Qué es la regla de la prorrata y cómo calcularla

Hoy queremos hablar de la regla de la prorrata, un sistema o herramienta por el cual empresas o profesionales que realizan actividades que generan derecho a deducción de Impuesto de Valor Añadido (IVA), y otras que no, se acogen a que las cuotas soportadas sean deducibles en una proporción o prorrata.

De acuerdo con la Agencia Tributaria, la regla de la prorrata

“se aplica cuando el sujeto pasivo adquiere bienes y servicios que utiliza en operaciones con derecho y sin derecho a deducción”.

¿Qué es la regla de prorrata? Qué es la prorrata de IVA

El matiz clave a la hora de saber si será aplicable o no la regla de la prorrata es el siguiente: el sujeto pasivo lleva a cabo actividades profesionales o empresariales en las que, simultáneamente, coexistan entregas de bienes o prestaciones de servicios que sean susceptibles de deducciones, mientras que desarrolla otras no gocen de tal derecho.

Por ende, no sería aplicable para empresas o profesionales que únicamente realizan una actividad de cualquiera de las dos categorías. La Agencia Tributaria matiza: “No se aplica a las cuotas soportadas en bienes o servicios que no se afecten, directa y exclusivamente, a la actividad (…) y a los excluidos del derecho a deducir (no son deducibles en ninguna medida)”.

Para ejemplificarlo se puede recurrir a un caso claro: un empresario que realice de modo simultáneo el transporte de pasajeros en taxi y el transporte de pasajeros en ambulancia.

¿Pero qué es exactamente la regla de la prorrata?

❗️ Es un mecanismo o herramienta por el cual se calcula la deducibilidad de las cuotas soportadas para estos casos concretos y tiene dos tipologías que comentaremos más adelante: prorrata general y prorrata especial.

Cómo calcular la prorata y en qué afecta

La Agencia Tributaria añadió en 2020 un servicio de “Calculadora de prorrata” en su página web. Está destinada a aquellos que quieran calcular la prorrata para estos escenarios:

  • Prorrata general y especial.
  • La regularización anual del porcentaje definitivo de prorrata (casilla 44 del modelo 303 4T o 12M).
  • La regularización anual de bienes de inversión al final del ejercicio (casilla 43).
  • La regularización por transmisión de bienes de inversión (casilla 43).

Como vemos, la prorrata se liquidará en estos escenarios, estando todos ellos ligados al cierre del año fiscal en curso, por lo que los plazos establecidos por la Agencia Tributaria son los siguientes:

  • En el mes de enero del año en que surta efectos.
  • Hasta la finalización del mes siguiente a aquél en que se produzcan las circunstancias que justifican la solicitud.

Para realizar el cálculo de la regla de la prorrata de forma manual, primero debemos tener seguro a cuál de las dos modalidades vamos a acogernos.

Clases de prorrata: ¿Qué modalidad de prorrata me corresponde?

Existen dos tipos de prorrata, que son la general y la especial:

  1. Prorrata general: Se aplica cuando el sujeto pasivo efectúa conjuntamente operaciones con y sin derecho a deducción y no sea de aplicación la prorrata especial.
  2. Prorrata especial: Se aplica en tres tipos de escenarios.
    1.  Por opción del sujeto pasivo por su aplicación en plazo y forma-
    2. Obligatoriamente cuando aplicando la prorrata general la deducción exceda en un 10% de la que resultaría aplicando la prorrata especial.
    3. Obligatoriamente por las entidades que hayan ejercitado la opción por el nivel avanzado del Régimen Especial del grupo de entidades del IVA en relación con el sector diferenciado de las operaciones intragrupo, según establece el artículo 63 bis.3 del RIVA
💡   Estas matizaciones de la Agencia Tributaria respecto a la prorrata especial son más fáciles de entender de la siguiente forma: la prorrata especial se aplica de forma obligatoria –y automática- si aplicamos la prorrata general y la deducción excede en un 10% a la que resultaría aplicando la especial.

La regla de prorrata general

La aplicación de la regla de la prorrata general se aplica cuando no procede la especial y, como hemos visto, la especial solo se aplica en los casos concretos que matizamos arriba. El sujeto pasivo puede deducirse, mediante la regla de la prorrata general, un porcentaje del IVA soportado que se calcula con el cociente resultante de la siguiente fracción:

Porcentaje de deducción = (importe de las operaciones con derecho a deducción ÷ importe total de todas las operaciones) x 100

Cabe destacar que el resultado siempre se redondea en la unidad superior. Como vemos, el numerador supone el total de las operaciones que generan derecho a deducción, mientras que el denominador incluye aquellas además de las no susceptibles de deducción.

¿Qué no podemos incluir?

  • Cuotas del IVA.
  • Entregas y exportaciones de bienes de inversión.
  • Operaciones inmobiliarias o financieras que no constituyan la actividad habitual del sujeto pasivo.

La regla de prorrata especial

Para el cálculo de la regla de la prorrata especial, tendremos que tener especial atención en la deducción exacta de las cuotas soportadas según los bienes o servicios afectos a la actividad generen deducción de IVA o, por el contrario, están exentos del mismo:

  • Las cuotas soportadas en bienes o servicios utilizados exclusivamente en operaciones con derecho a deducción, se deducen íntegramente.
  • Las cuotas soportadas en bienes o servicios utilizados exclusivamente en operaciones sin derecho a deducir no pueden deducirse.
  • Las cuotas soportadas en bienes o servicios utilizados sólo en parte en operaciones con derecho a deducción se deducen en el porcentaje de la prorrata general.

Sectores diferenciados (CNAE)

Desde el principio del artículo hemos intentado matizar que hay actividades empresariales o profesionales que pueden estar incluidas en dos sectores diferentes. Por lo tanto puede que estén reguladas en grupos dispares de la Clasificación Nacional de Actividades Económicas (CNAE).

❗️ En el escenario de diferentes actividades empresariales o profesionales se pueden dar dos casos: en primer lugar, que aquellas actividades pertenezcan al mismo sector del CNAE, en cuyo caso entrará en juego la regla de la prorrata para este sector; o por otro lado, que esas actividades pertenezcan a dos sectores distintos del CNAE, en cuyo caso habría que analizar la prorrata por separado.

En el artículo 9.1º c de la Ley 37/1992, sobre el IVA, se consideran sectores diferenciados de actividad si cumplen estos requisitos:

  • Que estas actividades pertenezcan a sectores diferenciados del CNAE.
  • Que los porcentajes de deducción difieran en un 50%.

La prorrata y la contabilización del IVA

Al comienzo del periodo impositivo nos deducimos el IVA en función del periodo impositivo anterior. Llegado el cuarto trimestre, realizaremos el cálculo de la prorrata en función de las actividades sujetas a deducciones y aquellas que no lo están. Por lo tanto, podremos incurrir en dos situaciones: que durante el año no nos hayamos deducido todo el IVA correspondiente al resultado de nuestras operaciones; o que por el contrario, nos dedujéramos más IVA del que nos corresponde.

En función de la situación encontrada, tendremos que hacer un ajuste en las siguientes casillas:

  • 634. Ajustes negativos en la imposición Indirecta (aumenta el gasto en el Impuesto sobre Sociedades).
  • 639. Ajustes positivos en la imposición Indirecta (disminuye el gasto en el Impuesto sobre sociedades).

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