Pasos para hacer un presupuesto profesional que te ayudará a vender tus servicios.

Definición: Qué es un presupuesto

Un presupuesto es uno de los documentos más importantes para autónomos y empresas a la hora de vender productos o servicios. En muchos casos es el primer contacto entre un profesional y un posible cliente, por lo que hace las funciones de una carta de presentación.

Por este motivo es tan importante la presentación como la información que incluímos. Puede ser decisivo a la hora de cerrar una venta. Un uso incorrecto de este documento puede hacernos perder un cliente.

Por todos es sabido que el precio juega un papel principal en el proceso de decisión de compra de nuestro cliente, pero con un buen presupuesto podemos dotar de valor añadido a nuestros productos o servicios, mostrando así todo nuestro expertise.

Presupuesto: Concepto y clases

Los presupuestos pueden dividirse en varias clases según su finalidad. Os dejamos los más habituales.

Presupuestos rígidos o estáticos

Este tipo se realiza para un único nivel de producción o actividad. Se basan en situaciones predefinidas que toma como referencia para evaluar los resultados. Una vez se ha elaborado, no admite ajustes aunque la situación cambie. Este tipo de presupuestos es habitual cuando se trata de una empresa que puede estimar dentro de unos límites fijos.

Presupuesto variables o flexibles

Se elaboran para actividades más variadas y sí admiten variaciones para adaptarse alas nuevas circunstancias.

Presupuestos a corto plazo

En función del tiempo que cubran, tenemos los presupuestos de corto plazo que se planifican para cumplir el ciclo de operaciones de un año o menos.

Presupuesto a largo plazo

En este tipo de presupuestos se ubican las grandes empresas.

Presupuesto de producción

Es el más empleado y se vincula a los presupuestos de compraventa. Su misión es calcular cuánto costará fabricar una cantidad de productos que la empresa prevé vender.Por tanto, sirve para alcanzar un equilibrio entre lo que se produce y lo que se vende. En este presupuesto recogeremos cuántas unidades se deben fabricar para cubrir las ventas previstas.

También existen otros formatos de presupuesto como el caso de la factura proforma que también podemos utilizar.

Datos que debe incluir un presupuesto

Elementos básicos que incluiremos en nuestro presupuesto.

1. Datos de la empresa o del autónomo

Tendremos que incluir obligatoriamente el nombre y los datos fiscales, es decir, el NIF en caso de ser un autónomo, o el nombre y CIF junto con el domicilio social si se trata de una empresa. Es importante incluir esto para que quede bien especificado quién emite el presupuesto y quién va a realizar el servicio.

2. Datos del cliente

En este punto añadiremos los datos del cliente al que enviamos el presupuesto de nuestros servicios. Igual que hemos hecho en el punto anterior, haremos constar el NIF o CIF del cliente y el domicilio social. Es aconsejable también los datos de contacto.

3. Descripción del servicio

Es decir, una descripción detallada del trabajo que va a realizarse enumerando las diferentes acciones que se van a llevar a cabo. O en caso de la venta de productos, un listado de todos ellos.

Lo más recomendable para hacer una descripción lo más detallada posible y evitar malentendidos es ir desglosando por partes y agrupar los elementos que sean de la misma naturaleza.
crea facturas presupuestos
4. Precio desglosado y precio total

El punto más importante de un presupuesto es el precio que va a tener que abonar el cliente en caso que contrate tus servicios o compre tus productos. En esta parte indicaremos el precio desglosado: la base imponible, que es la suma de los conceptos sin IVA, el tanto por ciento de IVA que se le aplica y finalmente el importe total del presupuesto, que sería el resultado de la suma de la base imponible aplicando el IVA.

Si tienes dudas sobre los tipos impositivos, te dejamos la guía del IVA para autónomos para que puedas consultarla.

5. Fecha de finalización

Indicaremos la fecha límite que tendrá el presupuesto. Esto sirve para que el destinatario del presupuesto sepa el plazo de tiempo que tiene para aceptar o no las condiciones.

6. Formas de pago

Si se trata una cuantía elevada o es necesaria la compra de materiales para poder dar el servicio, es habitual indicar el requerimiento de anticipos para su adquisición.

En este apartado indicaremos, además, el medio de pago. Puede ser por transferencia, ingreso bancario o efectivo.

Cómo hacer un presupuesto con Quipu

Como habrás visto, existen multitud de presupuestos y no siempre es una tarea sencilla. Por ello, en Quipu puedes generar tantos presupuestos como quieras y de una forma muy sencilla y rápida. Te explicamos los pasos para ello. ¿Preparado?

1. Entrar en Quipu

Dentro de tu cuenta, tanto en el dashboard como en la sección de ingresos, tienes la funcionalidad “+ Emite un presupuesto”. Clicaremos para empezar.

2. Información del presupuesto

Aquí tenemos todos los campos que tendrás que rellenar como hemos dicho anteriormente. En la casilla correspondiente al número del presupuesto tendremos el prefijo que hemos creado en la configuración de nuestra cuenta y ya nos aparecerá de forma automática (Pres-XXXXX) y el número del presupuesto, es este caso, el 16. Cuando generes un presupuesto por primera vez, le tendrás que dar un número, por ejemplo, el 1. A partir de este primero, todos los demás continuarán esta númeración. Tu no tendrás que hacer nada más.

Y modifica, si quieres, la fecha de creación del presupuesto. Por defecto te dará la fecha de hoy, del día en que lo creas.

Para completar los datos de tu cliente, si es un habitual, los datos estarán guardados. Pero en caso de que se trate de un cliente nuevo, completarás los campos y se guardarán para un próximo presupuesto que le emitas al mismo cliente. También podrías introductir todos tus clientes en la sección “Contactos” del menú lateral.

3. Conceptos productos/servicios

Llegados aquí, pasamos a desglosar el presupuesto con tantos productos o servicios como quieras. Solo tendrás que clicar en “Añadir Concepto”. Y en cada uno de ellos, el desglose de importes: la base imponible sin impuestos, cantidad de productos, descuentos en caso que apliquemos alguno, IVA aplicable a este concepto y el IRPF que también apliquemos.

Para saber si tienes que aplicar retención de IRPF, puedes consultar todos los supuestos aquí, ya que será diferente en el caso de autónomos y empresas.

En “Notas para el receptor” podremos añadir comentarios u otra especificación sobre la forma de pago, incluso el número de cuenta. Y el apartado “Etiquetas” nos permitirá clasificar la información para poder localizarla rápidamente. Podrás visualizarlo para comprobar cómo queda y por último, crearlo.

Cuando ya lo tenemos, lo buscaremos en el apartado de ingresos y podremos enviarselo a nuestro cliente. Y lo mejor de todo es que podrás convertir el presupuesto en una factura con un solo clic cuando te lo acepten y poder registrar esta operación en tu facturación.

Mucho más fácil y rápido que hacerlo de forma manual, ¿no crees?

Pues no dejes de probar gratis el programa de facturación de Quipu ¡y crea presupuestos y facturas ilimitadas! Si tienes más preguntas sobre cómo podemos ayudarte en la gestión de tu negocio, solicita una demo y te resolveremos todas las dudas.

Laura de Quipu
Especialista en Redes Sociales y Contenido. Graduada en Publicidad y RRPP ha acabado su máster en SEO para despuntar entre las SERP.