Los 5 mejores software para digitalizar facturas y tickets

Aumentar la eficiencia y la productividad de todas las áreas de una empresa es clave para alcanzar el éxito. En la actualidad, contar con un software para digitalizar facturas abre las puertas de la automatización a una de las tareas de facturación más pesadas y repetitivas, ahorrando así muchas horas de trabajo y reduciendo los errores humanos.

Esta conocida tecnología se ha generalizado en el mercado por su capacidad para leer todo tipo de tickets y facturas e incorporar los datos al programa de facturación automáticamente. ¿Pero es cualquier programa con esta funcionalidad apto para aumentar la eficiencia de una empresa?

En este artículo analizaremos cuáles son las características más importantes a tener en cuenta. Además, tras probar los mejores software para digitalizar facturas del mercado, te ofreceremos todos los pros y contras de cada uno de ellos.

Listado comparativo de softwares para digitalizar facturas

¿Qué características debe tener un software para digitalizar facturas?

Un software para digitalizar facturas es una herramienta informática que permite leer el texto y caracteres de una imagen para transformarlos en datos editables. Para ello emplea una tecnología conocida como OCR (Optical Character Recognition).

Los programas OCR para facturas ofrecen la funcionalidad de subir tickets y facturas recibidas, extraer sus datos e incorporarlos al programa contable. Esto elimina la necesidad de picar a mano los datos, y por lo tanto, reduce mucho la posibilidad de error y acelera la entrada de datos, una tarea repetitiva y poco productiva.

A pesar de que esta tecnología ofrece una gran fiabilidad, no todos los software para digitalizar facturas ofrecen las mismas características. Algunas de las funcionalidades más relevantes son:

• Fiabilidad: un programa para digitalizar facturas debe ofrecer una fiabilidad cercana al 100%. Esto es esencial, ya que de lo contrario, esta funcionalidad deja de tener sentido, pues además de errores contables, puede provocar pérdidas de tiempo adicionales.
• Velocidad: además de fiable, el software debe mostrarse ágil a la hora de procesar las imágenes y transformarla en datos, así como incorporarlos al programa de facturación sin demorarse más de la cuenta.
• Opciones: las opciones ofrecidas a la hora de subir los documentos e imágenes de tickets deben ser variadas. Desde la web o el programa de escritorio hasta vía aplicación móvil o incluso enviándolas a través de correo electrónico.
• Cantidad: algunos software para digitalizar facturas restringen demasiado el número de lecturas OCR mensuales. Es necesario asegurarse de que el programa elegido se ajusta a nuestras necesidades.
• Formatos: a la hora de subir los documentos e imágenes a digitalizar este debe aceptar los principales formatos, como mínimo PDF, PNG, JPEG y JPG.
• Validación: en ocasiones, la inteligencia artificial no es suficiente para extraer correctamente todos los datos. Por ello, contar con un software que ofrezca una combinación de tecnología con validación humana puede llegar a ser muy interesante. Idealmente también tiene que contar con un detector de duplicados eficiente.
• Validez legal: también es esencial que los datos digitalizados sean totalmente válidos en el aspecto legal. De esta forma, podemos tirar las copias en papel y dejar de almacenarlas durante los 4 años que exige hacienda. Su copia digital será suficiente.

🔗 Ampliar información: Si quieres saber más sobre cómo digitalizar facturas y tickets te recomendamos que leas nuestro artículo específico.

¿Cuáles son los mejores programas para digitalizar facturas?

Tras revisar el mercado y probar algunos programas para digitalizar facturas, hemos llegado a la conclusión que los 5 que analizamos a continuación son los que mejores prestaciones ofrecen.

Hemos probado la eficiencia de su escáner OCR, usabilidad, facilidad, velocidad y otros aspectos que creemos importantes. Con sus ventajas y desventajas, todos ellos ofrecen diferentes características que los hacen únicos, por lo que elegir entre uno u otro dependerá directamente de las necesidades de cada negocio.

1- Quipu

Quipu es uno de los programas para digitalizar facturas más populares del momento. Ofrece una completa suite de facturación online que facilita y automatiza las tareas más habituales del departamento de contabilidad y administración. Su lector de gastos permite leer todo tipo de tickets y facturas fácilmente.

