Los 5 mejores programas de gestión documental

Contar con un software de gestión documental o DMS (Document Management Software), es un aspecto clave para garantizar una organización efectiva en cualquier empresa. Este tipo de tecnología nos permite almacenar y administrar todos los archivos relevantes de la organización de forma segura y ordenada.

Por eso, hemos querido analizar distintas soluciones para seleccionar las que ofrecen mejores prestaciones para autónomos, pymes y microempresas. En este artículo profundizaremos en sus características principales y veremos qué aspectos debe tener un programa de gestión documental, para ayudarte a elegir el que mejor se adapta a tu negocio.

Tabla comparativa de los mejores software de gestión documental

¿Qué debe tener un programa de gestión documental?

Un software de gestión documental es una herramienta informática que nos ayuda a organizar cualquier documento para evitar duplicidades de trabajo, ahorrar tiempo y optimizar la productividad, entre otras cuestiones.

Esto es especialmente importante si tenemos en cuenta la ingente cantidad de material que se produce en el día a día de las pymes y autónomos, ya sea por la digitalización de documentos o por su generación electrónica. De hecho, es muy frecuente que al recopilar, utilizar o guardar documentos, estos resulten finalmente difíciles de localizar o incluso se pierdan para gestiones posteriores, entorpeciendo los flujos de trabajo.

Para que cumpla su función correctamente, un software de gestión documental debería tener una serie de características que nos ayuden precisamente a reducir la carga de trabajo y a ahorrar tiempo. Estas son las más importantes:

• Diferentes métodos de almacenamiento: lo idóneo es que permita varias formas de conservar los documentos, como por ejemplo en la nube y en los servidores y ordenadores de la empresa y/o los usuarios.
• Gestión de la accesibilidad: un aspecto fundamental para establecer qué usuarios pueden acceder a los documentos, gestionarlos y compartirlos de forma segura.
• Migración de los datos: un software de gestión documental debe garantizar la migración de un gran volumen de datos, tanto si decidimos exportarlos a otro sistema como importarlos.
• Carga masiva de documentos: precisamente en relación con el punto anterior, es necesario que un programa de estas características nos permita subir archivos de distintos tamaños de forma ágil y sencilla.
• Protocolos de seguridad: es imprescindible que cuente con los últimos estándares de seguridad para garantizar la privacidad de los datos. Por ejemplo, a través de métodos de cifrado, encriptación, autenticación o la creación automática de copias de seguridad.
• Categorización y revisión de la información: es necesario que un programa de gestión documental facilite un sistema adecuado para estructurar y organizar los documentos, por ejemplo por etiquetas, por fecha de inclusión o por propietario.
• Conectividad con otros programas: es conveniente que facilite la integración con distintos sistemas y aplicaciones como pueden ser el correo electrónico o soluciones como un software de control de gastos de empresa.
• Digitalización, edición y conversión: es clave que disponga de la tecnología necesaria para convertir documentos en papel a una versión digital. Del mismo modo, es necesario que facilite una edición ágil de los documentos y ofrezca la posibilidad de conservarlos en distintos formatos.
• Interfaz de usuario e implementación: una interfaz sencilla e intuitiva es fundamental para ahorrar tiempo en la gestión de cualquier documento. De igual modo, su implementación no debería plantear ninguna dificultad.
• Adaptabilidad por volumen: que disponga de distintos planes de almacenamiento, sobre todo si decidimos escalar nuestro negocio. De hecho, algunas soluciones son más indicadas para grandes y medianas empresas, mientras que otras lo son para pequeñas y autónomos.

¿Cuáles son los mejores softwares de gestión documental?

Tras haber probado distintas herramientas, hemos seleccionado las 5 soluciones que consideramos son las mejores para la gestión documental. Para ayudarte a decidir cuál se ajusta más a lo que buscas, hemos detallado sus características y funcionalidades principales, los puntos fuertes a destacar y el nivel de complejidad que tiene cada una.

1. Quipu

Quipu es un programa de facturación y gestión documental en la nube diseñado para autónomos y pymes. Nos ofrece una serie de funcionalidades orientadas a simplificar la gestión administrativa y contable de una empresa.

En lo que se refiere a la gestión documental, este software nos permite digitalizar y almacenar de forma segura todo tipo de documentos en la nube y acceder a ellos siempre que lo necesitemos.

