El Gobierno ya ha sacado a consulta pública el reglamento para regular la futura obligación que tendrán los autónomos de usar facturas electrónicas en sus operaciones con otras empresas.
En poco tiempo, el Consejo de Ministros podría dar luz verde al reglamento. Desde ese momento, empezará la cuenta atrás y los autónomos se encontrarán con nuevas obligaciones al emitir y al recibir facturas electrónicas, como enviar siempre una copia de la factura al repositorio público de Hacienda o informar de los plazos de pago.
Si eres autónomo y todavía no conoces el nuevo reglamento de facturación ni cuáles serán las futuras obligaciones para los emisores y receptores de facturas electrónicas, sigue leyendo.
En este artículo aprenderás:
- ¿Qué es la factura electrónica obligatoria y a qué autónomos afectará?
- Nuevas obligaciones de los autónomos al emitir factura electrónica
- ¿Qué obligaciones tendrán los autónomos que reciban facturas electrónicas?
- Excepciones a la nueva obligación de emitir facturas electrónicas
- ¿Cuándo entrarán en vigor las obligaciones de la factura electrónica?
- ¿Cómo pueden cumplir los autónomos con todas las obligaciones de la factura electrónica?
¿Qué es la factura electrónica obligatoria y a qué autónomos afectará?
La factura electrónica vino regulada por primera vez en la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, que estableció la obligación de facturar a través de medios electrónicos para todas las empresas que trabajen con la Administración.
Sin embargo, al hablar de la factura electrónica obligatoria nos referimos a la obligación de facturar por medios electrónicos que estableció el año pasado la Ley 18/2022 para todos los autónomos y empresas que trabajan con otros negocios del sector privado.
La entrada en vigor de esta obligación de facturar electrónicamente entre empresas depende de la aprobación del nuevo reglamento de facturación. En Junio de 2023, el Gobierno sacó a consulta pública este reglamento que ya prevé cómo deberán usar todos los autónomos y empresas la futura factura electrónica.
Ahora que el reglamento ya está sometido a consulta, será cuestión de poco tiempo que el Consejo de Ministros lo apruebe y empiece el período transitorio para que todos los autónomos se adapten a la nueva obligación de emitir factura electrónica al trabajar con otras empresas.
Esta obligación afectará a la práctica totalidad de los autónomos y empresas españolas, exceptuando algunos casos muy puntuales, como los negocios que no emiten ni reciben ninguna factura de otra empresa o los que tienen su residencia fiscal fuera de nuestro país.
Los autónomos que sí estén obligados a emitir facturas electrónicas y también aquellos que las reciban tendrán que cambiar todo su procedimiento al facturar.
Aunque el reglamento todavía no está aprobado, sí avanza cuáles van a ser las nuevas obligaciones tanto para los emisores como para los receptores de la factura electrónica obligatoria.
En cada caso, los autónomos van a tener que cumplir nuevas obligaciones como, por ejemplo, enviar una copia de la factura electrónica a la nueva plataforma pública de Hacienda, incluir elementos como la firma electrónica en sus facturas, y hasta informar de la fecha de recepción y pago de las facturas, si son receptores. Esta última obligación se irá desplegando por partes y los autónomos tendrán más tiempo que las demás empresas para empezar a comunicar los estados de sus facturas a los proveedores.
Nuevas obligaciones de los autónomos que emitan facturas electrónicas
El reglamento de facturación electrónica ya está sometido a consulta pública y los autónomos pueden conocer las futuras obligaciones que les esperan cuando tengan que facturar por medios electrónicos.
En el caso de que sean emisores, es decir, cuando un autónomo preste sus servicios o venda un producto a otra empresa y cobre por ello, deberá cumplir las siguientes obligaciones al emitir una factura electrónica, según el reglamento:
- Facturar a través de un software privado o mediante la solución pública de Hacienda:
Los autónomos que deban emitir una factura electrónica para cobrar un producto o servicio podrán hacerlo de dos maneras distintas: a través de un software privado de facturación como el que ofrecemos en Quipu o a través de la plataforma pública de facturas electrónicas que pondrá en marcha Hacienda.
🔗 Ampliar información: Si quieres saber más sobre la plataforma pública para emitir facturas electrónicas te recomendamos que leas nuestro artículo específico.
