Cómo digitalizar facturas: Programa para escanear facturas con el Lector OCR

Guardar los tickets y facturas es imprescindible para tener el control de la contabilidad de nuestro negocio. Pero muchas veces, nos lleva a tener la cartera llena de papeles, y los documentos comerciales desordenados, lo que puede suponer un problema a la hora de hacer frente a nuestras obligaciones fiscales. 

El control de ingresos y gastos antes lo realizábamos en Excel, pero tras la pandemia el paradigma ha cambiado. Los clientes y proveedores trabajan online, y es el momento de utilizar programas de facturación que nos permitan escanear gastos y digitalizar facturas. En este artículo te explicamos cómo funcionan estos programas, para qué sirven, y cómo puedes encarar la gestión de tu facturación de la mejor manera posible.

Leyendo este artículo aprenderás:

¿Para qué sirve digitalizar facturas?

Digitalizar facturas soluciona los dos grandes problemas de la gestión administrativa para un autónomo o una pyme: la organización y el tiempo. Por la parte organizativa, es muy complicado tener el control de todos y cada uno de los documentos que hacemos y recibimos: facturas, tickets, facturas rectificativas, abonos, impagos… Si no eres especialista en la materia, puedes acabar completamente loco.

Esto nos lleva directamente al segundo punto: el tiempo. Si tenemos mucho volumen, o no somos expertos, puede ser un gran problema. La tecnología OCR permite ahorrar mucho tiempo. En lugar de introducir todos tus datos uno a uno, el OCR los procesa por tí. Únicamente, debes hacer una fotografía al documento que quieres procesar, y el OCR detectará todos aquellos datos del documento y los registrará en el ordenador. En el siguiente vídeo te explicamos para qué sirve y cómo puedes hacerlo con Quipu:


¿Es necesario tener las facturas en papel?

No es necesario tener las facturas en papel, ya que puedes almacenarlas de forma digital. Si bien es cierto que debemos guardar las facturas durante al menos 4 años, para cumplir con Hacienda, y hasta 10 por si surge algún problema penal, ya no necesitamos esas carpetas a rebosar de documentos comerciales.

Ahora puedes almacenarlas en la nube sin ningún tipo de problema, y así puedes acceder a ellas en cualquier momento. Esto te permite una mayor preparación de cara a inspecciones, así como también te ayuda a saber qué clientes te deben algún pago, o a quien has realizado tu los pagos correspondientes, para evitar impagos o duplicados.

QUIPU TIP: Con Quipu, por ejemplo, las puedes ordenar según tu criterio, y así facilitarte la vida a la hora de encontrarlas: puedes buscarlas por número, por cliente, por importe… Lo importante es que las tienes todas en un mismo lugar, y que ante cualquier problema puedes responder de forma ágil.

Ventajas de digitalizar tus facturas

La digitalización de tu facturación con la tecnología OCR te ayuda a ahorrar tiempo, y a organizar mucho mejor tu negocio. En este apartado comentamos las 7 ventajas más importantes para un autónomo o una Pyme.

  • Registro automático de todos los gastos derivados de nuestra actividad profesional.
  • Control en todo el ciclo de vida del documento. Desde que lo recibimos hasta que lo registramos en nuestras cuentas.
  • Reducción del espacio destinado al almacenamiento. Ya no es necesario acumular los tickets en tu cartera y por la oficina.
  • Reducción del tiempo dedicado a la localización y recuperación de los documentos, evitando el riesgo de perderlos o de que se borren los datos que contienen.
  • Escanear facturas para contabilidad agiliza los procesos administrativos.
  • Mayor seguridad al tener toda la información digitalizada y centralizada.
  • Mayor conocimiento de los gastos, permitiendo el ahorro en consumos innecesarios.

Como ves, este sistema hace más simple la gestión de gastos de tu negocio. Por ello, en Quipu hemos estado trabajando en el desarrollo de la tecnología OCR para incorporarlo a nuestro programa de facturación. Sigue leyendo el artículo para ver cómo funciona la tecnología y el Lector OCR.

