Los 5 mejores programas de gestión documental de pago y gratuitos

Los mejores programas de gestión documental de pago y gratuitos son una herramienta eficaz para el día a día de las empresas. Dentro de esta selección de programas de gestión documental o DMS, hemos concedido prioridad a los que puedan ser de mayor utilidad para autónomos, pymes y microempresas. 

Vamos a ver exactamente qué es lo que hace un gestor documental, cuales son sus principales características y funcionalidades y qué programas ofrece actualmente el mercado en este sentido para que podáis elegir el que mejor se adapte a vuestro negocio. 

¡Empecemos!

¿Qué es un gestor documental y para qué sirve? 

En el día a día de las pymes y autónomos, se generan constantemente ingentes cantidades de material documental, sea por la digitalización de documentos o su generación electrónica, lo que puede dar lugar a no pocos problemas de organización y flujo de trabajo. 

De hecho, es demasiado habitual que, al recopilar, utilizar o guardar los documentos, estos resulten finalmente difíciles de localizar, o incluso ilocalizables, para posteriores gestiones. 

El sistema de gestión documental es una herramienta informática que nos ayuda a organizar los documentos de nuestra empresa, para evitar duplicidades de trabajo, ahorrar tiempo, optimizar la productividad… 

Ventajas de un software de gestión documental

Entre las ventajas de estos programas, deben destacarse fundamentalmente los siguientes: 

  • Aceleran y optimizan los flujos de trabajo dentro de la empresa.
  • Ahorran ingentes cantidades de trabajo, y, por lo tanto, resulta mucho más barato.
  • Son muy beneficiosos para la trazabilidad: seguridad y control de los documentos y de las fases en que estos se generan.
  • Cumplen con los protocolos y normativas de archivística, con lo que son especialmente apropiados para la ordenación y administración adecuada de los documentos.
  • Por sus motores de búsqueda, resultan mucho más veloces a la hora de localizar y gestionar documentos.
  • Son mucho más accesibles, con mayor facilidad, y a menudo también desde dispositivos móviles y en la nube. 

Herramientas necesarias en un gestor documental

Los factores más importantes que han de tenerse en cuenta a la hora de elegir un programa de este tipo son, resumidamente, los siguientes: 

  • Las formas de almacenamiento documental: si cuenta con versiones de almacenamiento en el servidor de la empresa, en la nube, o ambos (híbrido).
  • Si establece protocolos de seguridad para los documentos, y también a la hora de compartirlos con personas ajenas a la empresa.
  • Si se puede conectar con otros programas y aplicaciones, y con cuáles.
  • Si es adaptable y escalable según el tamaño de nuestra organización.
  • Que permita convertir, digitalizar y hacer editables todo tipo de documentos, así como gestionarlos desde diversas fuentes: fax, escáner, email, etc.
  • Interfaz de usuario más fácil o más complejo de utilizar.
  • Mayor facilidad o dificultad de implementación.
  • Por supuesto, la relación calidad-precio: algunas de estas soluciones son más indicadas para organizaciones grandes y medianas, y otras, para pequeñas empresas y autónomos. 

¿Cuáles son los mejores programas de gestión documental y por qué?

Planteamos un listado de las que creemos que son las mejores soluciones para la gestión documental de empresas, con las funcionalidades de cada uno de ellos, sus precios, interfaces, y mayor o menor simplicidad o complejidad de utilización. 

1.- Quipu

Quipu es un programa de facturación y gestión documental en la nube para autónomos y PYMES que nos ofrece una serie de funcionalidades orientadas a simplificar la gestión administrativa y contable de una empresa. 

Documentos siempre accesibles

En lo que se refiere a la gestión documental del software, éste nos permite almacenar todo tipo de documentos en la nube y tenerlos disponibles a pocos clics de distancia.

Además dispones de almacenamiento ilimitado, así que no te tienes que preocupar por el espacio disponible, pudiendo acceder a todos los archivos desde cualquier lugar y dispositivo. 

Documentos seguros

Esta característica nos aporta otra ventaja importante: la seguridad de tus documentos.

Los documentos más importantes de tu empresa estarán seguros en la nube de Quipu. La seguridad y privacidad es fundamental, y por esto cumplen con los mismos protocolos de encriptación que utilizan los bancos (SSL 256) y con la GDPR para asegurar que tus datos están seguros en todo momento.

