Digitalizar mi asesoría en 2021, ¿Cómo y cuándo empezar?

La pandemia de coronavirus hizo que sectores que nunca se hubiesen imaginado digitalizándose, ni siquiera con todo el tiempo del mundo por delante, se sorprendieran improvisando sobre la marcha para poder sobrevivir. Por eso, si tienes una asesoría y conseguiste sacarla adelante durante los meses más duros de la crisis, ¿por qué no aprovechar el esfuerzo para dar el paso definitivo hacia la digitalización?

En Quipu sabemos que Hacienda va a exigir plazos cada vez más cortos, medidas más exigentes y más digitales, y que al asesor no le va a quedar otra que tener que lidiar con eso. De ahí que las tecnologías facilitadoras de este tipo de trabajo sean ahora más importantes que nunca.

💡  La inmediatez en la transferencia de información y la orientación al cliente cambiarán el sector de aquí a no mucho, pero… ¿no es mejor evolucionar porque tú quieres que porque nos te ves obligado a ello?

El momento de empezar a digitalizar tu asesoría es justo ahora, ¡y hoy te daremos todas las claves para que te decidas!

Claves para la digitalización de tu asesoría

Por gracia o por desgracia, los grandes cambios conllevan un esfuerzo. Por desgracia, porque puedes llegar a pensar que estás perdiendo un tiempo precioso. Por gracia, porque te darás cuenta de que ese tiempo no ha sido perdido, sino invertido en un futuro mejor para tu negocio. Además, el aprendizaje que te llevarás será lo mejor de todo, puesto que podrás aplicarlo desde el minuto uno en tu asesoría para enfocar cualquier tipo de contingencia desde una perspectiva más eficiente y poder solucionar cualquier problema de forma mucho más efectiva.

Ahora bien, ¿cuáles son las claves de este cambio?

  1. Ejecución

  2. Equipo

  3. Gerencia

Esto podría resumirse en una única oración, y es que la clave de la transformación digital reside en la ejecución de tu equipo, siempre apoyado por la persistencia de la gerencia. Para afrontar una metamorfosis como la que supone digitalizar tu asesoría, tenlo muy claro: necesitas a un equipo involucrado e incentivado, ¡solo así conseguirás tus objetivos!

Ejecución en la digitalización

Por muy abierto que se esté a implementar tecnología en el mundo de la asesoría, hay una primera barrera que resulta clave a la hora de plantear la digitalización: la ejecución.

Proporcionar un software de gestión sin más no es una forma de ayudar, sino más bien todo lo contrario. Por eso en Quipu comenzamos con un plan de tres meses de apoyo en el que nos involucramos con tu equipo para, paso a paso, prepararle de cara a todas las novedades que va a ir asimilando en esta nueva forma de trabajar. Un aprendizaje efectivo es la mejor manera de alcanzar el éxito.

Equipo y formación

Otra de las claves a la hora de digitalizar tu asesoría es el equipo. Tu empresa está formada por personas que cumplen distintos papeles, y cada una de ellas debe saber exactamente tanto cuál es su función como cómo desarrollarla de la mejor manera posible.

Tu gente es la encargada de ejecutar y liderar la operativa diaria, y esta es una de las claves para alcanzar el éxito. Por eso es importante que se sientan involucrados, ¡al fin y al cabo es el que va a tratar directamente con el cliente!

De ahí la importancia de que el equipo cuente con incentivos, una motivación que le haga funcionar con un aporte de ilusión extra que, créenos, se nota.  Lo normal es que un equipo vea con desconfianza un cambio per sé. Cualquier cambio trae miedos.

💡 QUIPU TIP : En este caso toca encontrar a las personas más predispuestas y premiarlas de algún modo para que sean capaces de dejar la seguridad a la que otros se aferran a un lado y permitirnos dar el salto evolutivo que buscamos. 

Gerencia y las claves de liderazgo

Por último, aunque está dentro también del equipo humano, la gerencia es otra de las claves en el objetivo de introducir la tecnología en tu asesoría. Las personas que forman este grupo deben tener los objetivos de la empresa muy claros, bien priorizados. Saber qué se quiere conseguir y cómo va a hacerse, sin olvidar por el camino por qué se ha emprendido un camino y no otro.

