Las 5 mejores soluciones de un programa de facturación para autónomos

Os vamos a explicar todas las ventajas que aporta un programa de facturación online para autónomos 

Empezaremos definiendo en qué consiste y qué funcionalidades deben tener actualmente en pleno año 2021. Después os contaremos todos y cada uno de los beneficios que os traen a vuestro negocio y por qué usarlo es una gran solución comparado a hacer la facturación con Excel u otros programas tradicionales.

En definitiva, en este artículo podréis comprobar qué funcionalidades son necesarias en un software de facturación moderno. Veámoslo por partes

¿Qué es un programa de facturación?

Entrando al quid de la cuestión: ¿en qué consisten estos software de facturación? Pues si bien la respuesta corta era la de una herramienta que te ayuda a la realización y contabilización de facturas, actualmente son mucho más que eso. Han evolucionado hasta ser aplicaciones que facilitan tus tareas administrativas y a controlar mejor el estado financiero de tu negocio, gracias a la gestión de impuestos, a la digitalización automática de tus facturas, o a que puedes conectar con tus bancos, entre muchas otras funciones. En definitiva, te permiten llevar fácilmente las tareas administrativas de tu negocio y llegar a ser tu propio gestor.

El resultado te proporciona ahorro de tiempo, ya que elimina todo el papeleo, y ganas también visibilidad del estado de tu negocio, lo que te ayuda a administrarlo mejor y a tenerlo mucho más controlado. Si un programa tiene las funciones adecuadas que proponemos a continuación, será mucho más fácil de usar e intuitivo.

¿Qué debe tener un software de facturación en 2021?

Existen muchas herramientas dentro de un programa online de facturación, pero explicaremos puntualmente aquellas que solucionan problemas típicos del día a día de un autónomo.

Presentación de los impuestos
Herramienta que permite presentar los modelos tributarios a Hacienda mediante un asesor conectado al programa o bien mediante la funcionalidad de auto-completado.
Digitalización de facturas
Sistema de procesamiento de facturas mediante lector OCR para evitar picar las facturas a mano.
Registro de ingresos y gastos
Registrar los cobros y los pagos y mantenerlos en un mismo sitio para tener una mayor visibilidad del estado del negocio, controlando y notificando en caso de que haya algún impago.
Gestión de Presupuestos, Albaranes y Facturas
Tener en todo momento la información del estado de los documentos comerciales dentro del ciclo de ventas, pudiendo gestionarlos y editarlos en cualquier momento.
Base de datos de tus clientes
Mantener los datos de tus contactos de manera que se rellene automáticamente en las facturas sin necesidad de escribirla a mano. 
Almacenamiento de facturas y documentos importantes en la nube
Es obligatorio para Hacienda conservar facturas 5 años, en formato digital o en papel. Además tus documentos más valiosos siempre estarán seguros en servidores encriptados.
Sincronización con tu banco y conciliación bancaria
Comprobar en todo momento el estado de las cuentas bancarias, gracias a que se pueden sincronizar con cualquier entidad bancaria de España.
Gestor de proyectos y analítica avanzada
Categorizar los diferentes elementos del negocio para que se pueda observar donde se gana y pierde y qué oportunidades se presentan.
Creación y personalización de facturas
Personalización de facturas a partir de las plantillas disponibles, pudiéndoles añadir elementos como el logo.

¿Qué funciones tiene un programa de facturación en la nube para autónomos?

El verdadero valor que puede aportar este tipo de software se encuentra en sus funcionalidades. Sin embargo, consideramos que para que sea un buen programa de facturación en este 2021, debe tener estas 5 funciones imprescindibles. 

❗️DATO: Cada programa de facturación tiene funcionalidades diferentes, por lo que algunos son más simples o más complejos a la hora de usarlos. Asegúrate de escoger aquel cuyas prestaciones se adapten más a tus necesidades como autónomo. a las necesidades de tu negocio y actividad.

