Organizar, guardar y conservar correctamente los tickets y facturas es imprescindible para tener un control de la facturación de nuestro negocio.
El control de ingresos y gastos antes lo realizábamos en Excel, pero tras la pandemia el paradigma ha cambiado. Los clientes y proveedores trabajan online, y es el momento de utilizar programas de facturación que nos permitan digitalizar todos nuestros documentos de forma ágil y sin errores.
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Leyendo este artículo aprenderás:
- Para qué sirve digitalizar facturas
- ¿Es necesario tener las facturas en papel?
- Ventajas de digitalizar las facturas
- Cómo digitalizar facturas, tickets o documentos
- Digitalizar facturas con el Lector OCR
- Cómo funciona el lector OCR: escanear facturas y tickets
- Extra: condiciones para desgravar un gasto
¿Para qué sirve digitalizar facturas?
Digitalizar facturas soluciona los dos grandes problemas de la gestión administrativa para un autónomo o una pyme: la organización y el tiempo.
- Organización: es muy complicado tener el control de todos y cada uno de los documentos que hacemos y recibimos: contabilizar facturas rectificativas u ordinarias, tickets, abonos, impagos, vencimientos, etc.
- La verdad es que casi da la sensación de que tengas que ser un experto fiscal contable para no cometer errores y tenerlo todo bajo control.
- Tiempo: tener que picar a mano todos y cada uno de los tickets y facturas que recibimos o emitimos suele llevarse gran parte del tiempo de nuestra jornada laboral.
Y la verdad es que si estuviéramos en el 2015 tendríamos pocas opciones, pero en pleno 2023 la mejor opción es hacer uso de la tecnología OCR. En lugar de introducir todos los datos uno a uno, el OCR los procesa por tí. Únicamente, debes hacer una fotografía al documento que quieres procesar, y el OCR detectará todos aquellos datos del documento y los registrará en el ordenador.
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¿Es necesario tener las facturas en papel?
No es necesario tener las facturas en papel, ya que puedes almacenarlas de forma digital. Si bien es cierto que debemos guardar las facturas durante al menos 4 años, para cumplir con Hacienda, y hasta 10 por si surge algún problema penal, ya no necesitamos tener esas carpetas a rebosar de documentos comerciales.
Ahora puedes almacenarlas en la nube sin ningún tipo de problema y de este modo:
- Tus facturas y tickets estarán siempre accesibles.
- Podrás acceder a tus documentos desde cualquier lugar.
- Estarás mejor preparado de cara a inspecciones por parte de la Agencia Tributaria.
- Estarás mejor informado acerca de facturas impagadas y por tanto qué clientes te deben dinero.
- Tendrás un mayor control de tus gastos.
- Podrás desgravar más tickets de gasto y por tanto pagarás menos impuestos.
- Menos posibilidades de cometer errores en tu facturación.
Ventajas de digitalizar tus facturas
La digitalización de tu facturación con la tecnología OCR te ayuda a ahorrar tiempo, y a organizar mucho mejor tu negocio. En este apartado comentamos las 7 ventajas más importantes para un autónomo o una Pyme.
- Registro automático de todos los gastos derivados de nuestra actividad profesional.
- Control en todo el ciclo de vida del documento. Desde que lo recibimos hasta que lo registramos en nuestras cuentas.
- Reducción del espacio destinado al almacenamiento. Ya no es necesario acumular los tickets en tu cartera y por la oficina.
- Reducción del tiempo dedicado a la localización y recuperación de los documentos, evitando el riesgo de perderlos o de que se borren los datos que contienen.
- Escanear facturas para contabilidad agiliza los procesos administrativos.
- Mayor seguridad al tener toda la información digitalizada y centralizada.
- Mayor conocimiento de los gastos, permitiendo el ahorro en consumos innecesarios.
¿Cómo digitalizar facturas, tickets o documentos?
La tecnología capaz de leer los datos que contiene un documento en formato papel se llama Optical Character Recognition (OCR), y el programa de facturación Quipu cuenta con este sistema de inteligencia artificial. Para facilitar al máximo su acceso y usabilidad, existen tres formas de digitalizar documentos:
- Escanear las facturas con el móvil.
- Subir tus documentos desde tu ordenador al programa.
- Reenviar por mail la factura o ticket recibido a tu mail de Quipu (casilla de “Quipu Box”).
Digitalizar facturas con un Lector OCR
Veamos qué es técnicamente el OCR, para qué lo podemos utilizar y qué ventajas nos aportará en la gestión de nuestra facturación.
¿Qué es un lector OCR de facturas?
El OCR – o Sistema de Reconocimiento Óptico de Caracteres – es una tecnología que puede cambiar la manera en cómo guardamos y almacenamos los documentos. Se trata de un sistema que pretende emular al ojo humano, permitiendo el reconocimiento óptico de caracteres contenidos en una imagen o formato digital.
