Próximamente entrarán en vigor dos normas que cambiarán para siempre las obligaciones en materia de facturación para las empresas y autónomos.
El reglamento de facturación de la Ley Crea y Crece está a punto de aprobarse. Con su publicación empezará el plazo para que los negocios se adapten a la factura electrónica obligatoria.
Cuando entre en vigor esta obligación, la mayoría de empresas y autónomos deberán utilizar un programa de facturación certificado y que cumpla además con todas las condiciones de la Ley antifraude, o emitir sus facturas a través de una solución pública.
En este artículo aprenderás:
- ¿Qué dice la Ley sobre los programas de facturación?
- Ley antifraude y softwares de facturación
- ¿Será obligatorio para empresas y autónomos usar programas de facturación?
- Verifactu: ¿voluntario u obligatorio?
- ¿A partir de cuándo deberían usar los negocios un programa para facturar?
- Diferencias entre la plataforma de Hacienda y un programa de facturación
¿Qué dice la Ley sobre los programas de facturación?
La factura electrónica y los programas de facturación para el sector privado se empezaron a regular recientemente a través de dos normativas: la Ley Crea y Crece y la Ley antifraude.
Por un lado, la Ley 18/2022 (Ley Crea y Crece) estableció por primera vez la obligación de que los autónomos y empresas usen factura electrónica en sus operaciones comerciales. Es decir, con otras empresas.
Los plazos de adaptación a esta normativa todavía no están en marcha puesto que aún se tiene que aprobar el reglamento de facturación, y después habrá un lapso de uno o dos años para integrar esta obligación.
Ley antifraude y softwares de facturación
Por otro lado, la normativa que fijó por primera vez una serie de reglas para los programas de facturación es la Ley 11/2021, más conocida como la Ley antifraude. Estos programas son los que acabarán utilizando la mayoría de los autónomos para emitir sus facturas electrónicas cuando sean obligatorias.
Las medidas más destacadas de la ley antifraude son aquellas que regulan los programas de facturación para evitar los software de doble uso, que son sistemas diseñados para almacenar dos contabilidades: una de cara a Hacienda y otra oculta para pagar menos impuestos.
Así, esta ley prevé un nuevo régimen sancionador para todos los empresarios que tengan un programa de facturación de doble uso. Es decir, la mera tenencia de uno de estos programas ya supondría una sanción de hasta 50.000 euros para el empresario.
Para distinguir claramente qué programa es de doble uso y cuál no, se prevé también la creación de un nuevo certificado -que estará disponible cuando Hacienda apruebe la orden ministerial- y que deberán incluir todos los software que utilicen los autónomos o empresas.
¿Será obligatorio para las empresas y autónomos usar programas de facturación?
En principio los programas de facturación privados serán la opción más recomendable para cumplir con la obligación de la Ley Crea y Crece y emitir facturas electrónicas. Pero no la única.
El Proyecto de Reglamento de la Ley 18/2022 prevé, entre otras cosas, los métodos que podrán utilizar los negocios para facturar por medios electrónicos.
La primera de las opciones que tendrán los autónomos para cumplir con la nueva obligación de la Ley Crea y Crece son los programas de facturación privados como el que ofrecemos en Quipu. Estos programas sirven para emitir facturas electrónicas adaptadas a la legalidad vigente, pero también para gestionar muchos otros campos del negocio como la contabilidad, los impuestos o los clientes.
Por su lado, Hacienda está trabajando en poner en marcha una plataforma pública para que los autónomos puedan emitir facturas por Internet y cumplir de forma gratuita con la futura obligación de facturar por medios electrónicos recogida en la Ley Crea y Crece.
La plataforma pública de Hacienda será una herramienta básica para aquellos autónomos que emitan solo unas pocas facturas y que no necesiten funcionalidades avanzadas.
Verifactu: ¿voluntario u obligatorio?
Una de las muchas condiciones que deberán cumplir todos los programas de facturación privados que usen los autónomos será incorporar la funcionalidad Veri*Factu, que es básicamente la posibilidad de remitir las facturas de manera automática a la Agencia Tributaria.
Aunque este sistema es voluntario, los expertos recomiendan utilizarlo. En primer lugar porque sirve para dar más confianza a Hacienda y a los clientes y proveedores. Entre otras cosas porque todas las facturas llevarán la inscripción “Factura verificada por la Agencia Tributaria”.
