saber qué autónomos y pymes tienen que contabilizar el Kit Digital, habría que saber primero qué profesionales y empresas están obligados por Ley a llevar algún tipo de contabilidad.

La mayoría de los autónomos persona física no están obligados a tener libros contables -ya que se encuentran en módulos o en estimación directa simplificada- mientras que casi todas las pymes o micropymes sí están obligadas a llevar esta contabilidad, porque se encuadran en el sistema de estimación directa normal.

Por lo general se podrían dividir a los beneficiarios del Kit Digital en tres grupos. En función del sistema al que pertenecen estarán obligados o no a tener contabilidad y, por tanto, a contabilizar las ayudas de Kit Digital:

• Autónomos persona física en módulos: la regla general es que no hace falta llevar libros contables de manera obligatoria, por lo que estos beneficiarios quedarán exentos de contabilizar el Kit Digital.
• Autónomos persona física en estimación directa simplificada: los autónomos que realicen actividades empresariales con estimación directa simplificada, solo deberán tener los libros de registro de ventas e ingresos, de compras y de gastos y de bienes de inversión. Es decir, sólo tendrán que llevar al día sus facturas pero no deberán registrar y presentar la contabilidad como tal de su negocio ni tampoco del Kit Digital.
• Autónomos persona física o sociedades en estimación directa normal: este último grupo incluirá normalmente a la mayoría de sociedades mercantiles y algunos autónomos persona física que facturan más de 600.000 euros. En este caso sí están obligados a llevar todos sus libros contables al día y presentar su contabilidad anual, por lo tanto también deberán registrar contablemente las ayudas del Kit Digital.

¿Cómo se contabilizan las distintas soluciones del Kit Digital?

El tratamiento contable que tienen que llevar las ayudas del Kit Digital y, en general, las subvenciones que reciben las pequeñas empresas viene recogido en la Norma de Registro y valoración 18ª del Plan General de contabilidad de pequeñas y medianas empresas.

Según esta normativa, las subvenciones no reintegrables que sean otorgadas a los pequeños negocios se contabilizarán en primer lugar “como ingresos directamente imputados al patrimonio neto” y se reconocerán “en la cuenta de pérdidas y ganancias como ingresos sobre una base sistemática y racional de forma correlacionada con los gastos derivados de la subvención, donación o legado”.

Además, a nivel contable, los pequeños negocios tendrán que diferenciar el registro de la ayuda que hayan recibido en base a la inversión que vayan a hacer con ella. En el caso del Kit Digital, se podrá registrar como la adquisición de un inmovilizado o como gastos del ejercicio: 

• Adquisición de inmovilizado: si el negocio ha utilizado el bono para adquirir un software como por ejemplo un programa de facturación electrónica o una herramienta de ciberseguridad. La subvención será registrada como ingreso del ejercicio de acuerdo con la dotación para la amortización que se haya fijado para ese ejercicio.
• Gastos del ejercicio: si el negocio ha contratado un servicio, como sería el caso de la categoría de posicionamiento SEO avanzado, donde en principio no se instala ningún software específico en el negocio. La subvención se contabilizará directamente como ingreso en el ejercicio en que se efectúe el gasto. 

En casi todas las soluciones, la categoría correspondería a un “software” o aplicación informática. Por lo tanto, en prácticamente todos los supuestos, el beneficiario deberá tratar el registro como inmovilizado intangible. La cuenta a utilizar en este caso será la 206.

Ejemplo práctico de cómo contabilizar el Kit Digital

Para ilustrar cómo deben contabilizar los beneficiarios del Kit Digital el bono que han recibido por estas ayudas se podría poner el ejemplo de una micropyme con sólo dos empleados que pertenece al segmento 3 y que sólo recibió un cheque de 2.000 euros.

Este negocio decidió invertir esos 2.000 euros en contratar un programa de facturación electrónica. Aunque en el caso de Quipu necesitaría menos de ese importe para adquirir el software, imaginemos que gastó los 2.000 euros en esa única solución.

En este caso, debería contabilizar la propia concesión de las ayudas, que se haría de la siguiente manera:

Después, debería contabilizar las facturas recibidas. Suponiendo que hubiera gastado los 2.000 euros en la solución de facturación electrónica, debería contabilizarlo de la siguiente manera:

Al finalizar el ejercicio, habrá que imputar la subvención al resultado, teniendo en cuenta la amortización -si la hubiera- y asentándola conforme a la normativa contable.