Programa para escanear y digitalizar facturas

Todo aquel que tiene que pasar los gastos de empresa tiene el deber de guardar los tickets y facturas para luego dejar lista la contabilidad.

Esto antiguamente se hacía con una clásica plantilla de excel para control de gastos de empresa, pero hoy en día el paradigma cambió y lo que simplifica nuestro día a día es poder utilizar programas para escanear los gastos y digitalizar facturas. De esta manera nos evitamos llenar nuestra cartera de papales y ahorramos tiempo sin tener que picar a mano en un excel cada gasto realizado.

La tecnología capaz de leer los datos que contiene un documento en formato papel se llama Optical Character Recognition (OCR) y el programa de facturación Quipu, cuenta con este sistema de inteligencia artificial adoptándolo de dos maneras muy sencillas y permitiendo al usuario: 1- Escanear las facturas con el móvil,   o bien  2- Arrastrar tus documentos desde tu ordenador al programa. Luego entraremos en detalle y te contaremos cómo funcionan estas formas para la digitalización de facturas.

Veamos qué es técnicamente el OCR, para qué lo podemos utilizar y qué ventajas nos aportará en la gestión de nuestra facturación.

¿Qué es el OCR?

El OCR – o Sistema de Reconocimiento Óptico de Caracteres – es una tecnología que puede cambiar la manera en cómo guardamos y almacenamos los documentos. Se trata de un sistema que pretende emular al ojo humano, permitiendo el reconocimiento óptico de caracteres contenidos en una imagen o formato digital.

Es decir, permite convertir diferentes tipos de documentos, ya sean en papel escaneados, archivos en formato PDF o imágenes tomadas con una cámara digital, en datos editables, reconociendo las cifras o letras definidas en papel, y traspasando la información a modo digital.

Para qué sirve el OCR

Principalmente, la tecnología OCR permite ahorrar tiempo. En vez de introducir tooooodos tus datos uno a uno, el OCR los procesa por tí. Únicamente, debes hacer una fotografía al documento que quieres procesar, y el OCR detectará todos aquellos datos del documento y los registrará en el ordenador.

Gracias a la tecnología de reconocimiento de caracteres, ya es posible identificar los datos contenidos en una imagen y almacenarlos en forma de datos que podemos visualizar en una pantalla. De documentos como: nóminas, contratos, tickets, facturas…

Ventajas de la digitalización de facturas y tickets

Para autónomos y pymes, la verdadera utilidad de la digitalización de todos los tickets de gasto generados en el día a día (material de oficina, comida, transporte, peajes, parkings…) es la capacidad para registrarlos y contabilizarlos para que se puedan desgravar en la Declaración de Impuestos en la Agencia Tributaria.

Pongamos un ejemplo:

Tenemos una pequeña empresa, y acabamos de contratar los servicios de un proveedor para que nos actualice la página web.

Firmamos un contrato y lo debemos guardar. Pero además, también contratamos un traductor freelance para que nos haga las traducciones de toda la web. En ambos casos, tenemos un contrato que guardar, y las correspondientes facturas que nos enviará por cada servicio. ¿Qué haces con todos los contratos y facturas que vas acumulando a lo largo de los años?

Una opción cuando tienes pocos documentos es tener carpetas donde donde clasificarlos. Pero, ¿cuánto tiempo nos llevará? La respuesta es: demasiado. Y si Hacienda nos pide las facturas del segundo trimestre de hace 3 años, ¿cómo las localizamos rápidamente?

En ambos casos, como en otras situaciones que nos podemos encontrar al frente de nuestro negocio, pasa por utilizar la tecnología OCR.

Nos permitirá digitalizar el texto de todas las facturas y tickets de gasto que tengamos en formato papel, y almacenarlo en un mismo lugar, sin necesidad de conservar el documento en formato físico, por ejemplo, en nuestro programa de facturación. El OCR lee la información y crea el movimiento que luego registrará automáticamente en el programa de facturación.

Ventajas del OCR para mi negocio

La tecnología OCR presenta varias ventajas que nos ayudarán a optimizar el tiempo.

