Cómo llevar la contabilidad de mi ecommerce

Hoy os hablaremos de todas las obligaciones que debes tener en cuenta para llevar la contabilidad de tu tienda online.

Si tu negocio es un ecommerce hay una serie de cosas que debes saber para cumplir con tus obligaciones fiscales. Hoy te contamos qué necesitas y cómo hacer cada paso para empezar con tu tienda online.

En primer lugar, recordemos que puedes tener dado de alta tu ecommerce y facturar como autónomo o desde tu empresa. Bien, sea lo que sea, necesitarás cumplir si o sí una serie de obligaciones que iremos detallando en función del tipo de actividad.

💥 BONUS: Debes saber que todas las situaciones se contemplan en un programa de facturación, para que, sea cual sea tu ecommerce, puedas automatizar la facturación de tu tienda online y llevar así el registro de tus facturas pagadas y pendientes de pago así como obtener datos sobre el estado de tu negocio y un análisis para poder hacer predicciones para los siguientes meses.

Facturación y control de ingresos y gastos

Para controlar adecuadamente a nivel contable la actividad que ocurre en tu tienda online o ecommerce necesitarás emitir facturas a tus clientes de las ventas que realices y a su vez necesitarás disponer de comprobantes (ya sean tickets o facturas) de los gastos generados.

Es muy importante que para llevar la contabilidad de tu ecommerce tengas un control diario del mismo y no solo una vez al trimestre o cada X tiempo. De esta manera, te evitarás prisas y correcciones de última hora que dificultarán tu puesta al día cuando realmente lo necesites.

💡 QUIPU TIP: Si llevas la contabilidad de tu tienda online al día también conocerás el IVA y el IRPF a liquidar, por lo que no te llevarás ninguna sorpresa a final de trimestre. Categoriza todos esos gastos e ingresos para obtener un mayor control.

👉 El siguiente artículo te parecerá interesante si quieres saber cuales son las mejores aplicaciones para realizar facturas en tu ecommerce Shopify.

👉 O si necesitas generar facturas en Woocommerce esta guía paso a paso te será de utilidad.

Libros obligatorios

Son básicamente los registros de todas las facturas de ingresos y gastos. Entre ellos podemos diferenciar entre los libros fiscales, mercantiles y contables, dependiendo del tipo de obligación al que hagan referencia.

Para autónomos será obligatorio tener una serie de libros de registro del trabajador por cuenta propia para justificar su actividad y todos sus ingresos y gastos.  Por su parte, si eres una empresa también necesitas los libros obligatorios de empresa que, básicamente, sirven para lo mismo pero a nivel empresarial.

Archivos: Gestión documental

Tendrás que llevar también un registro para dejar constancia de la gestión documental de tu actividad, es decir, toda la documentación que forma parte de tu negocio. En caso de ser autónomo, tu alta como autónomo, modelos tributarios presentados, etc. Si facturas desde la empresa, los documentos de constitución, trabajadores, etc..

Presentación de impuestos y cuentas anuales

Sí, también tienes que pasar cuentas con Hacienda cada tres meses y, por eso, es muy importante que siempre tengas controlada tu facturación, impuestos, gastos, etcétera. Recordamos los modelos tributarios oficiales para autónomos y pymes:

Modelos oficiales autónomo:

  • Modelo 303 que sirve para autoliquidar el IVA acumulado trimestralmente y el modelo 390 que es el que informa anualmente de este impuesto.
  • Modelo 130 para la liquidación del pago fraccionado a cuenta del IRPF.
  • Modelo 111 para declarar las retenciones practicadas a trabajadores, profesionales o empresarios. El modelo 190 que es su informativo anual.
  • Modelo 115 que es el modelo de liquidación trimestral en el que los autónomos declaran las retenciones practicadas por alquileres, junto con su anual, el modelo 180.
  • Modelo 349 que sirve para informar de las operaciones intracomunitarias.
  • Modelo 347: un modelo informativo anual donde se informa de las operaciones realizadas con un cliente o proveedor que sumen más 3005,06€.

Aquí os dejamos un vídeo en el que os contamos qué modelos tributarios debe presentar un autónomo 👇

Modelos de empresa:

Si tu ecommerce consta como empresa, los modelos tributarios que tendrás que presentar son:

Recordamos cómo rellenar modelos tributarios en pocos segundos con Quipu:

Conciliación bancaria (empresa)

Si tienes dada de alta tu tienda online como una empresa, y no como autónomo, deberás realizar la conciliación bancaria.

Es decir, justificar cada movimiento bancario con una factura, ticket, nómina,.. de ingreso o gasto. De esta manera también podrás comprobar que no se te ha cobrado menos, ni has pagado de más y que, por tanto, no tienes ninguna factura pendiente de contabilizar.

Por si tienes algún movimiento bancario pero no te han enviado la factura, recuerda solicitarla porque siempre vas a necesitar el comprobante.

💥 BONUS: Recuerda que la conciliación bancaria con Quipu es prácticamente automática porque puedes asociar los movimientos tantos de entrada como de salido con tus ingresos y recibos de tu cuenta bancaria.

Para autónomos, también es práctico, aunque no obligatorio, y te será muy útil para controlar cada una de las facturas y movimientos bancarios.

Informes de pérdidas y ganancias

El informe de pérdidas y ganancias (o PyG) nos da información acerca del estado de nuestro negocio en un periodo determinado de tiempo y nos permite conocer una variable importantísima para cualquier negocio, y esta es si nuestra empresa tiene beneficios o pérdidas.

El informe de forma simplificada y sin entrar mucho en detalle tiene en cuenta cuánto gastas en proveedores, qué clientes te aportan más, el coste de adquisición de tus materias primas, tu margen bruto, costes de personal, alquileres, etc. y con toda esta información se calcula finalmente nuestro beneficio neto al final del periodo de tiempo analizado.

❗️DATO CLAVE: Normalmente el informe de pérdidas y ganancias se usa para comparar un determinado de periodo de tiempo actual con uno anterior y así poder analizar la evolución del negocio y realizar predicciones basadas en datos sobre el crecimiento futuro de la empresa.

👉 El siguiente artículo te parecerá interesante si quieres saber más sobre cómo realizar el informe de pérdidas y ganancias 😉

4 comentarios en “Cómo llevar la contabilidad de mi ecommerce”

  1. Buenos días,

    Somos un ecommerce de Barcelona con una facturación de unos 30.000€/mes.

    Estamos buscando gestoría para llevarnos todo el tema de contabilidad, y nos gustaría que utilizase vuestra herramienta.

    Actualmente estamos trabajando con Holded, y no nos convence, pero antes de cambiar necesitamos tener a alguien (autónomo o gestoría) que tenga experiencia con vuestra herramienta y, concretamente, en su uso para ecommerce.

    ¿Nos podéis recomendar a alguien?

    Gracias

    Responder

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