Las cuentas anuales del Registro Mercantil son los balances y datos de la contabilidad de la empresa, y toda sociedad está obligada a presentarlas. En este artículo te explicamos cuando presentarlas, consecuencias de no hacerlo, así como unos trucos para hacerlas mejor.
Leyendo este artículo aprenderás:
- ¿Cuándo debo presentar mis cuentas anuales?
- Consecuencias de no presentar las cuentas anuales dentro de plazo
- Cómo presentar las cuentas en el Registro Mercantil
- Documentación a presentar
- ¿Quién tiene la obligación de depositar las cuentas anuales?
¿Cuándo debo presentar mis cuentas anuales?
De acuerdo con la Ley de Sociedades de Capital, los administradores de sociedades están obligados a elaborar las cuentas anuales en el plazo máximo de tres meses desde el cierre del ejercicio, que suele terminar el 31 de diciembre de cada año, si los estatutos no especifican otra fecha.
Una vez cerradas, deben presentarse ante la Junta General para su aprobación, dentro de los 6 meses posteriores al cierre del ejercicio. Y una vez han sido aprobadas, se deben presentar en el registro mercantil dentro del mes siguiente a su aprobación. Por ejemplo, si la junta se celebra el 17 de mayo, el último día de plazo será el 17 de junio.
Estos datos se deben presentar todos los años en el Registro Mercantil, y corresponden desde el 1 de enero hasta el 31 de diciembre. En este caso, se deben presentar las cuentas correspondientes al ejercicio 2016 antes del 30 de julio de 2017, aquellas empresas para las que su ejercicio social empezó el 1 de enero de 2016 y acabó el 31 de diciembre de 2016, un año. Y las empresas en las que su ejercicio no coincida con un año natural, el plazo para aprobar las cuentas anuales será de 6 meses desde el cierre del ejercicio social. Y dispondrán de un mes desde la fecha de la Junta para presentar las Cuentas Anuales de dicho ejercicio en el Registro Mercantil.
Muy rápidamente, quedaría así para una empresa cuyo ejercicio económico coincide con año natural:
- Formulación de cuentas anuales –> Hasta 31 de marzo
- Aprobación de cuentas anuales –> Hasta 30 de junio
- Presentación de cuentas en el registro –> Hasta 30 de julio.
Si se ha pasado el plazo de presentación de las cuentas anuales, vamos a ver las consecuencias que esto conlleva y qué implica para tu empresa.
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Consecuencias de no presentar las cuentas anuales dentro de plazo
Si bien hasta ahora las sanciones no eran habituales, el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC) está empezando a sancionar aquellas empresas que no depositan cuentas anuales en el Registro Mercantil (RM). Por lo que debes vigilar que si pasa un año desde la fecha del cierre del ejercicio sin que la compañía hayan presentado las cuentas para su depósito, se cerrará de manera provisional la hoja registral. ¿Y qué significa esto? Pues que no se podrá inscribir ningún documento en el registro, excepto los que constan en el artículo 378.1 del Reglamento del Registro Mercantil.
Y además de no permitir las inscripción de documento en la hoja, el ICAC tiene la potestad de abrir un expendiente sancionador, e imponer multas cuyo importe varía de los 1.200 a 60.000 euros en función de la dimensión de la sociedad, aunque pueden elevarse a 300.000 euros por cada año de retraso en el cumplimiento por no presentar las cuentas anuales.
Por ello, es recomendable que cuentes con un gestor para que no se vuelva a pasar el plazo de presentación de las cuentas anuales de la empresa. En la asesoría online Quipu trabajamos con asesores certificados que pueden ayudarte con la presentación de las cuentas anuales de la empresa. Simplemente, tienes que pedir un gestor de Quipu que llevará al día las cuentas de tu negocio.
Cómo presentar las cuentas en el Registro Mercantil
Las cuentas sólo las podrás presentar en el Registro Mercantil que te corresponda por el domicilio social de la empresa. Y puede ser en formato papel; descargando los modelos oficiales a través de la Web de cualquier Registro, en soporte CD o DVD, o por vía telemática; descargando por internet el programa para el envío a través de la Web.
Documentación a presentar
Para presentar las cuentas, se deberá entregar una memoria, el balance, un ejemplar de cada una de las cuentas de Pérdidas y Ganancias, el certificado de aprobación de cuentas, el estado de Cambios en el Patrimonio Neto, Informe Medioambiental, informe de Acciones/Participaciones Propias, hoja de datos generales de identificación, instancia de presentación, así como del informe de gestión y del informe de los auditores, si la sociedad está obligada a auditoría o se hubiera practicado a petición de la minoría.
¿Quién tiene la obligación de depositar las cuentas anuales?
Tienen la obligación de presentar las cuentas anuales en el Registro Mercantil, las siguientes sociedades:
- Las sociedades anónimas (S.A.).
- Las sociedades de responsabilidad limitada (S.L).
- Las sociedades comanditarias por acciones.
- Las sociedades de garantía recíproca.
Y también están obligados las personas con fondos de pensiones y cualquier empresario que esté obligado a publicar sus Cuentas Anuales.
Si tienes que presentar las cuentas anuales en tu sociedad, puedes pedir un gestor para tu negocio que te ayude a llevar la documentación de tu negocio al día y presente los documentos de tu empresa a la Agencia Tributaria.
Recuerda que empezamos año fiscal y tienes la obligación de presentar los impuestos de tu empresa en los plazos que establece la Agencia Tributaria. Te dejamos el calendario fiscal para pymes 2023, para que consultes todos los modelos tributarios a presentar durante este año.