Además puedes configurar para que solo algunas personas tengan acceso a ellos lo que nos aporta una ventaja adicional. 

Digitalización de documentos

Otra característica importante en la que destaca Quipu es en la digitalización de documentos, es decir en pasar tus documentos del formato papel al formato digital

La digitalización de documentos es imprescindible para cualquier empresa que trabaja con gran cantidad de documentos y archivos (como las facturas) que deben guardarse durante un periodo de tiempo determinado y a los que deben poder acceder de la forma mas rapida y eficaz posible. 

Además para las empresa la digitalización les ofrece otra serie de ventajas interesantes

  • Aumento del espacio disponible en las oficinas, que se puede destinar a otros fines. 
  • Mejor conservación y seguridad de tus documentos.
  • Edición de tus documentos con más facilidad.
  • Mayor accesibilidad a tus documentos y archivos.
  • Mejora la distribución de la documentación en la empresa. 
  • Reducción del papel, lo que supone una reducción de costes para la empresa y cuidamos el medioambiente. 

¿Y como digitaliza los documentos Quipu?

La digitalización de los documentos se realiza a través de la tecnología OCR (Optical Character Recognition), que mediante IA permite reconocer los caracteres de cada uno de tus documentos con solo realizar una fotografía del mismo y en menos de 24h tienes tu documento completamente procesado. 

De esta forma no tendrás que introducir los datos a mano de tus documentos, sino que solamente al hacer la fotografía, tus documentos estarán en la nube perfectamente digitalizados. 

Y finalmente todos estos documentos archivados en la nube puedes organizarlos por carpetas, ya sea por cliente, proveedor o como mejor se adapte a tu negocio y puedes realizar filtros que te permitan encontrarlos antes, por ingresos, gastos, proyectos específicos, etc. 

2.- Factorial

Factorial es un software de gestión documental de pago, muy indicado sobre todo para pymes, pues es de sencilla utilización y abarca muy variadas funcionalidades, y permite gestionarlas de forma muy centralizada. 

Así, incluye la organización de los documentos laborales de los empleados de la empresa (creando carpetas especializadas), y asimismo almacena y organiza los documentos fiscales y tributarios de tu negocio, así como las facturas. 

👉 ¿Sabes cual es la diferencia entre un ticket y una factura?

El registro inicial es totalmente gratis, pero posteriormente se ha de elegir el plan que mejor convenga a las exigencias cotidianas de nuestra empresa, cada uno con sus tarifas correspondientes. 

Además, Factorial se halla situado en la nube, por lo que se puede acceder a esta solución desde cualquier dispositivo electrónico con conexión a Internet: ordenadores, smartphones, iphones, tablets… Con ello se hace mucho más fácil en la ajetreada vida diaria del empresario y autónomo, llevar a cabo sus gestiones sin la necesidad imperiosa de estar presente en su oficina. 

Cuenta con un interfaz caracterizado por su gran facilidad de uso, y asimismo hay que resaltar que el alta es muy sencilla y rápida, hasta el punto de que en unos pocos minutos ya se puede comenzar a trabajar con esta herramienta. 

Además, se articula en varias pestañas

  • Empleados (con absolutamente toda la información de los trabajadores de nuestra organización empresarial).
  • Control horario (en que podemos comprobar los fichajes horarios de nuestros trabajadores, así como anotarlos y descargarnos el resumen de cada mes).
  • Calendario (en que se pueden comprobar las presencias, ausencias, jornadas, altas y bajas médicas de los empleados).
  • Archivos (en que se organizan los documentos cuantiosa y completamente producidos en el día a día de la empresa).
  • Desempeño (en qué podemos acceder a las encuestas y evaluaciones de los empleados). 

Por supuesto, la estructuración organizativa de este software es tal, que los trabajadores pueden acceder a la información que les concierne a ellos, pero no a la información relativa a otros empleados de la empresa. 

¿Qué beneficios tiene para la pequeña empresa y los autónomos? 

En resumen, las ventajas y beneficios de esta solución pueden resumirse así: 

  • Funciona en tiempo real, de manera totalmente automatizada, y es accesible desde cualquier dispositivo y lugar, ya que se encuentra en la nube.
  • Ofrece acceso instantáneo a todos aquellos que participen en la gestión administrativa de la empresa, y sin necesidad de generar cadenas interminables de mails.
  • Su funcionamiento sencillo y altamente centralizado es especialmente idóneo para pequeñas organizaciones empresariales y profesionales autónomos.
  • Actualiza de forma automática toda la información, con lo que nos libra del farragoso trabajo de actualizar constantemente las hojas de Excel. 

