10 claves para digitalizar mi asesoría con éxito y no fallar en el intento

Metidos ya de lleno en los años 20 de este siglo XXI, seguir dando de lado al mundo de la digitalización no es nuestra mejor opción. Conocer las nuevas formas de trabajar y todo lo que puede ofrecernos el software para asesorías nos convierte en empresas mucho más competitivas. La eficiencia en el despacho es clave a la hora de atender a nuestros clientes, pero también a la hora de no tener que llevarnos tareas a casa pudiendo abarcar aún más trabajo.

Es probable que hayáis escuchado en multitud de ocasiones eso de  ‘el tiempo es oro’, pero la verdad es que nunca había sido tan cierto como a día de hoy. Las ventajas de digitalizar tu despacho son muchas, pero todas ellas pueden reducirse a: ganar el mismo dinero trabajando mucho menos, o tener la opción de ganar bastante más dedicando menos esfuerzo. Hoy os contamos las principales claves a la hora de dar el paso de digitalizar vuestro negocio. ¡Ha llegado el momento de avanzar y mejorar la productividad del despacho, de los empleados de vuestra asesoría y la felicidad de nuestros clientes!

¿Por qué digitalizar mi asesoría?

En un post anterior ya os hablamos de los pasos a dar para montar una asesoría online, pero… ¿significa eso que si queremos trabajar de modo presencial tenemos que seguir utilizando los mismos métodos analógicos de siempre? ¡De eso nada! Lo cierto es que el sector de las asesorías es uno de los más agradecidos en lo que a digitalizar el papeleo se refiere, y lo es porque nos ahorra tiempo.

Se acabó eso de desperdiciar jornada laboral en localizar un documento, o en tener que rehacer algo porque no hay forma de dar con ello. Trabajar con programas exclusivos para asesorías nos ahorra un tiempo precioso que podemos emplear en mejorar otros muchos aspectos de nuestra actividad laboral. 

  1. Abarcar más trabajo que nos ayude a llegar mejor al cierre del trimestre.
  2. Dedicar más recursos a mejorar la comunicación con los clientes, un aspecto mucho más importante de lo que solemos pensar. 
  3. Incluso disponer de más tiempo para poder dedicarle a los nuestros, esa eterna espinita que llevamos siempre clavada.

¿Qué tareas y procesos puedo mejorar con la digitalización?

  • Priorización de tareas
  • Fluidez y comunicación con los clientes
  • Mejoras en la entrada y recepción de facturas, ¡basta de picar a mano!
  • Gestión de impuestos y modelos oficiales de aeat. Automatización de rellenado de modelos.
  • Conciliación automática de movimientos bancarios de tus clientes.
  • Gestor de documentos. Todo en un mismo lugar.
  • Notificaciones y avisos de vencimientos de cobros y pagos.
  • Elaboración de informes.
💥 BONUS: Si utilizas éste programa de gestión para asesorías podrás digitalizar tu despacho con éxito y además formar a tu equipo para ello. Solicita una demo para conocer cómo funciona.

Si las asesorías ya tuvieron que hacer un gran esfuerzo durante el Covid, así que… ¿por qué no aprovechar ese impulso para empezar a caminar con paso firme hacia el objetivo de la digitalización?

Definir objetivos, crucial para cualquier despacho que quiera digitalizarse

Un smartwatch sirve para mirar la hora, pero si solo queremos usarlo para eso… ¿no será mejor comprar un reloj de toda la vida? Si utilizamos un reloj inteligente debe ser para utilizar sus funcionalidades deportivas, para medir el ritmo cardíaco, para leer los mensajes que llegan a nuestro teléfono sin tener que desbloquearlo… 

Bien, pues con la digitalización en las asesorías ocurre exactamente lo mismo:

  • Debemos aprender a marcarnos objetivos y, si tenemos varios, a priorizar unos sobre otros.

La forma de trabajar no es la misma si únicamente queremos ahorrar tiempo picando facturas que si queremos mejorar la rentabilidad de la asesoría. En ocasiones coincidirá que una misma herramienta nos soluciona dos problemáticas, mientras que otras veces no tendremos tanta suerte. 

De ahí que encontrar el mejor software para asesorías resulte crucial, ¡aunque para dar en el clavo antes tendremos que habernos marcado unos objetivos realistas!