En realidad es bien sencillo: la gerencia necesita encontrar algo que impacte positivamente en el compendio de pérdidas y ganancias de la asesoría, de ahí que sea un elemento clave de la transformación digital de la que hemos venido a hablaros hoy.

Eso sí, también hay una serie de cosas que no debe hacer la gerencia, ya que debe centrarse en dirigir el proyecto, y estas son algunas de ellas:

  • La gerencia no puede estar en la parte operativa, eso es territorio del equipo.
  • Tampoco puede estar cada día empujando el proyecto, ya no se dedicaría al 100% a su tarea principal.

El rol de la gerencia debe ser el de dirigir, incentivar y hacer que todo funcione, ¡y conviene no olvidarlo!

Obstáculos a la hora de decidir digitalizar nuestra asesoría

Es probable que pienses que lo estamos poniendo todo muy de color de rosa. Que la transformación digital también debe tener su lado malo y que no resulta conveniente obviarlo, ¿verdad? No te falta razón en esto último, pero es que nunca hay que ver los problemas como impedimentos. En todo caso, deberías aprender a verlos como un aliciente para hacer las cosas aún mejor, ¿no te parece?

Por eso hemos decidido mostrarte los principales obstáculos con los que puedes encontrarte a la hora de digitalizar tu asesoría y, mejor aún, cómo afrontarlos. Los contratiempos ocurren, la vida es así, pero en tu mano está poder aplicarles una solución que haga que no sean para tanto. Échales un buen vistazo, seguro que puedes aplicarte alguno de estos consejos, y si no es así… ¡es probable que termines necesitándolos más pronto que tarde!

💥 BONUS: Descubre el software para asesorías que mejorará los procesos de pre-contabilidad en tu despacho y aumenta la eficiencia interna. 

👉🏻 Mi cliente no quiere cambiar el método de trabajo, ¿qué hago?

En la mayoría de las ocasiones, el cliente que se cierra a un cambio no lo hace porque no esté de acuerdo con él o no quiera evolucionar su forma de trabajar. Tiende a hacerlo porque no quiere más problemas. Tiene una forma de funcionar, lleva años así y el aprendizaje que podría requerir hacer las cosas de otro modo es tiempo que, probablemente, tendría que recortar de su ya de por sí escaso descanso.

Por lo general, el cliente que rechaza una nueva forma de trabajar lo hace porque no quiere problemas, pero… ¿y si le decimos que vamos a evitárselos por completo?

Por eso, el proceso de comunicación con el cliente es vital a la hora de plantear una novedad como la digitalización. No hay que decirle únicamente que queremos cambiar las cosas, sino explicarle de forma clara y concisa que vas a empezar a hacer las cosas de otro modo y cuales serán las ventajas de este cambio.

Vas a evitarle dolores de cabeza.

El tiempo que tu asesoría no le dedique al papeleo va a poder invertirlo en ayudarle a crecer, en hacer su negocio mucho más rentable.

Asesorándolo más y mejor conseguirá que ahorre más dinero en deducciones o cuestiones impositivas, que gane más trabajando lo mismo o que encuentre oportunidades que no contemplaba.

👉🏻 El asesoramiento como valor adicional al cliente, basta de picar facturas

Esto está íntimamente relacionado con uno de los puntos del apartado anterior. Ese en el que te hablábamos de no perder el tiempo en el papeleo y los trámites rutinarios que te impiden proporcionar al cliente otro tipo de servicios en los que estás especializado y que podrían resultarles muchísimo más beneficiosos.

Por eso no conviene que el cliente entienda que queremos automatizar procesos para ahorrarnos trabajo. Principalmente, porque no es así. Si consigues que tu equipo deje de picar facturas manualmente y que sea un software el que se ocupe de esto, debes hacer entender a tus clientes que los primeros en beneficiarse serán ellos y ademas mejorarás la eficiencia y rentabilidad de tu despacho.

❗️ DATO CLAVE: Tus clientes deben entender que no te digitalizas para trabajar menos, sino para poder ofrecerle otros servicios que enriquecerán su negocio.