¿Cómo digitalizar facturas, tickets o documentos?

La tecnología capaz de leer los datos que contiene un documento en formato papel se llama Optical Character Recognition (OCR), y el programa de facturación Quipu cuenta con este sistema de inteligencia artificial. Para facilitar al máximo su acceso y su usabilidad, lo hemos encarado de tres maneras muy sencillas, que permiten al usuario 3 cosas:

  • Escanear las facturas con el móvil.
  • Subir tus documentos desde tu ordenador al programa.
  • Reenviar por mail la factura o ticket recibido a tu casilla de “Quipu Box”.
digitaliza tu facturación con el lector móvil de quipu

Digitalizar facturas con un Lector OCR

Veamos qué es técnicamente el OCR, para qué lo podemos utilizar y qué ventajas nos aportará en la gestión de nuestra facturación.

¿Qué es un lector OCR de facturas?

El OCR – o Sistema de Reconocimiento Óptico de Caracteres – es una tecnología que puede cambiar la manera en cómo guardamos y almacenamos los documentos. Se trata de un sistema que pretende emular al ojo humano, permitiendo el reconocimiento óptico de caracteres contenidos en una imagen o formato digital.

Es decir, permite convertir diferentes tipos de documentos, ya sean en papel escaneados, archivos en formato PDF o imágenes tomadas con una cámara digital o teléfono móvil, en datos editables, reconociendo las cifras o letras definidas en papel, y traspasando la información a modo digital.

¿Para qué sirve un programa con Lector OCR?

Tienes una pequeña o mediana empresa con algunos empleados que hacen gastos de dietas y cada uno trae los tickets cada semana y alguien tiene que picarlos. ¡Esto es una pérdida de tiempo total!

Con el programa para escanear tickets y facturas, cada empleado sólo tiene que tomar una foto al ticket desde su móvil y automáticamente el gasto queda listo para validar por el administrador de la cuenta. De esta manera, todos los gastos de las dietas de uno o distintos empleados quedan subidos a tu programa de facturación y lo tendrás siempre disponible si Hacienda pide auditar tus movimientos.

Si eres autónomo, tendrás un mayor control sobre tus propios gastos, y podrás dedicar mucho menos tiempo a tu gestión administrativa. Así te olvidas de estar horas delante del ordenador picando datos, y puedes centrarte en lo que de verdad importa: hacer crecer tu negocio.

DATO CLAVE: De esta manera no tienes que conservar carpetas llenas de papel físico, cajas llenas de tickets o folios en una biblioteca, ya que Quipu lo guarda y archiva por ti. Toda esta información se contabilizara junto a tus otros gastos y tendrás así todo centralizado en un mismo lugar y con mayor visibilidad de los gastos de toda tu empresa.

Cómo funciona el Lector OCR: Escanear facturas y tickets

Quipu incorpora dos tipos de dispositivo: la Aplicación móvil y la versión de escritorio. La tecnología OCR se incorpora en ambas, de este modo puedes subir tus gastos de dos formas:

1. Escaneo facturas con el móvil

Desde el móvil, haz una fotografía a tu ticket o factura y súbela directamente a la App mobile de Quipu para que se registre y contabilice en tus cuentas.

Si tu trabajo requiere de movilidad o tienes gastos de manutención (ya que debes comer fuera de la oficina o de casa) puedes subir tus tickets de gasto para que se tengan en cuenta y puedas desgravártelos. De este modo, no te olvidas ningún ticket en la cartera.

2. Digitalizar de facturas desde el ordenador – imágenes JPG, PNG o PDF:

Puedes arrastrar todos tus tickets y facturas hacia el Programa de Facturación Online, tanto si se trata de fotografías como si se trata de PDF. De este modo, si tienes que crear una factura de gasto, puedes directamente subir el documento para que la tecnología OCR de Quipu reconozca los caracteres y, de este modo, registre y contabilice todos tus gastos en el Programa de facturación.