Es decir, permite convertir diferentes tipos de documentos, ya sean en papel escaneados, archivos en formato PDF o imágenes tomadas con una cámara digital o teléfono móvil, en datos editables, reconociendo las cifras o letras definidas en papel, y traspasando la información a modo digital.
¿Para qué sirve un programa con Lector OCR?
Tienes una pequeña o mediana empresa con algunos empleados que hacen gastos de dietas y cada uno trae los tickets cada semana y alguien tiene que picarlos. ¡Esto es una pérdida de tiempo total!
Con el programa para escanear tickets y facturas, cada empleado sólo tiene que tomar una foto al ticket desde su móvil y automáticamente el gasto queda listo para validar por el administrador de la cuenta. De esta manera, todos los gastos de las dietas de uno o distintos empleados quedan subidos a tu programa de facturación y lo tendrás siempre disponible si Hacienda pide auditar tus movimientos.
Si eres autónomo, tendrás un mayor control sobre tus propios gastos, y podrás dedicar mucho menos tiempo a tu gestión administrativa. Así te olvidas de estar horas delante del ordenador picando datos, y puedes centrarte en lo que de verdad importa: hacer crecer tu negocio.
Cómo funciona el Lector OCR: Escanear facturas y tickets
Quipu incorpora dos tipos de dispositivo: la Aplicación móvil y la versión de escritorio. La tecnología OCR se incorpora en ambas, de este modo puedes subir tus gastos de dos formas:
1. Escaneo facturas con el móvil
Desde el móvil, haz una fotografía a tu ticket o factura y súbela directamente a la App mobile de Quipu para que se registre y contabilice en tus cuentas.
Si tu trabajo requiere de movilidad o tienes gastos de manutención (ya que debes comer fuera de la oficina o de casa) puedes subir tus tickets de gasto para que se tengan en cuenta y puedas desgravártelos. De este modo, no te olvidas ningún ticket en la cartera.
2. Digitalizar de facturas desde el ordenador – imágenes JPG, PNG o PDF:
Puedes arrastrar todos tus tickets y facturas a tu programa de facturación, tanto si se trata de fotografías como si se trata de PDF. De este modo, si tienes que crear una factura de gasto, puedes directamente subir el documento para que la tecnología OCR de Quipu reconozca los caracteres y, de este modo, registre y contabilice todos tus gastos en el Programa de facturación.
De este modo, todos tus gastos se incluirán en tu cuenta y pasarán a contabilizar en la generación de tus modelos tributarios, para que puedas desgravártelos ante Hacienda.
3. Escanear facturas a Excel: Tecnología OCR
Si quieres tener digitalizado todos los gastos y a su vez exportarlos en una planilla de Excel, esto es muy simple desde Quipu.
Una vez subidos el gasto desde el móvil u ordenador al programa (como vimos en el video anterior), el administrador de la cuenta deberá validarlos para que estos se muestren en tu apartado de “Gastos”. Tendrás la lista completa de tickets y facturas escaneadas y tan sólo en pocos clics podrás descargar en Excel y recibir el archivo en tu mail al instante.
Lector OCR para PC, Android y Apple iOs: Descarga el Lector
En este apartado encontrarás todo lo que necesitas para empezar a usar tu programa con Lector OCR. En el apartado de PC, puedes registrarte gratuitamente y probar el programa durante 15 días para saber si encaja o no con tu forma de trabajar. ¡Sabemos que lo hará! 😉
Sino puedes descargar la app de Quipu en el Play Store de Google, así como en el Apple Store. Esto te permitirá acceder a la función del lector OCR y probar durante 15 días de forma gratuita esta fabulosa herramienta, así podrás digitalizar tus primeros documentos.
Condiciones para poder desgravar un gasto
Una vez tenemos todos los movimientos de gasto creados en nuestra facturación, podremos desgravarlos en la próxima liquidación de impuestos. Pero, ¿recuerdas qué condiciones se deben cumplir para poder deducir los gastos de IVA e IRPF?
- Que el gasto esté relacionado con tu actividad profesional.
- Que el gasto esté documentado y justificado través de un ticket o factura.
- Que se registre en la contabilidad del libro de gasto correspondiente.
Hacienda es muy exigente con el cumplimiento de estos requisitos, por lo que asegúrate de pedir siempre el ticket o factura de cada adquisición que hagas, y recuerda que deben ser utilizados en la actividad de la empresa. Y para los que trabajan desde casa, la nueva ley de autónomo permite deducirse el IRPF. Por ejemplo, el 30% de la factura de los principales suministros (agua, electricidad y telefonía). Así como los gastos de manutención: un máximo de 26,67 euros por día (o 48,08 euros en caso de ser fuera de España).
🔗 Ampliar información: El siguiente artículo será de tu interés si quieres toda la información respecto a qué gastos puedes desgravar o no.
¿Por qué debería usar un Programa de Facturación?
Ésta es la pregunta que más nos hacéis últimamente, y la respuesta la encontrarás en el siguiente vídeo, en el que te desvelamos las 5 claves por las que NECESITAS usar un Programa de Facturación 👇
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