¿Te imaginas una tecnología capaz de leer los datos que contiene un documento en formato papel? Pues ya es una realidad y se llama Optical Character Recognition (OCR).

Veamos qué es, para qué lo podemos utilizar y qué ventajas nos aportará en la gestión de nuestra facturación.

Qué es OCR

El OCR – o Sistema de Reconocimiento Óptico de Caracteres – es una tecnología que puede cambiar la manera en cómo guardamos y almacenamos los documentos. Se trata de un sistema que pretende emular al ojo humano, permitiendo el reconocimiento óptico de caracteres contenidos en una imagen o formato digital.

Es decir, permite convertir diferentes tipos de documentos, ya sean en papel escaneados, archivos en formato PDF o imágenes tomadas con una cámara digital, en datos editables, reconociendo las cifras o letras definidas en papel, y traspasando la información a modo digital.

Para qué sirve

Principalmente, la tecnología OCR permite ahorrar tiempo. En vez de introducir tooooodos tus datos uno a uno, el OCR los procesa por tí. Únicamente, debes hacer una fotografía al documento que quieres procesar, y el OCR detectará todos aquellos datos del documento y los registrará en el ordenador.

Gracias a la tecnología de reconocimiento de caracteres, ya es posible identificar los datos contenidos en una imagen y almacenarlos en forma de datos que podemos visualizar en una pantalla. De documentos como: nóminas, contratos, tickets, facturas…

Para autónomos y pymes, la verdadera utilidad de la digitalización de todos los tickets de gasto generados en el día a día (material de oficina, comida, transporte, peajes, parkings…) es la capacidad para registrarlos y contabilizarlos para que se puedan desgravar en la Declaración de Impuestos en la Agencia Tributaria.

Pongamos un ejemplo:

Tenemos una pequeña empresa, y acabamos de contratar los servicios de un proveedor para que nos actualice la página web.

Firmamos un contrato y lo debemos guardar. Pero además, también contratamos un traductor freelance para que nos haga las traducciones de toda la web. En ambos casos, tenemos un contrato que guardar, y las correspondientes facturas que nos enviará por cada servicio. ¿Qué haces con todos los contratos y facturas que vas acumulando a lo largo de los años?

Una opción cuando tienes pocos documentos es tener carpetas donde donde clasificarlos. Pero, ¿cuánto tiempo nos llevará? La respuesta es: demasiado. Y si Hacienda nos pide las facturas del segundo trimestre de hace 3 años, ¿cómo las localizamos rápidamente?

En ambos casos, como en otras situaciones que nos podemos encontrar al frente de nuestro negocio, pasa por utilizar la tecnología OCR.

Nos permitirá digitalizar el texto de todas las facturas y tickets de gasto que tengamos en formato papel, y almacenarlo en un mismo lugar, sin necesidad de conservar el documento en formato físico, por ejemplo, en nuestro programa de facturación. El OCR lee la información y crea el movimiento que luego registrará automáticamente en el programa de facturación.

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Ventajas del OCR para mi negocio

La tecnología OCR presenta varias ventajas que nos ayudarán a optimizar el tiempo.

  • Registro automático de todos los gastos derivados de nuestra actividad profesional.
  • Control en todo el ciclo de vida del documento. Desde que lo recibimos hasta que lo registramos en nuestras cuentas.
  • Reducción del espacio destinado al almacenamiento. Ya no es necesario acumular los tickets en tu cartera y por la oficina.
  • Reducción del tiempo dedicado a la localización y recuperación de los documentos, evitando el riesgo de perderlos o de que se borren los datos que contienen.
  • Mayor seguridad al tener toda la información digitalizada y centralizada.
  • Mayor conocimiento de los gastos, permitiendo el ahorro en consumos innecesarios.

Como ves, este sistema hace más simple la gestión de gastos de tu negocio. Por ello, en Quipu hemos estado trabajando en el desarrollo de la tecnología OCR para incorporarlo a nuestro programa de facturación.

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El Programa de Facturación Quipu ya incorpora esta nueva tecnolgía para que puedas gestionar y procesar todos tus gastos de una forma fácil y rápida, sin que debas perder tiempo introduciendo uno a uno tus documentos. Con una simple fotografía, tus gastos se procesarán sólos.

Cómo registrar mis gastos en Quipu

Quipu incorpora dos tipos de dispositivo: la Aplicación móvil y la versión de escritorio. La tecnología OCR se incorpora en ambas, de este modo puedes subir tus gastos de dos formas:

Usa la App de Facturación en tu móvil

Desde el móvil, haz una fotografía a tu ticket o factura y súbela directamente a la App mobile de Quipu para que se regístre y contabilice en tus cuentas.

Si tu trabajo requiere de mobilidad o tienes gastos de manutención (ya que debes comer fuera de la oficina o de casa) puedes subir tus tickets de gasto para que se tengan en cuenta y puedas desgravártelos. De este modo, no te olvidas ningún ticket en la cartera.

Arrastrar imágenes o PDF en el Programa de Facturación

Puedes arrastrar todos tus tickets y facturas hacia el Programa de Facturación Online, tanto si se trata de fotografías como si se trata de PDF. De este modo, si tienes que crear una factura de gasto, puedes directamente subir el documento para que la tecnología OCR de Quipu reconozca los carácteres y, de este modo, regístre y contabilice todos tus gastos en el Programa de facturación.

De este modo, todos tus gastos se incluirán en tu cuenta y pasarán a contabilizar en la generación de tus modelos tributarios, para que puedas desgravártelos ante Hacienda.

Puedes ver cómo registrar tus gastos en Quipu mediante el Lector de Gastos Automático, que usa la tecnología OCR, en el siguiente vídeo:

 

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Laura de Quipu
Especialista en Redes Sociales y Contenido. Graduada en Publicidad y RRPP ha acabado su máster en SEO para despuntar entre las SERP.