Este programa de gestión documental se ofrece en tres planes distintos: 

  • Essential: Pensado para pequeñas organizaciones de hasta 20 trabajadores, sus tarifas son de hasta 3 € mensuales por cada empleado de la empresa.
  • Business: Es tal vez la modalidad más interesante de este software. Se haya expresamente diseñada para empresas de hasta un máximo de 100 trabajadores, y sus tarifas ascienden hasta los 4 € al mes por cada empleado.
  • Enterprise: Este plan concreto despliega la acusada particularidad de que es enteramente personalizable. Se adapta y escala según las necesidades y exigencias concretas de cada empresa, y asimismo las tarifas se amoldan a ello y al número de trabajadores que se especifique, pues este, de partida, es ilimitado.

3.- OpenKM

OpenKM es un gestor de documentos de código abierto u open source, lo que implica que que su versión básica o de prueba es gratis, y también una mayor versatilidad para su desarrollo e integración. 

Una de sus características más importantes es la gran capacidad para convertir documentos y para catalogarlos de manera automatizada. Así por ejemplo, puede convertir documentos a PDF y comprimirlos, así como aplicarles un reconocedor óptico de caracteres (OCR) para transformarlos en textos editables. 

Además, incorpora un control de versiones de los documentos archivados, con lo que podemos conocer sus sucesivas actualizaciones. Captura de manera automática los metadatos y, de este modo, los hace disponibles para su organización posterior. 

Se estructura en varios módulos diferenciados: 

  • Multiempresa. Se organiza como una instancia o sistema único por cada empresa que emplea el programa. Ello posibilita el que varios clientes personalizados puedan trabajar en el mismo entorno, y así compartir el coste del servidor, al igual te los costes de estructura y mantenimiento del personal.
  • Códigos de barras. Incluye un módulo para identificar y leer estos códigos, incluyendo, por supuesto, los códigos QR. A ello hay que añadir que la propia estructura de plugins de OpenKM permite integrar nuevos formatos de estos códigos en el propio sistema.
  • Archivo de emails. Emplea el propio repositorio de gestión documental como sistema para el almacenamiento masivo de mensajes de correo electrónico. Con ello, aporta diversas ventajas, tales como la posibilidad de recuperar los mails perdidos o borrados, registrar la auditoría, preservar la propiedad intelectual e industrial, etc.
  • Factura electrónica. Este módulo extrae las facturas electrónicas en formato XML, y además permite firmarlas digitalmente, descargarlas en PDF, y enviar notificaciones.
  • CMIS (Content Management Interoperability Services). Este módulo en concreto incorpora el estándar abierto CMIS, que permite interoperar diferentes sistemas de gestión por medio de Internet. Así podemos trabajar con diversos y variopintos repositorios de datos, y trasladar la información, publicarla y buscarla de unos a otros, utilizarla en aplicaciones colaborativas, etcétera.
  • Apps. Incorpora variadas aplicaciones para diferentes usos: Sincronización de carpetas locales, extensión de las funcionalidades del paquete ofimático Microsoft para interactuar con OpenKM, así como firma electrónica, captura de imágenes, escaneo, impresora virtual, y edición rápida de documentos.
  • Criptografía.
  • Motor de workflow integrado. Automatiza el flujo de trabajo establecido.
  • Motor de generación de informes. Puede generar estos de forma automatizada una vez introducidos los datos en el sistema.
  • Gestión de Tareas y Calendario.
  • Marca de agua. Igualmente, puede generarlos de forma automática, y con ello contribuir a la identificación y protección del documento y de la propiedad corporativa, intelectual e industrial.

¿Qué beneficios posee este programa? 

Entre las múltiples ventajas de este software, podríamos destacar las siguientes: 

  • Su automatización de diversas tareas posibilita el trabajar a gran velocidad.
  • Trabaja fluidamente y con variadas herramientas sobre la creación, edición, e interoperabilidad de los documentos.
  • Su control de versiones y su completa auditoría son idóneas para el control de todo el flujo de trabajo y de los documentos generados en sus sucesivas etapas.
  • Integra y lee fácilmente cualquier formato de código de barras, y almacena ordenadamente toda la información al respecto.
  • Puede integrarse fácilmente con otras muchas aplicaciones, tales como el paquete Microsoft Office o el CRM (software de gestión empresarial) Vtiger, entre otras.
  • Además de la captura automática de metadatos y del reconocedor óptico de caracteres (OCR), incluye asimismo un reconocedor óptico de marcas (OMR), que puede reconocer marcas gráficas en documentos, como puedan ser marcas en casillas de encuestas, evaluaciones, formularios, etc. 

