Formato MT940: qué es, para qué sirve y cómo funciona

En el ámbito empresarial actual, la gestión efectiva de la tesorería se ha convertido en un componente esencial para el éxito y la estabilidad organizacional. Esta tarea, de una importancia crítica, depende en gran medida de una comunicación fluida y precisa con las entidades bancarias, así como de un acceso fiable y actualizado a la información financiera de las cuentas.

En este sentido, la norma MT940 es uno de los formatos más importantes y utilizados para obtener la información de los extractos bancarios de las diferentes cuentas que tiene abiertas una empresa con sus entidades bancarias.

En este artículo aprenderás:

• ¿Qué es la norma MT940?
• ¿Para qué sirve la MT940?
• ¿Cómo funciona la MT940?
• ¿Cuál es la estructura de la MT940?
• Ventajas y desventajas de la MT940
• Ejemplo de un fichero MT940

¿Qué es la norma MT940?

La MT940 es un formato estándar de informe de estado de cuenta, utilizado a nivel internacional por los bancos para comunicar información sobre las transacciones en las cuentas de sus clientes. Dicho de otro modo, se trata de un fichero que, a modo de extracto bancario, contiene los movimientos registrados (tanto cargos como abonos) en una cuenta bancaria y para un periodo determinado.

Es similar a la norma 43 de España, con la salvedad de que la norma MT940 es un formato internacional para la obtención de información de los extractos.

Este formato es parte de un conjunto de mensajes de tipo SWIFT (Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication), que permite una comunicación rápida y segura entre instituciones financieras.

¿Para qué sirve la MT940?

El principal propósito de la norma MT940 es proporcionar un resumen detallado de todas las transacciones que han tenido lugar en una cuenta bancaria durante un período específico, generalmente de forma diaria.

Esto incluye información sobre depósitos, reembolsos, cargos y abonos bancarios, además de los saldos al inicio y al final del período reportado. Es ampliamente utilizado por empresas para conciliar sus cuentas de tesorería y gestionar sus finanzas de forma automática, que se integran dentro de sus ERPs.

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¿Cómo funciona la MT940?

El funcionamiento de la norma MT940 es similar al de la norma 43. Los usuarios descargan el fichero en las plataformas bancarias en el formato que establece la norma, y lo suben a sus sistemas empresariales para registrar sus movimientos bancarios en la contabilidad empresarial. Además, en la mayoría de casos, los propios ERPs se encargan de conciliar estos movimientos, para así mostrar la imagen real de la tesorería de la empresa.

Este proceso, que para la mayoría de empresas requiere intervención manual, es susceptible de ser automatizado. En el caso de empresas grandes, que tienen mayor capacidad financiera, existe la posibilidad de implementar redes P2P dedicadas a través de canales SWIFT que habilitan una comunicación bancaria automatizada y que, entre otros muchos ficheros, reciben la norma MT940.

En general, tanto si hablamos de la forma automática como manual, es un proceso que se repite de forma periódica, generalmente a diario, o incluso a veces varias veces en el mismo día.

¿Cuál es la estructura de la MT940?

A nivel técnico, la estructura del fichero MT940 es bastante compleja, y generalmente incomprensible para la mayoría de usuarios. Aunque existen varios formatos (estructurado y no estructurado), el más comúnmente aceptado contiene los siguientes bloques:

• Bloque de apertura (Tag 20) – Número de referencia del mensaje: este bloque contiene un código de referencia único para el mensaje MT940, generalmente asignado por el banco emisor.
• Bloque de Cuenta (Tag 25) – Identificación de la cuenta: este campo especifica el número de la cuenta bancaria en un formato estandarizado. Es esencial para la correcta asignación del mensaje a la cuenta correspondiente.

• Bloque de Saldo Inicial (Tag 60F o 60M):
  • Tag 60F (Saldo inicial, primer día): Indica el saldo al inicio del período de informe, especificando si es un débito (D) o crédito (C), la fecha (en formato YYMMDD), la moneda y el monto.
  • Tag 60M (Saldo intermedio): Utilizado para informes intradía, indicando el saldo en un momento específico durante el día.
• Bloque de detalle de las transacciones (Tags 61 y 86):
  • Tag 61: Contiene la fecha de valor, la fecha de procesamiento, un código de transacción, el monto de la transacción y, en algunos casos, un identificador de transacción. El formato es ‘YYMMDDMMDDC/DXXX,N’.
  • Tag 86: proporciona información suplementaria sobre cada transacción, como el remitente, el destinatario, y detalles adicionales de la transacción. Este campo es más flexible y su formato puede variar según el banco.
• Bloque de Saldo Final (Tag 62F o 62M):
  • Tag 62F (Saldo final, último día): Muestra el saldo final de la cuenta al término del período del informe, incluyendo la indicación de débito o crédito, fecha, moneda y monto.
  • Tag 62M (Saldo intermedio, durante el día): Similar al Tag 60M, pero usado para indicar un saldo intermedio en un punto posterior durante el día.
  • Bloques Adicionales (Tags 64, 65, 86):
• Tag 64 (Saldo disponible): Opcionalmente incluido para mostrar el saldo disponible, que puede diferir del saldo contable debido a transacciones pendientes.
• Tag 65 (Saldo futuro): Proporciona información sobre los saldos esperados en fechas futuras, basado en transacciones conocidas.
• Tag 86 (Información adicional): Utilizado para proporcionar detalles adicionales o explicativos sobre las transacciones o saldos reportados.
• Bloque de Cierre: Al final del mensaje, un bloque de cierre indica el final del archivo MT940, garantizando que el receptor entienda que ha recibido el mensaje completo.