De este modo, todos tus gastos se incluirán en tu cuenta y pasarán a contabilizar en la generación de tus modelos tributarios, para que puedas desgravártelos ante Hacienda.

3. Escanear facturas a Excel: Tecnología OCR

Si quieres tener digitalizado todos los gastos y a su vez exportarlos en una planilla de Excel, esto es muy simple desde Quipu.

Una vez subidos el gasto desde el móvil u ordenador al programa (como vimos en el video anterior), el administrador de la cuenta deberá validarlos para que estos se muestren en tu apartado de “Gastos”. Tendrás la lista completa de tickets y facturas escaneadas y tan sólo en pocos clics podrás descargar en Excel y recibir el archivo en tu mail al instante.

ahorra 11 horas diarias en tareas administrativas

Lector OCR para PC, Android y Apple iOs: Descarga el Lector

En este apartado encontrarás todo lo que necesitas para empezar a usar tu programa con Lector OCR. En el apartado de PC, puedes registrarte gratuitamente y probar el programa durante 15 días para saber si encaja o no con tu forma te trabajar. ¡Sabemos que lo hará! 😉

Sino puedes descargar la app de Quipu en el Play Store de Google, así como en el Apple Store. Esto te permitirá acceder a la función del lector OCR y probar durante 15 días de forma gratuita esta fabulosa herramienta, así podrás digitalizar tus primeros documentos.

Prueba gratis el
Lector OCR

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en Android

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en iOS

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Condiciones para poder desgravar un gasto

Una vez tenemos todos los movimientos de gasto creados en nuestra facturación, podremos desgravarlos en la próxima liquidación de impuestos. Pero, ¿recuerdas qué condiciones se deben cumplir para poder deducir los gastos de IVA e IRPF?

  • Que el gasto esté relacionado con tu actividad profesional.
  • Que el gasto esté documentado y justificado través de una factura.
  • Que se registre en la contabilidad del libro de gasto correspondiente.

Hacienda es muy exigente con el cumplimiento de estos requisitos, por lo que asegúrate de pedir siempre el ticket o factura de cada adquisición que hagas, y recuerda que deben ser utilizados en la actividad de la empresa. Y para los que trabajan desde casa, la nueva ley de autónomo permite deducirse el IRPF. Por ejemplo, el 30% de la factura de los principales suministros (agua, electricidad y telefonía). Así como los gastos de manutención: un máximo de 26,67 euros por día (o 48,08 euros en caso de ser fuera de España).

Si quieres toda la información respecto a qué gastos puedes desgravar o no, tienes toda la información en el artículo enlazado. 

QUIPU TIP: Si quieres probar el Lector de Tickets Automático, regístrate gratis en Quipu y disfruta de todas las funcionalidades al mejor precio. ¡Anímate! 🙂

2 comentarios en “Cómo digitalizar facturas: Programa para escanear facturas con el Lector OCR”

  1. Buenas noches,
    Estamos buscando un programa de contabilidad para ganar tiempo.
    Somos una tienda física, y tenemos un tpv (alc-solmoda).
    Mi pregunta es: como puedo introducir el arqueo de caja que hacemos al terminar el día? Nos sale un resumen de todos los tiquets de venda del día los pagos en efectivo y los de tarjeta, al igual que los vales que se han generado.
    Vuestro programa también lee los tiquets de ingresos?
    No se si me he explicado bien.
    Espero su respuesta
    Muchas gracias.
    Salutaciones

    Responder
    • Hola Ingrid,
      En efecto, puedes meter en Quipu el cierre de caja ya sea creándolo manualmente o bien subiéndolo con una foto 😀
      Con ello, sube tus gastos y lo tendrás todo hecho 😀
      Paso nota para que se pongan en contacto contigo o bien simplemente nos puedes mandar un mail o llamar.
      Saludos,

      Responder

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