Síntesis del artículo
Llevar un control exhaustivo de los gastos es fundamental para cualquier autónomo o PYME. En este artículo te explicamos cómo funciona nuestra plantilla Excel de libro de registro de compras y gastos, una herramienta gratuita, personalizable y adaptada a las exigencias de Hacienda para mantener tu contabilidad al día.
Roger Dobaño · CEO de Quipu
Al igual que hay ingresos, toda PYME o autónomo tiene que llevar a cabo una serie de compras y gastos vinculados a su actividad profesional. Es algo natural y necesario que, por supuesto, también requiere de un seguimiento para tener una visión clara de la contabilidad del negocio. Es algo que te hacer ver que necesitas una plantilla Excel de libro de registro de compras y gastos.
Una plantilla como la que puedes conseguir totalmente gratis en Quipu. Nuestra propuesta es personalizable, muy fácil de usar y perfecta si estás empezando. ¿Te interesa? Pues sigue leyendo.
¿Cómo funciona nuestra plantilla de libro de registro de compras y gastos?
Guía de libros de registro obligatorios
📹 Vídeo explicativo: Antes de empezar a rellenar tu plantilla, te recomendamos ver este vídeo donde explicamos qué libros de registro te exige Hacienda y cómo llevarlos al día sin cometer errores.
La plantilla de libro de registro de compras y gastos en Excel que te ofrecemos es muy fácil de utilizar. Lo único que tienes que hacer es rellenar una serie de campos con la información de tu actividad y negocio, así tendrás todo actualizado y acorde a las exigencias de Hacienda.
A continuación, te explicamos cómo rellenar nuestra plantilla paso a paso:
Registro de los gastos
Lo primero que tienes que indicar es el Ejercicio y Periodo de las facturas. Es sencillo, ya que solo tienes que indicar el año y el trimestre, respectivamente, rellenando esta segunda categoría con 1T, 2T, 3T o 4T según el trimestre que toque. A su lado, debes indicar el concepto de gasto con la nomenclatura que uses en tu negocio.
A continuación, verás los campos Fecha Expedición y Fecha Operación, que se deben rellenar habitualmente con la misma fecha. Luego, en Serie Número y Número Final, debes indicar los dígitos que uses en tu negocio para registrar ambos aspectos en tu contabilidad. Ten en cuenta que, en el libro registro de facturas recibidas (compras y gastos), los asientos deben identificarse mediante un número de recepción interno correlativo, de modo que los documentos queden ordenados y numerados sin saltos, conforme a las obligaciones formales del IVA y al formato de libros registro utilizado por la AEAT.
En los siguientes apartados debes registrar la Fecha de Recepción de la factura y sus Números de Recepción y de Recepción Final, en caso de que hubiera varias líneas. Más adelante verás la sección de NIF Expedidor, donde debes indicar el Tipo (empresa o autónomo con CIF o NIF respectivamente), el Código de País, la Identificación y el Nombre del emisor de cada factura.
Si la factura es de un Bien de Inversión o no, tienes que indicarlo en el campo correspondiente, así como si está vinculada a un Sujeto Pasivo. En Tipo de Operación, tienes que indicar su procedencia (1: España; 3: Europa; 6: Intracomunitaria). Conviene aclarar que los códigos 1, 3 y 6 corresponden a una codificación interna de la plantilla para clasificar la procedencia de las operaciones, mientras que los libros registro regulados por la AEAT y los esquemas del SII utilizan sus propias claves de tipo de operación y régimen especial (por ejemplo, claves A, B, C en algunos libros territoriales o claves específicas de operación/régimen en los diseños oficiales).
Por último, indica el Tipo de IVA y la Base Imponible de la factura. La plantilla calculará automáticamente el valor del IVA y el Total de la factura. Eso sí, antes debes marcar si está exenta o no de IVA y, por otra parte, si es IVA Deducible, además del IRPF y el importe y fecha de pago.
Descargar la plantilla Excel de libro de registro de compras y gastos
Como has podido ver, es una plantilla fácil de utilizar. Si quieres empezar a usarla en tu negocio, puedes descargar nuestra plantilla Excel de libro de registro de compras y gastos gratis descargándola haciendo click en el siguiente botón:
Herramienta complementaria a la plantilla de Excel
¿Es seguro seguir usando Excel en 2026?
📹 Vídeo explicativo: Descubre por qué las plantillas de Excel tienen los días contados con la nueva normativa de Hacienda y cómo dar el salto a un software de facturación homologado.
Lo cierto es que Excel es una buena herramienta para labores contables y para todo lo relacionado con el seguimiento y registro de las compras y gastos en un negocio. Sin embargo, llega un punto en un negocio en el que no es suficiente.
Por eso, si soluciones como nuestra plantilla de libro de registro de compras y gastos te acaba limitando, lo mejor es optar por un software de facturación como el que facilitamos en Quipu. Un programa que agiliza todos estos trámites, automatiza el registro de los datos contables e incluso elabora automáticamente documentos e informes que cumplen con todos los requisitos de la Agencia Tributaria.