Tus clientes, un elemento vital en el cambio

A ti te interesa agilizar tu forma de trabajar y a tus clientes les interesa que lo hagas. ¿Y eso por qué? Pues porque evitar tareas recurrentes hace que tengas más tiempo para ellos, y si tienes más tiempo para ellos resolverás sus problemas y peticiones de una forma mucho más ágil

❗️CLAVE : 

  • Cuando un cliente pide algo, lo necesita para ayer
  • Por eso, ganar capacidad de respuesta es beneficioso para todas las partes.
  • Además, por norma general el negocio de las asesorías funciona genial por el boca a boca. Esto es, si un cliente queda satisfecho con el servicio que se le ofrece, es más que probable que terminen llegándonos nuevos clientes a través de él.
  • No todos tus clientes estarán dispuestos al cambio, y eso esta bien. Hay que saber identificar qué parte la cartera es target para digitalizar y los que todavía no están preparados.
  • Los clientes de asesoría, hoy en día ( y más en situación de pandemia) no quieren trasladarse a los despachos con carpetas llenas de papel. Buscan simplificar el intercambio de información y evitar traslados.

De ahí que resulte clave sentarnos con ellos  para definir cuáles son sus necesidades más imperiosas. Esa será una gran pista con la que aprender a definir nuestras propias prioridades en la digitalización.

Conoce la opinión de una gestoría digitalizada y de un cliente final trabajando en conjunto con un software para asesorías. 👇🏻

Cada cliente es un mundo

Es probable que muchos de tus clientes te hagan la ola cuando vean que al fin has decidido modernizarte… y que otros lo vean como un motivo de desconfianza. Los del último grupo seguirán dándote toda su documentación en papel, y será con ellos con quienes tocará esperar a que estén listos para el cambio y de a poco enseñarles lo que se están perdiendo. 

Demuéstrales con sutileza que con la digitalización podrás dedicarles mucho más tiempo, que sus documentos estarán siempre visibles en una misma plataforma para ambos y esto ayuda a tanto a evitar desastres financieros como a aprovechar oportunidades de negocio. Sin ningún compromiso cada cliente podrá probar la metodología y ver si le resulta sencillo. ¡Por experiencia sabemos que no hay vuelta atrás! 

Con los que ya se han pasado al digital, sin embargo, lo tendrás mucho más sencillo. Bastará con aprender de ellos, de sus necesidades, eso será lo que determine nuestro éxito como una asesoría adaptada a las exigencias actuales.

Aprovecha las sinergias entre varios servicios

Cuando te decidas a elegir una vía de digitalización, procura optar siempre por soluciones como Quipu:

  • Que te ofrezcan un periodo de implementación para preparar tu equipo y el entorno de trabajo.
  • Que se adapten a tu forma de trabajar como un guante, que demuestre que realmente suma.
  • Y, sobre todo, que tenga una fuerte integración con otros servicios que hacen cosas diferentes. Es decir, que nos permita, tanto a nosotros como a nuestros clientes, ‘jugar en equipo’.  Quipu se integra con el programa de contabilidad A3 de Wolters Kluwer con el que luego se hace la contabilidad.  Además, tus clientes puedes conectar todos sus bancos desde el software y así conciliar movimientos bancarios con mayor facilidad.

Si una aplicación es muy buena pero no permite que la información fluya, entonces no es tan buena. Al final, digitalizarnos debe servir para agilizar nuestra tarea, ¡si no, no estamos haciendo gran cosa!

Acostúmbrate a trabajar con soluciones “cloud”

Es normal que al principio dé algo de respeto, incluso miedo, confiar en un servicio que aloja nuestros datos en la nube, pero párate a pensarlo. ¿Qué ocurriría si los equipos informáticos de tu asesoría sufriesen algún tipo de problema? ¿Y si tu servidor dijese que ‘hasta aquí’? Gestionar tu propia red de recursos informáticos es peligroso a la par que poco económico.

Si pretendes funcionar como una gestoría online para PYMEs y autónomos son muchos los empresarios que te confían sus datos más preciados, ¡imagina qué responsabilidad perder todo eso! Por eso contratar un servicios cloud de calidad resulta clave para garantizar el éxito de tu proceso de digitalización.

Ya te hemos dicho antes que así podrás acceder a los documentos desde cualquier lugar y prácticamente desde cualquier dispositivo. Sin embargo, hay una característica que hace que esta elección sea más acertada aún: la seguridad. Un servicio de almacenamiento de datos o un software de asesoría no pueden permitirse una pérdida de datos. Es por eso que hacen copias de seguridad a diario e invierten ingentes cantidades de dinero en ciberprotección. Despídete de borrados masivos o de la amenaza del ransomware. Si te preguntas ‘¿cómo adaptar mi entorno a mundo digital?’ la respuesta es bien sencilla, Quipu te ayuda a adaptarlo mediante un proceso de implementación que dura 3 meses. 

Captación: Conseguir más clientes online

En un mundo como este, facilitar el envío y recepción de documentos con los clientes resulta vital no solo para mantener a los que ya tenemos, sino para optar a conseguir nuevos a los que puede que nunca lleguemos a ver en persona. Para eso es clave no estancarse en viejas metodologías de captación o esperar a que los clientes lleguen a nosotros por obra de magia. El entorno digital que nosotros creamos es clave para una óptima captación de nuevos clientes.

