Si tienes dudas sobre los gastos de representación, te gustará saber que en este artículo vamos a contarte todo lo que necesitas saber sobre ellos.
Además damos respuesta a la principales preguntas sobre si son deducibles, si existen requisitos especiales y qué autónomos pueden hacerlo.
En este artículo aprenderás:
- A qué se llama gasto de representación
- ¿Son deducibles los gastos de representación?
- Cómo contabilizar dichos gastos de los autónomos
- Preguntas frecuentes
¿Qué es un gasto de representación?
Los gastos de representación son aquellos que, sin mantener una relación aparentemente estrecha con la actividad económica, se realizan con el objetivo de conseguir nuevos clientes o mantener a los actuales mejorando además la imagen de la empresa para con ellos.
Por ejemplo, hablamos de gastos como:
- Pagar una estancia de hotel a un cliente.
- Invitar a un cliente a asistir a un evento .
- Pagarle una comida a un cliente.
El objetivo de todos ellos es el mismo:
- Conseguir un beneficio económico y, a poder ser, a medio/largo plazo.
- Al tratarse de gastos de relaciones públicas con personas o entidades, esperamos que inviertan su dinero de un modo u otro en nuestro negocio.
Un gasto de representación debe estar ligado de forma clara a la actividad económica, ya que las compras propias o a personas ajenas al negocio no pueden deducirse de ningún modo.
¿Hay un límite para los gastos de representación?
Sí, existe un límite estipulado por ley para los gastos de representación que conviene tener en cuenta si no queremos llevarnos ningún tipo de disgusto. Concretamente, estos no pueden sobrepasar el 1% de los ingresos netos del negocio de ese mismo año fiscal.
Ejemplos de gastos de representación
Tal y como hemos mencionado unas líneas más arriba, los gastos de representación son aquellos que se realizan con el objetivo de generar ingresos para nuestra actividad económica.
Esto engloba, por ejemplo, el dinero invertido en agasajar a clientes o proveedores, pero también para promocionar nuestros productos o servicios o incluso los que sean costumbres para con el personal de la empresa.
Algunos ejemplos de gastos de representación son:
- El pago del alojamiento en hoteles para clientes.
- Cursos de formación para los empleados, así como talleres o charlas.
- Ir a comer con clientes o proveedores con el objetivo de lograr una ventaja económica para nuestra actividad.
¿Los gastos de representación son deducibles?
La pregunta del millón, probablemente una de las que te ha hecho llegar hasta aquí, ¿me puedo deducir los gastos de representación o no?
Pues bien, la respuesta es un “sí” pero con matices.
Los gastos de representación sí que son deducibles, pero para ello deben cumplir una serie de requisitos indispensables, que veremos a continuación, para que Hacienda no ponga ningún tipo de impedimento cuando se trate de reducir nuestra tributación de IRPF como consecuencia de ellos.
🔗 Ampliar información: Te recomendamos el siguiente artículo para saber más sobre qué gastos son deducibles: cómo funcionan y sus requisitos.
Requisitos para deducir los de gastos de representación
Aunque son sencillos de asimilar y, por tanto, un alto porcentaje de los autónomos podrá aprovecharse de la deducción en el IRPF de los gastos de representación mediante el modelo 130, es necesario tener en cuenta que todos ellos deben cumplir una serie de condiciones para ser validados por la Agencia Tributaria.
Los requisitos para poder deducir los gastos de representación son tan solo tres y, además, son de sentido común:
- Los gastos de representación deben quedar debidamente justificados mediante facturas con validez legal.
- Los autónomos que quieran deducir sus gastos de representación deben estar dados de alta en el régimen de estimación directa, no en el de estimación por módulos.
- Además, los gastos de representación deben quedar debidamente recogidos en los libros de registro de contabilidad del trabajador por cuenta propia.
Así que asegúrate de respetar estos requisitos y presentarlo todo en tiempo y forma para poder ahorrar un buen pellizco en cada declaración trimestral.
De esta forma podrás aprovecharte de sus beneficios fiscales y aumentar la rentabilidad de tu negocio a cambio de muy poco esfuerzo.
¿Conoces todo los gastos que puedes deducirte?
📹 Vídeo explicativo: En el siguiente vídeo te explicamos en detalle los 10 principales gastos que la mayoría de negocios pueden deducirse y cómo hacerlo correctamente.
Además con el programa de facturación de Quipu podrás:
✅ Cumplir con la normativa: Gestiona tus deducciones fiscales acorde a las regulaciones tributarias y anticipa lo que pagarás en IVA e IRPF en tiempo real.
✅ Tener tus impuestos al día: Cada ingreso o gasto que añadas a Quipu te va a permitir saber en tiempo real qué impacto tendrá en tu presentación al final del trimestre.
✅ Deducir todos tus gastos: Escanea tus tickets y facturas con solo una foto y Quipu los digitalizará y procesará para que puedas ahorrar en tus impuestos.
Cómo se contabilizan los gastos de representación
Hacienda, del mismo modo que determina los requisitos para que los gastos de representación sean deducibles en el IRPF, también marca las pautas a seguir cuando se trata de contabilizarlos.
Concretamente, la Agencia Tributaria determina que dichos gastos de representación deben quedar englobados dentro del Grupo 6 del Plan General de Contabilidad.
Este es el grupo que recoge las compras y gastos de la actividad, por lo que tiene sentido, aunque a la vez debemos clasificarlos en el subgrupo 62, que nos da dos opciones diferentes:
- La cuenta 627, en la que se recogen los gastos en publicidad y relaciones públicas.
- La cuenta 629, en la que se recogen otro tipo de servicios.
Preguntas frecuentes a nuestros asesores:
En este apartado vamos a resolver las dudas más frecuentes sobre los gastos de representación de la mano de nuestros expertos, los asesores fiscales.
En Quipu trabajamos con una red de +200 asesorías en toda España. Por lo que podemos asignarte la gestoría que mejor se adapte a ti y a tu negocio. Solicita ahora sin compromiso nuestro servicio de gestoría.
Los gastos de representación y los gastos de viaje tienden a confundirse, pero en realidad existen unas diferencias básicas que facilitan su identificación sin lugar a dudas.
En realidad es muy sencillo: los gastos de viaje son los que atañen al propio autónomo o a cualquiera de sus empleados por motivos directamente relacionados con la actividad comercial. Por ejemplo, varias noches de hotel por haber tenido que desplazarse a otra ciudad, o las dietas de manutención para poder comer fuera de su domicilio.
Sin embargo, en los gastos de representación también se incluye a clientes y/o proveedores. Es decir, son gastos en los que puede haberse beneficiado el autónomo o un empleado, como una cena, pero el objetivo primordial ha sido el de mejorar la relación con la parte externa a la empresa o conseguir un beneficio económico.
No, las liberalidades no son consideradas un gasto de representación y, por tanto, no pueden deducirse. El motivo que aduce Hacienda en este sentido es claro: el fin de las liberalidades, como puede ser un donativo, no es el de obtener ingresos ni a corto ni a medio plazo.