¿Por qué? Pues porque podrás ofrecerles mucho más que gestionar su papeleo. Podrás asesorarles, indicarles mejores formas de funcionar, más eficientes o más convenientes en lo económico. Y podrás hacerlo porque habrás dejado de dedicar un tiempo precioso en tareas rutinarias para poder centrarte en lo que sí importa.

Si influyes positivamente en tus clientes y estos están contentos, llegarán más. Al final toda la cadena sale beneficiada, ¡y nada de esto habría sido posible sin la digitalización de tu asesoría!

👉🏻 ¿Cómo empezar el proceso con mi cartera?

Cuando te decides por la digitalización, de lo primero que debes ser consciente es de que no tendrás una asesoría 100% digital al día siguiente de empezar. El salto no es inmediato, sino gradual. Hay que empezar a andar antes de empezar a correr, ¡las metas y los objetivos hay que plantearlos paso a paso!

Y es que, aunque el cuerpo nos lo pida, a día de hoy no es posible una transformación tan radical. Ahora bien, no lo tomes como algo negativo, no lo es. Una digitalización gradual te permite ir aprendiendo sobre la marcha, ir lidiando con tus clientes poco a poco. Ir, en definitiva, creciendo a una velocidad asumible, sin que ningún problema llegue a desbordarte. La clave de esto reside en la consolidación de los servicios, en dar pasos cortos, pero seguros. ¡La propia evolución de la asesoría será la que marque a qué velocidad puede ir el proceso de digitalización!

¿Lo mejor? Sin duda alguna, comenzar por los clientes que sabemos de antemano que están abiertos a un cambio así. Lo más probable es que algunos incluso llevasen tiempo pidiéndonoslo. Una vez funcionemos bien con ese grupo, tocará ir digitalizando al resto poniendo como ejemplo lo bien que estás funcionando con los anteriores. Ya lo decíamos hace un momento, paso a paso, ¡así es como se recorren los caminos más largos!

👉🏻  El 100% de mi cartera no se digitalizará y eso está bien. ¿Por qué?

Pensar que vas a poder llevarte al 100% de tu cartera a un entorno digital es un error. Piénsalo bien, ¿cuántos de tus clientes no utilizan su smartphone más que para hablar con sus proveedores y contigo? ¡Puede que alguno ni siquiera sepa bien lo que es internet! Eso sí, lo más probable es que este tipo de cliente sea un empresario al que no le quedan muchos años de vida profesional por delante.

❗️ DATO CLAVE: No todos tus clientes tienen por qué entrar en el proceso de digitalizar tu asesoría, hay que aprender a identificar cuáles son los más apropiados para empezar.

Al final hay perfiles que, por su edad o su tipo de actividad, no van a tener por qué entrar en este tipo de transformación. ¿Y sabes qué? Que mejor para ti, porque esto te permitirá más tranquilidad a la hora de decidir con qué clientes iniciar el proceso digitalización. Imagina que todos ellos te lo pidiesen a la vez, ¡menuda se te vendría encima! Sin embargo, contar con clientes reacios al cambio hace que este paso a paso del que os hemos hablado un poco más arriba tenga aún más sentido si cabe.

Lo que tampoco puedes hacer es acomodarte. Decidir usar un software como Quipu únicamente con clientes nuevos, por ejemplo, hará que el tiempo que pierdes con ‘los de siempre’ no te permita trabajar mejor con los que vayan llegando. Utilízalo con los nuevos, sí, pero piensa también en el proceso de ir pasando a los antiguos a la nueva forma de trabajar. Confía en nosotros, ¡no te imaginas el cambio!

Solicita una demostración y tour por el programa.

Cualquier proceso de evolución, cualquier cambio, debe ser encarado siempre como una inversión y como tal tienes que probar de qué va el software, entender su potencial y explorarlo a fondo para entender realmente lo que ganas.

Es importante que antes de tomar cualquier decisión solicites una demo con un especialista para sacarte todas las dudas. Además te recomendamos incluir en la misma a alguien de tu equipo, ese “champion” que llevará adelante el proceso contigo. 

¿Están listos para digitalizarse ahora? 👉🏻 ¡Vamos a ello!

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