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Automatización de facturas de proveedores: qué es y cómo hacerlo

La tecnología es capaz de hacer auténticas maravillas, pero, sobre todo, de hacernos la vida más fácil. Seguramente, como autónomo o como contable en una empresa, alguna vez hayas tenido que enfrentarte al tedioso proceso de organizar y trabajar con las facturas de proveedores. Pero, ¿sabías que todo ese procedimiento puede automatizarse?

Sí, en la actualidad hay herramientas de sobra para poder automatizar facturas de proveedores. De hecho, aquí en Quipu podemos ofrecerte varias formas de hacerlo de forma bastante eficiente y provechosa.

¿Y de qué te puede servir automatizar las facturas de los proveedores de tu negocio? Seguramente ya te vengan algunas ideas a la cabeza, pero, para que lo tengas todo meridianamente claro, te lo vamos a explicar todo sobre este proceso a continuación, desde qué es hasta qué beneficios aporta a tu actividad profesional.

En este artículo aprenderás:

¿Qué es la automatización de las facturas de proveedores?

Su nombre deja poco sitio para las dudas. La automatización de las facturas de proveedores es un proceso a través del cual es posible hacer que todas las facturas de gastos relacionados con la actividad profesional se gestionen automáticamente.

Cuando hay que pagar a un proveedor es necesario introducir datos de facturación, comprobar su codificación, verificar la factura y aprobarla. Después, se tiene que contabilizar el importe que indica, autorizar el pago y archivarla correctamente en los libros de contabilidad.

Todo ese proceso se puede llevar a cabo mucho más rápido y sin esfuerzo gracias a la automatización. Existen varios métodos por hacerlo, como también muchas herramientas distintas que lo facilitan. A día de hoy, es algo imprescindible tanto para profesionales como para empresas que acumulan muchas facturas de proveedores mes a mes.

Importancia de automatizar este proceso

Automatizar todo el procedimiento que implican las facturas de proveedores no es que sea importante, es que es vital para cualquier negocio. No son pocos los estudios que han demostrado que hacer todo este trámite manualmente supone un brutal impacto de rendimiento y económico.

Impacto que se traduce en pérdidas, en dinero que dejas de ganar y en tiempo que pierdes. Pero, ¿de cuánto hablamos exactamente? Hay estudios que indican que la automatización de estas facturas supone una reducción de costes de casi el 50% para la empresa. Otros dan cifras grandes, como por ejemplo los 15 días necesarios para procesar todas las facturas de proveedores de forma manual frente a los 3 días aproximadamente que se requiere en caso de hacerlo con los programas adecuados.

Generalmente, el coste que tiene tramitar una factura de este tipo en papel podría costar en torno a los 10 euros. Si es una factura electrónica, el importe puede quedar por debajo de 1 euro. La diferencia es abismal.

Y hasta ahora solo hemos hablado de costes económicos o plazos de tiempo, pero todo esto se traslada también a la productividad de la empresa o del trabajador por cuenta propia. Si tiene que enfrentarse a la gestión de facturas de proveedores de forma tradicional, sin automatización, tiene que invertir una importante cantidad de tiempo que podría dedicar a seguir desarrollando su actividad.

En definitiva, no solo se pierde dinero, también se pierden productividad y capacidad de crecimiento.

Beneficios de utilizar un software de automatización de facturas de proveedores

Ya ha quedado claro que automatizar las facturas de proveedores es importante. Pero, ¿cuáles son exactamente los beneficios que supone este cambio? ¿Qué ventajas te ofrece usar un software que automatice las facturas de tus proveedores? Desde luego, no son pocas:

  • Se evitan errores humanos: el proceso manual implica cotejar y comprobar información manualmente. Con la automatización esto se evita, lo que reduce los errores en la gestión de facturas hasta casi anularlos.
  • Evita problemas de normativa: las herramientas de automatización aprenden y se programan para que registren las facturas de forma acorde a como indican las normativas vigentes. Asimismo, se aseguran de comprobar que las facturas son válidas y no hay riesgo de falseo.
  • Adiós a los pagos erróneos: uno de los fallos más habituales y que mejor evita el uso de IA y toda la automatización. Una vez pagadas, las facturas quedan correctamente archivadas para evitar volver a pagarlas por error.
  • Mayor control de la documentación: el proceso de automatización también implica un mejor registro y archivo de todas las facturas. De este modo, también se agilizan las consultas al histórico de facturas o a la contabilidad en general en caso de ser necesario.
  • Posible acceso a descuentos: algunos proveedores pueden ofrecer descuentos por pronto pago que, sin la debida automatización de las facturas, serían totalmente inaccesibles. El ahorro que se consigue de esta forma es todavía mayor, ¡y más beneficioso!
  • Más capacidad para ampliar el negocio: al reducir el tiempo y los costes de la facturación, puedes destinar más personal y capital a ampliar el negocio explorando nuevos modelos o mejorando los procesos actuales. Tu empresa podrá crecer más.
  • Clientes más satisfechos: al poder brindar un servicio más eficiente y reducir la carga de trabajo de la gestión de facturas, puedes asegurarte de ofrecer una experiencia mucho más satisfactoria a tu clientela.

¿Cómo automatizar las facturas de proveedores en Quipu?

En Quipu te podemos ofrecer hasta tres formas diferentes de automatizar las facturas de tus proveedores. ¿Quieres ver cómo hacerlo? Echa un vistazo al vídeo disponible a continuación:

📹 Vídeo demostración: En el siguiente vídeo te mostramos lo fácil y sencillo que es automatiza las facturas de proveedores con Quipu: