¿Conoces las particularidades del nuevo formato? En este post te resolvemos toda las dudas, y te proponemos la solución ideal para poder adaptarte a este cambio.

¿Por qué es importante el cambio?

Porque la presentación del IVA es obligatoria para todo aquel que ejerza alguna actividad sujeta, precisamente, al IVA. Independientemente de la denominación o particularidad que tenga, ya puede ser:

  • Autónomo.
  • Asociación.
  • Sociedad.
  • Cooperativa.
  • Sociedad civil.
  • etc.

Por tanto, es obligado, por todos éstos, conocer la forma en que la Agencia Tributaría (AT) exige que se presente el Libro Registro del IVA (LRI).

En este post informaremos de los aspectos más importantes  y presentaremos una solución acorde a este cambio.  

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Nuevo Formato Libro Registro del IVA

¿Por qué este cambio?

La Agencia Tributaria llevaba tiempo con un problema muy recurrente en cuanto al Libro del IVA.

El problema radicaba en el formato de presentación de este documento, y sus distintas versiones. Según indica la AT, el problema empieza en las oficinas territoriales que, en su obligación de comprobación de estos libros, no daban una garantía a los obligados de presentar estos documentos, de que su libro estuviera acorde a lo demandado. Por supuesto, los asesores de dichos obligados y los desarrolladores de herramientas para la presentación de este documento, también se topaban con esta inseguridad. Es importante añadir, que incluso, desde distintas oficinas territoriales, se les puede demandar el documento en un formato distinto.

Esta problemática, producía la incorrecta presentación del documento por parte del obligado, lo que producía, tal y como indica la Agencia Tributaria, “la dilatación del procedimiento de comprobación  y el plazo en el que el obligado, cuando procede, recibe su devolución”.

Ante todos los problemas que ocasionaba esta situación, la AT, ha decidido establecer un documento que marca un formato electrónico para “la presentación de los Libros Registro de Facturas Expedidas y de Facturas Recibidas del IVA” para conseguir:

  • Mayor seguridad para los obligados tributarios, sus asesores y empresas de desarrollo, gracias a la homogenización del formato demandado por las oficinas de gestión tributaria.
  • Más agilidad en la tramitación de las devoluciones, en el proceso de comprobación.

Formato electrónico Libro Registro IVA

Hay que tener en cuenta, que no todos los contribuyentes tienen la obligación de tener sus Libros Registros del IVA a través de la Sede Electrónica de la Agencia tributaria. Pero que puntualmente, se les puede reclamar en los procesos de comprobación del IVA. En estos casos, los pueden presentar en los siguientes formatos:

  • Excel: el caso que nos ocupa, por los cambios de homogenización del documento.
  • CSV: también ha sufrido cambios.
  • Formato SII: este procedimiento se refiere al suministro inmediato de información del IVA. Estos deberán estar acordes a las especificaciones técnicas publicadas en la Agencia tributaria.

Según indica la AT, cada Libro Registro se deberá presentar en un archivo diferente, con el siguiente nombre:

  • Ejercicio
  • NIF
  • Tipo de LRIVA que contiene el fichero:
    • E: si son facturas emitidas.
    • R: Si se trata de facturas recibidas.
  • Nombre o Razón social.

Los cambios del nuevo formato

Para empezar, hay que dejar claro, que ya existían unas pautas mínimas para elaborar los Libros Registro del IVA en Excel. Por ejemplo, se indicaba que no se podían incluir formulas, ni tampoco, se podían combinar celdas.

Pero, como hemos indicado, la AT lo que quiere es, conseguir agilizar los tramites de control y, sobre todo, ayudar a las personas obligadas a tramitar estos procedimientos. Por tanto las novedades del nuevo formato son:

  •  Reordenación de algunas columnas para facilitar la revisión visual:
    • “tipo”, “Código País”, del grupo de columnas “NIF Destinatario” y “NIF Expeditor”.
    • “Clave Operación”.
    • “Total Factura”, sobre todo para aclarar la visión cuando son facturas con más de una linea.
  • Se añaden: “Tipo de Recargo Eq” y “Cuota Recargo Eq”.
  • El formato del campo de “fecha” se ha modificado, pasando del guión ( – ), a otro separador que es más visual, como es la diagonal ( / ). Por tanto quedaría: (dd / mm / YYYY). Gracias a este cambio, se facilita el procesamiento en Excel.
  • Las columnas “Serie y “Número” del grupo “Identificación Factura del Expedidor” se combinan, para facilitar la tarea al destinatario de una factura cuando tiene que registrarla, sin saber la estructura de numeración que utilizó el expedidor de la factura.
  • Se crea la columna “Número Final” para facilitar el resumen global, tanto de las facturas expedidas como de las recibidas.
  • Se incluye la columna “Factura Sustitutiva”. De esta forma, se evita que los obligados que hayan emitido facturas simplificadas, tengan que realizar una anotación negativa para anularlas.

Quipu tiene la solución

Como hemos comprobado, hay muchos cambios en este nuevo formato. Aunque todos ellos tienen por objetivo facilitar la comprensión del Libro Registro del IVA, la realidad es que en los primeros pasos puede inducir a tener algunos errores.

En Quipu, nos hemos actualizado para poder ofrecerte la plantilla de Excel con todos los cambios y requisitos que pide la Agencia Tributaria. Dentro de esta plantilla encontrarás:

  • La reordenación de las columnas que generaban problemas visuales a la hora de rellenarlas.
  • Se añaden los “tipo de recargo…” y “cuota de recargo…”
  • Incluida la modificación en el campo “fecha”.
  • Se incluye la combinación de las columnas “serie” y “numero” del grupo “Identificación Factura del Expedidor”.
  • Incluimos la columna “numero final”.
  • Hemos añadido la columna “factura sustitutiva”.

Si quieres tener las plantillas, y poder comprobar los cambios efectuados, aquí te dejamos los ejemplos que da la Agencia Tributaria sobre el nuevo formato del Libro Registro del IVA: 

La plantilla oficial la puedes descargar aquí: 

nuevo formato del Libro Registro del IVA

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Conclusión

El nuevo formato es una buena noticia para poder unificar los criterios de este archivo y, así, conseguir evitar la confusión que existía hasta ahora entre los obligados, asesores y sofware de facturación que utilizan este documento.

Jesús Galván
Responsable de contenido. Al día de todas las novedades para poder ayudar a empresas y autónomos.