Paso por paso todo lo que debes hacer para empezar con tu empresa

El otro día te contábamos cómo llevar la contabilidad de nuestra empresa, así como sus obligaciones fiscales obligatorias como empresa: libros de registro necesarios, etcétera. Hoy hablamos del paso previo: cómo ponerla en marcha desde cero.

Debes tener claro que el proceso de constitución es bastante difícil, no porque sea complejo, sino porque los trámites son laboriosos y cuesta formalizarlos. Pero iremos pasito a pasito, ¡como siempre!

Dado que hay diferentes tipos de empresas y lo primero es tener claro cuál queremos montar, iremos realizando un artículo de formación de cada tipo de empresa para que tengáis claros cuáles son los pasos en cada una de ellas. Hoy hablamos de Sociedad Limitada ¡vamos allá!

Idea de negocio

Aunque existen muchos motivos por los que puedes montar una empresa, normalmente, cuando tenemos una idea que creemos que es viable es porque ésta da respuesta a un nicho de mercado poco explotado, somos expertos en un tema y queremos crear algo muy específico, o creamos un negocio sencillo y con alta demanda. Obviamente esta idea tiene que contar con una viabilidad contrastada para que tu empresa sea rentable.

Plan de empresa

Esto es lo primero que debéis hacer para poder empezar a trabajar. Es, básicamente, un documento de trabajo donde desarrollaremos la idea de negocio que queremos llevar a cabo. Puedes profundizar más o menos en este trámite dependiendo del grado de concreción que le quieras dar. Hay un par de cosas imprescindibles que debes tener en cuenta en el plan de empresa:

1. Elección de la forma jurídica: Sociedad Limitada

Es decir, antes de nada veremos qué forma jurídica escogemos, qué capital mínimo necesitamos, qué responsabilidad implica, etcétera. Recuerda que en un post anterior creamos una tabla donde explicamos punto por punto todos los tipos de empresa y sus características. En este caso, cuando hayamos visto todos las obligaciones que implica una sociedad limitada y decidimos que es lo más adecuado para lo que estamos buscando, pasamos al siguiente paso.

2. Descripción del negocio

Es decir, la iniciativa empresarial que queramos desarrollar, sus objetivos, etc.

Aquí deberán constar los siguientes pasos.

– la descripción técnica: empresa de software de facturación

– localización geográfica: donde desarrollaremos nuestra actividad

– Estructura económico – financiera.

– Estructura legal

– Organigrama

Una vez tengas todo esto muy claro, ya puedes pasar a la parte legal de constitución: el papeleo burocrático, básicamente 😉 Vamos a ver

1r Paso Registro del nombre: certificado negativo de denominación social

Debes registrar el nombre de tu empresa y para ello debemos ir al Registro Mercantil Central y solicitar el certificado negativo de denominación social que acredita el nombre que escogemos para nuestra sociedad. Evidentemente, no debe coincidir con ningún otro.

También puedes solicitarlo online, en la web del Registro Mercal central.

Documentos necesarios

Para poder solicitarlo necesitarás presentar un documento donde figuren 3 posibles nombres para tu futura empresa, los cuales mejor que sean nombres compuestos o originales, para que no coincida con ningún otro.

Concesión del nombre

Una vez te lo hayan concedido, esta solicitud quedará reservada durante seis meses, aunque su validez legal será de tres meses. Pasado este plazo, deberás renovarlo. Si pasados los seis meses, no se le hadado ninguna utilidad, se abrirá de nuevo y estará otra vez el nombre disponible.

Qué significa un cambio de domicilio social de la empresa

Que creemos una empresa, y la registremos en un punto determinado de la geografía, no significa que no pueda cambiarse, y sus implicaciones no deberían afectar al normal funcionamiento de la empresa.

Para empezar, el domicilio social es el lugar (sede física) en la que la empresa desarrolla su actividad, gestión y dirección del negocio, es decir, donde se administra una sociedad mercantil. No hay que confundirlo con el domicilio fiscal ya que ambos están regulados por leyes distintas. El domicilio social implica que la empresa se rige por la normativa de la localidad donde está domiciliada.