Lo que nos gusta

• La validación humana de Quipu es sin duda un plus a tener en cuenta. Su funcionamiento principal se basa en inteligencia artificial, pero es que además, todos los documentos digitalizados pasan también por un revisor humano, lo que asegura que la extracción de datos es correcta en el 99% de los casos.
• También nos ha gustado su variedad de métodos para subir los documentos a digitalizar. En total las opciones son 3:
  • Vía web que nos permite subir los tickets arrastrando los ficheros o el botón de subir.
  • A través de su aplicación móvil y la cámara de nuestro smartphone.
  • Envío de documentos al email que nos proporciona.
• En su plan más básico Quipu ofrece hasta 30 lecturas al mes sin coste adicional, un número que, comparado con la competencia, es bastante superior.
• Los documentos digitalizados con el software de Quipu tienen total validez legal frente a la Agencia Tributaria. Tras subir un ticket, podemos tirar la copia en papel sin temor alguno.
• Su gestión de duplicados también ofrece resultados satisfactorios. Tras subir dos veces la misma factura, el software nos ha alertado de la duplicidad de documentos rápidamente.
• Su interfaz de gestión de documentos es sencilla de entender y utilizar. Los documentos se dividen en las secciones de lector, no procesados, pendientes de verificar, historial, papelera y duplicados. Es todo muy intuitivo.
• Si no estás muy acostumbrado a trabajar con programas de digitalización de facturas, Quipu puede ser una gran opción gracias a su completo onboarding, el cual nos enseña paso a paso cómo subir nuestros tickets y digitalizarlos.
• Asimismo, también hay que destacar el buen comportamiento y diseño de su aplicación móvil (disponible para Android y iOS). El acceso directo para leer gastos situado en el centro de la pantalla principal también es muy acertado.

Que podría mejorar

• Aunque su compromiso es de 24 horas como máximo, el tiempo de digitalización de tickets y facturas puede parecer demasiado extenso para algunas organizaciones. Esto se debe principalmente a la validación humana, priorizando así la fiabilidad en detrimento de la velocidad.
• Tras digitalizar un ticket desde la app móvil, hemos comprobado que su aprobación tan solo puede realizarse desde la versión web. Esto es algo a mejorar.

2- Anfix

Anfix es un software de facturación y contabilidad online que tiene como objetivo cubrir las principales necesidades de autónomos y empresas. Entre sus múltiples opciones dirigidas a la automatización de procesos encontramos CleverScan, un lector OCR que permite escanear tickets y facturas fácilmente.

Lo que nos gusta

• CleverScan es una herramienta de inteligencia artificial propia que permite leer, extraer e incorporar datos al software de Anfix mediante 3 opciones: aplicación web, móvil y email.
• Durante nuestras pruebas, la lectura OCR ofrecida por CleverScan ha funcionado de forma eficiente, logrando un buen equilibrio entre velocidad y fiabilidad.
• La app móvil también funciona adecuadamente, ofreciendo la opción de subir imágenes desde la galería o capturando los tickets a través de la cámara.
• Además, Anfix informa que su tecnología ha sido homologada por todas las Agencias Tributarias de España. Por lo tanto, las copias digitales de tickets y facturas son válidas tanto a nivel fiscal como legal.

Que podría mejorar

• El diseño de la aplicación web de Anfix podría ser mucho mejor, ya que en general resulta confuso y simple. La opción de digitalizar facturas está demasiado escondida, teniendo que entrar en documentos pendientes y pulsar un botón poco intuitivo.

• En ocasiones CleverScan no hace tan bien su trabajo como debería. Aunque su fiabilidad es alta, echamos en falta la validación humana.

• El número de lecturas que ofrece es demasiado bajo, incluso en sus planes más caros. El plan básico solo ofrece 60 escaneos anuales, mientras que el más avanzado tan solo lo amplía hasta los 120 (unos 10 al mes).
• Además, tras agotar las lecturas disponibles, tan solo podemos ampliarlas mediante compra de créditos. Por 15 € obtenemos 50 créditos, un precio algo caro si lo comparamos con la competencia.

3- Billin

Billin es otro software para digitalizar facturas que permite a empresas y autónomos automatizar contabilizar sus facturas y tickets de gasto fácilmente. Su tecnología OCR, impulsada por inteligencia artificial, tiene sus pros y contras.

Lo que nos gusta

• Nos ha sorprendido la velocidad de su escaneado inteligente, pues en apenas unos segundos es capaz de extraer y digitalizar los datos automáticamente.
• La aplicación web, así como su aplicación para móviles Android y iOS, tiene un aspecto muy limpio e intuitivo. Es realmente fácil realizar la lectura de gastos.
• Incluso los usuarios más principiantes pueden acostumbrarse rápidamente a Billin gracias a sus mensajes de onboarding.
• El número de lecturas en su plan PRO es muy bueno, con 50 escaneos incluidos cada mes, además de un precio menor al de la competencia. El plan Unlimited es el más caro, pero incluye 250 lecturas al mes, una mejora muy notable.

