Gastos de representación: qué son y cómo deducirlos

Buena parte del día a día del autónomo se centra en la búsqueda de nuevos clientes y en fidelizar a aquellos que ya han confiado en él y han adquirido alguna vez sus productos o servicios. Como cualquier otra actividad, esta genera una serie de gastos y, por ello, en esta ocasión vamos a hablar de los gastos de representación y de la posibilidad de deducirlos en las declaraciones de IVA e IRPF.

¿Qué son los gastos de representación?

Tienen tal consideración los gastos que se llevan a cabo con la intención de captar nuevos clientes o proveedores, o de mejorar la relación con los actuales. Lo que se busca con ellos es obtener un beneficio comercial.

No debemos confundirlos con otros tipos de gastos como los suplidos o los gastos de dietas. Son gastos de representación, entre otros, los regalos de empresa, la compra de entradas para un evento para regalarlas a un proveedor, o pagar el alojamiento en un hotel de un cliente.

Diferencias entre gastos de representación y gastos de viaje

La diferencia principal radica en el objetivo del desembolso. Los gastos de representación buscan captar o fidelizar clientes y proveedores mediante atenciones comerciales, como invitaciones a comer o regalos de empresa. Por el contrario, los gastos de viaje o dietas están destinados a cubrir la manutención y el desplazamiento del propio trabajador o autónomo para poder llevar a cabo su actividad profesional, sin que intervenga un tercero al que se pretenda agasajar.

¿Qué dice la Ley sobre los gastos de representación?

En este caso le tenemos que prestar especial atención a la Ley del Impuesto sobre Sociedades, porque es esta la que regula de forma más extensa los gastos de representación.

Respecto a estos, a efectos fiscales se corresponden con los «gastos por atenciones a clientes o proveedores» y otros gastos correlacionados con los ingresos. La ley no los identifica como una categoría autónoma distinta de los gastos por donativos y liberalidades, pero su tratamiento viene determinado por la regulación de estos últimos, excluyendo expresamente las atenciones a clientes o proveedores cuando cumplen los requisitos de correlación con la actividad y estableciendo el límite del 1% del importe neto de la cifra de negocios para su deducción.

Aunque la Ley del Impuesto de Sociedades está orientada a la tributación de personas jurídicas, algunos de sus preceptos también son aplicables a los autónomos que han de tributar por el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF), y este es uno de sus casos.

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¿Hay un límite para los gastos de representación?

Un autónomo puede dedicar a gastos de representación la cantidad que le parezca más adecuada. Eso sí, lo lógico es presupuestar estos gastos y no rebasar las partidas que se han establecido.

Otra cuestión diferente es la deducción, para la que sí existen límites, como vamos a ver a continuación.

¿Los gastos de representación son deducibles?

En el caso del IRPF, es posible deducir los gastos de representación, siempre y cuando la cantidad deducida no supere el 1% del importe neto de la cifra de negocios durante el período impositivo.

Es decir, que la cantidad total deducida por esta partida no puede superar los ingresos netos (ingresos-gastos) obtenidos durante el ejercicio fiscal (de enero a diciembre). Si los gastos de relaciones públicas superan esa cantidad, lo que exceda de ella no será deducible en ningún caso.

Por lo que se refiere al IVA, disponer de una factura que detalle el gasto es un requisito formal necesario, pero no suficiente: las cuotas de IVA soportadas en bienes y servicios destinados a atenciones a clientes y a otras liberalidades no son deducibles, con independencia de que exista factura, de acuerdo con los criterios de deducibilidad vigentes en 2026.

¿Cómo se contabilizan los gastos de representación?

Con independencia del tipo de gasto de que se trate, la normativa tributaria determina qué, para que un gasto se pueda deducir, debe constar debidamente registrado en la contabilidad del autónomo.

Tratándose de gastos de representación, estos se contabilizan en el grupo 6 del Plan General de Contabilidad, relativo a compras y gastos de la actividad. Concretamente, dentro del subgrupo 62. Dentro de él encontramos dos opciones:

• La cuenta 627, en la que se recogen los gastos en publicidad y relaciones públicas.
• La cuenta 629, en la que se recogen otro tipo de servicios.

Ejemplo de gastos de representación

Luisa es una autónoma que tiene un negocio de impresión digital. A lo largo de este ejercicio fiscal ha asumido una serie de gastos de representación para mejorar sus relaciones con sus proveedores y ganar nuevos clientes.

Luisa ha invitado a comer al comercial de su empresa proveedora de filamentos para impresión, a fin de intentar conseguir un trato más favorable y recibir los pedidos antes. Esto le ha costado un total de 75 euros.

Luisa ha adquirido un lote de merchandising compuesto de bolígrafos y llaveros para repartir en una feria comercial. Su coste total ha sido de 500 euros + el 21% de IVA.

Esto debería quedar contabilizado de la siguiente manera:

En total, Luisa ha invertido 1.375 € en gastos de representación. Como el importe neto de la cifra de negocio de este ejercicio es de 35.000 €, y los gastos de representación exceden del 1% de esa cantidad, lo que se podrá deducir será un total de 350 €.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es el límite de gastos de representación?

El límite de deducibilidad para los gastos de representación en el IRPF y el Impuesto de Sociedades es del 1% del importe neto de la cifra de negocios del ejercicio fiscal. Cualquier cantidad que supere este porcentaje no se podrá deducir.

¿Cómo tributan los gastos de representación?

Tributan como un gasto deducible en el IRPF o Impuesto de Sociedades, siempre que estén correlacionados con los ingresos y respeten el límite legal del 1%. En cuanto al IVA, aunque es obligatorio contar con una factura completa, las cuotas soportadas en atenciones a clientes y liberalidades no son deducibles.