¿Sabes cómo crear tu propio libro de registro de compras y gastos en Excel? Este elemento te ayuda a tener más claro el estado de la contabilidad de tu empresa, ya que refleja todos los movimientos de salida de capital. Por eso, es importante que conozcas los conceptos con que trabaja y la manera de reflejarlos correctamente. En Quipu te hemos preparado una plantilla de nivel profesional.
En este artículo, además, encontrarás la siguiente información:
- ¿Cómo utilizar la plantilla Excel de gastos?
- El control de Compras y Gastos en Excel vs Quipu
- Descarga nuestra plantilla de Excel de Gastos
¿Cómo utilizar la plantilla Excel de gastos?
Este tipo de plantilla es un modelo de registro de compras y gastos en Excel que recoge todos los dispendios y adquisiciones de un negocio derivados de su actividad profesional. Esto incluye desde el consumo de materiales al pago de la cuota de autónomos, por citar dos de los ejemplos más habituales.
🔗 Ampliar información: Consulta nuestro artículo específico sobre qué es el Libro de registro de Compras y Gastos para obtener más información.
Como se deduce de esta definición, manejar este tipo de libro de contabilidad implica el uso de numerosos conceptos. Por lo tanto, si tienes que realizar uno es muy importante que tengas claro un ejemplo de registro de compras y gastos en Excel.
- Tendrán que constar el ejercicio y período de autoliquidación de los gastos realizados. En el primer caso se pondrá el año expresado con sus 4 dígitos, mientras que el segundo hace referencia a los 4 trimestres, que se escribirán como 1T, 2T, 3T y 4T.
- Los datos referentes a la factura propiamente dicha incluyen la serie y número (anotados conjuntamente), la fecha y número de recepción, así como el de recepción final (que se usa solamente en el caso de que haya diversas líneas), el concepto del ingreso, el total, si es deducible en período posterior (con su ejercicio y período correspondientes) y la fecha de expedición y operación (que habitualmente serán las mismas).
- En cuanto al destinatario, es necesario escribir su nombre, tipo de identificación, el código tipo de NIF y el del país.
- En lo relativo a los aspectos impositivos, hay que tener en cuenta el registro de la base imponible, el tipo de IVA, la cuota deducible y la de IVA soportado, el tipo de recargo equivalente, la cuota de recargo equivalente, el tipo de retención del IRPF y el importe retenido del mismo impuesto.
- También deberá constar si se trata de un bien de inversión, y si esta está realizada por un sujeto pasivo. Otro de los conceptos a valorar es el registro de acuerdo de facturación, aunque lo más habitual es que se deje en blanco.
- Igualmente, en este libro de registro hay que anotar la fecha e importe de pago, así como la identificación y el código del medio utilizado para la operación.
- Finalmente, tampoco puede faltar en la plantilla el código identificativo del tipo de operaciones realizadas: 1 (correspondiente a las interiores, es decir, producidas en la Península y las Islas Baleares), 3 (para las que se llevan a cabo en Europa) y 6, que hace referencia a las importaciones y exportaciones del negocio.
El control de Compras y Gastos en Excel vs Quipu
Aunque Excel es uno de los programas más usados para la gestión de la contabilidad de un negocio, realmente no es el recurso más adecuado. Para empezar, sus hojas de cálculo tienen muchas limitaciones a la hora de distribuir la información que debe reflejarse tal y como lo solicita Hacienda. Y no olvides que no seguir las pautas de la Administración puede conllevar sanciones.
Asimismo, no puede adaptarse fácilmente a los requisitos que debes hacer constar en el caso de que hagas compras en el ámbito europeo. Finalmente, Excel también representa en muchas ocasiones un problema de seguridad y fiabilidad, ya que sus documentos se pueden modificar muy fácilmente.
Sin duda, estas dificultades son motivo más que suficiente para buscar otras opciones a la hora de controlar los dispendios que se realizan en un período de tiempo determinado en tu negocio. Es aquí donde juega un papel clave un software de facturación especializado, como el que te ofrecemos en Quipu. Gracias a él, se reduce el riesgo de errores y los recursos humanos y técnicos que deben usarse en su realización.
🔗 Ampliar información: Si quieres saber más sobre cómo llevar el registro de compras y gastos con un software de facturación, consulta el siguiente artículo en el que explicamos cómo descargar paso a paso los libros contables obligatorios para autónomos con Quipu.
Descarga nuestra plantilla de Excel de gastos
¿Necesitas hacer un libro de compras y gastos en Excel para tu negocio? Ahora que ya conoces en qué consiste exactamente esta herramienta y cómo funciona, seguro que te has dado cuenta de su importancia. Contar con un modelo de nivel profesional te resultará clave para tener una buena contabilidad.
Recuerda que por muy bien elaborado que esté, necesitarás dedicarle mucho tiempo y esfuerzo día a día para que esté perfecto en caso de que Hacienda requiera la información contenida en él. Por eso, te recomendamos usar nuestro software profesional para automatizar todo este proceso.
Aún así, si quieres descargar la plantilla de registro de ventas e ingresos en Excel de Quipu, solamente tienes que rellenar el siguiente formulario con tu nombre y email para que podamos enviartela:
