Toda empresa debe presentar las cuentas anuales al Registro Mercantil de forma obligatoria. Vamos a ver cómo hacer la presentación, qué documentos se incluyen en las cuentas anuales y cuál el plazo para presentar las cuentas anuales.

¿Qué son las cuentas anuales?

Las cuentas anuales son documentos contables que toda sociedad tiene que entregar anualmente al Registro Mercantil. La información de estos documentos permite evaluar el estado económico y la situación financiera de la Sociedad.

La presentación de el conjunto de documentos que forman las cuentas anuales de la empresa es obligatorio y, por tanto, se establecen sanciones para empresas que no presenten las cuentas en el Registro MercantilContar con un programa de facturación online que te permita tener todos los documentos ordenados de tu empresa, te permite preparar las cuentas anuales de la empresa de forma más fácil y, de este modo, evitar sanciones.

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Presentación cuentas anuales

Las cuentas anuales reflejan toda la información del año anterior de la empresa, que puede no coincidir con el año natural. Por ello, el plazo de presentación de las cuentas anuales varía en función de la Sociedad y no todas las empresas las presentan a la vez.

¿Cuándo hay que presentar las cuentas anuales en el Registro?

Por norma general, casi todas las empresas hacen coincidir el cierre del ejercicio con el final del año natural. Eso significa que el ejercicio se inicia el 1 de enero y finaliza el 31 de diciembre y que, por tanto tendrán que presentar las cuentas anuales en papel o de forma telemática, antes del 30 de Julio en el Registro Mercantil.

Plazo de presentación de las cuentas anuales

A partir del cierre del ejercicio, los administradores de la empresa tienen un plazo máximo de tres meses para formular las cuentas anuales de la empresa. Una vez las cuentas están creadas, se define un mes para poder hacer la presentación a la Junta General de la empresa y ser aprobadas. Para ello, deben ser firmadas por los miembros de la Junta General. En el mes siguiente de la aprobación de las cuentas anuales por parte de la Junta General, se debe hacer la presentación de las cuentas anuales al Registro Mercantil.

Vamos a verlo en un ejemplo de cómo hacer la presentación de cuentas anuales en el caso de una empresa en la que el cierre del ejercicio coincida con el final del año natural.

Plazos de presentación de las cuentas anuales

  • Hasta el 31 de marzo: Formulación de las cuentas anuales.
  • Hasta el 30 de junio: Aprobación de las cuentas anuales
  • Hasta el 30 de julio: Presentación de las cuentas anuales al Registro Mercantil

¿Dónde presentar cuentas anuales?

Las cuentas anuales se deben presentar en el Registro Mercantil que corresponda según el domicilio social de la empresa, ya sea en formato papel o bien por vía telemático. Es por ello que, una empresa de Barcelona tendrá que presentar sus cuentas anuales en el Registro Mercantil de Barcrelona y una empresa de Madrid tendrá que hacer la presentación en el Registro Mercantil de Madrid.

¿Qué documentos incluyen las cuentas anuales?

El modelo de cuentas anuales incluye cinco tipos de documentos: el balance de situación, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de cambios del patrimonio neto, el estado de flujos de efectivo y la memoria. Vamos a ver uno a uno toda la información que debemos incluir en cada uno de estos documentos para poder presentar las cuentas anuales en la empresa.

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  • El balance de situación

El balance recoge la situación de la empresa. Se trata de una fotografía que permite comparar en un momento determinado todas las posesiones (el activo) y las deudas de la empresa (el pasivo).

Además de formar parte de las cuentas anuales de la empresa, el balance de situación permite evaluar el estado financiero de una sociedad.

  • La cuenta de pérdidas y ganancias

La cuenta de pérdidas y ganancias, también llamada cuenta de resultados, es un documento contable en el que se refleja la diferencia entre los ingresos y gastos que la empresa ha tenido durante el ejercicio social.

  • El estado de cambios en el patrimonio neto

El estado de cambios en el patrimonio neto muestra la variación del capital de la Sociedad que afecta a su patrimonio, producido durante el ejercicio.

  • El estado de flujos de efectivo

También llamado Estado de flujos de tesorería, considera el movimiento de efectivo en la empresa durante el periodo de tiempo analizado.

  • La memoria

La memoria es el documento que complementa el contenido del balance y la cuenta de pérdidas y ganancias y que puede incluir otra información de interés que no se incluya en ningún documento de las cuentas anuales.

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Cuentas anuales abreviadas

Por norma general, todas las empresas deben presentar las cuentas anuales ordinarias. No obstante, hay unas cuantas empresas que deben presentar las cuentas anuales abreviadas.

Las cuentas anuales abreviadas son más simples que las cuentas anuales normales e incluyen los siguientes documentos:

  • El balance abreviado
  • La cuenta de pérdidas y ganancias abreviada
  • Estado de cambios del patrimonio neto abreviado
  • Memoria abreviada

¿Quién tiene que presentar las cuentas anuales abreviadas?

Por norma general, todas las empresas deben presentar las cuentas anuales ordinarias. No obstante, hay unas cuantas empresas que deben presentar las cuentas anuales abreviadas, las condiciones de las cuales se especifican en el Real Decreto 602/2016.

Podrán presentar el balance y la memoria abreviadas aquellas empresas que al final del cierre del ejercicio cumplan dos de las circunstancias siguientes:

  • El total de las partidas de activo no superen los 4.000.000 de euros
  • El importe neto de su cifra anual de negocios no supere los 8.000.000 de euros
  • El número medio de trabajadores empleados no supere los 50

Por otro lado, podrán presentar la cuenta de pérdidas y ganancias abreviada las empresas que al final del ejercicio cumplan dos de las circunstancias siguientes:

  • El total de las partidas de activo no superen los 8.000.000 de euros
  • El importe neto de su cifra anual de negocios no supere los 22.800.000 de euros
  • El número medio de trabajadores empleados no supere los 250

¿Qué pasa si no se presentan las cuentas anuales en una empresa?

Es obligatorio para toda Sociedad presentar las cuentas anuales de la empresa. En el caso que no se presenten las cuentas anuales o que se presenten fuera de plazo, la empresa puede ser sancionada por el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC).

Por ello, es importante que hagas la presentación de las cuentas anuales en el plazo correspondiente, de modo que puedas evitar las sanciones y multas económicas que la empresa puede recibir por no presentar las cuentas anuales en el Registro Mercantil, que pueden ir desde el cierre de la hoja registral así como multas que se extienden desde los 1.200€ hasta los 60.000€.

Para poder presentar a tiempo los documentos anuales de la sociedad es importante tener toda la información de la empresa ordenada y centralizada en un mismo espacio. De este modo, puedes evitar la pérdida de documentos así como agilizar la búsqueda de todos los archivos en un mismo espacio.

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Judith de Quipu
Responsable de contenido. Al día de todas las novedades para poder ayudar a empresas y autónomos. Actualmente estudiando un Máster en buscadores.