En el caso de que opten por un software de facturación privado, este programa les permitirá no sólo emitir facturas electrónicas, sino también llevar la contabilidad de su negocio, autocompletar impuestos o hacer un seguimiento de las facturas pendientes de pagar o cobrar, entre otras muchas funciones.
Si, por el contrario, el autónomo opta por emitir sus facturas electrónicas a través de la plataforma que está poniendo en marcha Hacienda, tendrá que acceder cada vez que quiera generar una factura electrónica a la aplicación que activará la Agencia Tributaria. Para acceder a este app o formulario, se le exigirá cumplimentar algunos datos como su NIF y el de su receptor, así como usar los ditintos métodos de autenticación de la AEAT, como puede ser el certificado electrónico o Cl@ve.
Cuando entre en vigor la obligación de emitir facturas electrónicas, la Agencia Tributaria dará los pasos para que el autónomo informe de la opción que ha escogido. Si no comunica que ha optado por un software privado, se entenderá automáticamente que su punto de envío y recepción de facturas es la plataforma pública de Hacienda.
- Utilizar las nuevas sintaxis de facturación:
Los autónomos que emitan facturas electrónicas a través de programas de facturación privados deberán asegurarse que el software que utilicen esté homologado y se vaya a actualizar a los requisitos establecidos para los software según el reglamento, como es el caso de Quipu.
Estos programas, además, deberán de ser capaces de emitir facturas en una de las nuevas sintaxis o lenguajes de facturación admitidos por la Ley. Según el artículo 6.1 del reglamento, los mensajes admitidos serían:
- Mensajes UBL de factura y nota de crédito tal como se definen en la norma ISO/IEC 19845:2015
- Mensaje EDIFACT de factura de acuerdo con la norma ISO 9735
- Mensaje Facturae, en la versión para facturación entre empresarios y profesionales vigente en cada momento.
- Mensaje XML del CEFACT/ONU de factura aplicable a toda la industria tal como se especifica en los esquemas XML 16B (SCRDM — CII).
- Firmar electrónicamente las facturas:
El reglamento también obliga a utilizar los métodos de autenticación que establece Hacienda para firmar las facturas electrónicamente.
Según el artículo 6.3, todas las las facturas electrónicas emitidas por medio de plataformas de factura electrónica privadas deberán estar firmadas a través de alguno de los siguientes métodos:
- Mediante una firma electrónica avanzada: se trata de una firma similar a la normal pero que, en este caso, se emite por medios electrónicos. Los programas pueden certificar la identidad, la hora y hasta el lugar donde se ha realizado.
- Mediante un intercambio electrónico de datos (EDI): estos sistemas son plataformas que se utilizan para transferir documentos electrónicos o datos directamente entre las empresas a través de sus software.
- Mediante otros medios que los interesados hayan comunicado a la Agencia Tributaria con carácter previo y hayan sido validados.
En caso de enviar la factura electrónica a través de la solución publica de Hacienda, el autónomo deberá autentificarla a través de los métodos de firma que determinará próximamente la Agencia Estatal de Administración Tributaria a través de una orden. Previsiblemente sea mediante certificado electrónico o Cl@ve.
- Identificar la factura electrónica con un código único:
Los autónomos que emitan una factura electrónica también tendrán la obligación de incorporar en ella un código de identificación y un código QR. Según el reglamento, este código único contendrá necesariamente el número de identificación fiscal del emisor; el número y serie de la factura y la fecha de expedición de la factura.
- Enviar una copia de la factura electrónica a la solución pública:
Los autónomos que emitan sus facturas electrónicas a través de un programa de facturación privado tendrán la obligación, igualmente, de enviar una copia a la solución pública de Hacienda. La idea de la Agencia Tributaria es crear un repositorio al que podrán acceder libremente los emisores y receptores de las facturas para consultarlas o modificarlas. También tendrán acceso los funcionarios de Hacienda para comprobar que las facturas están cumpliendo la normativa fiscal.
Según dice textualmente el reglamento, “independientemente de la vía por la que se haga llegar la factura electrónica al cliente, todos los emisores de factura electrónica que no utilicen para la facturación la solución pública de facturación electrónica, estarán obligados a remitir una copia fiel de cada factura“.
Esta copia deberá emitirse en la sintaxis Facturae y contener los requisitos mínimos obligatorios para las facturas electrónicas y los elementos de cualquier factura,.