Lo que nos gusta

• Uno de los aspectos más notables de Quipu es que permite un almacenamiento ilimitado, por lo que no hay que preocuparse por la cantidad de espacio disponible.
• Con Quipu es posible acceder a los archivos desde cualquier dispositivo, como por ejemplo un ordenador, la tablet o el teléfono móvil. Esto ahorra una gran cantidad de tiempo a la hora de localizar documentos en cualquier momento y lugar.
• Otra de sus ventajas es la seguridad que ofrece, ya que cumple con los mismos protocolos de encriptación que usan los bancos (SSL 265) y con el RGPD. Esto garantiza un alto nivel de seguridad y privacidad para los documentos. Además, permite configurar los accesos para decidir quién puede usarlos.
• Quipu también permite digitalizar los documentos, es decir, pasarlos del formato papel al digital. Para ello, utiliza la tecnología OCR (Optical Character Recognition), que reconoce gracias a la IA los caracteres de cada documento con sólo fotografiarlos. En menos de 24 están totalmente procesados.
• Otra cuestión a destacar es que los documentos se pueden organizar por carpetas en la nube, ya sea por cliente, proveedor o como mejor se adapte a tu negocio.
• También son muy útiles sus filtros para localizar los documentos y encontrarlos más rápido. Por ejemplo por ingresos, gastos o proyectos específicos.
• Por último, su app móvil es realmente útil porque permite la captura y carga de documentos de forma muy rápida y sin fallos técnicos.

2. Factorial

Factorial es un software de gestión documental muy indicado sobre todo para pymes. Es fácil de utilizar y abarca funcionalidades muy variadas que pueden gestionarse de forma centralizada.

Su registro inicial es totalmente gratis, pero posteriormente es necesario elegir el plan que mejor conviene a las necesidades cotidianas de nuestra empresa. Cada uno viene con sus tarifas correspondientes.

Lo que nos gusta

• El software de Factorial está situado en la nube, por lo que se puede acceder a esta solución y a los documentos que podemos almacenar en ella desde cualquier lugar y dispositivo: ordenador, móvil, tablet, etc. Esto es especialmente relevante para empresarios y autónomos que teletrabajan.
• Nos permite organizar los documentos laborales de los empleados y crear carpetas específicas. También podemos organizar y almacenar cualquier documento fiscal y tributario, así como las facturas.
• Otro de los aspectos que nos gustan de Factorial es su interfaz, fácil e intuitiva que hace muy cómodo su uso y la gestión de documentos.
• Su fácil implementación es otro factor a resaltar, ya que en pocos minutos se puede comenzar a trabajar con esta herramienta. Esto ahorra una gran cantidad de tiempo y simplifica la gestión de los archivos.
• Por otro lado, permite una estructura temática de los documentos a través de distintas pestañas como por ejemplo la de empleados, con toda la información de los trabajadores, o la de desempeño, con las distintas encuestas y evaluaciones.
• También podemos hacer un seguimiento de la presencialidad con las pestañas de control horario y de calendario para conservar los fichajes, descargar resúmenes mensuales y acceder al histórico de ausencias o a las altas y bajas médicas.
• Los empleados pueden subir archivos y hacerlos visibles para sus managers y el área de Recursos Humanos, con la posibilidad de crear flujos de aprobación.
• Por último, con la app móvil es posible acceder a todas las carpetas y subir documentos, descargarlos o incluso compartirlos.

3. OpenText

OpenText es una de las soluciones de software más conocidas para la gestión de documentos, sobre todo para empresas. El tiempo de implementación varía considerablemente según el tipo de organización que sea, el sector al que pertenezca o si es pública o privada, entre otros aspectos.

Para pequeñas y medianas empresas su puesta en marcha puede tardar hasta seis meses, mientras que en las de gran tamaño incluso hasta un año. Aún así, hemos querido incluirla en este listado por ser una de las soluciones más completas del mercado y por las ventajas que ofrece.

Lo que nos gusta

• OpenText actúa como una multiplataforma de gestión de contenidos, con distintas soluciones como OpenText Extended ECM (Enterprise Content Management), diseñada para empresas; OpenText Documentum, para gestionar contenidos de gran volumen y OpenText Core que funciona en la nube.
• OpenText tiene un alcance multisectorial, ya que sus soluciones se adaptan a distintas industrias como automoción, banca, seguros, legal o sanidad, entre otras.
• La versión de OpenText Extended ECM se integra con aplicaciones como SAP, Microsoft 365, Salesforce y SAP SuccessFactors, facilitando la interacción entre los equipos y la gestión de la empresa en su conjunto.
• La captura y extracción de información también es muy avanzada y cuenta con distintas soluciones para digitalizar y procesar documentos empresariales gracias a la IA. También automatiza la clasificación de datos en la nube a través de la tecnología OCR y procesa documentos entrantes de SAP ECC y S/4HANA.
• OpenText también procesa los datos y genera informes para agilizar la evaluación de casos (Early Case Assessment); algo especialmente útil en el ámbito jurídico. También es capaz de procesar y organizar información compleja relativa a este sector, como documentos legales confidenciales.
• Su archivo de información permite cumplir con las normativas archivísticas, los protocolos del área de TI (Tecnología de la Información) y de migraciones a la nube.
• La visualización y transformación de documentos también es reseñable, ya que ofrece varias opciones para editar y tratar los archivos de forma ágil y estructurada.

4. OpenKM

OpenKM es un gestor de documentos de código abierto u open source, lo que implica que su versión básica o de prueba es gratis y además ofrece una mayor versatilidad para su desarrollo e integración.

