Hoy hablamos de todas las obligaciones que debes tener en cuenta para llevar la contabilidad de tu tienda online.

Si tu negocio es una ecommerce hay una serie de cosas que debes saber para cumplir con tus obligaciones fiscales. Hoy te contamos qué necesitas y cómo hacer cada paso para empezar con tu tienda online.

En primer lugar, recordemos que puedes tener dado de alta tu ecommerce y facturar como autónomo o desde tu empresa. Bien, sea lo que sea, necesitarás cumplir si o sí una serie de obligaciones que iremos detallando en función del tipo de actividad. Debes saber que todas las situaciones se contemplan en un programa de facturación, para que, sea cual sea tu Ecommerce, puedas automatizar la facturación de tu tienda online y llevar así el registro de tus facturas pagadas y pendientes de pago así como obtener datos sobre el estado de tu negocio y un análisis para poder hacer predicciones para los siguientes meses.

Facturación y control de ingresos y gastos

Necesitarás emitir facturas a tus clientes por todas esas ventas y al revés, por todos esos gastos que te supongan para llevar tu actividad, necesitas el comprobante. Ya sea un ticket o una factura. Aquí tienes la diferencia entre tickets o facturas.

Es muy importante que para llevar la contabilidad de tu ecommerce lo tengas controlado diariamente y no solo una vez al trimestre o cada X tiempo. De esta manera, te evitarás prisas y correcciones de última hora que dificultarán tu puesta al día cuando realmente lo necesites.

Si lo llevas al día también conocerás el IVA o IRPF  a liquidar, por lo que no te llevarás ninguna sorpresa a final de trimestre.

Categoriza todos esos gastos e ingresos para obtener un mayor control. Recuerda que con Quipu puedes hacerlo de forma fácil a través de etiquetas que te permitirán saber rápidamente en qué has gastado dinero y de dónde lo has recibido.

Recuerda que Quipu se conecta con tu tienda online Prestashop para poder automatizar las facturas de tu Ecommerce. De este modo, cada vez que se produzca una venta en tu tienda online, se creará una factura en Quipu de forma automática con los datos correspondientes, que se tendrá en cuenta para la creación de los modelos tributarios que tienes que presentar a la Agencia Tributaria de forma trimestral y anual.

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Libros obligatorios

Son básicamente el registro de todas estas facturas de ingresos y gastos. Entre ellos podemos diferenciar entre los libros fiscales, mercantiles y contables, dependiendo de al tipo de obligación que hagan referencia.

Para autónomos será obligatorio tener una serie de libros de registro del trabajador por cuenta propia para justificar su actividad y todos sus ingresos y gastos.  Por su parte, si eres una empresa también necesitas los libros obligatorios de empresa que, básicamente, sirven para lo mismo pero a nivel empresarial.

Archivos: Gestión documental

Tendrás que llevar también un registro para dejar constancia de la gestión documental de tu actividad, es decir, toda la documentación que forma parte de tu negocio. En caso de ser autónomo, tu alta como autónomo, modelos tributarios presentados, etc. Si facturas desde la empresa, los documentos de constitución, trabajadores, etc..

Recuerda que en Quipu tienes la opción de guardar toda la información, para centralizarla en un mismo lugar de forma segura. Así cuando lo necesites, podrás acceder rápidamente a ello. Para demostrártelo te subimos un vídeo en el que se muestra cómo crear una factura en Quipu y subir un archivo, por ejemplo, el de formación de tu empresa. Todo esto en menos de un minuto.

Presentación de impuestos y cuentas anuales

Sí, también tienes que pasar cuentas con Hacienda cada tres meses y, por eso, es muy importante que siempre tengas controlada tu facturación, impuestos, gastos, etcétera. Recordamos los modelos tributarios oficiales para autónomos y pymes:

Modelos oficiales autónomo:

  • Modelo 303 que sirve para autoliquidar del IVA  acumulado trimestralmente  y  el modelo 390 que es el que informa anualmente de este impuesto.
  • Modelo 130 para la liquidación  del pago fraccionado a cuenta del IRPF.
  • Modelo 111 para declarar las retenciones practicadas a trabajadores, profesionales o empresarios. El modelo 190 que es su informativo anual.
  • Modelo 115  es el modelo de liquidación trimestral en el que autónomos declaran las retenciones practicadas por alquileres, junto con su anual  modelo 180.
  • Modelo 349 que sirve para informar de las operaciones intracomunitarias.
  • Modelo 347 , un modelo informativo anual  dónde se informa de las operaciones realizadas con un cliente o proveedor que sumen más 3005,06€.

Modelos de empresa:

Si tu ecommerce consta como empresa, los modelos tributarios que tendrás que presentar son:

      • Modelo 200 que es el impuesto de sociedades
      • Modelo 202 que es donde se dreclara el impuesto sobre sociedades y la renta de no residentes.
      • Modelo 303 y 390
      • Modelo 111 y 190
      • Modelo 115 Modelo 347
      • Modelo 349
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Recordamos cómo rellenar modelos tributarios en pocos segundos con Quipu:

Conciliación bancaria (empresa)

Si tienes dada de alta tu tienda online como una empresa, y no como autónomo, deberás realizar la conciliación bancaria. Es decir, justificar cada movimiento bancario con una factura, ticket, nómina,.. de ingreso o gasto. De esta manera también podrás comprobar que no se te ha cobrado menos, ni has pagado de más y que, por tanto, no tienes ninguna factura pendiente de contabilizar. Por si tienes algún movimiento bancario pero no te han enviado la factura, recuerda solicitarla porque siempre vas a necesitar el comprobante.

Recuerda que la conciliación bancaria con Quipu es prácticamente automática porque puedes asociar los movimientos tantos de entrada como de salido con tus ingresos y recibos de tu cuenta bancaria.

Para autónomos, también es práctico, aunque no obligatorio, y te será muy útil para controlar cada una de las facturas y movimientos bancarios.

Informes de pérdidas y ganancias

Es muy recomendable que vayas viendo, cada mes o trimestre, cómo va tu negocio. Qué clientes te aportan más, cuánto gastas por proveedores, si los gastos de ese proveedor justifican los ingresos, etcétera, básicamente si tu negocio está siendo rentable a día de hoy.

Mira cómo lo hacemos con Quipu , en este caso filtrando por cliente, los ingresos y por categoría de gastos, los gastos.

¿Te parecen muchos trámites? En realidad simplemente se trata de tener un control diario de todo los ingresos y gastos, y no dejarlos para más adelante. Y no lo olvides, Quipu facilitará muchas de estas tareas, de modo que te ahorrarás los trabajos repetitivos, automatizando muchos de los procesos. Pide tu prueba ahora 😉

Júlia Areny Quipu
Responsable de comunicación. Puedes seguirme en twitter @juliadeQuipu o Facebook: juliaquipu ;)