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Gastos de representación: qué son y cuándo se pueden deducir

Si has llegado hasta aquí buscando información sobre los gastos de representación, te gustará saber que vamos a contarte todo lo que necesitas saber sobre ellos a la hora de deducirlos. ¿Es posible hacerlo? ¿Existen unos requisitos especiales? ¿Cualquier autónomo puede hacerlo?

Sigue leyendo, porque vamos a explicarte cómo podrás ahorrarte una buena cantidad en tributos y, como consecuencia, cómo conseguir una mayor rentabilidad para tu negocio gracias a los gastos de representación.

En este artículo aprenderás:

Qué es un gasto de representación

Los gastos de representación son aquellos que, sin mantener una relación aparentemente estrecha con la actividad económica, se realizan con el objetivo de conseguir nuevos clientes o mantener a los actuales mejorando además la imagen de la empresa para con ellos.

Hablamos de gastos como el hecho de pagar una estancia de hotel a un cliente, invitarle a asistir a un evento o pagarle una comida, actos todos ellos cuyo objetivo a fin de cuentas es el mismo: conseguir un beneficio económico y, a poder ser, a medio/largo plazo. Se trata, por tanto, de gastos en relaciones públicas con personas o entidades que esperamos que inviertan su dinero de un modo u otro en nuestro negocio.

Eso sí, insistimos: un gasto de representación debe estar ligado de forma clara a la actividad económica, ya que las compras propias o a personas ajenas al negocio no pueden deducirse de ningún modo.

gastos representacion

¿Hay un límite para los gastos de representación? 

Sí, existe un límite estipulado por ley para los gastos de representación que conviene tener en cuenta si no queremos llevarnos ningún tipo de disgusto. Concretamente, estos no pueden sobrepasar el 1% del importe neto de la cifra de negocios de ese mismo año fiscal.

Ejemplos de gastos de representación

Tal y como hemos mencionado unas líneas más arriba, los gastos de representación son aquellos que se realizan con el objetivo de generar ingresos para la actividad económica. Esto engloba, por ejemplo, el dinero invertido en agasajar a clientes o proveedores, pero también para promocionar nuestros productos o servicios o incluso los que sean costumbres para con el personal de la empresa.

Algunos ejemplos de gastos de representación son:

  • El pago de estadías en hoteles para clientes.
  • Cursos de formación para los empleados, así como talleres o charlas.
  • Ir a comer con clientes o proveedores con el objetivo de lograr una ventaja económica para nuestra actividad.

¿Los gastos de representación son deducibles?

La pregunta del millón, probablemente una de las que te ha hecho llegar hasta aquí, ¿me puedo deducir los gastos de representación o no?

Pues bien, la respuesta es un ‘sí, pero’. Los gastos de representación sí que son deducibles, pero para ello deben cumplir una serie de requisitos indispensables para que Hacienda no ponga ningún tipo de impedimento a la hora de reducir nuestra tributación de IRPF como consecuencia de ellos.

🔗 Ampliar información: Si quieres saber más sobre qué gastos deducibles: cómo funcionan y sus requisitos.

Requisitos para deducir los de gastos de representación

Aunque son sencillos de asimilar y, por tanto, un alto porcentaje de los autónomos podrá aprovecharse de la deducción en el IRPF de los gastos de representación mediante el modelo 130, es necesario tener en cuenta que todos ellos deben cumplir una serie de condiciones para ser validados por la Agencia Tributaria.

Los requisitos para deducir los gastos de representación son tan solo tres y, además, son de sentido común, ¡pero hay que tenerlos muy claros!

  • Los gastos de representación deben quedar debidamente justificados mediante facturas con validez legal.
  • Los autónomos que quieran deducir sus gastos de representación deben estar dados de alta en el régimen de estimación directa, no en el de estimación por módulos.

Además, los gastos de representación deben quedar debidamente recogidos en los libros de registro de contabilidad del trabajador por cuenta propia.

Basta con respetarlos todos y con presentarlo todo en tiempo y forma para poder ahorrar un buen pellizco en cada declaración trimestral, así que aprovéchate de ello para aumentar la rentabilidad de tu negocio a cambio de muy poco esfuerzo.

Cómo se contabilizan los gastos de representación

Al igual que determina los requisitos para que los gastos de representación sean deducibles en el IRPF, Hacienda marca las pautas a seguir a la hora de contabilizarlos. Concretamente, la Agencia Tributaria determina que dichos gastos de representación deben quedar englobados dentro del Grupo 6 del Plan General de Contabilidad.

Este es el grupo que recoge las compras y gastos de la actividad, por lo que tiene sentido, aunque a su vez debemos clasificarlos en el subgrupo 62, que nos da dos opciones diferentes:

  • La cuenta 627, en la que se recogen los gastos en publicidad y relaciones públicas.
  • La cuenta 629, en la que se recogen otro tipo de servicios.

Preguntas frecuentes a nuestros asesores:

En este apartado vamos a resolver las dudas más frecuentes sobre los gastos de representación a la mano de nuestros expertos, los asesores fiscales.

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¿Cuáles son las diferencias entre los gastos de representación y los gastos de viaje?


Los gastos de representación y los gastos de viaje tienden a confundirse, pero en realidad existen unas diferencias básicas que facilitan su identificación sin lugar a dudas.

En realidad es muy sencillo: los gastos de viaje son los que atañen al propio autónomo o a cualquiera de sus empleados por motivos directamente relacionados con la actividad comercial. Por ejemplo, varias noches de hotel por haber tenido que desplazarse a otra ciudad, o las dietas de manutención para poder comer fuera de su domicilio. 

Sin embargo, en los gastos de representación también se incluye a clientes y/o proveedores. Es decir, son gastos en los que puede haberse beneficiado el autónomo o un empleado, como una cena, pero el objetivo primordial ha sido el de mejorar la relación con la parte externa a la empresa o conseguir un beneficio económico.

¿Las liberalidades son un gasto de representación?


No, las liberalidades no son consideradas un gasto de representación y, por tanto, no pueden deducirse. El motivo que aduce Hacienda en este sentido es claro: el fin de las liberalidades, como puede ser un donativo, no es el de obtener ingresos ni a corto ni a medio plazo.

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