Que podría mejorar

• Billin es el claro ejemplo de que no siempre muy rápido es mejor. Su gran velocidad de escaneo pone en peligro su fiabilidad, pues no dispone de validación humana.
• A causa de todo esto, en ocasiones la extracción de datos es incompleta. Esto obliga al usuario a completar la información manualmente, lo que conlleva al aumento de errores y un proceso más lento.
• Al parecer la gestión de duplicados no funciona correctamente, o simplemente, no dispone de esta funcionalidad. Tras subir dos veces el mismo ticket, Billin no ha respondido como esperábamos.

• Aunque su plan básico es muy barato (6,6 €/mes +IVA), la cantidad de lecturas OCR es demasiado pequeña, pues tan solo ofrece 5 al mes.

4- Contasimple

Contasimple es otro de los mejores software para digitalizar facturas del mercado. Dirigido a autónomos y pequeñas empresas, este ofrece una gran variedad de funcionalidades, entre la que encontramos un lector OCR para facturas.

Lo que nos gusta

• Durante nuestras pruebas su software se ha mostrado bastante fiable, extrayendo la información correctamente, incluso en tickets que no se veían muy bien o estaban arrugados.
• Tal y como indica su nombre, su simplicidad es uno de sus puntos fuertes. Su lector OCR ofrece las opciones justas y necesarias.
• Podemos digitalizar tickets y facturas tanto por vía web como a través de su aplicación móvil, disponible tanto para Android como para iOS.
• Contasimple detalla que su funcionalidad OCR para facturas está validado por la Agencia Tributaria, por lo que no será necesario seguir almacenando tickets en formato papel.

Que podría mejorar

• El número de lecturas ofrecidas mensualmente es demasiado escaso. Tanto en su plan básico como en el Professional y en el Ultimate, el número de escaneos es de 5 al mes. Solo se puede ampliar mediante la compra de lecturas adicionales, las cuales tienen un precio de 9 € cada 50 lecturas.
• Contasimple no detecta automáticamente los duplicados.
• Tampoco dispone de validación humana.

• La aplicación para smartphones es demasiado básica, ya que no incluye opciones importantes como la eliminación de una lectura OCR. Además, tampoco se puede visualizar la imagen capturada en el momento de realizarla, tan solo puede visualizarse una vez ha sido enviada. Además, la imagen se descarga al soporte móvil.
• La opción de hacer una foto al ticket tampoco funciona bien. Desde que presionamos el botón de la cámara hasta que se procesa pasan unos 4 segundos. Si tenemos que subir unos cuantos tickets, el proceso se vuelve demasiado pesado.

5- Holded

Holded es otro de los software para digitalizar facturas más populares del mercado. Orientado a empresas y emprendedores, su lector OCR permite extraer datos a partir de imágenes fácilmente.

Lo que nos gusta

• Al igual que otros programas, Holded nos ofrece hasta 3 vías para digitalizar facturas, ya sea a través de su app web, app móvil o enviándolas a través del email que se nos indica.
• La gestión de duplicados es uno de sus puntos fuertes. La hemos probado y en efecto, el programa alerta rápidamente del problema.
• La aplicación móvil está disponible para smartphones Android y Apple.
• Este programa OCR para facturas ofrece validez legal para todas las facturas y tickets digitalizados a través de su sistema.

Que podría mejorar

• El lector OCR no parece funcionar correctamente. Los tickets subidos durante nuestras pruebas no acababan de procesarse tras pulsar el botón de escanear. Incluso tras un par de minutos se ha cancelado. Tras insistir, acaba leyéndolos, aunque puede tardar más de la cuenta.

• La aplicación móvil es poco intuitiva, su diseño es complicado y confuso. La opción para leer gastos no es fácil de localizar, pues además viene bajo el título de “inbox”. Al intentar subir o capturar una factura, la app se ralentiza demasiado.
• Si comparamos Holded con sus competidores, el precio de sus planes es bastante más caro. Por ejemplo el plan más barato para empresas es 29€, mientras que el más caro se eleva hasta los 199€.
• Al relacionar precio con cantidad de escaneos mensuales, Holded es el peor parado de la comparativa. Los 100 escaneos anuales en su plan más barato para empresas parecen insuficientes, al igual que para autónomos, en los que tan solo ofrece 40.