Implicaciones del cambio de domicilio social para empresa y trabajadores

Son muchas las empresas que tienen la sede social en una población y la mayoría de centros de trabajo y empleados en otra, por lo que no tendría implicaciones en ningún caso. Pero si una empresa cambia de domicilio social, sí tendría implicaciones en relación a la localización de la junta anual de accionistas de las compañía, ya que suelen celebrarse en el lugar donde la empresa tiene su domicilio social.

Donde se pagan los impuestos

Como hemos dicho, no hay que confundir el domicilio social con el domicilio fiscal. En el caso de las empresas, los impuestos que pagan son el Impuesto de Sociedades, que es un tributo estatal, recaudado por la Agencia Tributaria, la cuál depende del Ministerio de Hacienda. Por tanto, este impuesto se paga con independencia de la comunidad autónoma donde se tenga el domicilio social.

2º Paso: ingreso del capital inicial

Cuando ya tengas el certificado, deberás abrir una cuenta bancaria (con el nombre de la empresa) para poder ingresar el capital inicial de la sociedad limitada, los 3000.06€ necesarios para poder constituirla. A partir de aquí el banco debe emitirte un certificado conforme has hecho el ingreso que deberás presentarlo en la notaría como ahora contamos.

3r Paso: Estatutos Sociales

Bien, todos los socios debéis redactar los estatutos sociales que dictan las normas que acabarán rigiendo en la empresa (éstos se incorporarán posteriormente en la escritura pública 4º paso). cabe comentar que son un tarea complicada, por lo que es recomendable que lo delegues a un notario o abogado especializado en la tarea.

Los estatutos sociales deben cumplir con una serie de elementos:

    • La denominación social: básicamente, deberá constar que se trata de una Sociedad de responsabilidad Limitada, SL.
    • Objeto social: A qué se va a dedicar nuestra empresa
    • Domicilio Social: sede física dentro de España.
    • Capital Social
    • Participaciones: cómo se dividirán las participaciones, cada participación cuándo valor nominal tendrá, la numeración de la misma
    • Sistema de administración de la Sociedad Limitada.

libro registro iva irpf

4o Paso: Escritura pública de constitución

Todos los socios que conforméis la sociedad limitada, deberéis firmar la escritura pública de constitución ante notario. Este paso conlleva un coste, no muy elevado, es un porcentaje en base al capital escriturado.

5º Trámites con Hacienda

NIF

Después de firmar las escrituras, tienes que ir a Hacienda para pedir el NIF – recuerda la diferencia entre CIF y NIF-, además de las etiquetas y tarjetas de identificación de la sociedad.  No olvides llevar el modelo 036 rellenado, la fotocopia de tu DNI y la fotocopia del documento de constitución de la empresa. No descartes llevar los originales por si te pudiera tocar algún funcionario quisquilloso.
Este NIF será provisional durante 6 meses y luego tendrás que pedir el definitivo.

IAE

Te tendrás que dar de alta en el Impuesto de Actividades Económicas (IAE) para lo que tendrás que aportar el modelo 840 y el NIF. Si tu cifra de negocio es menor a 1 millón de euros, basta con que lleves el modelo 036 de la declaración censal donde debes indicar los epígrafes de la actividad que vas a desarrollar.

Declaración censal

Aquí tendrás que detallar el comienzo de tu actividad. Si quieres modificar algún dato o acabar con tu actividad empresarial también lo tendrás que hacer aquí a través del modelo 036. Te pedirán el NIF, el modelo y el documento de IAE.

6º Inscripción en el Registro Mercantil

Como mucho dos meses más tarde de conseguir la escritura de constitución deberás inscribir tu empresa en el Registro Mercantil de tu provincia. Vas a necesitar:

  • Copia del NIF provisional
  • Original de la escritura de constitución de la Sociedad.
  • Certificación  de denominación social.

7º Obtención del N.I.F. definitivo

Pasados los dos meses desde que pediste el NIF provisional puedes pedir el definitivo cuando la sociedad se haya constituido.

Llegados a este punto solo tienes que empezar a dedicarte a tu negocio y olvidarte de aquello que te quita tiempo y que puedes hacer de forma automática como, por ejemplo, la facturación. Con Quipu puedes controlar tus ingresos y gastos de forma rápida y fácil sin gastar apenas tiempo ¿Quieres probarlo? Puedes pedirnos una prueba gratis.

Júlia Areny Quipu
Responsable de comunicación. Puedes seguirme en twitter @juliadeQuipu o Facebook: juliaquipu ;)