Facturación sencilla y ágil para autónomos

La facturación y gestión administrativa en general no es la parte más divertida del negocio. Por eso, los programas de facturación se crearon y se fueron adaptando a las necesidades actuales para agilizar tareas diarias y recurrentes, evitando errores que puedan traer multas o dolores de cabeza.

¿Qué agilizo con un facturación con un programa online?

  1. Rellenar los datos de mis clientes y proveedores en las facturas: Estos software tienen la funcionalidad de guardar los datos fiscales para que cuando tengas que crear una factura, sólo selecciones el contacto y la información se autocomplete.
  2. Enviar facturas con mayor rapidez: Puedes enviar la factura desde la misma plataforma, al instante de crearla. Ya no tienes que descargarla, abrir tu casilla de mails, adjuntarla y enviarla.
  3. Corregir errores de facturación: Podrás convertir una factura con un error en una factura rectificativa en tan sólo un click para subsanar cualquier falta.
  4. Crear facturas periódicas o recurrentes: Si tienes clientes o proveedores a los que les envías la misma factura cada mes, el programa creará la factura con la recurrencia que tu le pidas sin tener que volver a picarla.
  5. Categorizar mis facturas: Puedes etiquetar cada factura y luego tener detalle de ingresos y casos por cliente, proveedor, tienda, localidad, servicio o como más te guste.
Convertir factura periódica

Además, olvídate de todas las facturas en papel y los archivadores. Gracias al gestor documental, podrás mantener tus facturas de ingresos y gastos en tu libro de IVA e IRPF y bienes de inversión, todo  en un mismo sitio, centralizando así toda tu información. Esto te ayudará a tener un mayor control de tus cuentas y saber en cualquier momento lo que recibes o lo que tienes que pagar. 

Los impuestos para autónomos, el dolor de cabeza de todo contribuyente

Cada trimestre es un dolor de cabeza para todos los contribuyentes a la hora de revisar toda nuestra facturación y calcular los impuestos que toca pagar.

Con un programa en la nube puedes gestionar los impuestos de manera automática. Rellenarlos a mano ya no es una tarea que tengas que volver a preocuparte, ya que el software de facturación lo hace por ti, de manera rápida y sencilla.

❗️DATO: ¿Cómo lo hace ? Al tener todos tus gastos e ingresos al día, el programa desglosa automáticamente tu IVA e IRPF y rellena todas las casillas de los modelos 303 y 130 por ti (entre otros modelos).

Además, te ahorras todos los posibles errores que inevitablemente se hacen manualmente y tendrás a tu disposición recordatorios que te ayudarán a gestionar la presentación de los impuestos, los cuales te avisan de todas las fechas límite. 

Prever lo que toca pagar de IVA e IRPF es la clave para cualquier autónomo

Podrás calcular también los impuestos a presentar en base a los ingresos y gastos que tienes registrados en la aplicación. Ya no necesitarás preocuparte de no saber cuánto tendrás que pagar de IVA e IRPF. Podrás prever de manera automática cuánto y cuándo te tocará liquidarlos y así estar siempre preparado para cualquier imprevisto.

IVA IRPF a liquidar

Digitalización de facturas y tickets

Antes, la facturación se hacía con una plantilla de Excel. Pero ahora, el uso de programas de facturación permite escanear las facturas, tanto desde el móvil como desde el ordenador.

Antes, la contabilidad de tu facturación se llevaba en una plantilla de excel. La típica plantilla donde controlabas tus ingresos y gastos y picabas a mano los importes y datos de cada factura. Gracias a la reciente tecnología de lecturas OCR (Optical Character Recognition o Reconocimiento Óptico de Caracteres) una factura en papel se puede digitalizar en cuestión de segundos y guardar en el sistema de manera eficiente. De esta manera no tienes que conservar el documento en papel ocupando espacio en ficheros físicos o archivadores.

Gracias al lector OCR, una factura a papel se puede digitalizar en cuestión de segundos y guardar en el sistema de manera eficiente, por lo que se elimina el formato en papel totalmente.