- Enviar las facturas en PDF durante un periodo transitorio:
Además, la disposición final tercera del reglamento, que trata la entrada en vigor de esta norma dice que “durante los doce primeros meses“ de entrada en vigor del reglamento las empresas que ya tengan la obligación de emitir facturas electrónicas deberán acompañar dichas facturas electrónicas de un documento en formato PDF para asegurar que los demás negocios que todavía no usan programas de facturación puedan recibirlas y leerlas.
Cabe recordar que las empresas que van a estar obligadas en el primer año desde la entrada en vigor del reglamento a usar factura electrónica son las empresas con más de ocho millones de euros de facturación. Y serán ellas las que deban enviar un PDF al resto de negocios que no estarán obligados a usar factura electrónica hasta dos años después de la aprobación de la normativa.
¿Qué obligaciones tendrán los autónomos que reciban facturas electrónicas?
El nuevo reglamento de facturación ha incluido nuevas obligaciones al usar factura electrónica que cambian la manera de facturar, no sólo para los emisores, sino también para los receptores.
Los autónomos que contraten un servicio o un producto a otra empresa, cuando reciban la factura electrónica de este negocio, también tendrán algunas obligaciones.
Estos “deberes” son distintos en función de si se ha recibido la factura a través de un programa privado o mediante la solución pública de Hacienda.
Obligaciones para los receptores de facturas electrónicas emitidas por software privados
Los autónomos que reciban una factura electrónica a través de un programa privado deberán informar al proveedor que se la ha enviado de los siguientes estados de la factura:
- Aceptación o rechazo de la factura y su fecha.
- Pago efectivo completo de la factura y su fecha
Además, y de manera voluntaria, se podrá informar de los siguientes estados
- Aceptación o rechazo comercial parcial de la factura y su fecha
- Pago parcial de la factura, importe pagado y su fecha
- Cesión de la factura a un tercero para su cobro o pago, con identificación del cesionario y su fecha de cesión.
Toda esta información sobre los estados de la factura deberá remitirse en un plazo máximo de 4 días naturales, excluyendo Sábados, Domingos y festivos nacionales, desde la fecha del estado que se informa en cada caso. Por ejemplo, habrá que informar antes de cuatro días de la aceptación o rechazo a contar desde el momento en que se recibió la factura.
Además, los autónomos que utilicen un programa de facturación privado y vayan a recibir las facturas a través de este software deberán hacer público su punto de entrada de facturas electrónicas en todas sus comunicaciones con otras empresas y profesionales y, en su caso, en su página web.
En caso de que no identifiquen su punto de entrada de facturas electrónicas, se entenderá automáticamente que su punto de entrada es la solución pública de facturación electrónica.
Esta obligación de comunicar el estado de las facturas tendrá distintos plazos de entrada en vigor. Para los autónomos habrá un tiempo extra de adaptación y podrán empezar más tarde a informar sobre el estado de sus facturas, en un plazo de tres años tras la entrada en vigor del reglamento de facturación.
Obligaciones para los receptores de facturas electrónicas a través de la solución pública
Los autónomos que reciban las facturas electrónicas a través del programa público de Hacienda también tendrán la obligación de comunicar el estado de su factura. Sin embargo, en este caso, deberán comunicárselo a la Agencia Tributaria y no a su proveedor.
Según el artículo 9 del reglamento de facturación, que trata sobre la solución pública, los receptores de facturas a través de la plataforma de Hacienda deberán comunicar los siguientes estados:
- La aceptación o rechazo comercial de la factura por parte de los destinatarios y su fecha. Se entenderá producido rechazo cuando en los plazos reglamentariamente establecidos se emita y envíe factura rectificativa indicando esta circunstancia.
- Pago efectivo completo y su fecha. Los destinatarios de las facturas electrónicas deberán informar del pago efectivo completo y su fecha respecto de sus facturas recibidas, tal y como determine Hacienda mediante una Orden que emitirá próximamente
Estas comunicaciones sobre los estados de la factura también deberán remitirse en un plazo máximo de 4 días naturales, excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales, desde la fecha del estado que se informa en cada caso.