En segundo lugar porque ayudará a autocompletar los impuestos y puede ahorrar muchos errores y tiempo perdido.
Además, aunque el sistema sea voluntario, podría tener “truco”. Una vez que esté implantada esta normativa, es muy probable que Veri*factu sirva a la Agencia Tributaria para identificar qué empresas son fiables y le envían todas las facturas de manera transparente y cuáles no. Así que aquellos que no remitan sus facturas podrían tener más probabilidades de acabar recibiendo una inspección.
¿A partir de cuándo deberían usar los negocios un programa para facturar?
La obligación de usar programas para emitir facturas electrónicas -u optar por la plataforma pública de Hacienda, si se tiene un volumen bajo de facturas- todavía está a expensas de dos normativas.
Por un lado, la principal medida que podría empujar a los negocios a usar un software de facturación sería la obligación de facturar por medios electrónicos recogida en la Ley Crea y Crece.
Cuando el Ministerio de Economía apruebe el reglamento de facturación los negocios tendrán los siguientes plazos para adaptarse a la factura electrónica y empezar a facturar a través de un programa o a través de la solución pública de Hacienda:
- Un año, si la empresa factura más de ocho millones de euros anuales
- Dos años, si la empresa factura menos de ocho millones al año
En cualquier caso, como ya hemos dicho, la Ley antifraude prevé la creación de un certificado que deberán incorporar todos los programas de facturación. Así que también habrá que tener en cuenta la aprobación de la orden ministerial para los softwares de facturación.
Una vez aprobada esta orden, habrá un periodo de unos pocos meses -quizás un año- para que todas las empresas reemplacen sus anteriores sistemas por un programa que cumpla con todos los requisitos que exige la normativa.
Lo más fácil para a estar al día con la Ley es contar con un programa de facturación que está trabajando para adaptarse y actualizar su software en cuanto entren en vigor estos nuevos requisitos.
Diferencias entre la plataforma de Hacienda y un programa de facturación
Como hemos dicho, pronto, los autónomos tendrán la obligación de emitir facturas electrónicas y la posibilidad de hacerlo a través de dos vías: un software de facturación electrónica o la plataforma pública de Hacienda.
Aunque ambas opciones permiten de igual forma emitir facturas electrónicas y cumplir con la obligación de la Ley Crea y Crece, los autónomos no pueden llevar a cabo las mismas gestiones en los dos programas.
La solución pública de Hacienda permite tan sólo enviar y recibir facturas electrónicas, mientras que los programas de facturación privados, habitualmente, sirven para unificar muchas otras gestiones necesarias del negocio en una única plataforma fácil de usar.
En el caso de Quipu, por ejemplo, además de emitir facturas electrónicas, los autónomos y pymes podrán también hacer otras gestiones como:
- Conocer y completar sus impuestos: la plataforma permite visualizar en tiempo real el IVA e IRPF a liquidar. Además, los negocios pueden autocompletar sus modelos tributarios y ahorrar muchos costes asociados a la gestión y la asesoría.
- Digitalizar facturas y tickets: el programa también permite ahorrar tiempo y dinero al digitalizar todos los ingresos y gastos automáticamente.
- Conectar bancos y tarjetas: también da la posibilidad de vincular los movimientos bancarios con determinadas facturas en pocos pasos
- Gestionar clientes y proveedores: la plataforma también permite hacer un seguimiento de pagos pendientes y saber quién está pendiente de pagar o cuánto dinero se tiene que cobrar.
Por su lado, la plataforma pública de Hacienda será una solución gratuita y de acceso público para emitir facturas electrónicas, pero se espera que sea una opción mucho más limitada y rudimentaria en cuanto a funcionalidad y flexibilidad comparada con los programas de facturación privados.
Lo esperable es que esta plataforma se active en una ruta específica de la Agencia Tributaria y tenga un sistema muy similar al actual de FaCe, que también es gratuito aunque rudimentario, y sirve para emitir facturas electrónicas con la Admistración.
Esta plataforma cuenta tan sólo con dos apartados uno para el envío de la factura y otro para consultar las facturas que ya han sido enviadas y, de ser necesario, modificarlas.
