¿Cómo contabilizar existencias?

En el mundo empresarial, contabilizar correctamente las existencias representa un pilar fundamental para el mantenimiento de una salud financiera óptima y la toma de decisiones estratégicas informadas. Dada su importancia capital en el ciclo operativo de cualquier negocio, resulta fundamental para los contables y gestores financieros dominar las técnicas y principios contables que rigen su correcta valoración y registro.

¿Qué son las existencias dentro de una empresa?

Las existencias, un concepto contable al que también se le conoce con el nombre de inventario, representan uno de los activos más importantes para cualquier empresa, especialmente para aquellas que se dedican a la venta de productos.

Son todos aquellos bienes y materiales que posee una empresa para su venta en el curso ordinario del negocio, la producción para dicha venta, o bienes en proceso de producción para tal venta o materiales a ser consumidos en el proceso de producción o en la prestación de servicios.

Aspectos previos a considerar a la hora de contabilizar existencias

Antes de contabilizar las existencias, es esencial entender algunos aspectos claves para asegurar una valoración adecuada y precisa:

• Inicialmente, existen dos formas de valorar las existencias:

• Por su precio de adquisición, si las adquieres a un tercero. Aquí se incluyen el importe facturado una vez deducido cualquier descuento, intereses incluidos en el nominal de los débitos, el coste de transportes, aranceles, seguros y otros gastos.
• Por el coste de producción, si se produce dentro de la empresa. Aquí se incluye el coste de la materia prima, los gastos de producción y una imputación de costes indirectos.
• Métodos de valoración de existencias: en el Plan General de Contabilidad vigente, para bienes intercambiables solo se admiten el método del precio medio ponderado (coste medio) como método general y el método FIFO (First In, First Out) como alternativa aceptable. El método LIFO quedó excluido del PGC y no puede utilizarse para la valoración contable de existencias ni para fines fiscales. La elección del método afecta el costo de los bienes vendidos y, por ende, el resultado neto del ejercicio.
• Control de Inventario: es fundamental implementar sistemas de control eficientes permite un seguimiento preciso de las existencias, minimizando las diferencias por mermas, robos o errores en el registro.
• Reconocimiento de obsolescencia: las empresas deben estar atentas a la posibilidad de que algunos de sus inventarios se vuelvan obsoletos o pierdan valor, y deben ajustar su valoración en consecuencia.

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Cuentas contables relacionadas con las existencias

Las existencias se encuentran encuadradas dentro del grupo 3 del Plan General Contable español. Dentro de ellas se encuentran los siguientes subgrupos:

• 300/309 – Mercaderías: productos adquiridos por las empresas y destinadas a la venta sin transformación.
• 326 – Embalajes: cubiertas o envolturas, que generalmente tienen carácter irrecuperable, destinadas a resguardar los productos y mercaderías que tienen que transportarse.
• 327 – Envases: recipientes o vasijas que generalmente se destinan a la venta conjuntamente con el producto que contienen.
• 310/319 – Materias primas: son elementos destinados a formar parte de los productos fabricados por la empresa.
• 320 – Elementos y conjuntos incorporables: los fabricados normalmente fuera de la empresa y adquiridos por ésta para incorporarlos a su producción sin someterlos a fabricación.
• 321 – Combustibles: materias energéticas susceptibles de ser almacenadas.
• 322 – Repuestos: piezas destinadas a ser montadas en instalaciones, equipos o máquinas en sustitución de otras semejantes.
• 325 – Materiales diversos: son otras materias de consumo que no se han de incorporar al producto fabricado.
• 328 – Material de oficina: destinado a la finalidad que indica su denominación, salvo que la empresa considere que el material de oficina adquirido durante el ejercicio es objeto de consumo en el mismo.
• 330/339 – Productos en curso: los que se encuentran en fase de formación o transformación en un centro de actividad (como una fábrica) a cierre de ejercicio y que no deben registrarse como productos semiterminados.
• 340/349 – Productos semiterminados: fabricados por la empresa y no destinados a la venta hasta que no sean objeto de elaboración, incorporación o transformación posterior.
• 350/359 – Productos terminados: fabricados por la empresa y destinados a su consumo final o a la utilización por otras empresas.
• 360/361 – Subproductos: que tienen carácter secundario o accesorio de la fabricación principal.
• 365/366 – Residuos: obtenidos de manera inevitable y al mismo tiempo que los productos o subproductos con un valor intrínseco, y puedan ser utilizados o vendidos.
• 368/369 – Materiales recuperados: no tienen valor intrínseco y, en consecuencia, entran al almacén después de haberse utilizado en el proceso productivo.

Asientos contables relacionados con las existencias

De acuerdo al Plan General de Contabilidad, las cuentas de existencias únicamente se reflejan en las cuentas de contrapartida del grupo 6 («Compras de…») y del grupo 7 («Ventas de…»).

Por tanto, los asientos contables que se contabilizarán como parte de las existencias serán los siguientes:

Asiento de apertura de ejercicio

En el asiento de apertura del ejercicio, se hará un cargo en el debe por las existencias iniciales conjuntamente con el resto de cuentas de activo.

En la apertura del ejercicio

En caso de existencias correspondientes a los subgrupos 30,31 y 31, se harán los siguientes asientos contables por el importe de las existencias iniciales:

En caso de existencias de los subgrupos 33, 34, 35 y 36, se harán registros en cuentas de ingresos:

En el cierre del ejercicio

Los asientos anteriores, tanto en la cuenta de ingresos como en la cuenta de gastos, se contabilizan al inicio del ejercicio. A final del ejercicio, el asiento contabilizado es el inverso.

Valoración posterior: Cómo contabilizar el deterioro y las mermas

Al cierre del ejercicio, es obligatorio comparar el precio de adquisición o el coste de producción de las existencias con su Valor Neto Realizable (VNR). Si el VNR es inferior, se produce un deterioro de valor. Para contabilizar esta pérdida reversible, se realiza un cargo en la cuenta 693 (Pérdidas por deterioro de existencias) con abono a la cuenta compensatoria correspondiente del grupo 39 (Deterioro de valor de las existencias). En caso de que se produzcan mermas definitivas o una obsolescencia irreversible, la pérdida se reconoce directamente dando de baja el valor de dichas existencias contra la cuenta de variación de existencias aplicable.

Ejemplo de contabilización de existencias

Una empresa dedicada a la producción de baterías registra, en su cuenta de existencias (cuenta 300, mercaderías), un total de 80.000 €. Asimismo, se registra un total de 50.000 € de productos terminados. Al inicio del periodo, se registran los siguientes asientos:

Dentro de su actividad, compra a 30 días 1.000 kg del producto X a 0,40 €/KG, que utilizará en su proceso productivo. Se han pagado 80 € en portes, que corren por cuenta del cliente.

1000 kg X 0,40 € = 400 €

Coste total = 400 + 80 = 480 €.

El asiento contable será el siguiente:

Posteriormente, vende 500 kg a 0,60 €, contabilizándose el siguiente asiento:

Durante el ejercicio, se realizan otras compras similares.

Al final del ejercicio, se realiza un nuevo recuento, acabando en que las existencias de mercaderías se valoran en 100.000 €, mientras que los productos terminados lo hacen en 40.000 €. Los asientos a contabilizar son los siguientes:

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