C贸mo llevar la contabilidad de mi ecommerce

Hoy os hablaremos de todas las obligaciones que debes tener en cuenta para llevar la contabilidad de tu tienda online.

Si tu negocio es un ecommerce hay una serie de cosas que debes saber para cumplir con tus obligaciones fiscales. Hoy te contamos qu茅 necesitas y c贸mo hacer cada paso para empezar con tu tienda online.

En primer lugar, recordemos que puedes tener dado de alta tu ecommerce y facturar como aut贸nomo o desde tu empresa. Bien, sea lo que sea, necesitar谩s cumplir si o s铆 una serie de obligaciones que iremos detallando en funci贸n del tipo de actividad.

馃挜 BONUS:聽Debes saber que todas las situaciones se contemplan en un programa de facturaci贸n, para que, sea cual sea tu ecommerce, puedas automatizar la facturaci贸n de tu tienda online y llevar as铆 el registro de tus facturas pagadas y pendientes de pago as铆 como obtener datos sobre el estado de tu negocio y un an谩lisis para poder hacer predicciones para los siguientes meses.

Facturaci贸n y control de ingresos y gastos

Para controlar adecuadamente a nivel contable la actividad que ocurre en tu tienda online o ecommerce necesitar谩s emitir facturas a tus clientes de las ventas que realices y a su vez necesitar谩s disponer de comprobantes (ya sean tickets o facturas) de los gastos generados.

Es muy importante que para llevar la contabilidad de tu ecommerce tengas un control diario del mismo y no solo una vez al trimestre o cada X tiempo. De esta manera, te evitar谩s prisas y correcciones de 煤ltima hora que dificultar谩n tu puesta al d铆a cuando realmente lo necesites.

馃挕 QUIPU TIP: Si llevas la contabilidad de tu tienda online al d铆a tambi茅n conocer谩s el IVA y el IRPF a liquidar, por lo que no te llevar谩s ninguna sorpresa a final de trimestre. Categoriza todos esos gastos e ingresos para obtener un mayor control.

馃憠 El siguiente art铆culo te parecer谩 interesante si quieres saber cuales son las mejores aplicaciones para realizar facturas en tu ecommerce Shopify.

馃憠 O si necesitas generar facturas en Woocommerce esta gu铆a paso a paso te ser谩 de utilidad.

Libros obligatorios

Son b谩sicamente los registros de todas las facturas de ingresos y gastos. Entre ellos podemos diferenciar entre los libros fiscales, mercantiles y contables, dependiendo del tipo de obligaci贸n al que hagan referencia.

Para aut贸nomos ser谩 obligatorio tener una serie de libros de registro del trabajador por cuenta propia聽para justificar su actividad y todos sus ingresos y gastos.聽聽Por su parte,聽si eres una empresa tambi茅n necesitas los libros obligatorios de empresa聽que, b谩sicamente, sirven para lo mismo pero a nivel empresarial.

Archivos: Gesti贸n documental

Tendr谩s que llevar tambi茅n un registro para dejar constancia de la gesti贸n documental de tu actividad, es decir, toda la documentaci贸n que forma parte de tu negocio. En caso de ser aut贸nomo, tu alta como aut贸nomo, modelos tributarios presentados, etc. Si facturas desde la empresa, los documentos de constituci贸n,聽trabajadores, etc..

Presentaci贸n de impuestos y cuentas anuales

S铆, tambi茅n tienes que pasar聽cuentas con Hacienda cada tres meses y, por eso, es muy importante que siempre tengas controlada tu facturaci贸n, impuestos, gastos, etc茅tera. Recordamos los modelos tributarios oficiales para aut贸nomos y pymes:

Modelos oficiales aut贸nomo:

  • Modelo 303 que sirve para autoliquidar el IVA acumulado trimestralmente y el modelo 390聽que聽es el que informa anualmente de este impuesto.
  • Modelo 130 para la聽liquidaci贸n del pago fraccionado a cuenta del IRPF.
  • Modelo 111 para declarar聽las retenciones practicadas a trabajadores, profesionales o empresarios. El modelo 190 que es su informativo anual.
  • Modelo 115 que es el modelo de liquidaci贸n trimestral en el que los aut贸nomos declaran las retenciones practicadas por alquileres, junto con su anual, el modelo 180.
  • Modelo 349 que sirve para informar de las聽operaciones intracomunitarias.
  • Modelo 347: un modelo informativo anual donde se informa de las operaciones realizadas con un cliente o proveedor que sumen m谩s 3005,06鈧.

