Hoy os hablaremos de todas las obligaciones que debes tener en cuenta para llevar la contabilidad de tu tienda online. Si tu negocio es un ecommerce hay una serie de cosas que debes saber para cumplir con tus obligaciones fiscales. Hoy te contamos qué necesitas y cómo hacer cada paso para empezar con tu tienda online. En primer lugar, recordemos que puedes tener dado de alta tu ecommerce y facturar como autónomo o desde tu empresa. Bien, sea lo que sea, necesitarás cumplir si o sí una serie de obligaciones que iremos detallando en función del tipo de actividad.
Facturación y control de ingresos y gastos
Para controlar adecuadamente a nivel contable la actividad que ocurre en tu tienda online o ecommerce necesitarás emitir facturas a tus clientes de las ventas que realices y a su vez necesitarás disponer de comprobantes (ya sean tickets o facturas) de los gastos generados. Es muy importante que para llevar la contabilidad de tu ecommerce tengas un control diario del mismo y no solo una vez al trimestre o cada X tiempo. De esta manera, te evitarás prisas y correcciones de última hora que dificultarán tu puesta al día cuando realmente lo necesites.
💡 QUIPU TIP: Si llevas la contabilidad de tu tienda online al día también conocerás el IVA y el IRPF a liquidar, por lo que no te llevarás ninguna sorpresa a final de trimestre. Categoriza todos esos gastos e ingresos para obtener un mayor control.
Libros obligatorios
Son básicamente los registros de todas las facturas de ingresos y gastos. Entre ellos podemos diferenciar entre los libros fiscales, mercantiles y contables, dependiendo del tipo de obligación al que hagan referencia. Para autónomos será obligatorio tener una serie de libros de registro del trabajador por cuenta propia para justificar su actividad y todos sus ingresos y gastos. Por su parte, si eres una empresa también necesitas los libros obligatorios de empresa que, básicamente, sirven para lo mismo pero a nivel empresarial.
Archivos: Gestión documental
Tendrás que llevar también un registro para dejar constancia de la gestión documental de tu actividad, es decir, toda la documentación que forma parte de tu negocio. En caso de ser autónomo, tu alta como autónomo, modelos tributarios presentados, etc. Si facturas desde la empresa, los documentos de constitución, trabajadores, etc..
Presentación de impuestos y cuentas anuales
Sí, también tienes que pasar cuentas con Hacienda cada tres meses y, por eso, es muy importante que siempre tengas controlada tu facturación, impuestos, gastos, etcétera. Recordamos los modelos tributarios oficiales para autónomos y pymes:
Modelos oficiales autónomo:
Modelo 303 que sirve para autoliquidar el IVA acumulado trimestralmente y el modelo 390 que es el que informa anualmente de este impuesto.
Modelo 130 para la liquidación del pago fraccionado a cuenta del IRPF.
Modelo 115 que es el modelo de liquidación trimestral en el que los autónomos declaran las retenciones practicadas por alquileres, junto con su anual, el modelo 180.
Modelo 202 que es donde se declara el impuesto sobre sociedades y la renta de no residentes.
Modelo 303 y 390
Modelo 111 y 190
Modelo 115 y 347
Modelo 349
Recordamos cómo rellenar modelos tributarios en pocos segundos con Quipu:
Conciliación bancaria (empresa)
Si tienes dada de alta tu tienda online como una empresa, y no como autónomo, deberás realizar la conciliación bancaria, ya sea de forma automática con Quipu o manualmente con una plantilla de conciliación en Excel. Es decir, justificar cada movimiento bancario con una factura, ticket, nómina,.. de ingreso o gasto. De esta manera también podrás comprobar que no se te ha cobrado menos, ni has pagado de más y que, por tanto, no tienes ninguna factura pendiente de contabilizar. Por si tienes algún movimiento bancario pero no te han enviado la factura, recuerda solicitarla porque siempre vas a necesitar el comprobante.
💥 BONUS: Recuerda que la conciliación bancaria con Quipu es prácticamente automática porque puedes asociar los movimientos tantos de entrada como de salido con tus ingresos y recibos de tu cuenta bancaria.
Para autónomos, también es práctico, aunque no obligatorio, y te será muy útil para controlar cada una de las facturas y movimientos bancarios.
Informes de pérdidas y ganancias
El informe de pérdidas y ganancias (o PyG) nos da información acerca del estado de nuestro negocio en un periodo determinado de tiempo y nos permite conocer una variable importantísima para cualquier negocio, y esta es si nuestra empresa tiene beneficios o pérdidas. El informe de forma simplificada y sin entrar mucho en detalle tiene en cuenta cuánto gastas en proveedores, qué clientes te aportan más, el coste de adquisición de tus materias primas, tu margen bruto, costes de personal, alquileres, etc. y con toda esta información se calcula finalmente nuestro beneficio neto al final del periodo de tiempo analizado.
❗️DATO CLAVE: Normalmente el informe de pérdidas y ganancias se usa para comparar un determinado de periodo de tiempo actual con uno anterior y así poder analizar la evolución del negocio y realizar predicciones basadas en datos sobre el crecimiento futuro de la empresa.