Aunque a priori puede parecer una solución algo compleja, lo cierto es que su uso es bastante sencillo y abarca todo el ciclo de vida de los documentos: desde su creación hasta la distribución, pasando por su almacenamiento y revisión.

Lo que nos gusta

• Una de las características más importantes de OpenKM es su gran capacidad para convertir documentos y catalogarlos de manera automatizada. Por ejemplo, es capaz de transformar documentos a PDF, comprimirlos o aplicarles un reconocedor óptico de caracteres (OCR) para transformarlos en textos editables.
• También realiza una captura automática de metadatos para conocer las sucesivas actualizaciones de los documentos y organizarlos posteriormente. Así, es capaz de generar informes a partir de la lectura de los datos.
• Al tratarse de una solución multiempresa, puede ser utilizada por varias organizaciones o clientes que trabajan en un mismo entorno y que pueden acceder a él desde cualquier dispositivo. Esto supone un gran ahorro de costes y facilita la colaboración.
• Ofrece también un lector de código de barras en varios formatos, incluyendo por supuesto el código QR. Su estructura de plugins nos da la opción de integrar nuevos formatos en el propio sistema.
• También permite el archivo masivo de correos electrónicos con las ventajas que eso supone, como recuperar los mails perdidos o borrados o preservar su propiedad intelectual.
• Su módulo de factura electrónica, extrae las facturas en formato XML y permite firmarlas digitalmente, descargarlas en PDF y enviar notificaciones.
• Otras opciones muy interesantes son la posibilidad de añadir marcas de agua a los documentos, firmar archivos electrónicos o encriptar cualquier archivo para una mayor privacidad.
• Se integra con otras aplicaciones como Microsoft Office o Vitger para diferentes usos como la sincronización de carpetas locales, la captura de imágenes, el escaneo o la impresión virtual.
• El módulo de CMIS (Content Management Interoperability Services) permite interoperar entre diferentes sistemas de gestión a través de Internet. Esto facilita el trabajo con distintos repositorios de datos o su uso en aplicaciones colaborativas.
• Por último, queremos destacar su fácil implementación, ya que en menos de un mes podemos tenerlo operativo en entornos Windows, Mac, Linux, Android, iPhone, iPad o en la nube.

5. Alfresco

Finalmente hemos incluido en este listado la herramienta de Alfresco: otra solución de gestión documental de código abierto. Se integra bajo el paraguas del software Hyland y permite la programación de nuevas funcionalidades y su creación. Está diseñada sobre todo para grandes y medianas empresas.

Su tecnología está basada en la nube, lo que permite la conservación de un amplio volumen de datos y facilita el acceso a los documentos desde cualquier dispositivo.

Lo que nos gusta

• El software de gestión documental de Alfresco realiza una extracción de la información automática de los documentos y una lectura de metadatos para generar informes y reportes de forma sencilla.
• Tiene unos altos estándares de protección para asegurar la conservación de los documentos a largo plazo. Esto es especialmente relevante para entornos regulados, organismos públicos o cuando es necesario realizar auditorías.
• El programa puede sincronizarse con archivos del escritorio y del repositorio, a través del servicio web. De esta forma, podemos ganar en agilidad al trabajar con documentos en diferentes ubicaciones.
• Permite cambiar el formato de los archivos, incluyendo el conjunto de opciones de Microsoft Office para convertir cualquier documento a PDF.
• Otra cuestión interesante es el tratamiento y la gestión de medios digitales, como vídeos o imágenes, de manera centralizada con la posibilidad de modificarlos y añadir comentarios, entre otras acciones.
• Al tratarse de un software que funciona con API y estándares abiertos, puede personalizarse en base a las necesidades de cada negocio. Eso sí, se necesitan los conocimientos de programación necesarios para su manipulación.
• Alfresco cuenta con un servicio de autenticación del usuario bastante potente con distintos proveedores de identidad, lo que permite configurar los accesos y mejorar la protección de los documentos.
• Esta solución se integra con distintas aplicaciones como Slack, Salesforce, SAP, SAP Cloud, Microsoft 365, Microsoft Teams, Microsoft Outlook, Microsoft Office o Google Docs, favoreciendo la colaboración entre los empleados.
• Por último, queremos destacar el HUB de Alfresco en el que los usuarios pueden interactuar y resolver dudas; algo muy útil para compartir experiencias y sacar más provecho a la herramienta.

En definitiva, elegir el mejor software de gestión documental, es una tarea que requiere de un análisis pormenorizado de las distintas opciones del mercado. Para dar con la que mejor se adapte a nuestro negocio, es importante identificar las necesidades que se tienen y aprovechar las soluciones que realmente se vayan a utilizar.

En cualquier caso, esperamos que este artículo te haya resultado interesante y útil para elegir un buen programa de gestión documental, y te invitamos a dejar tus comentarios contándonos tus experiencias con estas soluciones.