Aqu铆 os dejamos un v铆deo en el que os contamos qu茅 modelos tributarios debe presentar un aut贸nomo 馃憞

Modelos de empresa:

Si tu ecommerce consta como empresa, los modelos tributarios que tendr谩s que presentar son:

Recordamos c贸mo rellenar聽modelos tributarios聽en pocos segundos con Quipu:

Conciliaci贸n bancaria (empresa)

Si tienes dada de alta tu tienda online como una empresa, y no como aut贸nomo, deber谩s realizar la conciliaci贸n bancaria, ya sea de forma autom谩tica con Quipu o manualmente con una plantilla de conciliaci贸n en Excel.

Es decir, justificar cada movimiento bancario con una factura, ticket, n贸mina,.. de ingreso o gasto. De esta manera tambi茅n podr谩s comprobar que no se te ha cobrado menos, ni has pagado de m谩s y que, por tanto, no tienes ninguna factura pendiente de contabilizar.

Por si tienes alg煤n movimiento bancario pero no te han enviado la factura, recuerda solicitarla porque siempre vas a necesitar el comprobante.

馃挜 BONUS: Recuerda que la conciliaci贸n bancaria con Quipu es pr谩cticamente autom谩tica porque puedes asociar los movimientos tantos de entrada como de salido con tus ingresos y recibos de tu cuenta bancaria.

Para aut贸nomos, tambi茅n es pr谩ctico, aunque no obligatorio, y te ser谩 muy 煤til para controlar cada una de las facturas y movimientos bancarios.

Informes de p茅rdidas y ganancias

El informe de p茅rdidas y ganancias (o PyG) nos da informaci贸n acerca del estado de nuestro negocio en un periodo determinado de tiempo y nos permite conocer una variable important铆sima para cualquier negocio, y esta es si nuestra empresa tiene beneficios o p茅rdidas.

El informe de forma simplificada y sin entrar mucho en detalle tiene en cuenta cu谩nto gastas en proveedores, qu茅 clientes te aportan m谩s, el coste de adquisici贸n de tus materias primas, tu margen bruto, costes de personal, alquileres, etc. y con toda esta informaci贸n se calcula finalmente nuestro beneficio neto al final del periodo de tiempo analizado.

鉂楋笍DATO CLAVE: Normalmente el informe de p茅rdidas y ganancias se usa para comparar un determinado de periodo de tiempo actual con uno anterior y as铆 poder analizar la evoluci贸n del negocio y realizar predicciones basadas en datos sobre el crecimiento futuro de la empresa.

馃憠 El siguiente art铆culo te parecer谩 interesante si quieres saber m谩s sobre c贸mo realizar el informe de p茅rdidas y ganancias 馃槈

4 comentarios en “C贸mo llevar la contabilidad de mi ecommerce”

  1. Buenos d铆as,

    Somos un ecommerce de Barcelona con una facturaci贸n de unos 30.000鈧/mes.

    Estamos buscando gestor铆a para llevarnos todo el tema de contabilidad, y nos gustar铆a que utilizase vuestra herramienta.

    Actualmente estamos trabajando con Holded, y no nos convence, pero antes de cambiar necesitamos tener a alguien (aut贸nomo o gestor铆a) que tenga experiencia con vuestra herramienta y, concretamente, en su uso para ecommerce.

    驴Nos pod茅is recomendar a alguien?

    Gracias

    Responder
    • Hola Ricardo,

      S铆 te podemos ayudar.
      Contamos con una red de asesor铆as certificadas y especializadas en sectores como Ecommerce (entre otros).

      Paso tu contacto a un compa帽ero para que te puedan ayudar.
      Saludos,

      Responder

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