Buena parte del día a día del autónomo se centra en la búsqueda de nuevos clientes y en fidelizar a aquellos que ya han confiado en él y han adquirido alguna vez sus productos o servicios. Como cualquier otra actividad, esta genera una serie de gastos y, por ello, en esta ocasión vamos a hablar de los gastos de representación y de la posibilidad de deducirlos en las declaraciones de IVA e IRPF.
En este artículo aprenderás:
- ¿Qué son los gastos de representación?
- ¿Qué dice la Ley sobre los gastos de representación?
- ¿Hay un límite para los gastos de representación?
- ¿Los gastos de representación son deducibles?
- ¿Cómo se contabilizan los gastos de representación?
- Ejemplo de gastos de representación
¿Qué son los gastos de representación?
Tienen tal consideración los gastos que se llevan a cabo con la intención de captar nuevos clientes o proveedores, o de mejorar la relación con los actuales. Lo que se busca con ellos es obtener un beneficio comercial.
No debemos confundirlos con otros tipos de gastos como los suplidos o los gastos de dietas. Son gastos de representación, entre otros, los regalos de empresa, la compra de entradas para un evento para regalarlas a un proveedor, o pagar el alojamiento en un hotel de un cliente.
¿Qué dice la Ley sobre los gastos de representación?
En este caso le tenemos que prestar especial atención a la Ley del Impuesto sobre Sociedades, porque es esta la que regula de forma más extensa los gastos de representación.
Respecto a estos, destaca que son gastos de representación los “gastos por atenciones a clientes o proveedores”. También estable el límite de la deducción.
Aunque la Ley del Impuesto de Sociedades está orientada a la tributación de personas jurídicas, algunos de sus preceptos también son aplicables a los autónomos que han de tributar por el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF), y este es uno de sus casos.
¿Hay un límite para los gastos de representación?
Un autónomo puede dedicar a gastos de representación la cantidad que le parezca más adecuada. Eso sí, lo lógico es presupuestar estos gastos y no rebasar las partidas que se han establecido.
Otra cuestión diferente es la deducción, para la que sí existen límites, como vamos a ver a continuación.
¿Los gastos de representación son deducibles?
En el caso del IRPF, es posible deducir los gastos de representación, siempre y cuando la cantidad deducida no supere el 1% del importe neto de la cifra de negocios durante el período impositivo.
Es decir, que la cantidad total deducida por esta partida no puede superar los ingresos netos (ingresos-gastos) obtenidos durante el ejercicio fiscal (de enero a diciembre). Si los gastos de relaciones públicas superan esa cantidad, lo que exceda de ella no será deducible en ningún caso.
Por lo que se refiere al IVA, la cantidad soportada en concepto de Impuesto sobre el Valor Añadido solo será deducible si se cuenta con una factura que detalle el gasto.
¿Cómo se contabilizan los gastos de representación?
Con independencia del tipo de gasto de que se trate, la normativa tributaria determina qué, para que un gasto se pueda deducir, debe constar debidamente registrado en la contabilidad del autónomo.
Tratándose de gastos de representación, estos se contabilizan en el grupo 6 del Plan General de Contabilidad, relativo a compras y gastos de la actividad. Concretamente, dentro del subgrupo 62. Dentro de él encontramos dos opciones:
- La cuenta 627, en la que se recogen los gastos en publicidad y relaciones públicas.
- La cuenta 629, en la que se recogen otro tipo de servicios.
Ejemplo de gastos de representación
Luisa es una autónoma que tiene un negocio de impresión digital. A lo largo de este ejercicio fiscal ha asumido una serie de gastos de representación para mejorar sus relaciones con sus proveedores y ganar nuevos clientes.
Luisa ha invitado a comer al comercial de su empresa proveedora de filamentos para impresión, a fin de intentar conseguir un trato más favorable y recibir los pedidos antes. Esto le ha costado un total de 75 euros.
Luisa ha adquirido un lote de merchandising compuesto de bolígrafos y llaveros para repartir en una feria comercial. Su coste total ha sido de 500 euros + el 21% de IVA.
Esto debería quedar contabilizado de la siguiente manera:
| 575€ | 500€ – (627) Publicidad, propaganda y relaciones públicas o 75€ – (472) Hacienda Pública, IVA soportado | a | (572) Bancos c/c | 575€ |
En total, Luisa ha invertido 1.375 € en gastos de representación. Como el importe neto de la cifra de negocio de este ejercicio es de 35.000 €, y los gastos de representación exceden del 1% de esa cantidad, lo que se podrá deducir será un total de 350 €.
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