Los rendimientos de actividades económicas que obtienen los autónomos por el ejercicio de su profesión se declaran a través del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF). A diferencia de los asalariados, quien trabaja por cuenta propia puede elegir en ciertos casos cual será su forma de declarar, escogiendo entre un régimen u otro.
Por eso, podemos hablar de gastos deducibles en estimación directa que no están disponibles cuando se aplica otro régimen como el de estimación objetiva. Este es un tema complejo que puede generar algunas dudas, y nuestro objetivo es resolverlas todas a través de este artículo.
En este artículo aprenderás:
- ¿Qué entendemos por gastos fiscalmente deducibles?
- ¿Qué requisitos debe cumplir un gasto para ser deducible en estimación directa?
- Principales gastos deducibles en estimación directa
¿Qué entendemos por gastos fiscalmente deducibles?
Por su actividad el autónomo obtiene unos ingresos, que es precisamente el objetivo por el que la lleva a cabo. Pero también tiene que asumir una serie de gastos como el pago de comisiones a su banco por usar un datáfono para aceptar pagos con tarjeta de sus clientes, o la compra de material de oficina.
A fin de conseguir una tributación más justa, existen una serie de gastos fiscalmente deducibles. Se trata de partidas que los autónomos se pueden descontar de sus ingresos, para ajustar así el pago de impuestos.
Cuando a los ingresos totales les restamos los gastos deducibles, lo que obtenemos es el rendimiento neto, que es el por el que hay que tributar cuando se trabaja por cuenta propia.
¿Qué requisitos debe cumplir un gasto para ser deducible en estimación directa?
Hacienda es bastante restrictiva cuando se trata de aceptar deducciones, así que conviene actuar siempre con precaución en esta materia. Por lo que respecta a los autónomos que están dados de alta en el régimen de estimación directa normal, sus gastos deben cumplir tres requisitos para poder ser deducibles en el IRPF:
Vinculación directa con la actividad económica
Quien trabaja por cuenta propia y se sujeta al régimen de estimación directa no puede deducir todos los gastos que realiza en su día a día, solo aquellos que tengan una vinculación directa con su actividad económica. Dicho de otra manera, esos que son necesarios para poder trabajar.
En base a este requisito, el café que el autónomo se toma todos los días en la cafetería que hay al lado de su negocio no es un gasto deducible. Pero sí lo serían las facturas de los suministros consumidos en su establecimiento (luz, agua, etc.).
1. Justificación documental
No basta con que el autónomo diga que ha hecho el gasto, tiene que poder justificarlo mediante un documento válido. Lo más habitual es la factura, pero en ciertos casos se admiten otros como el extracto bancario que demuestra el cobro de la cuota de la Seguridad Social.
El derecho de la Administración Tributaria para liquidar y exigir el pago de deudas prescribe a los cuatro años. Así que es imprescindible guardar esos documentos que justifican los gastos durante ese mismo período, por si Hacienda lleva a cabo una comprobación o una inspección.
2. Registro en la contabilidad
A pesar de tener los documentos que acreditan el pago, para que los gastos deducibles en estimación directa sean aceptados, estos deben haberse registrado debidamente en la contabilidad del autónomo y en los libros-registro que esté obligado a llevar.
Principales gastos deducibles en estimación directa
Todos los gastos que se ajusten a los tres requisitos que acabamos de ver se pueden deducir. Pero vamos a repasar algunos de los más comunes para que no quede ninguna duda:
Gastos del personal
Si el autónomo es empleador y cuenta con trabajadores contratados, se puede deducir todos los gastos asociados con los mismos. Esto incluye los salarios, las horas extraordinarias y el pago en especie entre otros conceptos.
Pero también otros gastos de personal que no están vinculados directamente con el sueldo y el salario, como los relacionados con la formación del personal y las aportaciones a los planes de pensiones de los empleados.
Cotizaciones a la Seguridad Social
El pago de las cuotas de cotización a la Seguridad Social es una obligación ineludible para el autónomo. De hecho, si no abona estos cargos, puede verse privado de algunos de sus derechos, como el acceso a la pensión por jubilación, hasta que no salde su deuda.
Por suerte, las cotizaciones a la Seguridad Social son gastos deducibles en estimación directa. Como también lo son los seguros sociales que el autónomo empleador abona por los trabajadores que tiene contratados.
Arrendamientos y cánones
Cuando el autónomo necesita alquilar un bien mueble o inmueble para llevar a cabo su actividad, por ejemplo, la oficina desde la que trabaja, tiene derecho a desgravarse las cantidades abonadas a su arrendador. Siempre y cuando el contrato esté a su nombre.
Otro gasto desgravable es el pago de cánones para poder utilizar determinadas patentes, marcas o elementos protegidos por la propiedad industrial.
Gastos de manutención del contribuyente
Es posible deducir los gastos de manutención vinculados al ejercicio de la actividad si son popios del autónomo y de su actividad; se llevan a cabo en un establecimiento de restauración y hostelería; se abonan con un medio de pago electrónico y no se superan los límites establecidos en el Reglamento del IRPF.
Reparaciones y conservación
Son gastos de reparación del inmovilizado aquellos que permiten volver a ponerlo en funcionamiento, con excepción de los gastos de ampliación y mejora. Mientras que son gastos de conservación aquellos que buscan mantener un activo en buenas condiciones para que no pierda su capacidad productiva. En ambos casos es posible hacer la deducción de lo invertido.
Suministros
Es posible deducir el valor total de los consumos de agua, luz, gas, electricidad, telefonía e internet llevados a cabo por el autónomo en su lugar de trabajo.
En caso de tratarse de un profesional que trabaja desde su domicilio, se puede deducir como máximo un 30% del importe de la factura que corresponde al porcentaje de la casa que está utilizando para desarrollar su actividad.
Servicios exteriores
Esta categoría engloba aquellos servicios externos que haya contratado el autónomo por ser esenciales para poder desarrollar su actividad. Por ejemplo, el pago a una asesoría fiscal o a una agencia de marketing.
Aplicar bien los gastos deducibles en estimación directa permite disfrutar de un interesante ahorro fiscal a la hora de declarar el IRPF, así que no olvides descontar de tus ingresos totales estas partidas que hemos señalado, y otras que se ajusten a los tres requisitos marcados por Hacienda.
💡 La solución ideal para gestionar tu negocio
Con el programa de facturación de Quipu conseguirás:
✅ Deducir todos tus gastos: Podrás subir tus gastos desde cualquier lugar con el lector de tickets y facturas y los datos se procesarán automáticamente en menos de 24h.
✅ Evitar errores en tu facturación: Crea facturas con todos los requisitos legales que pide Hacienda y automatiza los cálculos del IVA e IRPF.
✅ Soluciona problemas de liquidez: Controla el estado de tus facturas y anticipa los cobros y pagos futuros para evitar problemas de caja e impagos.
📹 Descubre Quipu en 3 minutos