Es una solución de fácil uso, y además muy recomendada para empresas que deseen mejorar su productividad, optimizar sus relaciones con los clientes, interactuar mediante actividades compartidas, y ahorrar tiempo, sobre todo mediante un ciclo de ventas más rápido y breve. 

Se implanta con facilidad, en menos de un mes. Puede implementarse en diversos sistemas operativos, sea en el entorno Windows, Mac, Linux, Android, iPhone, iPad, o en la nube. 

Es fácil de integrar con otras soluciones, y sus precios de implantación oscilan entre los 501 y los 1.000€, si bien varían según la envergadura de la organización empresarial, y asimismo los costes de mantenimiento suelen rondar los 250€ anuales.

4.- Alfresco

Alfresco es otra solución de gestión documental de código abierto. Con ello, favorece la creación y programación de nuevas funcionalidades. Se trata de un producto destinado fundamentalmente a empresas medianas o grandes

Puede implementarse en la nube, localmente, o en ambos lugares de forma híbrida. Entre sus características más relevantes, podemos destacar:

  • Un potente motor de búsqueda, que incluye filtros y sugerencias instantáneas de búsqueda, con lo que agilizan esta de forma más que considerable, y permiten recuperar resultados de forma igualmente rauda. 
  • Se organiza en un sistema de carpetas inteligentes, que se agrupan en función de su naturaleza, y no meramente de su lugar de almacenamiento.
  • Es un software de arquitectura abierta que no requiere de una curva de aprendizaje para su utilización y acceso. Es más: Se puede acceder a él desde cualquier tipo de dispositivo y desde aplicaciones comunes, tales como Outlook, Google Docs, Office, Google Drive, etc. Asimismo, puede integrarse fácilmente con estos, así como con programas tales como Salesforce, AutoCAD, etc. 

Existen varias versiones de este software: 

  • Alfresco Community Edition. Se trata de la versión básica y gratuita de este gestor de documentos. Los desarrolladores pueden participar y colaborar a través de foros, para así compartir y corregir fallos, y avanzar en la mejora de las características del programa. Ofrece una fácil y eficiente gestión documental, pero en esta versión, carece de soporte técnico, de garantías, de sincronizaciones con otros sistemas, y de integración con otros softwares propietarios.
  • Alfresco One. Maneja y sincroniza el contenido alojado en el propio servidor de la empresa con el contenido alojado en la nube. Se trata, pues, de una gestión híbrida. Ofrece variadas opciones de integración con software propietario. Así, puede conectarse con programas y aplicaciones tales como el paquete ofimático Office, CRMs diversos, el software de colaboración empresarial SharePoint, el software para negocios SAP, y un largo etcétera.

Alfresco one consta, a su vez, de dos ediciones distintas:

  • Edición Departmental: Especializada, sobre todo, en solventar problemas de departamentos empresariales, o bien de empresas poco exigentes o de tamaño relativamente modesto. Es la edición más asequible de este software, pero presenta importantes limitaciones, principalmente en el horario del servicio técnico.
  • Edición Enterprise: Especializada en solucionar de forma rápida, y potente los problemas de organizaciones empresariales de cierta envergadura. Incluye un soporte técnico de 24 horas, y asimismo una capacidad de almacenamiento en la nube de 1 TB, entre otras ventajas comparativas. 

¿Qué beneficios aporta este software?

Las ventajas de este programa podrían resumirse así: 

  • Puede llegar a incluir hasta 1.000 usuarios conectados en la versión Alfresco one, y hasta 50 usuarios en la versión en la nube.
  • En determinadas versiones, puede conectarse con múltiples programas, incluyendo Amazon, lo que supone un gran beneficio para las empresas y autónomos que trabajen con un ecommerce.
  • Agrega continuamente nuevas funcionalidades.
  • Posee una versión gratuita para desarrolladores y entornos pequeños.
  • Amplia gama de opciones de foros de soporte y de resolución de cualquier duda. 