Ventajas y desventajas de la MT940

Al igual que ocurre con otros estándares similares como la norma 43, el estándar MT940 tiene una serie de ventajas e inconvenientes, que detallamos a continuación.

Ventajas de la MT940

Las principales ventajas de la norma MT940 son las siguientes:

• Interoperabilidad internacional: la norma MT940 es un estándar globalmente reconocido utilizado por bancos en todo el mundo. Esto garantiza una comunicación fluida y consistente entre diferentes entidades financieras a nivel internacional, facilitando las operaciones transfronterizas.

• Automatización y eficiencia: al ser una estructura estandarizada, permite la automatización de la conciliación bancaria y el procesamiento de transacciones. Esto ahorra tiempo valioso para las empresas y reduce el riesgo de errores humanos en la contabilidad.
• Seguridad mejorada: gracias a su estructura estandarizada, el MT940 mejora la seguridad de la transmisión de información financiera. Esto es crucial en la prevención del fraude y la protección de datos sensibles.
• Integración con sistemas de gestión financiera: los archivos en formato MT940 pueden integrarse fácilmente con la mayoría de los sistemas de gestión financiera, ERPs y software de tesorería, lo que permite una visión unificada y precisa de las finanzas de la empresa.

Desventajas de la MT940

A pesar de sus evidentes ventajas, el formato MT940 también tiene una serie de inconvenientes:

• Complejidad para usuarios no expertos: para quienes no están familiarizados con los formatos financieros estándar, la MT940 puede ser difícil de entender y manejar, requiriendo una curva de aprendizaje o la asistencia de expertos.
• Limitaciones en la presentación de datos: aunque el MT940 es eficaz para la mayoría de las transacciones bancarias estándar, puede tener limitaciones en la presentación de ciertos tipos de transacciones o en la personalización de informes para necesidades específicas.
• Necesidad de software específico: la conversión de archivos MT940 a formatos más accesibles, como Excel, generalmente requiere software especializado. Esto puede implicar costos adicionales o la necesidad de integrar nuevas herramientas en los sistemas existentes.
• Información no instantánea: el MT940 es un fichero y, como tal, contiene la información del conjunto de movimientos en un momento determinado, pero no la información en tiempo real. Cuando la empresa recibe ese fichero, tendrá la tesorería actualizada hasta la fecha del fichero, pero no más allá. Y la situación puede haber cambiado de manera sustancial.

Ejemplo de un fichero MT940

A continuación, explicamos un ejemplo de un fichero de MT940. Un usuario de un banco extranjero descarga el fichero desde su plataforma bancaria para el extracto del 22 de marzo de 2021 de una de sus cuentas bancarias (12345678). El fichero descargado es el siguiente:

:20:MT940START
:25:12345678
:28C:00001/001
:60F:C210322EUR12345,67
:61:2103220322C1000,00NTRFNONREF//123456789012
:86:Pago recibido de ABC Corp
:61:2103230323D500,00NCHK123456789012
:86:Cheque 1234 pagado
:61:2103240324D100,00NFEX123456789012
:86:Comisión bancaria
:62F:C210324EUR11745,67
:64:C210324EUR11945,67
:65:C210325EUR12045,67
:65:C210326EUR12145,67
-}

Explicación del ejemplo:

• :20: Número de referencia del mensaje.
• :25: Número de cuenta bancaria.
• :28C: Número de secuencia del estado de cuenta / número total de estados de cuenta. En este caso, sería el primer extracto.
• :60F: Saldo inicial. El fichero muestra un saldo inicial de 12345,67 € para el 22/03/2021.
• :61: Detalle de la transacción (22/03/2021 = Fecha de valor, 22/03= Fecha de procesamiento, C = Crédito, 1000,00 = Monto, NTRF = Tipo de transacción, NONREF = Referencia de cliente).
• :86: Información suplementaria de la transacción.
• :62F: Saldo final. El fichero muestra un saldo final para el 24/03/2021 de 11745,67 €, que se corresponde con la suma de todos los movimientos del fichero (positivos y negativos) y del saldo inicial.
• :64: Saldo disponible.
• :65: Saldo futuro anticipado.
• -} Fin del mensaje.