Lector gastos OCR

Al tener todo tu papeleo en formato digital, podrás acceder a ellos desde cualquier lugar y en cualquier momento. Puedes encontrar cualquier archivo por nombre de cliente, importe, etiqueta y así facilitar la búsqueda.

Es obligatorio conservar las facturas durante 5 años por si Hacienda en algún momento te pide revisar números. Por lo que el uso de programas en la nube te pueden evitar grandes problemas.

Gestión de documentos comerciales: presupuestos, albaranes y facturas

Tener vigilados tus documentos comerciales ya no será una tarea ardua. Tu ciclo de ventas estará siempre controlado y no solo podrás ver rápidamente en qué estado se encuentran tus documentos, sino que será más sencilla su gestión.

Ciclo de ventas

Podrás conocer en todo momento en qué lugar de la cadena se encuentran tus presupuestos, pedidos, albaranes o facturas sin ninguna dificultad. También serás capaz de modificarlos independientemente de su estado. 

Conectar tus bancos y conciliar movimientos con facturas

Conciliar tus movimientos con tu banco consiste en la justificación de un movimiento bancario con su respectiva operación. No es algo que tengas que hacer de manera obligatoria. Aun así, si quieres dar un salto a la calidad y control de tu flujo de caja, te recomendamos conectarte con tu entidad bancaria

Conciliar movimientos bancarios consiste en la acción de conectar un movimiento de tu cuenta con la respectiva factura que lo justifica. No es algo que tengas que hacer de manera obligatoria, pero esto ayuda mucho al control de tu negocio y le brinda un salto de calidad a tu gestión administrativa.

Esto te permitirá además tener actualizados tus vencimientos, ya que conciliando un movimiento con una factura logras que automáticamente el programa las marque como pagadas o cobradas.

Movimientos bancarios

Razones por las que un autónomo no puede prescindir de un programa de facturación en 2021

  1. Facilitar y agilizar la facturación. 
  2. Evitar errores en las facturas y por lo tanto, multas con Hacienda.
  3. Prever cuánto tocará pagar de IVA e IRPF para no llevarse sorpresas.
  4. Rellenar tus impuestos sin errores y sin hacer cálculos.
  5. Controlar mejor los gastos del negocio.
  6. Tener visibilidad y control de vencimientos de cobros y pagos.
  7. Acceder a tu información en cualquier momento y desde cualquier lugar. 

Diferencias entre programa de facturación y facturar en Excel

Programa de facturaciónExcel
Plantilla de factura
Rellenado automático de impuestos
Digitalización de facturas
Personalización de facturas
Recordatorio de fechas e impagos
Documentos en la nube
Conciliación bancaria manual
Conciliación bancaria automática
Gestor documental
Control de Ingresos y Gastos
Analítica y gestor de proyectos

¿Son seguros los programas de facturación?

Este tipo de software suele trabajar con proveedores que estén certificados con los estándares de seguridad más avanzados y que cumplan con la GDPR (General Data Protection Regulation), para que tus documentos estén bajo las mejores garantías. Los datos de los usuarios se almacenan en los servidores de Amazon Web Services en París, tal y como lo hacen otras empresas como AirBnB o Netflix. 

También se realizan varias copias de seguridad al día y se alternan entre distintas unidades de almacenamiento para garantizar un correcto funcionamiento en cualquier situación. Así que sí, puedes tener total tranquilidad a la hora de trabajar con este tipo de programas. 

¿Existen programas de facturación gratis?

La respuesta es sí. La pregunta que debes hacerte en realidad es si sólo quieres tener un programa para hacer facturas, o bien, si quieres agilizar tu gestión administrativa de manera integral.

Si sólo quieres hacer facturas aquí te compartimos un generador de facturas gratis. De manera totalmente gratuita, usa este generador de facturas en Excel para poder tener una primera experiencia de facturación de manera digital. Sin embargo, si buscas algo más completo y que cumpla las funciones mencionadas anteriormente, te animamos a probar un programa de facturación de pago, donde podrás experimentar todas y cada una de las ventajas que te hemos explicado. 

Los 10 mejores programas de facturación en 2021 

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