Sin embargo, los precios de Alfresco no son los más apropiados para pequeñas organizaciones y autónomos. Un CPU con servicio para 100 usuarios alcanzaría un coste de alrededor de 48.000€. No obstante, hay que puntualizar que se trata de una solución más barata que otras similares para medianas y grandes empresas.

5.- OpenText Content Suit Platform

Es una de las más conocidas soluciones de software para la gestión de documentos en empresas. 

Su tiempo de implementación varía en función de factores muy diversos: el sector al que pertenezca la empresa, los requerimientos de está en relación con si cotiza en bolsa o no, si se trata de organismos públicos o privados, nivel de seguridad, tipo de empresa… 

Sea como fuere, el tiempo de implementación de este programa no puede considerarse rápido: En pequeñas y medianas empresas abarca seis meses, y en grandes organizaciones puede llegar a tardar hasta un año. 

OpenText Content Suit Platform incluye dos herramientas para la gestión de contenidos documentales: 

  • OpenText Content Server: Es la versión más básica. Puede ubicarse tanto en el servidor de la empresa como en la nube. Incluye gestión de documentos, workflow, motores de búsqueda, y recuperación de la información.
  • OpenText Content Suite: Constituye un desarrollo de la herramienta mencionada. Se puede personalizar con diversos módulos complementarios, ello en función de las necesidades y exigencias específicas de cada empresa. 

OpenText Content Suite se vértebra en los siguientes módulos: 

  • Content Server: El módulo más básico.
  • Records Management: Se trata de una solución de gestión eficiente de los registros y formularios empresariales. Ello posee particular importancia en sectores como el sanitario o el jurídico.
  • Enterprise Connect: Interfaz que facilita el manejo de contenidos, aplicaciones y procesos.
  • Archive Server: Servidor de archivo expresamente ideado para gestionar el ciclo de vida de los documentos, ellos siguiendo los protocolos y normativas archivísticos.
  • Imaging Enterprise Scan: Permite la captura e indexación desde fax, escáner y correo electrónico. Permite digitalizar archivos de forma automatizada.
  • Tempo Box: Ideado para compartir información de manera segura con personas ajenas a la organización empresarial. 

¿Cuáles son las ventajas de este programa? 

De OpenText Content Suit Platform podemos destacar los siguientes beneficios

  • Incluye aplicaciones para gestión de contenidos, gestión de archivos, capturas, archivo, soluciones de correo electrónico, etc.
  • Puede integrarse con aplicaciones como Microsoft SharePoint, Oracle E-Business Suite, Soluciones SAP, Google Apps for Work…
  • Puede incluir una solución para conectar el repositorio documental a dispositivos móviles, lo que hace posible trabajar desde fuera de la oficina. 

Los precios varían en función del número de usuarios que utilicen este software. El precio de las licencias abarca desde los 175 € de las versiones más básicas, cómo es el caso del OpenText Tempo Box, hasta los 1.650 € de la licencia de OpenText Content Server 10. A ello cabe agregar los costes de mantenimiento.

¿Qué Document Management System (DMS) para empresas es el más recomendable?

Entre los 5 programas de gestión documental incluidos en nuestro artículo, algunos podrán adaptarse mejor a tus exigencias en función de que seas una pyme o un autónomo.

Mejores programas de facturación para autónomos

Para gestionar tus documentos de autónomo, fundamentalmente los referentes a facturas, IVA e IRPF, te recomendamos Quipu, que incluso incorpora un asesor certificado para revisar tus documentos y ayudarte a agilizar tus trámites legales, así como a cumplir con tus obligaciones contables con la regularidad exigida. 

Sí esas últimas funciones ya las tienes delegadas en una gestoría administrativa, entonces es más recomendable algún software como OpenKM

Mejores programas de facturación para pymes

Para medianas empresas, y adaptando versiones y escala a la organización de que dispongas, es muy aconsejable Alfresco One, o bien Factorial en sus versiones Business o Enterprise. 

Si, por el contrario, tu organización empresarial es de hasta 50 trabajadores, Quipu es más recomendable, e incorpora todas las funcionalidades necesarias para la gestión documental en la pequeña empresa, incluyendo digitalización y securización de los documentos. 

Esperamos que este artículo os haya resultado útil e interesante para elegir un buen programa de gestión documental, y os invitamos a dejar comentarios contándonos vuestras experiencias con estos programas.

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