Al igual que ocurre con los software privados, esta obligación de comunicar el estado de las facturas tendrá distintos plazos de entrada en vigor. Para los autónomos que facturen a través de la solución pública habrá un tiempo extra de adaptación y podrán empezar más tarde a informar sobre el estado de sus facturas, en un plazo de tres años tras la entrada en vigor del reglamento de facturación.
Excepciones a las nuevas obligaciones de usar factura electrónica
La Ley 18/2022, en su artículo 8, prevé que todos los autónomos y empresas que emitan a otros negocios del sector privado tendrán que usar factura electrónica, cumpliendo con todas las obligaciones para los emisores y los receptores.
Sin embargo, el artículo 4 del nuevo reglamento que ha sacado el Gobierno a consulta pública prevé algunos casos excepcionales en los que un autónomo puede estar excluido de las obligaciones de usar factura electrónica. Éstas son las excepciones:
- Cuando el destinatario de la operación no tenga en el territorio español la sede de su actividad económica, o no tenga en nuestro país un establecimiento permanente .
- Los autónomos no estarán obligados a usar factura electrónica cuando puedan emitir una factura simplificada. Por supuesto, tampoco estarán obligados los autónomos si facturan a clientes finales que no son empresas, sea a través de factura normal o simplificada.
- Las facturas que se expidan voluntariamente sin que sea obligatorio hacerlo tampoco tendrán obligación de emitirse a través de medios electrónicos
Además, según apunta el reglamento, Hacienda también podrá excluir de la obligación de expedición de factura electrónica a algunos sectores que, por su funcionamiento, puedan tener más complicaciones para adaptarse a esta futura obligación.
¿Cuándo entrarán en vigor las obligaciones de la factura electrónica?
La Ley 18/2022, también conocida como Ley Crea y Crece, entró en vigor en Septiembre de 2022 y estableció la obligación de que todos los autónomos y empresas que trabajen con otros negocios tengan que emitir facturas electrónicas en sus operaciones.
Sin embargo, la entrada en vigor de la factura electrónica depende de la aprobación del reglamento de facturación que ahora mismo está sometido a consulta pública.
Una vez se apruebe este reglamento, los autónomos y empresas tendrán distintos plazos de adoptación a la obligación de facturar por medios electrónicos y también para empezar a comunicar el estado de sus facturas a los proveedores:
- Si tienen más de ocho millones de euros de facturación: un año después del reglamento de facturación las empresas tendrán que emitir sus facturas por medios electrónicos y también comunicar el estado de las facturas que reciban a sus proveedores.
- Si tienen menos de ocho millones de euros de facturación: dos años después las pymes y autónomos tendrán que emitir sus facturas por medios electrónicos pero sólo las pequeñas sociedades (no los autónomos) deberán comunicar el estado de las facturas que reciban a sus proveedores.
- Si son autónomos: tres años después también tendrán que comunicar el estado de las facturas que reciban a sus proveedores.
Pronto el Gobierno podría aprobar este reglamento en Consejo de Ministros. Desde ese momento empezará el tiempo de descuento. Durante este periodo de adaptación, las empresas de más de ocho millones de euros tendrán doce meses para adaptarse. Y en ese primer periodo deberán enviar un PDF adjunto a la factura electrónica para asegurar que los autónomos y pymes que aún no facturan por medios electrónicos puedan recibir igualmente la factura.
🔗 Ampliar información: Si quieres saber más sobre la Ley Crea y Crece y la facturación electrónica te recomendamos que leas nuestro artículo específico.
¿Cómo pueden cumplir los autónomos con todas las obligaciones de la factura electrónica?
En poco tiempo, todos los autónomos que facturan a otras empresas tendrán que adaptarse a la factura electrónica. Para hacerlo pueden optar por la solución pública de Hacienda o usar un programa privado de facturación.
Como valor añadido, estos software no sólo permiten emitir facturas electrónicas sino también conocer en tiempo real los impuestos a pagar y completarlos; digitalizar los ingresos y gastos conectándolos con el banco; o hacer un seguimiento de los pagos pendientes a proveedores y los clientes que deben dinero.
Los autónomos pueden adelantarse a la obligación de la factura electrónica e implementar uno de estos programas a coste cero a través de las ayudas de Kit Digital en materia de factura electrónica. Con esta línea recibirán un cheque de entre 2.000 y 10.000 euros para contratar un software de facturación.