  • Registro automático de todos los gastos derivados de nuestra actividad profesional.
  • Control en todo el ciclo de vida del documento. Desde que lo recibimos hasta que lo registramos en nuestras cuentas.
  • Reducción del espacio destinado al almacenamiento. Ya no es necesario acumular los tickets en tu cartera y por la oficina.
  • Reducción del tiempo dedicado a la localización y recuperación de los documentos, evitando el riesgo de perderlos o de que se borren los datos que contienen.
  • Escanear facturas para contabilidad agiliza los procesos administrativos
  • Mayor seguridad al tener toda la información digitalizada y centralizada.
  • Mayor conocimiento de los gastos, permitiendo el ahorro en consumos innecesarios.

Como ves, este sistema hace más simple la gestión de gastos de tu negocio. Por ello, en Quipu hemos estado trabajando en el desarrollo de la tecnología OCR para incorporarlo a nuestro programa de facturación.

Cómo digitalizar facturas en Quipu

Quipu incorpora dos tipos de dispositivo: la Aplicación móvil y la versión de escritorio. La tecnología OCR se incorpora en ambas, de este modo puedes subir tus gastos de dos formas:

Escaneo facturas con el móvil

Desde el móvil, haz una fotografía a tu ticket o factura y súbela directamente a la App mobile de Quipu para que se regístre y contabilice en tus cuentas.

Si tu trabajo requiere de movilidad o tienes gastos de manutención (ya que debes comer fuera de la oficina o de casa) puedes subir tus tickets de gasto para que se tengan en cuenta y puedas desgravártelos. De este modo, no te olvidas ningún ticket en la cartera.

> Probar escaner de gastos <

Digitalizar de facturas desde el ordenador – imágenes JPG, PNG o PDF:

Puedes arrastrar todos tus tickets y facturas hacia el Programa de Facturación Online, tanto si se trata de fotografías como si se trata de PDF. De este modo, si tienes que crear una factura de gasto, puedes directamente subir el documento para que la tecnología OCR de Quipu reconozca los carácteres y, de este modo, regístre y contabilice todos tus gastos en el Programa de facturación.

De este modo, todos tus gastos se incluirán en tu cuenta y pasarán a contabilizar en la generación de tus modelos tributarios, para que puedas desgravártelos ante Hacienda.

Condiciones para poder desgravar un gasto

Una vez tenemos todos los movimientos de gasto creados en nuestra facturación, podremos desgravarlos en la próxima liquidación de impuestos. Pero, ¿recuerdas qué condiciones se deben cumplir para poder deducir los gastos de IVA e IRPF?

  • Que el gasto esté relacionado con tu actividad profesional
  • Que el gasto esté documentado y justificado través de una factura
  • Que se registre en la contabilidad del libro de gasto correspondiente

Hacienda es muy exigente con el cumplimiento de estos requisitos, por lo que asegúrate de pedir siempre el ticket o factura de cada adquisición que hagas, y recuerda que deben ser utilizados en la actividad de la empresa.

Y para los que trabajan desde casa, la nueva ley de autónomo permite deducirse el IRPF. Por ejemplo, el 30% de la factura de los principales suministros (agua, electricidad y telefonía). Así como los gastos de manutención: un máximo de 26,67 euros por día (o 48,08 euros en caso de ser fuera de España).

Si quieres probar el Lector de Tickets Automático, regístrate gratis en Quipu y disfruta de todas las funcionalidades al mejor precio. ¡Anímate! 🙂

2 comentarios en “Programa para escanear y digitalizar facturas”

  1. Buenas noches,
    Estamos buscando un programa de contabilidad para ganar tiempo.
    Somos una tienda física, y tenemos un tpv (alc-solmoda).
    Mi pregunta es: como puedo introducir el arqueo de caja que hacemos al terminar el día? Nos sale un resumen de todos los tiquets de venda del día los pagos en efectivo y los de tarjeta, al igual que los vales que se han generado.
    Vuestro programa también lee los tiquets de ingresos?
    No se si me he explicado bien.
    Espero su respuesta
    Muchas gracias.
    Salutaciones

    Responder
    • Hola Ingrid,
      En efecto, puedes meter en Quipu el cierre de caja ya sea creándolo manualmente o bien subiéndolo con una foto 😀
      Con ello, sube tus gastos y lo tendrás todo hecho 😀
      Paso nota para que se pongan en contacto contigo o bien simplemente nos puedes mandar un mail o llamar.
      Saludos,

      Responder

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