Cada vez son más los profesionales que trabajan desde casa y que buscan todo lo que necesitan en Google. Gracias a sus certificados digitales no necesitan perder el tiempo en Hacienda o la Seguridad Social cada vez que tienen un problema, y gracias a la digitalización de tu asesoría podrás cubrir sus necesidades sin robarles un tiempo que para ellos es oro puro.

Esto les viene bien a ellos, pero también a nosotros, que gracias a este proceso habremos conseguido sacar un tiempo precioso para generar más ingresos con este tipo de cliente online. ¡Son todo ventajas!

La formación de tu equipo es la clave

De poco serviría lanzarnos a la digitalización de nuestra asesoría si el personal con el que contamos no sabe sacar el máximo provecho a las nuevas herramientas de trabajo. La formación es esencial en este tipo de casos, pero también lo es el hecho de saber elegir una herramientas que ofrezcan una experiencia de usuario sencilla e intuitiva. 

Antes de comenzar la digitalización es importante identificar quienes son nuestros “champions” dentro del equipo. Cuando hablamos de “champion” no hablamos del mejor asesor, ni el que lleva la cartera mas grande, ni el que más experiencia tiene. El perfil que buscamos es aquel que esté orientado al crecimiento del despacho mediante la tecnología. Estas personas serán quienes liderarán el cambio y con quienes buscaremos en esta instancia conseguir nuestro primer triunfo.

Una vez que hayamos hecho el proceso de formación adecuado, hayamos implantado el software adecuado, los procesos de digitalización en el despacho y tengamos un caso de éxito dentro, podemos avanzar al segundo casillero.

Medita cuál puede ser tu valor añadido

Tener más tiempo gracias a la automatización de tareas que te permiten herramientas como Quipu no significa únicamente que vayas a tener más tiempo libre. Significa también que puedes trabajar con más ahínco en tu valor diferencial.

Al final, presentar unos impuestos puede hacerlo cualquiera, pero asesorar no.

  • Estudia más a fondo las posibilidades de tus clientes y cómo hacerles progresar.
  • Cuéntales en qué están fallando y aporta soluciones en las que puedas tener una intervención directa.
  • Demuéstrales que te preocupas por ellos, que sabes que si a ellos les va bien, a ti y a los tuyos también os irá bien.

Al final, que un cliente se quede en tu asesoría no depende de que siempre llegues a tiempo en tus plazos, sino de que seas capaz de solucionar sus problemas de la forma más eficiente y efectista posible. La digitalización te da tiempo para pensar en ello, de ti depende convertir ese tiempo en oportunidades para que todos salgáis ganando.

Software para asesorías

Ya hemos mencionado este aspecto en varios puntos anteriores, pero creemos firmemente que merece su propio apartado. Elegir la opción adecuada de software para asesorías es tener la mitad del trabajo hecho. Hace unos años os habríamos dicho que la única forma de dar con él es mediante ensayo-error, pero internet nos ha dado una herramienta maravillosa: las opiniones de otros usuarios.

Gracias a estas opiniones descubrirás que una herramienta como Quipu es perfecta no solo para iniciar el proceso de digitalización de tu asesoría, sino para basar todo tu trabajo en ella una vez estés funcionando. Tus clientes estarán más contentos, verás mejorar la productividad de los empleados de tu asesoría y mejorar la rentabilidad… ¿de verdad necesitas más excusas para probarlo?

Siempre a mejor, la filosofía más exitosa

Sí, los cambios asustan, pero el ser humano ha llegado a donde está gracias a la evolución, y las asesorías que más avanzan son precisamente las que no se cierran a ella. Variar un sistema de trabajo que ha estado funcionando siempre da algo de respeto, ¿pero y si os aseguramos que el cambio será a mejor?

En ese caso nos parece que no hay excusa posible: los pasos atrás, ni para coger carrerilla para dar un salto. El papel es una herramienta del siglo pasado y las personas, aunque nos cueste admitirlo, tendemos a equivocarnos.

Con un software de asesoría indicado, ganas de aprender y de mejorar y un poco de paciencia, en tan solo unas semanas estaremos pensando aquello de ‘¿por qué no lo hice antes?’. La única forma de seguir avanzando es resultando competitivos, y para ello hay que ceder sí o sí al proceso de digitalización

Hay una forma mejor de hacer las cosas y no es difícil de afrontar. Consulta ahora con nuestros expertos y agenda una demo para entender el potencial que tienes por delante.

Entrevista a un asesor fiscal sobre cómo mejorar procesos involucrando al cliente.

Cómo la digitalización ayuda a reducir picos de trabajo y a diferenciarse en el sector.

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